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“数字中国”背景下档案工作数字化管理建议研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 8:55:15  

摘要:基于“数字中国”的背景,档案工作数字化管理也是其必然发展趋势。针对“数字中国”提出对档案工作带来的挑战和实现目标,档案工作应从提升员工综合素质、加强档案数字化系统建设、加强档案风险安全管理、发掘其服务功能等层面,确保档案管理工作高效提升,更好地推动“数字中国”的发展。

关键词:数字中国;档案工作;数字化管理;

十八届三中全会公布的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》要求深化医药卫生体制改革,具体体现在“健全网络化城乡基层医疗卫生服务运行机制”“充分利用数字化手段,促进优质医疗资源纵向流动”“允许医师多点执业”等方面。多点执业的推行必须建立在患者病历数字实现在不同医疗机构之间的交换和共享的基础上,这就对区域卫生数字化、医院集团数字化提出新要求。对此,基于建设“数字中国”的时代背景,档案管理工作也应当积极向数字化靠近,借助多样化的信息技术,确保档案质量和安全性的提升,全面挖掘、发挥档案价值。

1数字化档案管理的内涵

数字化管理作为新时代下档案工作的必然趋势,其主要是指运用电子档案代替传统的纸质档案,并全面实现文字、图像、视频等资料的自动化搜索和整理,不仅能够大大提升档案工作者的工作效率和质量,还能够方便后续的查阅、调取工作,降低成本投入,实现数据的备份和挖掘[1]。

档案工作数字化管理具有大量的优势,其不仅能够减少传统档案收集存储的物质空间,降低成本,还能够对相关数据进行及时的采集和归档,打破了时间和空间的局限性,提升了档案数据的真实性和准确性,确保了档案保存和利用的安全性,且能够使得各个部门的资源达到共享。

2“数字中国”背景下档案数据管理目标

2.1保障数据质量

随着信息技术的发展,档案管理工作在享受着数字化带来便捷的同时,互联网的开放性也在无形中增加了电子档案存储的风险,档案管理工作面临着文件易改、易丢的危机。档案数字化管理首先就必须要确保档案资料的质量,只有真实、完整的资料,才能够在后期发挥其真正的价值,才能够为相关人员提供决策依据。当前,相关电子存证平台大量涌现,正在逐步取代档案部门进行数据取证工作。如果档案部门没有运用合理的技术保障各个阶段的数据质量,那么就会使得个别数据失真、丢失,相应的利用价值也大打折扣。

2.2维护数据安全

“数字中国”的建设必须要求切实保障国家数据安全,增强数据安全的预警和溯源能力。《数据安全管理办法》中明确规定了:“如果网络运营者以经营为目的收集重要的数据或个人敏感信息,应当明确数据安全责任人[2]。”对于档案管理工作来说,其更需要给予一定的安全保障和支撑,将档案数据的安全管理工作贯穿于全过程之中。管理人员要结合自身的理论知识和工作经验,精准地判断出业务流程中是否存在安全风险,并针对不同的风险制定针对性的应急措施。

2.3加强数据开放利用

档案管理的本质目的就是实现档案的利用,发挥并挖掘其数据价值,由此便利人民生活,促进企业提质增效,更好地为社会和群众服务。一方面,各地政府部门要借助网络等数字基础设施建设,帮助各个企业、单位部门的档案管理实现数字化,不断加强设备资金的投入力度,扩大数据来源;另一方面,政府部门还要支持市场主体创新,最大化实现数据的开发利用,实现数据的共享和整合。

3“数字中国”背景下档案工作数字化管理建议

3.1完善档案数字化管理机制

首先,档案数字化管理工作必须要依据国家对档案管理的明确要求,构建健全的管理系统和制度条例,建立双重管理机制,不断约束并规范工作人员的操作行为。对数字化管理工作的内容进行细化,并根据档案部门的实际需求,设立明确的工作岗位,将各项职责落实到个人。建立合理的责任分配制度,制定更加程序化的工作流程,除了要全面实现数字化管理之外,还要确保档案管理工作的全面性和规范性,要求管理人员按照不同资料的类型、内容进行分类,将档案资料的格式做以明确和要求。

3.2提升档案管理人员综合素质

档案管理人员作为档案数字化管理的主要执行者,其专业素质和职业道德直接决定了档案数字化管理的成效。档案管理部门应当积极注重对管理人员的招聘和培训,通过适当提升招聘门槛,定期开展培训活动,不断强化管理人员的数字化理论知识和技能,切实增强其计算机操作水平,能够灵活地将各种应用技巧运用到实际的工作过程中。

