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科研档案管理制度体系建设的有效方法研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 9:02:07  

摘要:2020年10月,国家档案局、科技部发布了第15号令《科学技术研究档案管理规定》。新修订的《中华人民共和国档案法》也于2021年1月正式实施,增设的档案信息化章节明确电子档案的法律效力。这两项法律规章作为科研档案管理的最高“上位法”,对科研档案管理具有国家层面的指导作用,迫切需要自上而下,从宏观到微观构建完整、系统的科研档案管理制度体系。

关键词:科研项目档案;管理制度;体系建设;

1 科研院所科研档案管理的现状

1.1 档案意识和档案收集情况

科研院所一般都有专门的科研档案管理部门。这些部门近年来致力于不断宣传档案有关法律法规和档案知识,科研人员的档案意识都有所提升。但科研人员对科研项目实施过程中收集的文件范围不太熟悉,对归档要求也不甚了解,容易忽视对过程性文件(如阶段报告、进展报告、实验数据、数据分析材料等)的收集归档。

目前,许多国家部委批准建设的重大专项项目开始实行档案专项验收制度,把通过档案专项验收作为通过科技项目最终验收的一个前提条件。科研院所的管理人员也逐渐开始重视档案工作,但由于大型科研项目实施周期长、管理人员的流动变更大,若没有很好的前端策划控制,在立项之初没有建立相应的档案制度,不确定好归档职责和编制归档计划,就很容易造成如科研项目的立项文件和其它管理性文件收集归档不及时、不齐全、不规范,等项目面临验收,才开始关注档案收集整理,工作容易造成混乱和缺失。

1.2 科研档案制度和体系建设相对滞后

科研院所有关科研项目档案管理的规章制度为数不多,且制定年代久远,不成体系。很多科研院所有关科研课题的归档要求和归档范围只进行了比较笼统的规定。目前科研院所承担的科研项目还呈现出跨学科、跨领域、跨地域的特征,项目来源日益广泛,种类繁多,仅靠国家层面的法律规章是无法做好科研档案管理工作的,需要从上(国家、行业层面)至下(院所和部门层面)进行制度构建,建立管理网络体系。

1.3 缺乏接收电子档案条件

通过前期档案管理信息化建设,部分科研院所已经实现了馆藏档案数字化和电子档案管理系统线上运行,但是很多科研院所产生的电子文件在线归档还需进一步研究探讨。电子档案管理系统如何建立与科研项目管理系统的接口,如何将科研项目档案纳入到数字档案资源等需要制定一系列的关于数字档案资源管理的内控制度、工作流程细则、人员行为规范等。

2 科研档案管理制度体系建设

2.1 科研档案工作法规制度依据

新修订的《档案法》要求档案工作实现全面的数字化转型,从“双套制”“双轨制”过渡到“单套制”“单轨制”。强调信息化建设是档案工作与时俱进、迎合时代的需要。

新修订的《科学技术研究档案管理规定》是档案和科技工作的最高主管部门联合出台的,在最大程度上保证科研档案工作落地的效力,对构建科研档案管理制度体系具有强大的指导作用:(1)重新定义了科研档案的概念,明确了科研项目的三个阶段,指出“各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”都属于科研档案;(2)各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程,与科研项目工作同部署、同实施、同检查,将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核;各单位应当按照集中统一管理原则,建立健全科研档案工作规章制度;(3)明确了科研档案管理责任,对于跨部门、跨机构的科研项目,应由科研项目承担单位(含牵头承担单位)对所承担科研项目的档案工作负总责,对科研项目参加单位提出科研档案管理要求,明确档案归属与流向,并按照有关规定进行审查或验收;(4)提出科研项目结题验收时,各单位应当按照分类分级管理的原则,对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。

国家科技部2017年11月印发《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》,对于国家科技计划中专项档案管理的组织领导及职责有了明确的要求,增加了由专业机构具体落实专项档案管理工作的规定,明确提出了重大专项档案归档范围和质量,明确档案验收是重大专项项目(课题)验收和重大专项验收的必要前提。

