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高校教学单位档案管理浅析
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2017/2/10 10:42:02  

0引言

2008 年8 月,教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,并从9 月1 日开始实施。《高等学校档案管理办法》从七章43条提出了普通高校在档案管理方面的具体要求,对高校档案管理的具有指导意义,而且有些规定非常具体,可以说,该办法对各高校档案管理的质与量都作出了明确要求。本文在学习该办法的基础上,结合高校教学单位档案管理存在的实际问题,展开对高校教学单位档案管理涉及内容的思考。

1高校教学单位档案管理的组成

高校教学单位,是对学校教学工作进行组织领导和管理的机构或部门,是高校工作的重要部门。教学由学生的学和教师的教组成,高校教学单位的工作也主要包括两大方面:学生的教育和教师的管理。高校教学单位由此也产生了很多文件需要归档管理。涉及到学生的文件材料归档为学生类,涉及教师的文件材料归档为党群类、教学类和科研类。

第一,学生类,学生的档案建设也就是我们常听到的成长记录袋。大学生在校期间,每年都在记录的内容主要有:党团组织档案、学习成绩、体质健康测试登记卡、奖惩记录等,这些记录每年都有新的内容加入,在毕业那年分类统一制作在各个表格中,电子版和纸质版都可以查询到,需要注意的是,学生每年都要关注一下,自己在这一年中获得的新内容有没有加入成长记录袋。学生毕业后,学生在校期间的所有文件材料都会被装入个人档案中,随后邮寄到学生签约的工作单位。

第二,党群类,教师的民主生活会,日常工作要与时事新闻相结合。日常工作体现在:年初制定全年工作计划,年中组织民主生活会,年底进行工作总结。时事新闻体现在:关注国家政府的最新动态,及时传达会议精神,倡导个人自主学习和组织大家集体学习。无论日常工作,还是时事新闻,都要做好会议记录,收集好思想汇报和学习心得,每人一个档案盒进行归档。

第三,教学类,教学是教学单位的主要工作,关系着学校、教师、学生的竞争力。原先的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016 号)从17 个方面规定了教学文件材料的归档。近些年高校内涵式的发展思路,要求注重自身教学建设,我们在归档时,不仅要将各项精品内容归好档,也要将日常工作的内容归好档,最好将一些有益的教学实践活动录像保存。另外,每学期学生各科目成绩的统计分析,对教学质量的提升有很大帮助,不仅要归档,而且要反馈给教师。

第四,科研类,科研体现着教师的研究创新能力。原先的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6 号)从五章26 条规定了科研材料的归档。高校的科研工作非常重要,对本校的教学工作有很大促进作用,也对当地企事业单位的工作有一定的借鉴作用。现阶段各高校科研管理系统非常方便,只是教师一定要将项目成果等及时录入系统,每年年底生成电子版结果,打印纸质版后盖章归档。

2高校教学单位档案管理的现状

高校教学单位档案管理始终都在进行,但总是处于“有管理却效率不高”的尬尴地位。首先,文件材料有归档但分类不够细致。无论是教师还是学生的材料都可以找到,但总是需要花费很多的时间,感觉所有的材料都混合在一起,有却难找。其次,文件材料有人管理却没有专人负责。由于人员紧缺,很多工作都是由一个人双肩挑,尤其是档案管理工作,从来没有被放到重要位置,很多部门都是由办公室工作人员兼职。第三,文件材料归档逐步数字化但进度缓慢。现在计算机技术的广泛使用为文件材料的归档与管理提供了很多的方便,但现在高校由于投入较少、档案管理人员不专业、管理方式本身落后等原因造成档案管理的数字化进程缓慢。第四,文件材料虽有归档但利用率不高。高校教学单位的很多工作只是总结出了结果,但很少有反馈,文件材料归档整理后的价值无形中被降低了。

