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大数据时代背景下应对档案管理模式变化的策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 9:24:45  

摘要:信息化高速发展的时代已经来临并不断加深发展。档案管理这一学科,在信息化时代大数据时代更要积极面对挑战,适时借助最新的科技方法为档案管理、信息存储与应用共享提高效率。在智能化信息化的时代实现档案管理的市场价值、社会价值、文明传承价值,为我国经济社会的发展助力。

关键词:大数据;档案管理;模式;转变;

档案记录着人类社会发展历程中政治、经济、科技、文化、伦理等各领域的发展历程,是信息最为重要的形式之一,也是人类传承发展的核心资源要素。随着信息、大数据时代的来临和人工智能的发展,社会对档案的搜集、存储、查考、传输、应用的要求越来越高,对传统的档案管理模式提出了挑战。

1 大数据时代档案管理模式变化的背景和意义

1.1 档案管理模式转变的背景

随着计算机技术及人工智能技术的发展与普及,信息实现海量存储及数据量化表达,是大数据时代发展的一个重要特点。网络信息技术的发展推动社会进行技术革命及创新,大数据正悄无声息地改变着我们的生产和生活。在这样的背景下,各行各业都在对自身产生的庞杂数据进行筛选、标准化处理、高效存储和开发利用。其中包括档案数据管理。

1.2 档案管理模式转变的意义

将大数据技术、海量信息应用到现代化的档案管理中,为创新档案管理模式、提高管理效率、拓展档案管理的完整性,对保护各类档案甚至是文化资源,有重要的意义。

1.2.1 提升档案管理与运营效率。

信息化数据化发展时代,对管理效率提升的要求,使得传统的纸质手工管理面临着很大的挑战。结合大数据时代的技术,从立卷管理、信息录入与检索、归档整理及信息查缺等全流程提升档案管理及运营效率是大数据时代档案管理发展的必然要求。

1.2.2 满足档案日益多样性的检索需求。

借助大数据技术拓展档案信息检索功能,可以实现查找方式的终端配置远程信息化、多样化,满足日益复杂条件下的精确查询、模糊查询的多样性的检索需求。

1.2.3 实现档案存储及传播应用的多样性。

档案的数字化管理,使其拥有了信息与载体的可分离性,同时,可借助复制副本有效延长纸介质等原件寿命,而且档案管理系统可以和很多网络应用对接,便于信息的共享和传播。

2 档案管理模式在大数据时代背景下的转变内容

2.1 实现对档案数据的量化存储

通过技术手段将信息尽可能地量化储存,且在需要的时候能通过各种方式满足检索及使用需求。

2.2 实现对档案数据的全面深入检索

经济社会信息使用及检索的多元化对档案管理及服务提出新的要求,不仅应满足记录及检索功能服务,更应在海量数据的基础上,对档案数据来源、内容、采集方式、背后的价值及时进行捕捉并适时分析与挖掘。

2.3 整合和共享档案信息资源

数据时代颠覆了传统经济社会各领域单兵作战模式,整合社会相关资源,集中归集、批量输出、成套利用。因此,大数据时代档案管理也要建立覆盖面广大的档案资源体系,整合社会信息,实现全方位的电子化信息捕捉、存储与共享。

2.4 增强保障档案信息系统安全的能力

大数据时代下,信息化程度高,对档案资料的保存条件、关键技术、管理方式、安全保密也发生了相应变化,档案安全面临着种种威胁,需要提升系统安全防护、防止网络病毒与黑客攻击、防止系统瘫痪等方面的能力。

归纳起来,我们应当将过去的传统载体档案按常规程序进行人工管理的模式,转变为以网络信息技术为依托、数字档案管理为核心、应用软件系统及拓展新技术为主要工具的现代化档案管理新模式。

3 大数据时代背景下应对档案管理模式变化的策略

3.1 积极把握政策机遇,构建数字化档案服务体系

《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》指出:“积极发挥我国互联网已经形成的比较优势,把握机遇,增强信心,加快推进‘互联网+’发展,有利于重塑创新体系、激发创新活力、培育新兴业态和创新公共服务模式,对打造大众创业、万众创新和增加公共产品、公共服务‘双引擎’,主动适应和引领经济发展新常态,形成经济发展新动能,实现中国经济提质增效升级具有重要意义。”根据上述及有关文件要求,档案管理与应用工作应积极拥抱互联网,利用网络信息及大数据技术,积极构建数字档案馆或电子档案管理平台,壮大大数据时代数字化档案服务体系。

