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数字档案馆对档案管理体制的影响探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/7/30 10:12:28  

摘要:档案管理体制的设计、执行,目的在于更好地应对档案管理这一特殊工作,最大限度确保多方面工作能够按照相关规范、标准协调推进、顺利完成。数字档案馆的建设,符合时代的发展趋势,在科技含量方面表现突出,有利于档案管理的创新,促进档案管理体制的进步。

关键词:数字档案馆;管理;体制;

1 数字档案馆对档案管理体制的影响

1.1 打破传统档案管理局限性

档案信息化特别是数字档案馆的发展,打破了传统档案管理的局限性,档案管理体制不可能继续按照传统的人工模式来开展。数字档案馆建设是在一个全新的空间下进行,利用虚拟空间的无限可能,扩大了档案管理的能力和触角。传统档案管理,依然在应用纸质模式来完成,即便是先进的纸张,依然逃不过物理反应、化学反应的影响。但在建设数字档案馆的情况下,对档案的长期保存、修改、应用等,都减少了纸质等传统档案所造成的局限性,实现了整体上的创新。数字档案馆的存在,能够更好地节省档案存储管理的空间。纸质档案耗费的存储空间非常大,但是在数字存储、云存储环境下,可大幅节省存储空间,打破传统载体档案存储的局限性。

1.2 提高档案管理的效率

传统的档案管理体制,完全遵从人工管理模式,其中不乏一些经验丰富的人员在工作当中一丝不苟,而且总结了很多的管理技巧。但是在数字档案馆的环境下,档案管理工作按照智能化、自动化、数字化的技术来进行,即便是刚刚入行的工作人员,同样能够快速实现经验丰富人员的工作标准,这对档案管理的效率提升意义重大。数字档案馆建设旨在对冗杂的档案管理流程做出精简和优化处理,既提升管理效率,又可以同步减少流程中容易出错的环节,提高档案管理的质量和安全性。

1.3 增加了管理的风险和挑战

现如今的档案管理体制,受到数字档案馆的影响,体制的所有内容完全被打破重组,虽然得到了非常不错的积极成果,但是也需要在风险和挑战上更好地应对。数字档案馆建设过程中,最开始的经费、设备、人员投入都非常庞大,短期内难以实现快速的转变,需要长期的投入和巩固。在建成以后还需要对档案形态进行数字化转换,该项过渡措施所耗费的时间更长。因此,固有的档案管理体制被打破以后,在完全实现数字档案馆体制之前,中间的过渡阶段会增加很多的风险。例如,档案从纸质转变为电子模式的时候,有可能产生丢失、遗漏的风险,造成重大损失。因此,档案载体的转换必须高度谨慎。数字档案馆的建设,中间不能出现中断的现象。从数字档案馆开始投资建设,到结束投入运营,传统档案管理体制也会伴随数字档案馆的阶段性成果,做出相应的转变准备。如果数字档案馆建设出现中断,则档案管理体制会陷入尴尬境地,既难以回到之前的体制模式,也无法走向下一个体制目标。

2 数字档案馆应对体制影响的策略

2.1 完善数字档案馆建设内容

数字档案馆的创建、应用,对于档案管理体制存在的影响因素较多,但是数字档案馆本身已经成了不可逆转的潮流。因此,在数字档案馆的各类影响应对方面,需采取多元化的措施、方法来完善,促使档案管理走向一个新的高度。数字档案馆的内容完善,是最为基础的构成部分,无论是技术层面,设备层面,还是在建造层面,都应优化。选址方面,应在环境相对稳定的区域,加强地质勘察与分析,减少自然灾害影响。加强数字档案馆的外部防护体系,减少物理、化学侵蚀现象,保持数字档案馆运转状态的长期稳定。设备方面,应把好数字档案馆设备引进、应用关,对设备的参数和功能进行调整完善,保持强大的设备保障支持能力,进一步提升数字档案馆的功能。技术方面,应提高数字档案馆的技术应用及操作能力。应充分采用计算机技术、信息技术、网络技术、防护技术,不断完善数字档案馆的技术方案。同时在档案的数字化转变过程中,不仅要提高效率,而且要保证质量。