3高校教学单位档案管理的协调

高校教学单位档案管理组成部分的协调工作主要体现着整个管理的理念、工作方法和结果,也就是说,要将目标与过程相结合。高校教学单位档案管理的理念:服务。各类组成部分的管理必须树立服务的理念,存档的目的就是为了指导该部门更好地实施工作,优势积极倡导,劣势及时规避,查漏补缺,提升工作效率。同时,正因为各组成部分都以服务为理念,才能使各组成部分之间顺利衔接,涉及到交叉内容时,可以互通有无,涉及到整体内容时,将各组成部分内容收集到一起。高校教学单位档案管理的工作方法:考核与评估相结合。针对档案管理人员队伍整体素质偏低,结构不合理等问题,我们每年对档案管理人员进行考核,运用专业档案管理的标准考核每位档案管理人员,使档案管理人员逐步达到标准要求。档案管理人员能不能将档案管理各组成部分之间的关系协调好,是考核的主要内容之一。评估针对能否将高校教学单位档案管理各组成部分建设好、协调好。具体而言,涉及档案管理人员结构、管理模式等。人员结构最好在年龄、职称、专业等方面合理化。管理模式虽说每个组成部分涉及的内容不一样,但有些相通的内容还是可以运用相同的管理方式。管理的结果,可以看各组成部分能否很好地协调发展,也可以用管理绩效来衡量。管理绩效体现在新内容是否及时入档,档案的利用率,档案的恢复等方面。

4高校教学单位档案管理的发展

高校教学单位的档案管理归档内容较多,不可能由一个部门或者一个人来完成,这便涉及各个部门之间的协调,最终是各个部门中做这项工作的档案管理人员之间的沟通与交流。在一些人数较少的教学单位,一个人负责多类归档任务,减少了很多交流的过程,提高了归档的效率。针对这些现象,我们提出高校教学单位档案管理发展应注意的一些问题。

第一,领导要重视档案管理工作。档案工作是一项专业性很强的工作,但由于领导不够重视,常常安排一些没有经过培训的人员进行归档等工作,等到要用这些档案的时候,反复寻找浪费了很多时间。有些人只图自己使用方便,用完便丢到一边,没有养成资料存档习惯,造成资料不完整或部分重要文件缺失。这些都是档案意识不强造成的,往往使档案工作无法有效统一管理。领导一定要强调档案工作的重要性,不仅要挑选合适的档案管理人员,而且还要给职工灌输资料归档的重要性。领导要重视档案管理工作,尤其现阶段很多归档的内容都是纸质版和电子版两份,一定要安排一些熟悉电脑、工作认真的人员进行管理。

第二,档案管理人员要适时培训。随着信息技术在档案学领域的应用,档案管理人员的知识更新非常重要,在学习档案管理基本知识的基础上,还应主动学习和掌握计算机、网络、办公自动化、数字档案馆建设等知识,不断吸收新的知识,全面提高自身素质,以适应高校档案工作。每个部门由于档案类别多,而档案管理人员少,因此要尽快加强兼职档案队伍建设。兼职档案人员由于流动性很大,工作责任目标不明确,存在应付工作等思想,有时候会造成资料的收集难、保管难、整理难、归档难。因此,要想搞好高校档案管理工作,应进一步完善岗位责任制,引入竞争激励机制,使档案管理人员和兼职档案人员配合发展成为一支工作效率高的队伍。

第三,档案管理工作要制度化。各教学单位应根据本部门实际情况,建立科学的档案管理制度,使档案管理工作有章可循。健全档案管理人员岗位责任制,由分管教学的院长负责,挑选专人做好本部门档案的管理工作。同时,学校档案部门要对各教学单位对口部门进行定期检查、验收、评比、反馈、总结。目前各高校虽然有相对完善的档案管理制度,但实际落实效果却一般,还是要结合《高等学校档案管理办法》制定考核细则,把档案管理的各项工作纳入人员的考核、定职、奖惩和提拔中,逐步形成各级领导重视、全体职工配合的良好局面,使档案工作向制度化的方向发展。另外,教学单位档案管理还要突出“服务”理念,变被动为主动,加强各个部门之间的交流与沟通,针对性提供业务指导和服务承诺,将需要的档案提前准备好,提高档案的利用质量和效果。尤其是电子系统类的归档,起初大家都不太会操作系统,档案管理人员需要耐心讲解与帮助,同时提醒职工及时维护自己的档案内容。

在信息技术运用越来越广泛的今天,高校档案管理必须尽快运用信息优势,建立起档案资料“归档方便、整理简便、调取容易”的档案管理库。这样的档案管理软件系统的建设与发展,需要档案管理系统电子化档案管理内容,管理过程则变成了档案管理人员指导下的职工对自己信息的维护。档案管理软件使档案管理简化了很多,档案管理建设是软件系统对档案管理内容的电子化过程。这样的档案管理更强调“服务”的理念,更注重人与人之间的交流。

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