2.2 科研项目档案管理制度体系构建思路

2.2.1 集中统一、分级管理的原则。

科研项目管理部门应按照有关法规、规范对科研项目实行分类、分层次管理。根据立项评审、审批或竞争性课题资助经费等情况,科研管理部门可将科研项目分成重大专项、重大课题、重点课题和一般课题等层级,根据实施情况实行动态管理。

科研档案管理制度体系可以先从档案管理的环节顺序入手。“没有完善的档案收集,档案管理就成了无源之水”,所以应将科研档案的收集视为科研项目档案工作的关键环节,编制科研档案收集管理实施细则,将科研档案收集管理目标落实到相关管理部门和具体负责人;再通过若干相关管理细则,对科研档案的归档、分类编号、积累整理、移交归档、保管保护、复制利用和鉴定销毁等主要环节进行约束和规范。从科研工作发展的趋势来看,作为牵头(或参研)单位的竞争性科研项目呈现出跨学科、跨领域、跨地域的典型性特征,针对这类重大专项的科研档案更需要档案集中统一管理的原则,建立以本单位档案管理部门为核心的专题档案管理工作网络体系,明确项目各主体的职权范围,加强对档案工作的分级管理。

2.2.2 档案工作与科研项目管理深度融合。

科研项目档案管理需要融入到项目管理之中。科研项目管理重要任务之一就是进行项目策划、进度策划和资金策划等,并按时间节点对项目进度实行跟踪管理。项目管理需要档案进行系统化、模块化的管理,只有完善的项目文档管理程序才能使整个项目的管理更加科学规范,使项目实施过程中所形成的全部档案符合目标的要求。

科研项目管理的各个流程其实也是催生各种文件的过程,档案融入项目管理,就是要将文档管理从项目审批开始就融入项目管理中并且扩展到项目实施的每一个阶段、每一个环节。

2.2.3 明确职责,完善科研档案工作体系。

提高科研管理部门对科研项目档案的管理意识,重视科研档案的规范化管理,对科研档案的有效利用与科研项目的良性发展有着重要作用。档案部门、科研管理部门、科研项目承担单位、项目组、科研人员等相关主体应明确其档案职责及其相互关系,档案部门、科研项目管理部门、科研项目承担单位三者之间的关系如下图所示。

档案部门、科研管理部门、科研项目承担单位之间的权责关系

3 科研档案管理制度体系建设的有效方法

3.1 建立健全科研档案管理制度体系,强化档案管理职责

建立完善高效的规章制度和工作流程体系,是实现科研项目档案工作有序开展的保障。构建科研档案管理制度体系没有现成模式,档案管理制度体系的完善是一个长期的系统工程,只有以国家有关档案规范标准为核心,以科研档案管理制度为基本保障,最终落实到档案工作网络体系中的档案管理岗位职责,档案管理制度体系才能不断得以改进和加强。建议将本单位科研档案各阶段形成的文件及档案管理的职责写入科研项目档案管理实施细则中。

3.2 科研档案与项目管理融合,实现全过程跟踪管理

科研档案管理融入项目管理之中,就打破了原来文件与档案工作相互隔离的状态,文件转化为档案管理的过程自然、顺畅,能够真正实现文档全生命周期的全过程状态管理,确保项目档案不留空白、不留死角、应收尽收、修正及时,既提高了档案管理质量,也以规范的项目档案管理促进项目建设,实现档案管理和项目管理双丰收。

3.3 重视科研项目档案编研

加大科研档案的编研力度,积累有应用价值的编研材料。档案管理部门应加强对科研档案的深度开发,及时对科研档案进行系统的梳理和编辑,将其编研成为有应用价值的材料,使之既能为科研人员申报新课题提供实践依据,也能为初进人员的科学研究提供学习素材,既可以提高科研项目的申报质量,还可避免同一课题重复研究,有利于同类研究的不断深入,便于将技术成果进行实践应用,服务于科研和生产。

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