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促进档案数据信息化管理及在绩效考核中的应用研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/6 9:30:19  

摘要:本文结合单位日常工作中的一些作法,试述如何将汇集、整理、分析形成的有效档案数据应用到实施绩效考评方面。

关键词:档案数据;绩效考核;档案管理;应用;

档案作为历史资料的真实记录,在单位管理工作中发挥着依据、借鉴、参考等作用。社会越发展,档案的价值就越发突显。档案作为历史沿革的见证资料,具有唯一性和不可复制性[1]。当今社会对档案信息资源需求日益增大,档案工作已从传统的实体管理方式向全信息服务管理模式转变[2]。大多数基层单位在收集整理储存档案资料时,受人力、物力和条件限制,往往只重视重要文件、资料的收集储存,大都忽视了日后用于统计分析的档案数据资料。如档案数据汇编、工作年鉴及各种汇总报表等数据资料,都是对所属档案中有关生产、科研及其管理的重要数据信息进行汇集、整理,系统地揭示这些数据及其相互关系的编研成品,是档案资料的必要组成部分。

本文结合单位日常工作中的一些作法,试述如何将汇集、整理、分析形成的有效档案数据应用到实施绩效考评方面。

1 数据档案在绩效考核中的重要作用

档案数据就是日常工作中将离散的、混杂的各种资料通过科学分类、制表绘图等形式整理归类,以揭示或建立起各种数据关系,准确地反映生产、科研及其管理相关的内容信息,标准化归档后形成规范标准的档案数据资料。绩效考核是单位根据自身特点采取与之相适应的激励机制管理模式,是对员工一段时间内的工作业绩、绩效目标完成情况进行评定[3]。档案数据以其精准高效性应用到绩效考核管理体系中,快速便捷应用的档案数据查询应用可以高效地完成绩效考核任务。也可增加档案工作对绩效考核的反向督导。

1.1 档案数据为绩效考核提供基础性材料

绩效考核过程中制定的工作计划、实施方案、程序范围、表格样式、技术标准、操作规程等均来自科研、文书和人事等档案资料的支撑。作为这些档案资料的编研成品档案数据可提供信息量更大,内容更丰富,使用范围更加普遍绩效考核的基础性资料。档案数据是被考核人员绩效考核内容的各项指标的重要记载和依据。这些材料是绩效考核的重要凭证,是绩效考核的前提和重要保障条件。

1.2 档案数据对绩效考核进行有效的监督和指导

对绩效考核各项指标的评分标准及赋分分值均由相应的档案材料提供和支撑。在绩效考核的过程中均由档案数据材料进行佐证和监督,以印证考核的真实有效。

1.3 档案数据为建立绩效考核数字化系统提供支持

在实际工作中,每年都有大量的数据统计报表,以表格、图示或数据库等信息形式形成档案数据汇集。利用计算机的数据处理优势,充分发挥其数据与图象处理功能,及时录入、修改、更新相关数据,并可便捷快速查找数据,形成了新型的动态性数字式档案管理模式。为考核系统提供完善、有效的数据支撑。

1.4 档案数据可以助推绩效考核的不断完善

绩效考核是一项长期的工作,是一个不断完善和提高的过程。在实践中要及时发现档案数据的不足,及时更新、完善统计系统,并逐步改进和提高档案数据的科学性和使用效率,以促进绩效考核合理高效开展。

2 档案数据管理工作存在的主要问题

2.1 对档案数据的作用重视不够,动力不足

存在“重文档,轻数据”意识,认为数据档案管理工作没有明确要求,可有可无,认识不到档案数据建设工作的重要性和必要性,数据档案信息资源开发不足,造成数据档案收集范围不广,不够系统全面,在绩效方案设计时,由于无数据支持而不得不放弃。

2.2 档案数据材料收集分散,统筹不够

在档案材料收集方面,由于不同部门、不同岗位收集数据范围和要求不同,部门间、人员间协调有限,造成一系列材料收集脱节断档或重复无用。特别是没有形成统一标准化的数据资料及时登记、储存的长效机制。这些现象严重影响了档案数据收集使用的质量,降低了档案数据的准确性和完整性,使绩效考核的严谨性受到影响。

2.3 档案数据管理缺乏专业性人才,整体素质不高

档案管理具有较高的专业性,档案数据的分类、统计、使用等均有一定的技术要求,由于受编制、岗位限制,很难保证档案管理人员专业水平。对于庞杂繁多的基础性资料,没有专业系统的分析统计等综合能力,难以将纷杂的大量数据提炼应用到绩效考核工作中去。

2.4 档案数据收集的有效监督不够,缺乏系统性管控

绩效考核是选拔人才、培养人才、营造重才用才环境的重要手段。绩效考核对于职务调整、职称晋升、年度考核、聘期考核、人才选拔、薪级晋升、绩效兑付都具有重要参考依据或决定性作用[4]。受环境、主客观因素等多方面的影响,大都难以对档案数据的采集、统计、利用等工作过程、环节、质量及效率等方面进行全面有效监督,甚至出现数据篡改、造假和泄漏等不良行为,致使绩效考核的公正性受到质疑。

