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高校电子文件管理规范化问题评析
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 9:18:33  

摘要:大数据时代的飞速发展使信息资源的整合共享成为热点和趋势。电子文件整合和共享需要管理模式的规范化作为前提和基础,而电子文件规范化管理实现的关键在于技术发展与管理制度的配套互补。本文在理论与实际相结合的思路下,在对国内外电子文件管理规范化情况进行文献研究的基础上,运用问卷调查及实证分析法,对我国近百所高校电子文件管理规范化情况进行了调查和量化分析,全面系统地了解国内高校电子文件管理规范化现状,分类归纳其中存在的共性问题及原因,以供高校电子文件规范化管理实践参考。

关键词:高校电子文件管理;规范化;调查研究;

1 国际国内电子文件管理规范化调研

在信息技术飞速发展、极力推行大数据共享的今天,各国政府、学界和企业都已开始高度关注大数据技术的应用和研究。信息数据资源越来越多地以电子化的数据形式存在,大数据的存在及发展是实现更大范围内信息资源共享的前提,也必然导致资源整合成为未来的发展趋势。但是,要真正实现资源共享,需要有一系列规范化的标准体系来作为保障。

1.1 电子文件国际标准建设的基本情况

大数据的迅猛发展使得世界各国比以往任何时候都重视电子文件的管理,很多国家比我国起步早、发展快。在规范标准建设方面,我们发展滞后的一段时期正是国际电子文件相关标准发展的重要阶段。国际标准化组织(ISO)是世界上最大的国际标准制订和发布机构,自2001年发布电子文件管理专业标准之后,标准制定方向开始向文件存储格式、元数据和长久保存转变,“至2016年共制定电子文件相关规范标准37部,涵盖范围包括长久保存、存储格式、方法指南、管理流程、管理系统、宏观管理、数据交换、信息安全、应用模型、元数据等十大方面,形成了ISO覆盖电子文件的文件管理标准体系”。[1]

1.2 国内电子文件规范标准建设概况

伴随着信息化快速发展的20年,我国电子文件管理的理论研究和实践探索也发展了20年。目前我国在电子文件管理标准体系方面尚处于探索阶段,迫切需要加强相关研究。1999-2019年,国家出台了《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件管理系统通用功能要求》等26部电子文件管理相关规章制度、规范标准。

2014-2019年六年中,我国出台实施的关于电子文件方面的规范就有13部,而1999-2013这15年内的规范仅13部。国家档案局正在制定的标准规范,多数涉及电子文件方面。2020年,新《档案法》的最大变化就是增加了档案信息化一章,并明确规定了电子文件的法律地位。从这些数字及变化中不难看出,随着大数据时代的发展,国家越来越重视电子文件相关规范的建设和发展。

除了以上的国家规范和行业标准外,随着电子商务、电子政务的飞速发展,很多重要行业和企业也非常重视电子文件管理的发展,像中国石油、核能、航空航天、电力、钢铁、金融等行业率先制定了电子文件相关标准。如:“中国石油天然气集团公司制定了适应本企业的《归档电子文件格式规范》《档案数字化技术规范》和《电子文件元数据规范》”[2],中国核工业集团和中广核集团共同制定的《核电电子文件元数据》等。

一方面,大数据的影响加快了高校电子校务的发展,高校电子文件呈现爆炸式增长,但传统的归档管理模式滞后于电子校务的发展,已不能适应新时代新形势的要求。另一方面,我们看到国内外对电子文件规范化管理越来越重视,国家及一些行业已经出台了一系列电子文件管理规范标准。高校档案工作有其特殊性,较之政府部门,其电子文件的种类和涉及的内容更为复杂,涉及的归档部门更多,却没有一套科学有效的电子文件相关的管理办法和规范,约束其归档及管理工作。

为全面了解高校电子文件管理规范化现状,笔者从实际出发,对全国各层次高校电子文件管理现状进行了详尽调查,并针对存在问题进行了评析。

2 高校电子文件管理规范化问题评析

我们设计《高校电子文件规范化管理调查问卷》,对教育部直属18所大学,省属41所大学进行了问卷调查,并对问卷进行了数据分析,发现高校电子文件规范化管理存在一些比较严重的问题,需要引起我们的足够重视。

2.1 高校电子文件管理模式不适应时代发展需求

从档案管理模式分析,“大数据的兴起,以浙江‘最多跑一次’、上海‘一网通办’等为代表的电子政务服务的快速发展,要求档案工作实现全面数字转型,从双套制、双轨制过渡到单套制、单轨制”[3]。

(图1)

对于高校来说,随着电子校务的发展,高校很多业务从开始到完毕也都是系统操作、线上进行,已经取消了相对应的纸质文件的生成,实际上已经发展为电子文件占主导,纸质文件为辅助的阶段,双套制已经渐渐失去了生存的土壤和其合理性,所以电子校务的发展也必然要求单套制的实行。据调查,依然有约67%的高校实行“双套制”(见图1)。这种要求所有文件双套制归档的管理模式大大增加了业务部门的负担,而且电子文件类型多样,像音频、视频等多媒体文件,数据库文件特别是维护电子文件“四性”的背景信息是无法进行纸质化输出的,不但降低了工作效率,对于人力、物力、财力方面造成极大的浪费,也势必造成业务部门与档案部门的矛盾,降低电子文件的真实性和有效性。

