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国土资源档案数字化质量监控问题案例分析
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/11/5 8:48:33  

摘要:《福建省“十三五”国土资源开发利用专项规划》明确要求建设档案信息社会化服务平台,而国土资源的档案数字化是实现档案信息资源共享的必由之路,也是构建档案信息社会化服务平台的基础。为此,2017年2月,宁德市国土资源档案管理中心与福州震旦计算机技术有限公司签署了档案数字化的合作协议,将历年来的文书档案和用地档案通过数字化扫描的方式,进行存储和备份,并建立档案信息数据库,为今后的档案信息社会化共享奠定坚实的基础。该项目于2017年12月6日通过了专家组的联合验收。2018年10月,启动了宁德市国土资源文书(历史卷)档案和用地档案数字化(二期)工程。宁德市国土资源档案管理中心与厦门蓝极档案技术有限公司签署了档案数字化的合作协议,经过6个月的数字化扫描作业,完成了现有库房内馆藏档案的数字化扫描工作。针对这两轮数字化扫描质量监控中出现的各种问题,我们进行了分析研究,为今后更好地建立档案数字化监控体系,全面提升档案数字化成果的质量做了一些努力。

关键词:国土资源档案; 数字化; 质量监控;

1 数字化作业队伍的素质参差不齐,成为影响国土资源档案数字化质量监控的重要因素

由于受到人力和物力等各方面因素的制约,档案数字化外包形式已经成为普遍趋势。以宁德市国土资源档案管理中心为例,目前核定编制三人,其中一人长期借调下属分局,现有在岗的工作人员仅有两人。依靠两名工作人员完成数以万计的档案数字化工作,是不可能的。现实决定了档案数字化外包将会是今后档案数字化工作的常态。

当前,档案数字化作业队伍绝大多数都是属于半路起家型企业。很多数字化作业队伍以前从事的是档案整理、装订等工作。随着市场对于档案数字化的旺盛需求和对于数字化准入门槛条件的放开,他们仅仅依靠采购一些扫描仪和招聘几个所谓的电脑技术“专家”或是普通的工作人员就进行数字化工作。他们对于档案数字化的理解,也就仅仅停留在“数字化就是利用扫描仪将档案扫描进电脑中”的阶段,对实体档案和扫描后的数字化档案如何进行装订和修复以及深加工一无所知。这对于国土资源档案数字化的质量监控是至关重要的。实际上,国土资源档案数字化的质量监控内容丰富,涵盖了从档案目录核校、扫描前处理、数字化扫描、图像处理、数据挂接等诸多阶段。如果一个对于档案数字化自身技术标准不熟悉,还停留在需要不断摸索阶段的作业队伍,对于《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)、《福建省纸质档案数字化操作规范(试行)》等规范标准都不能清楚、明白地掌握,那么让他们去完成档案数字化的工作,难以想象他们的数字化成果的质量能够顺利通过验收。可以说,作业队伍素质的高低,已经成为影响国土资源档案数字化的质量监控的重要因素。

2 质量监控体系薄弱甚至缺失,成为制约国土资源档案数字化质量监控健康发展的重要环节

目前,随着国土资源档案数字化工作的不断开展,我们发现与国土资源档案数字化工作有着紧密联系的质量监控工作并未与之同步进行。特别在基层实践中,受到人力、物力、财力等诸多因素的制约,经常是重数字化扫描工作,轻视甚至忽略质量监控工作。可以说绝大多数经费都用于保障支付档案数字化作业队伍的工资,极少数甚至于没有经费用于支持保障与数字化工作相对应的质量监控工作。

国土资源档案数字化质量监控并不是在短期内就可以完成的。它贯穿于整个数字化的全程,并伴随着数字化的每一环节。在实际工作中,很多基层单位受限于经费,在数字化成果即将验收甚至移交时才想起要对整个数字化成果进行质量监控,为时已晚。如果在验收阶段才进行质量监控的话,就会出现一旦数字化成果有质量问题,就需要大规模的返工,进而耽误工程进度,从而严重影响数字化成果的移交接收和实践利用。有的基层单位虽然在数字化过程中设置了独立的数字化监控岗位,但是由于不受重视,质量监控工作都由非档案专业人员负责,质量监控流于形式,质量监控的作用看似有实则无,对档案数字化的成果质量并未有任何实质性的作用,对于改善数字化成果没有任何的意义。可以说,质量监控体系薄弱甚至缺失,已经成为制约国土资源档案数字化质量监控健康发展的重要环节。