2.2 创立和坚持新的管理体制

数字档案馆的运用,打破传统的档案管理体制后,必定塑造新的体制。新体制的控制措施需要进一步加强,既要保持体制执行的稳定性,又要在体制所提供的档案服务方面,能够满足社会需求。数字档案馆的体制建设,应对传统的体制做出革新。数字档案馆的各个岗位,在责任的承担、义务的履行、个体工作的准则上,保持足够的精细化,对于岗位身兼数职的情况充分规避,所有的岗位都要有自己的职责和标准,并与其他的岗位环环相扣,实现数字档案馆的良性循环体制。数字档案馆的管理应严格按照国家的相关规范、标准来进行。档案本身的敏感性在于,一些档案信息和数据有一定的机密性,不是谁想要查用就能够查用的。因此,针对档案查询平台的信息和数据访问权限,以及各个等级的管理人员所持有的权限,需要做出严格的规范、设计和管理,并且伴随着大家的岗位调整,在权限和责任上也快速地适应和转变。在新体制的执行过程中,应加强数字档案馆管理利用情况的搜集反馈,不同岗位的工作人员应对数字档案馆的管理运转提出有益的意见和建议,完成体制的持续性革新,促进档案管理工作向前发展。

2.3 优化档案业务的职能分配

档案管理的进步,得益于不断创新的理念和技术,档案业务的办理需要相关部门和人员的配合与支持,为社会公众提供更好的服务。因此,应优化档案业务职能分配。档案业务的职能分配需要考虑到数字档案馆的影响,做出新的安排。档案存储过程中,职能本身在于对存储的信息做出检查,对存储的路径按照规范和标准来操作,对存储的结果进行详细的记录,对存储的反馈生成专业的报告过程,保留存储的依据。档案业务的职能分配应保持足够的专业性。档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去,从档案管理的角度提出合理的建议和意见,从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用。档案工作人员应以技术发展为契机,实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革。数字档案馆建设要求档案工作者以服务的姿态,用其建设成果为利用者服务,应该借助数字档案馆的环境,主动与相关行业系统进行交流,不能再以“坐等靠”的传统作风来行事。在提供利用数字档案时,应注意安全保密性,保证档案数据和信息的安全。

3 数字档案馆建设管理应注意的事项

随着数字档案馆建设的发展,档案管理体制受到了越来越多的影响和挑战。在这种情况下,数字档案馆建设及管理部门和人员应在实际工作中注意一些事项,防止一些负面影响。

3.1 强化自身安全防范管理

数字档案馆的建设、运营、维护等,对内部因素、外部因素的应对,以及各类风险的解决,需高度关注,减少因疏忽大意所造成的管理漏洞,减少对数字档案馆造成的破坏现象。数字档案馆的工作人员均应接受严格的培训与考核,并注重在管理团队当中注入新的理念,提出新的管理思路,实现数字档案馆建设、管理、运行的顺利推进和创新。

3.2 重视与相关管理部门的沟通协调

在数字档案馆的管理体制方面,应与国家的安全部门相互衔接。档案管理并非只是档案部门的事,还需要其他的安保部门来共同配合完成,既要提供足够的技术支持,又要在安全保障的手段上进一步增加,避免出现档案信息数据的泄露和被盗现象。

3.3 推动数字档案馆的长远建设

数字档案馆的科技革新,以及自身的平台、系统优化过程中,应加强阶段性的自我检查和改良,掌握好数字档案馆的运转方向,对于用户提出的需求,或者是国家的档案合作项目等,给予高度的配合,推动数字档案馆建设的长期发展。

档案管理体制的改变,是时代发展的结果,同时也是国家进步的必然选择。我们应充分认识到这一点,在推进数字档案馆建设的过程中积极推进档案管理体制的变革,并通过档案管理体制的变革来更好地促进数字档案馆建设和档案信息化的发展。

参考文献

[1] 张峰.新形势下数字档案馆建设的实践与思考[J].档案天地,2020(05):8-9.

[2] 李华清.试论数字档案馆建设及对档案管理体制的影响及对策[J].低碳世界,2019,9(03):313-314.

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[6] 刘冬翠.数字档案馆建设对档案管理体制的影响及相应对策[J].城建档案,2014(07):75-76.

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