总之,档案部门在这一过渡期内面临着管理模式和业务实践的冲突,处境比较尴尬。

2.2 高校电子文件归档范围缺失,危及电子文件的完整有效性

电子文件生成的分散性、易操作性、类型多样性等特征使其归档时间、程序及归档方法都与纸质文件截然不同,传统纸质文件适用的归档模式不能满足电子文件的需求。这里我们主要探讨的是归档中起关键作用的归档范围。据调查,在绝大多数高校,电子文件的归档范围依然参照纸质文件的归档范围。在内容上多以党群、行政类和部分业务类电子文件为主,形式上多以文本文件、声像文件形式体现。对于电子文件主要区别于纸质文件的数据库文件、电子邮件、多媒体文件、网页文件、元数据文件等类型文件并不在电子文件归档范围之内。91.84%的高校档案馆和近80%的档案馆对文本文件和声像文件进行了收集,仅有10.2%、16.33%、18.37%的档案馆分别对电子邮件、网页文件及元数据进行收集(见图2)。此调查数据表明:绝大多数高校电子文件很难被齐全完整、准确及时地归档至档案部门。究其根本原因,是缺少适用于高校电子文件的科学的归档方法和流程,没有专门针对电子文件的归档范围,很难保证归档电子文件的完整性和有效性。

(图2)

2.3 高校电子文件管理系统建设不规范,严重影响电子文件质量

2.3.1 从电子文件管理系统与OA办公及各业务系统的对接来看,高校档案部门在对电子文件进行归档时,必然要实现以上系统间的对接,来支持“双套制”模式下电子文件的运转和管理。这一理念也在新《档案法》第三十六条中得到了明确体现。

(图3)

(图4)

但鉴于目前各区域、高校发展水平和档案管理模式不同,电子文件管理系统与OA系统、业务系统对接模式各异、方案不一。据调查,目前仍有61.22%高校没能实现档案系统与OA系统的对接(见图3),已实现OA对接的高校,对接方案也不尽相同。一半以上高校按照实体分类法实行分类管理,最大程度迁就纸质档案管理模式。只有13.73%高校把OA文件作为单独一类由专人管理(见图4)。能够实现档案系统与其他业务系统对接的高校更少。

2.3.2 从电子文件管理系统本身功能来说,据调查,高校电子文件管理系统接收范围不尽相同,系统功能也各异,大部分高校档案馆的电子文件管理系统功能单一,百分之八九十的档案馆电子文件管理系统进行简单的归档移交、检索利用及备份等操作是没有问题的,但管理数据库、网页、电子邮件,进行四性检测等功能只有1/4左右的档案馆能够实现(见图5)。

(图5)

2.3.3 高校电子文件管理系统大多缺乏规范的元数据管理,无法保证电子文件“四性”特征。“元数据是描述电子文件数据属性的数据,包括电子文件的格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件等描述数据。它是保证电子文件真实性和长期可读性的重要因素”[4]。缺少元数据规范的电子文件管理意味着整个流程是无效状态,电子文件也不是真正意义上的电子文件。据调查,仅7.84%的高校有可遵循的元数据标准或规范(见图6)。这直接影响电子文件的管理质量。这种电子文件管理系统严格意义上讲也不是真正的电子文件管理系统。

(图6)

综上,不管从系统间的对接、系统功能还是关键技术元数据管理方面,都没有统一的电子文件接收管理制度、电子文件管理系统功能需求标准和格式规范,高校电子文件管理流程呈现发展不平衡、不科学、不规范的状态。这在耗费人力、物力、财力的同时,必然出现电子文件载体、格式各异,数据转、迁移困难等问题,影响电子文件的长期有效保管和利用,为未来的跨高校、跨区域的信息资源整合及共享埋下了严重隐患。

以上对高校电子文件管理现状的调查和分析令我们触目惊心。当前电子文件的管理存在重技术轻配套制度标准的现象,技术与规范脱节,因此管理实践滞后。可见,制度标准是高校电子文件管理规范化的基本依据和操作指南,制度标准不协调、不完善是造成高校电子文件管理混乱的主要原因。

在大数据时代,国际上电子文件发展迅速规范、国家层面乃至各行各业越来越重视电子文件发展,国家相关法律法规及行业标准越来越规范的背景下,高校电子文件的规范化管理需要尽快引起有关方面的足够重视。国家教育主管部门及有关高校应在不违背国家电子文件法规、制度和行业标准的前提下,从可持续发展的角度出发,挖掘制定大多数高校可共同采用的规范,建立起标准统一的电子文件接收、管理和长期保管及服务利用规范体系,抓住时机改革发展,提高电子文件管理水平,缩小与世界,与国内其他行业领域的差距,这是大数据时代档案工作的应有之义,也是电子校务发展的内在迫切要求。

参考文献

[1] 于浩.中国电子文件管理标准发展历程研究[D].辽宁大学,2013(5).

[2] 陈辉,龚轶谨,李月婷,李佼佼.国内外电子文件管理标准的对比研究[J].《科技视界》,2016(2):156.

[3] 徐拥军,郭若涵.《档案法》修订草案的特点[N].中国档案报,2019-11-21(3).

[4] 《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016).

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