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网络模式下高职院校档案信息资源共享策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/11/5 8:38:51  

摘要:在现代化网络环境下,高职院校档案信息资源的共享和构建是一项复杂的工作,牵扯很多方面的问题。这就要求我们要认真调研、学习,建造出适合自己学院发展的档案信息资源共享模式,以便充分发挥档案信息资源在高职院校教学教研工作中的价值和作用。

关键词:网络环境; 档案管理; 信息资源共享; 策略研究;

随着高职院校教学机制的不断深化改革,高职院校的教学、科研活动日益频繁,师生和社会群体对信息资源的需求呈现出多样化的发展趋势,为满足广大师生的新需求,如何科学合理地实现资源共建共享,如何更快捷、准确、优质地为各类档案用户提供满意的服务,是高职院校档案人员必须认真研究和探讨的重要课题。

档案管理工作是高职院校一项非常重要的日常管理工作,也是保证教研工作稳定发展的重要基础,对高职院校信息化发展具有重要作用。因此,高职院校档案管理工作必须要顺应发展形势,推动高职院校档案信息管理工作稳定发展。

1 档案管理概述

档案管理一般又被称为档案工作,主要是指档案馆或者档案室对纸质实体档案及电子信息档案进行管理,并向需求者提供档案信息服务的一项工作。档案管理具有较强的综合性、服务性及政治性,是社会管理系统中的重要内容,同时也是高职院校文献信息系统的重要组成部分,档案信息能够为高职院校的各项工作提供更多实践服务,这也是档案管理工作区别于其他工作的主要特点。档案部门的主要工作是研究档案资料内容,但最终目的还是为了能够更好地服务学院师生及教学、科研等各项工作。档案管理就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作、服务性的工作、政治性的工作。档案管理工作对象众多,这给档案的收集和整理增加了难度。档案管理工作的实效性不明显,许多学校不重视档案管理工作,认为档案管理工作只是应付上级检查,存在管理不够完善、工作效率低下等问题。对此,高职院校需要提高档案管理工作的认知水平,重视档案管理工作在学院的发展及教学、教科研管理中的价值,充分发挥档案管理工作的作用。

2 高职院校档案信息资源共享的内涵分析

高职院校档案信息资源是在高校科研工作、教学工作、党政管理等工作中形成的。高校档案信息资源共亭,即采取行之有效的方式提升信息获取性,让组织与公众可以公平地获取想要知晓的信息。网络媒体可以利用互通协议将不同的媒体互联起来,继而实现网络文化、硬件以及软件的共享。高校档案信息资源属于数字化资源,为了充分利用,必须利用不同的网络系统来实现数字资源共享。

实现高校档案信息资源的共享,可以让学院相关的组织与师生很方便地获取到相关信息。档案的信息资源与纸质物质资源是存在差异的,纸质物质资源会随着时间的推移而减少,而信息资源是能够无限复制的,分享后,其价值也不会受到影响。这种分享本质就是通过协调信息资源的数量、区域与时效,让信息的布局变得更加科学,满足用户的需求。

3 网络环境下高职院校档案信息资源的共享模式

3.1 校际共享模式

高职院校档案信息校际共享模式是一种创新型、高效的管理模式,通常是借助校外网络来实现不同高职院校之间档案信息资源共享的模式。根据地域因素和高职院校类型可分为以下两种模式:第一种模式,同类高职院校共享模式,这种模式需要依托省级主管机关电子政务平台来作为支撑,需要把档案信息资源分类整理清楚,通过使用电子政务网为高职院校提供信息通道与网络信息资源,进而实现档案网络信息资源的共享,为同类兄弟院校之间档案资源共享提供便利。第二种模式,同一区域内高职院校共享,这就需要省级教育管理部门工作人员与各高职院校档案信息管理员相互协作,对本区域内高职院校档案展开联网管理,创建覆盖全域的档案信息资源共享平台,达到各院校之间档案信息资源共享的目的。这项工作要求本区域内各高职院校档案信息管理员和省级教育管理部门工作人员之间及时沟通、相互协作,必要的时候要定期交流管理经验、培训新的互联网技术。

3.2 校内共享模式

校内共享模式要求各高职院校档案管理部门创建完善的局域网来实现档案信息的在线共享服务与网络化。从基础条件这个角度来说,首先需要组建优秀的高职院校档案管理人员队伍。在开展队伍建设的同时,必须综合考虑各学院的组织状况、服务方向等其他各方面因素按照各高职院校档案信息资源当下实际状况与计算机设备应用状况来开展平台建设工作。高职院校档案信息校内共享平台,基本都是以院校档案馆或者档案办公室作为信息资源共享平台的源头,再结合通信软件与网络来连接高职院校内的计算机终端来实现校内网络档案资源和信息的快速传输。要想档案信息资源共享顺畅进行,必须有高品质的网络技术提供支撑。