3.3加强档案系统数字化建设

依据不同地区的档案部门实际需求,应积极推进数字化档案电子系统工程,加大资金和设备设施的投入力度,开发并利用各类先进的软件,以能够实现对档案资源的正确录入和处理,强化档案资料的开发与共享。

3.3.1构建档案档案数据存储系统。采取网络在线储存或离线储存的方式,有效储存管理档案数据,为档案信息的开发与利用创设优质条件。采用照相机、扫描仪、计算机等现代化设备,切实增强档案信息数据存储能力。

3.3.2构建档案管理模块化系统。建立档案管理模块化系统,主要是档案日常管理模块、电子文件存盘管理模块、数据采集传输模块等,如此便可直接浏览、修改与打印管理档案信息与数据。

3.3.3构建档案查询系统。根据Microsoft SQL Server2008软件,查询管理档案信息。基于工作具体需要,录入、检索、查询与浏览档案信息与数据,局域网中的权限客户可按照自己的管理权限,电子浏览、提取与检索档案,获取全面、真实、完善的档案信息数据,分布式、多样化查询档案信息,以此来提高档案信息利用价值。

例如,目前市面上运用的E8档案数字化管理系统就能够帮助企事业单位解决档案管理实际过程中出现的问题,其不仅实现了电子档案的收集、整理、保管、利用等管理,还支持文书、声像、实物、合同等多样化类型的档案管理,全方位实现了档案管理数字化。E8系统还改变了档案管理人员手动录入的问题,通过Excel管理目录实现信息统计和快速检索。与此同时,E8档案数字化管理拥有档案安全、档案利用、档案整理等核心功能,具体包含了PDF文件加密、文件锁定、动态水印、权限管理以及审计等内容,还能够设置虚拟库房、信息导出、视图以及借阅借出功能[3]。

3.4加强档案安全管理

安全问题重于泰山,只有确保了档案信息数据的安全,才能为后续档案管理工作的有序开展奠定良好基础。对此,档案管理人员可以充分利用指纹、虹膜、声音、人脸识别等人工智能技术来实现对档案使用人员借阅资料、归还资料的管理,或是档案库房的门禁中,一方面确保了档案信息资料的安全,另一方面为促使档案管理工作效率的提升,提供了技术支撑。另外,还可以在档案库房智能安全管理中引入人工智能技术,具体包含了库房环境的人员监控、智能监测、图形化库房、档案的自动上架等,所谓档案的自动上架主要就是档案管理人员利用智能机器人和射频识别技术(RFID)。根据档案管理信息系统所制定的排架规则,依托射频识别技术(RFID)智能采集档案信息,系统识别后,精准地对档案所位于的库房位置进行判断,随后机器人根据指令完成档案上架工作[4]。

3.5发掘档案数字化管理的服务功能

档案工作数字化管理不只是将传统的纸质档案转变为电子档案,而是通过改变存储方式不断发挥档案工作的应用价值。档案管理人员要积极创新档案资源数据化,深入挖掘其潜在的价值,以便更好地为社会和群众服务。例如,安排智能机器人,利用机器人接待查阅档案的用户,对其在馆藏信息、查阅档案流程方面的问题予以解决。同时用户还可以根据自身查阅档案信息的需求,同时输入关键词等,机器人为其快速调取库房档案并为用户提供档案副本。随着信息网络和新媒体日新月异的发展,现阶段微信公众号和官网广泛运用于档案服务中。为了提升档案服务满意度,还可以投入智能系统,充分利用系统线上实时智能功能,及时回答用户问题,为用户档案信息的利用提供方便。同时智能线上与智能线下服务有机结合,一方面为用户解决了困惑,另一方面还促使自身服务效率的提升。

结语

综上所述,基于“数字中国”的背景,档案工作数字化管理也是其必然发展趋势。针对“数字中国”提出对档案工作带来的挑战和实现目标,档案工作应从提升员工综合素质、加强档案数字化系统建设、加强档案风险安全管理、发掘其服务功能等层面,确保档案管理工作高效提升,更好地推动“数字中国”的发展。

参考文献

[1] 林蔚.基于“数字中国”背景的档案大数据研究[J].现代信息科技,2019(18).

[2] 李铁军.浅析新形势下行政事业单位档案数字化管理工作[J].商讯,2018,146(13):118.

[3] 姚念全.大数据时代的档案数字化管理[J].中国战略新兴产业(理论版),2019,000(007):1-1.

[4] 杨春艳.新时期档案的数字化管理[J].中国科技投资,2019(18).

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