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论数据挖掘技术在档案管理中的运用
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/11/5 8:42:23  

摘要:随着信息时代的到来,档案管理工作面临着巨大的挑战,传统的档案管理方法已经不能适应当前时代的发展需求。应用数据挖掘技术,能够有效减轻档案管理人员的工作负担,提高档案管理的工作效率。数据挖掘技术的应用,还能够有效降低相关单位的管理成本,促进单位健康、可持续的发展。因此,档案管理相关单位应当积极运用数据挖掘技术来开展档案管理工作,不断促进档案管理事业的发展和进步。

关键词:数据挖掘技术; 档案管理; 应用;

对于国家和社会来说,档案管理工作是一项非常重要的工作。随着经济和社会的快速发展,传统的档案管理工作模式已经无法满足当前社会对档案管理工作的需求。数据挖掘技术,不仅可以减轻档案管理人员工作的负担,而且能够提高档案管理相关单位的工作水平和效率,保证档案资源得到合理有效利用。

1 数据挖掘技术概述

数据挖掘就是在大量的、不完全的、有噪声且模糊的数据中提取出隐藏的、先前未知的、具有潜在价值且对人们有重要作用的信息和知识的过程。换句话说,就是使用者在大量且杂乱无序的信息数据资源中寻找自己所需要的信息数据和知识的过程。所以,数据挖掘技术就是人们在大数据中提取需要的信息和知识所使用的方式方法和技术手段。

随着科学技术的不断发展,计算机信息技术有了巨大的突破,我国计算机的拥有量也随之快速的增长。计算机的运用,逐渐改变了人们的生活和工作方式。在各行各业中,计算机信息技术都发挥着重要的作用,在云计算和大数据技术的支持下,各个行业纷纷运用计算机技术来处理各种业务,极大地提高了工作的效率和质量。与此同时,大量的网络信息、数据也随之产生了。在这样的背景下,数据挖掘技术逐渐兴起且越来越多得到人们的重视。随着人们不断深入地探索与研究数据库技术[1]、人工智能和数理统计技术的应用[2],数据挖掘技术得到了更进一步的发展。

在档案管理的工作中,数据挖掘技术具有着非常重要的作用。数据挖掘技术的预测,主要是根据被预测对象或相似的对象在过去发生的行为和自有的属性,经过计算,预判其将来可能发生的行为。比如,一些单位要找到某一方面的人才,就可以对某方面的人才的现在及过去的行为和属性进行分析研究,然后经过判断,得出其能够加入本单位的条件。另外,还有数据挖掘中的关联规则挖掘[3]。一些单位在搜寻人才方面,利用数据挖掘技术,可以对具有相同属性的人群,进行类比关联,从而找出合理的挖掘条件。

2 数据挖掘技术在档案管理中应用的重要作用

档案管理对于任何一个单位来说都是一项非常重要的工作。档案所涉及的许多信息都是非常重要的,有一些信息甚至是涉密信息。所以,档案管理人员应当不断与时俱进、不断研究探索、不断提高自身的综合素质把档案管理工作做好[4]。随着时代的发展,传统的档案管理工作模式已经不能适应时代发展的需求,无法更好地对档案资源进行有效的管理和利用。应用数据挖掘技术,能够转变传统档案管理的工作模式,提高档案管理人员工作的水平和效率。因此,数据挖掘技术在档案管理工作中具有非常重要的作用。

2.1 增强档案管理的安全性

档案资料记录的信息数据十分重要,有一些还具有一定的历史价值和研究价值。在传统的档案管理工作中,档案多数是纸质资料,经过长时间的管理和使用,纸质档案的寿命会受到很大的影响。档案资料一旦损坏,就会造成严重的后果;如果档案资料出现了遗失情况,造成信息的泄露,还会对相关人员的个人隐私造成威胁。应用数据挖掘技术,就可以增强档案信息的保密性,提高档案管理的安全性,从而避免这类事情的发生[5]。

2.2 提高档案管理的工作效率

在档案管理工作中,应用数据挖掘技术,能够有效减轻档案管理人员的工作负担,降低档案管理的成本,提高档案管理的工作效率。在传统的档案管理工作中,档案多数是纸质的,保管的过程中需要做好防火、防潮及防虫等安全措施。与此同时,随着档案信息数量的不断增多,不仅要增加放置档案的空间,还需要增加档案管理人员的数量。这样一来,便很容易造成档案信息的遗失或损坏。而应用数据挖掘技术,将传统的纸质档案转换成为电子档案,在档案保管、利用等方面减轻档案管理人员的工作负担。档案管理人员不需要再采取防火、防潮和防虫等措施,也不必考虑档案存放的空间和位置。这降低了档案管理工作的成本。在对档案进行鉴定时,运用数据挖掘技术还能避免因为人的主观因素而导致有价值的档案信息出现丢失、损坏的现象。所以,应用数据挖掘技术在一定程度上提高了档案管理的工作效率。