3.2 提升档案信息化软硬件建设能力与水平

3.2.1 提升电子档案信息存储、管理、利用硬件基础设施建设。

大数据时代海量数据信息存储主要是通过建立数据存储运营中心及灾备中心等方式实现。国家应建立档案数据存储运营中心及灾备中心,实现档案海量信息的高效存储与管理利用。

3.2.2 提升档案信息系统的检索能力。

可根据档案信息系统的实际,建立多种文件的存储格式,支持多种格式的即时浏览、检索等功能,实现文件的有效管理和利用,提高检索效率。

3.2.3 提升电子档案电子信息管理软件基础建设。

加强档案信息采集、整合及录入存储系统建设。设计符合实际档案管理需求的系统,其模块要包含对有价值的网络资源主动抓取技术,并允许用户实时推送归档。加强档案管理运行系统建设。运行系统是档案管理及运行是否科学高效最直接的体现。应实现档案信息资源收集、存储、管理、检索渠道的多样性,实现手机客户端、远程系统终端检索功能。

3.3 建立适应大数据发展的档案管理理论及工作体系

3.3.1 应建立适应大数据发展的档案管理工作体系。

符合大数据时代的档案信息管理模式应是实现“存量数字化,增量电子化”的信息管理发展战略。

3.3.2 积极探索适应大数据发展的档案管理理论体系。

档案管理与应用的理论体系应与时俱进,在传统档案管理理论基础上,对量化信息、电子化工具应用等进行理论研究和概括,探索适应大数据发展的档案管理理论,提升大数据时代档案管理和利用水平。

3.3.3 建立健全档案管理法规制度。

大数据时代信息传播与应用高速发展,必须是在一定范围内的社会共同遵守的行为准则或办事规章内高效运转。因此,必须建立健全档案管理的法规制度,依靠制度约束档案管理活动,保障档案管理工作的时效性。

3.4 创新大数据时代档案信息服务功能

大数据时代,一切信息皆可以数据形态存在。部分档案数据信息可适时进行市场化服务转型,通过实现信息的即时传输与共享,在为利用者提供信息服务的同时,获取市场价值。

3.4.1 关注大众需求。

通过流量变现,实现档案信息的市场价值,反哺档案信息化管理,为其提供更好的存储及量化功能的物质基础。

3.4.2 扩展档案服务途径。

万物互联,可以将远程的云计算、云存储技术应用到档案服务工作中来,通过开通云服务、微信微博等社交软件、手机APP端实现电子档案信息的存储与推送,提升档案的社会化使用效率。

3.5 鼓励社会全员参与档案信息化

档案管理不再局限于“档案实物”,因此,社会群体和个体亦或是只要能搜集并存储信息的其他机构,都可成为搜集档案信息资源的参与方。同时,推进传统纸质档案数字化、新增档案电子化,整合归类海量的档案数据,建立真正意义上的“大档案资源体系”。

3.6 建设信息时代档案管理技术专业人才队伍

大数据时代的档案管理,人才是关键。应重视新时代档案技术人才的培养。内容主要包括信息管理技术、网络技术、数字技术等在档案管理中的应用,提高这些人员的网络信息技术水平和能力。

结语

信息化高速发展的时代已经来临并不断加深发展。档案管理这一学科,在信息化时代大数据时代更要积极面对挑战,适时借助最新的科技方法为档案管理、信息存储与应用共享提高效率。在智能化信息化的时代实现档案管理的市场价值、社会价值、文明传承价值,为我国经济社会的发展助力。

参考文献

[1] 李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(10):48—50.

[2] 施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商界论坛,2013(10):145.

[3] 韩昌选,乐璐.大数据时代下信息数据安全的探讨[J].电子技术与软件工程,2014(1):227—228.

[4] 陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理,2013(6):48—49.

[5] 刘永,庞宇飞,荆欣.档案数据化之浅析:档案数据大脑的构建[J].档案管理,2019(03).

[6] 薛静文.数字档案馆多平台档案数据同步管理研究[J].现代经济信息,2019(23).

[7] 丁家友.大数据背景下的档案数据保全探析[J].档案学通讯,2019(01).

[8] 王居一.从大数据特征看档案界对于档案大数据认知的误区[J].档案管理,2021(01).

[9] 国务院.关于积极推进“互联网+”行动的指导意见.中国政府网.20150704.

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