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设备档案管理现状研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 8:46:05  

摘要:本文提出通过完善设备档案收集要素、提高设备档案信息化管理水平,提高设备可靠性分析能力的方法,该方法进一步细化了关于设备故障、维修相关材料的归档内容,可为设备档案整理人员提供参考,避免遗漏重要数据。为使用单位摸清设备状态底数,合理制定维修保养计划提供有用参考,为设备后续的改进设计提供理论依据。

关键词:设备档案;可靠性分析能力;

可靠性是设备的重要性能参数之一,进行可靠性分析有助于确定设备的薄弱环节,制定预防性维修工作计划等,可进一步提高使用质量,对于设备使用管理具有十分重要的意义。随着设备复杂度的提高,对设备可靠性的分析需求也在日益增加,对设备档案提出了新的要求。

1 设备可靠性分析

为了针对性地完善可靠性分析所需的设备档案内容,首先需要了解可靠性分析方法。按照2005年6月28日发布的GJB451A-2005(《可靠性维修性保障性术语》)规定,可靠性是指产品在规定条件下和规定时间内,完成规定功能的能力。常用的可靠性分析技术包括:故障模式、影响及危害性分析(FMEAC分析)、故障树分析(FTA分析)等可靠性分析的重点是故障相关数据,包括故障对象、故障内容、故障时间等,因此设备档案应重点针对故障数据,结合设备档案的管理现状进行改进完善。

2 设备档案管理现状

2008年教育部、国家档案局发布的第27号令(《高等学校档案管理办法》)中提出了仪器设备档案管理相关规定,其中指出,设备档案应包括设备全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料,以此可知,归档材料应该涵盖从申请购置到报废全生命周期。[1]然而在实际工作中,设备档案管理存在重视程度不足,标准化、精细化、信息化程度低,完整性、时效性差等问题,导致无法进行准确的可靠性分析。

2.1 设备档案的重视程度不足

由于对设备重使用、轻管理,对设备档案管理重视程度不足,没有设立专门的管理人员,导致有的设备从未建立设备档案,有的只是简单的纸质记录。此外,很多单位因缺少主管部门牵头,使用部门、采购部门、维修部门往往缺乏直接有效的沟通,获得的信息十分有限。

2.2 设备档案的标准化、精细化、信息化程度低

由于编制、技术和工作习惯等各种传统或现实因素的制约,目前在管理人员紧缺的情况下,对设备档案的管理更加无暇顾及,尚未制定一套清晰的流程用于明确记录设备档案的内容及要素,导致设备档案管理标准化程度低;现有的设备档案管理往往只是简单地将与设备有关的所有材料存放在一起,例如采购文件、维修单等,设备档案管理不够精细;设备档案一般为纸质文件,未及时将纸质文件电子化,且由于缺乏对报告重要参数的理解,可能在数字化的过程中造成缺失等,导致重要信息缺失遗漏。

2.3 设备档案的完整性、时效性差

一方面,设备档案缺乏相应的管理部门,且采购部门、使用部门和维修部门往往各自独立,缺乏沟通,形成了一座座信息孤岛,导致各类信息难以汇聚整合;另一方面,尽管有的设备积累了维修数据、返修数据,但由于经过删减,维修报告内容不全,往往会缺失部分可靠性分析所需的位置、环境等参数;且一旦发生管理人员交接时,往往只交接设备,不交接设备档案,导致设备档案完整性差。由于设备档案更新不及时,在后期利用设备档案进行分析时,有些重要数据还未及时更新,存在设备档案管理时效性差的问题。

3 提高设备可靠性分析能力的方法

3.1 完善档案设备收集要素

可靠性计算重点关注设备维修数据,这里的维修不仅包括故障后的维修。按照设备的状态和维修的时机,可以将复杂设备的维修方式分为故障前维修和故障后维修,即预防性维修和修复性维修两大类。[2]其中预防性维修可分为计划性维修(定时拆修、定时更换)、基于状态的维修(拆修、更换);修复性维修主要包括事后维修、状态监控维修、隐患检测。这些维修过程都可能产生维修文档,都应当予以保留存档,并将维修文档按照时间顺序统一编号。

3.1.1 依据设备结构进行故障定位。

设备组成一般为系统、分系统,每个分系统又由不同的组件、零件组成,每个组件寿命都可能服从一定的失效分布。为了更清晰地判断设备到底是哪个环节更为薄弱,需要对设备的故障进行分类收集、处理,在材料归档时越细化,越有助于后期进行可靠性分析,因此,首先应对设备子系统进行合理划分,并制作故障累计表,以便后期信息不全时追踪溯源。

表1 故障累计表

表1中的故障记录材料类型多样,可能包含归零报告、故障处理报告等,可根据事件进行进一步编号,如:“××部件-第一次故障-001-归零报告”“××部件-第一次故障-001-维修记录”等。

3.1.2 数据尽量完整、可靠。

维修数据应当进一步细化,记录的信息应包含维修时间、维修时长、维修单位、维修配件、价格、故障原因、区分故障类型(普通故障、严重故障)、处理方法等。另外,进行可靠性分析时,产品所处的位置、环境是非常关键的因素,需要如实记录存放地点、温度、湿度等其它环境数据。随着技术的变革,数据采集手段也越来越丰富,在使用过程中可以通过安装相应的传感器或芯片检测记录产品的运行性能、系统载荷、各种环境变量等信息,可间隔一定时间,将这些数据进行整理归档。常见的设备维修记录如表2所示,增加信息要素后的设备维修记录如表3所示。

表2 常见的设备维修记录

表3 增加信息要素的设备维修记录

3.2 提高设备档案信息化管理水平

一方面,应当明确设备档案由专人管理负责,明确管理人员职责,提高设备档案管理的工作效率和工作质量。另一方面,参照关于仪器设备的团体标准,电子档案为具有保存价值的已归档的文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。[3]为便于可靠性分析,应当尽量将可靠性所需要的数据进行信息化,通过建设设备档案信息化管理平台、提高管理人员的综合素质,提高设备档案的信息化管理水平。

3.2.1 设备档案的收集要素齐全之后,为了便于后续的可靠性分析,还需要实现设备档案的信息化管理。

以此保证数据的时效性,另外系统中可以实现数据共享及查询统计功能,实现设备档案利用率的不断提高。

3.2.2 做好设备档案交接、加强信息交互。

在设备交接时,应将设备档案验收后一并交接。新的管理人员可以通过阅读设备档案快速摸清设备底数,针对性做好设备管理工作。

4 总结与展望

本文提出通过完善设备档案收集要素、提高设备档案信息化管理水平,提高设备可靠性分析能力的方法,该方法进一步细化了关于设备故障、维修相关材料的归档内容,可为设备档案整理人员提供参考,避免遗漏重要数据。为使用单位摸清设备状态底数,合理制定维修保养计划提供有用参考,为设备后续的改进设计提供理论依据。

参考文献

[1] 周红光.高校设备档案收集工作浅议[J].办公室业务,2020(18):153—154.

[2] 高萍.基于可靠性分析的复杂设备预防性维修决策研究[D].清华大学,2008.

[3] 吴娟,覃晓燕,罗伟立.团体标准T/GDCKCJH007—2020 《特种设备检验检测机构档案管理规范仪器设备档案》解读[J].中国质量与标准导报,2020(04):60—62.

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