2.3 提升档案管理的服务性

数据挖掘技术的应用,可以更精准地发现使用者对档案信息的需求,从而提供快捷、有效的服务。另外,数据挖掘技术还可以对档案的使用情况进行分析,从而为档案的使用者提供更有针对性的档案信息服务。这样,就能更进一步的提升档案管理的服务性。

3 数据挖掘技术在档案管理中的具体运用

3.1 数据选择

根据数据挖掘的要求,档案管理人员需要对不同数据库中的数据进行合并处理,然后在这些相关的数据中提取有价值的信息数据。

3.2 数据预处理与转换

选择好数据以后,档案管理人员要对数据进行预处理和转换。档案管理人员需要从相关的数据中剔除具有明显错误以及冗余的数据,进一步缩小处理的范围,并将数据转换为规范的格式,从而提高数据分析的质量,为后续的数据挖掘提供便利的条件。

3.3 数据挖掘

在完成数据的预处理与转换后,档案管理人员需要选择合理的算法进行数据分析和挖掘,从而得到真正有价值的信息和知识。

3.4 知识描述

完成数据挖掘以后,档案管理人员必须根据挖掘的目的,分析提取到的信息和知识,并将发现的有价值的信息和知识以普通用户能够理解的方式进行转换,从而提高数据分析的社会价值。

3.5 知识评价

用户根据已有的知识,对挖掘的结果进行合理的分析,如果发现不妥当的地方,档案管理人员应当及时进行修改,以保证数据挖掘结果的准确与合理。

4 数据挖掘技术在档案管理中的应用

4.1 建立数据仓库

在档案管理工作中,应用数据挖掘技术必须建立数据仓库,这是开展数据挖掘的基础性工作,直接影响着数据挖掘工作的效果和效率。随着档案信息数据的不断增加,数据量越来越大,若想更好地进行数据挖掘,就必须构建数据仓库,收集并保管好相关的数据。

4.2 档案的分类

当建立起数据仓库以后,档案管理人员应当运用数据挖掘技术对档案进行分类。在分类时,档案管理人员必须根据相应的标准及规范,合理划分档案的种类和属性,将不同种类和属性的档案进行分离处理并采用不同的保管方式。这样的做法能够方便使用者检索,使检索过程变得更加快捷、有效,让使用者在短时间内就可以在复杂的档案信息中找到自己需要的信息。此外,当使用者访问档案管理相关部门时,数据挖掘技术可以对使用者的访问进行记录并能够根据使用者的特征、兴趣以及爱好,对档案信息进行科学的分类。与此同时,应用数据挖掘技术还可以向使用者推荐符合其兴趣爱好的档案信息,使档案服务更有针对性,有效提升档案服务的质量和水平。

4.3 构建数据模型

档案管理人员在档案管理工作中应当运用数据挖掘技术,根据数据仓库中的数据信息来构建相应的数据模型。在建立数据模型之后,还要对数据模型进行分析和测评。经过科学的测评,确认模型有较高的准确性后,便可将此模型作为标准模型,进而对不同的档案信息进行合理分类和科学管理。在档案管理的工作中,建立数据模型是一项非常重要的工作。因此,档案管理人员应当运用数据挖掘技术构建科学的数据模型,进而为使用者提供更加便捷、优质的服务。

4.4 档案的保管

在档案管理工作中,档案管理人员使用数据挖掘技术要实现对档案信息安全、科学的保管,既要避免珍贵的档案资料出现损坏、遗失的现象,也要避免重要人才出现流失的情况。在档案管理工作中,档案管理人员应当运用数据挖掘技术,科学地挖掘、分析并整理档案信息,明确一些档案出现损坏、遗失的原因,也应当运用数据挖掘技术,找出一些人才流失的原因,然后针对这些问题采取科学有效的措施。这样一来,就能全面提高档案管理的工作效率,帮助档案管理相关单位更好地开展工作,促进档案管理健康发展。

5 总结

随着信息时代的到来,档案管理工作面临着巨大的挑战,传统的档案管理方法已经不能适应当前时代的发展需求。应用数据挖掘技术,能够有效减轻档案管理人员的工作负担,提高档案管理的工作效率。数据挖掘技术的应用,还能够有效降低相关单位的管理成本,促进单位健康、可持续的发展。因此,档案管理相关单位应当积极运用数据挖掘技术来开展档案管理工作,不断促进档案管理事业的发展和进步。

参考文献

[1]张冬辉.大数据时代背景下的数据库技术应用[J].信息与电脑(理论版),2017(19):139-140.

[2]张进浩.数理统计在数据分析中的应用[J].金融经济,2017:130-131.

[3]郑杨.大数据技术与档案数据挖掘[J].中国管理信息化,2018,21(1):132-134.

[4]苏杭.信息化时代档案管理人员应具备的素质[J].中国管理信息化,2018,21(4):151-152.

[5]魏娟.人事档案管理中数据挖掘技术的运用研究[J].企业科技与发展,2018(8):208-209.

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