3 针对国土资源档案数字化的质量监控中存在的问题,为更好地提升国土资源档案数字化的质量监控水平,要切实做到以下几点。

一是要从源头和制度上进行双重的监控,从精心选择档案数字化供应商着手,通过规范合同条款、签定数字化成果质量保证协议等多种方式打造一支优质高效的档案数字化作业队伍。“供应商应具有省级及以上保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》(档案数字化类)乙级(含乙级)以上资质证书;市级(含市级)及以上档案局备案的“档案服务机构备案证”。通过资质审查,确保入围的数字化作业队伍的整体质量。同时积极加强与政府采购部门的交流沟通,运用综合评分法作为选取数字化作业队伍的标准,放弃之前普遍采用的最低价中标法。因为最低价中标,会导致很多外包企业为达到中标目的,不断地降低数字化成本,甚至零利润去完成档案数字化工作。没有足够的利润,是无法支撑整个数字化较为漫长的工期和整体工程质量的,难免会出现虎头蛇尾的状况,最终也将导致数字化工程无法顺利接收和移交。这一点,我们是深有体会的。在完成数字化采购合同前的公开询价阶段,在市场调查时我们就发现,同一个数字化工程,由于数字化市场准入门槛的放开,会出现相差较为巨大的不同报价。单纯的以最低价中标很可能中标的数字化公司,就是前面有所提及的“草台班子”,做出的数字化成果质量是不敢恭维的。同时,在招标文件中明确规定,本项目不接受联合体方式报价,防止出现工程层层转包的现象,从而最大限度杜绝资质不良的数字化供应商入围档案数字化作业的采购。在此基础上,我们确定了福州震旦计算机技术有限公司作为此次国土资源档案数字化的供应商,并在合同条款中明确的规定,“合同签订后成交供应商向采购人缴纳履约保证金,数额为成交总金额的10%。”这10%的质量保证金需在数字化成果验收合格后才能给予退还,从制度设计上尽可能地确保数字化供应商的数字化成果质量。在实践操作中,还要与供应商签订数字化成果质量合同,进一步细化质量监控的指标。无论是不准任意更换现场项目经理的条款或是对现场熟练数字化人员所占比例的认定,却尽可能地从客观和多维度上确保了此次档案数字化成果的最终质量。

二是要建立独立的第三方质量监控体系,这是实现国土资源档案数字化质量监控的关键。

在实践操作中,很多单位在申请档案数字化预算经费时,并未考虑到数字化质量监控的经费。无论是在省直机关还是在基层单位中的档案数字化中,预算缺少质量监控的经费,已经成为一种普遍的现象。经费的缺乏加上人力的不足,就会使甲方处于“巧妇难为无米之炊”的尴尬境地。一方面是数字化成果迫切需要加强质量监控确保其品质,而另一方面是缺乏监控的人员和经费,导致质量监控无从谈起,只能是大而化之,最后不了了之。为解决这种难题,一要做好质量监控经费的预算。在一般条件下,可以将质量监控经费的控制在合同总金额的1%至3%。在开展档案数字化招标的同时,将档案数字化质检的要求打包,与数字化的招标要求同步挂出同步进行招标活动。这样的好处是可以减轻业主单位寻找专业质量监控机构的时间,直接对接聘请的第三方专业质检机构,由质检机构在作业单位一进场数字化扫描作业时就同步开展质量监控工作,可以大大提高数字化质检的数量和效率。业主单位对第三方的质检机构要提出相对应的质检要求,签定质量监控的合同,从法律的角度对第三方质检机构的行为作出相对应的约束。在单位经费较为充足的情况下,可以先聘请第三方质检机构来从事质量监控工作,然后,逐步建立起隶属于自己单位的质量监控体系。二要尽可能地加快数字化质量监控专业技术人员的培养,虽然我们可以采用第三方外包的形式完成数字化的质量监控工作,但是如果长期缺乏专业人才从事数字化质量监控依赖于外包公司的话,是极不利于数字化质量监控体系的建立的。为此,我们可以通过外聘、内部培养等多种形式,组建固定的数字化质量监控队伍,为今后数字化的质量监控工作奠定基础。

当前甚至今后相当长的一段时间,国土资源档案数字化工作都是国土资源档案工作的重中之重。无论是建立统一动态的国土资源档案数据库,还是为社会大众提供方便、快捷网络化的国土资源档案查询查阅服务,这些都离不开国土资源档案数字化提供的基础数据和图像。为此,我们一定要加强国土资源档案数字化的质量监控,只有强化质量监控管理,才能更好地实现国土资源档案数字化的目标,更好地实现国土资源档案的共享开发和利用。

参考文献

[1]黑龙江档案---赵俊明.对馆藏历史档案数字化过程中质量控制的思考[J].黑龙江省:黑龙江省档案局,2018(02),122.

[2] 城建档案---赵晓利.馆藏档案数字化加工的实践与思考[J].北京市:中国城市科学研究会城建档案信息专业委员会,2018(01),98.

[3]山西档案---李步德.档案数字化项目监理服务研究[J].山西省:山西省档案局,2017(02),188.

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