3.3 社会共享模式

社会共享模式是在高职院校档案室实现联网的基础上,充分使用云技术,再以专业、合法的档案信息网站作为节点面向社会用户提供档案资源的一种综合性服务模式。这种模式是档案信息资源共享模式中的最高层次,一般不受时空和地域因素限制,能够为广大用户提供更多有价值的档案信息资源。这种共享模式具有应用范围广泛、共享主体多等特点。但是,社会共享模式的劣势也很明显,有实现方式的过程复杂以及安全风险大等缺点。档案信息资源中的社会共享模式通常以各学院内部档案机构网站来作为核心站点,把各高职院校档案连接到一个服务器上面,组建成档案集群式的综合网络信息系统,再通过用户浏览网页的方式来获取信息与服务,进而实现档案信息网站和用户之间、档案部门和其他部门之间的有效沟通、互动。

4 高职院校档案信息资源共享策略分析

4.1 加强档案信息资源的整合

网络环境下开展档案信息资源共享模式的重点是档案信息资源的整合。通常情况下,主要包括特色资源整合,对高职院校数据库中的特色资源进行合理的组合,把零散的信息资源综合在一起,进而实现对资源的统一共享和分配。然而,在实际开展的过程中,特色资源整合并不是一件简单的事情,一般包括多个方面内容:人力资源整合、综合资料资源的整合、软件环境整合、硬件资源整合等内容。

4.2 创建档案信息标准体系

在现代化网络建设的背景下,合理、明确的档案信息标准体系建设是开展档案信息资源建设的重要基础和保障。档案信息标准体系属于档案信息化顶层建设,主要包括档案信息基础标准、管理标准、技术标准、采集标准等。在创建档案信息标准体系中,各高职院校需要从自身的发展方向及实际出发,制定出符合本院长远发展的信息标准体系。高职院校在推动教育发展过程中扮演着非常重要的角色,因此,高职院校档案信息标准化建设的过程中,一定要充分借鉴国外及兄弟院校先进管理经验,为本院资源建设提供重要参考。

4.3 增强档案信息立法工作管理力度

在高职院校档案信息资源建设的过程中,档案信息资源建设起步和发展速度慢,很多方面还不够完善,很多法律、法规还不够健全,在开展档案信息立法工作的过程中,一定要加快档案信息立法工作发展进程。同时应该对档案信息资源的法律、法规和各项政策进行全面检查,及时废除不符合发展国情的政策,结合网络环境下信息资源建设的法律和法规来进行修改与完善。依据现代化网络环境制定适合档案信息资源整合方面的法律、法规,及时解决信息犯罪、污染、信息泛滥等方面问题,进而推动高职档案信息资源建设长久、稳定发展。

4.4 推进档案信息服务体系

档案信息服务系统是指在先进的信息组织、交流理论的指导下,运用适当的方式与策略,采用现代化的计算机网络和信息技术,有效地搜集、整理、存储共享环境下的档案信息资源并及时、高效地满足档案用户信息需求的一项活动,是档案信息用户利用档案信息时提交申请、检索、咨询的基础交流工具。因此,档案信息服务体系的建设将成为档案信息资源共享实现的关键环节。在档案信息资源共享过程中,要向档案用户提供全方位、便捷、高效的档案信息服务,需要充分了解档案用户的信息需求,优化档案信息服务的方式,打造良好的档案信息服务系统。高校档案部门必须与时俱进,大力拓展档案服务的内容,积极变革档案信息服务方式。

5 总结

综上所述,在现代化网络环境下,高职院校档案信息资源的共享和构建是一项复杂的工作,牵扯很多方面的问题。这就要求我们要认真调研、学习,建造出适合自己学院发展的档案信息资源共享模式,以便充分发挥档案信息资源在高职院校教学教研工作中的价值和作用。

参考文献

[1]徐茵.基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].办公室业务,2017(5):45-46.

[2]戴婷婷.信息化环境下高职院校档案安全保障体系建设研究[J].成才之路,2017(29):24-25.

[3] 沈学雁.高职院校学生学籍档案管理的问题和策略研究[J].神州,2017(6):221-222.

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