3 绩效考核档案数据范围的延展及应用

绩效考核目的就是坚持德才兼备、竞争择优的基本原则,不“论资排辈”,破除“平衡照顾”,以公平科学合理的量化考核体系为平台,充分保障各类人才平等参与竞争的机会和相应权益。我单位自2001年开始,先后制定了以年度量化考核的《各级各类工作人员考核标准》、职称评聘分开量化考核的《专业技术职务推荐晋升和聘任管理办法》、实行职称聘后动态管理的《专业技术人员聘期管理办法》,通过近20年的积极探索实践,形成了较为完整的量化考核体系,建立了按岗聘任、人岗相宜、竞争激励的用人机制,在业务发展和学科建设上相得益彰,取得了明显成效,得到了上级部门高度肯定和推广。同时也反向促进了单位档案数据管理工作的推进。

3.1 主要数据的收集范畴

要变定性考核为定量考核,就必须有大量的统计数据来支撑,如出勤率、工作业绩、野外工作天数、论文论著、课题项目、科研专利、授课带教、成果获奖等为主的考核内容及量化赋分数据。同时对不同专业体系、不同岗位类别、不同技术职务所完成的工作进行量化赋分,以考核的导向性提升工作人员的努力方向和积极性。

3.2 档案数据的形成利用

以用促建是我单位档案数据形成主要方式。以工作年鉴、各类资料汇编、各种汇报报表等资料为依托,以年度为时间轴,以表格、图示或数据库等信息形式形成档案数据汇集,利用计算机的数据处理优势,充分发挥其数据与图象处理功能,及时录入、修改、更新相关数据,形成了新型的动态性数字式档案管理模式。各科室及个人均可便捷快速查找相关所需的数据资料。

3.3 档案数据的保存监管

数据保存采用三级保存,即个人、科室和人事档案部门,人事考核部门以电子形式保存,以使用为主;档案部门以电子、纸质储存形式保存,以查询为主;个人以自我数据资料收集为主,形成主动收集、整理个人资料的习惯。所有形成的数据档案材料,都必须有佐证材料,对数据材料、考核成绩均需纪检部门的全程监督。

4 促进档案数据信息化管理的有效途径

4.1 进一步对档案管理人员的具体岗位进行全面准确的分析,力求能尽量准确地确立管档人员的具体岗位职责,进一步制定具体合理的岗位职责,避免岗位职责不明、责任不清。

4.2 挖掘档案数据材料中潜在的信息资源,建立并完善档案数据管理信息资源库,充分调动档案数据管理人员的主动性和能动性,实现档案数据量扩展和质量升级。

4.3 应建立科学的绩效考核评价体系,将各项指标、信息及时收集,最大限度的实现动态利用,从而有效的改变档案数据信息利用的被动性、片面性、不合理性等状况。

4.4 发挥档案数据资料信息的持续性

在制度设计、规范化、标准化上形成统一有效的机制,不因领导更换、职工调动等因素造成档案数据收集统计停止或丢失。进一步明确档案工作的目标和标准,通过沟通、配合、学习、培训提升档案人员工作行为和业务能力,确保规范完成档案数据资料的收集整理、归档、传递及利用工作。

4.5 将档案数据管理工作纳入绩效考核

通过绩效评价,对责任部门和人员起到较好的约束作用,对档案数据信息工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定及考评,有效促进调整和改进工作方式方法。将档案数据信息规范化运行,纳入人员岗位考评范围,落实档案管理部门责任制。通过实施目标及过程考核,达到实现档案工作科学化、规范化、制度化的管理目标。

5 讨论

现在多数医院都建立了绩效评价体系,但公共卫生单位因以服务性、公益性为主,在建立绩效考核方面受限因素多,动力不足,效果不明显。而我单位绩效考核没有设定经济指标,以量化数据形式体现职工能力、水平和贡献,考核结果与职工的利益挂钩。通过数年完善修定,建立大数据库,形成职工出勤报表、教学培训、野外工作数据、成果项目年统计表等相关档案数据库,将这一系列数据融入到考核量化体系中,形成了一整套体现职工真实工作动态和能力水平的管理机制。以绩效考核为契机,坚持科学的、先进的方法,以过硬的物质条件作后盾,借助现代化管理方法和手段,强化档案数据的信息化建设,改进档案管理工作,确保档案管理工作的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为人事管理工作服务,合理推进完善绩效考核[5]。以我单位多年的实际经验和探索,认为档案数据更有利于绩效评价和量化考核制度准确、具体、可操作性的实施,用好档案数据是搞好绩效考核工作的保障和必备前提。

参考文献

[1] 徐松.数字时代档案数据化管理问题研究[J].山西档案,2020(02):142—144.

[2] 杨来青.大数据背景下档案信息资源挖掘策略与方法研究[J].中国档案,2018(08):60—61.

[3] 绳慧峰,谢秋娟,仲立儒,邰路德,张从昕.医疗机构工作绩效评估现状及建议探讨[J].东南国防医药,2020,22(03):320—322.

[4] 疾病预防控制体系建设研究课题组.省级疾病预防控制绩效考核评价报告[R].北京:人民卫生出版社,2011.9.

[5] 钟诗峦.事业单位人力资源管理中激励机制的运用[J].现代经济信息.2015(2):51.

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