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全程管理在企业档案管理中的应用探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2016/9/30 8:52:44  

一、企业档案“后端”管理问题突出

1.档案整理琐碎,档案部门不堪重负

在档案归档环节中,各部门往往将未经系统化整理的文件移交给档案部门,以至于档案部门在接收归档后仍需对归档文件进行组件、装订、排序、编目和组卷,这些工作虽小,但却耗时费力。以装订为例,在文件现行阶段,文件形成者在文件上订了三个普通订书钉,归档后,档案管理人员需对文件进行拆钉,再用不锈钢钉或线装法装订,这个过程就造成了办公资源的浪费和人员的重复劳动。更严重的是文件的琐碎整理逐渐消磨了档案工作者的积极性和创造性,企业档案部门的人力无法充分发挥效益。

2.文件散乱无序,档案归档暗藏风险

在文件归档前,由于文件未按档案的要求进行组件和预立卷,文件处于散乱的状态,等到归档时,文件丢失的可能性极高,文件的安全存在风险。以文书档案为例,一份文书档案包含了正文、发文稿纸和定稿,由于定稿和正文是分开存放的,等到归档时,有可能定稿已经被遗忘在某个角落,这一问题在周期较长的项目档案管理中更加凸显。若文件在形成时就按档案的归档要求进行组件和装订,文件的完整性就能得到更好的保证。

二、档案全程管理的内涵

档案全程管理的逻辑起点是文件生命周期理论,该理论的涵义是:文件从形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程;文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段;不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系。[1]该理论揭示了文件运动的三个阶段:现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。长期以来,档案管理侧重于对非现行文件的管理,即前文所称的“后端”管理,不可避免地在后端要耗费大量的人力、物力和财力,而且档案整理效率低下,基于此,提出档案全程管理思想,既可以兼顾档案归档质量又能提高档案整理效率。

档案全程管理的内涵是指在文件形成之初档案部门便介入管理,由文件形成者或文档管理员对文件按照归档要求进行整理及保管,直到归档时,才将文件移交给档案部门,在档案全程管理过程中,档案部门需要更多地参与文件端的控制,并运用制度、标准等对各部门文档管理员的文件管理进行指导和监督,从而提高归档效率。

企业档案全程管理的基本思路就是将文件归档整理的环节向前端延伸,将原本由档案部门集中整理档案的环节进行流程重组和任务分解,由文件形成者或文档管理员在日常工作中进行消化,达到不拖沓积压、不重复返工的目的。档案部门将站在文档管理的更高层面统筹协调企业“文件-档案”的全过程管理。

三、企业档案全程管理的实现策略

1.组织保障,搭建企业档案管理组织网络

企业档案实现全程管理的核心是凝聚各部门的力量,搭建起成熟稳定的文档管理队伍。在企业中,档案部门的专职档案员负责档案管理的指导和监督,各部门设立兼职的文档管理员,作为文件、半现行文件的管理主体,同时指导部门内文件的管理和归档,通过企业内部“两级档案管理网络”,形成“文件-档案”管理的相呼应,文件与档案管理不再被割裂,最终实现文件与档案的无缝对接。

2.技术支撑,综合运用档案管理平台

信息时代,档案管理系统成为企业信息化建设的重要一环,档案管理系统集成了档案的管理与利用,使档案管理更加便捷和智能。档案管理系统中一般有专职档案员、兼职档案员和普通用户三种角色,根据角色的不同设立不同的权限,各角色可以实现在线协同,以档案管理系统为平台制作标准化的档案目录数据库和档案全文数据库,实现企业档案信息资源共建共享。

3.培训引导,提升企业文档管理员技能

企业文档管理员的文档管理能力高低是决定档案全程管理成效的重要因素,因此,提高各部门文档管理员的档案整理技能至关重要。企业应结合国家档案局颁布的法规、标准进行宣贯,例如10 号令、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50—2014)等文件,培训内容尽可能贴近各部门文档管理员的操作实际,以提高文档管理员的档案意识和档案整理技能。

4.考核评价,建立档案管理监督制约机制

档案部门应力争将档案工作考核纳入企业年终考核,将档案工作成效与员工绩效挂钩,一方面调动员工积极性,另一方面形成约束机制。与此同时,档案部门应进一步健全企业档案工作考核办法,将档案全过程管理的思想融入档案考核办法中,通过细化考评指标,对各部门文档管理员的文件整理进行监督,从而形成一个有效的监督制约机制。

5.质量管理,强化档案全程管理力度

档案全程管理的推行势必会引起不少部门的抵触,因此,将档案全程管理纳入企业质量管理中有利于加大档案全程管理的推行力度,将档案全程管理纳入企业质量管理体系文件,更有利于提高档案全程管理的效力。此外,针对传统档案管理模式存在的效率问题,亟需运用质量管理的方法和工具对档案管理进行优化。

6.制度保障,推行文档管理标准化

凡事预则立,不预则废。制订档案管理制度就是立规矩,从而规范文档管理,对于企业而言,需要制定的标准主要有文件归档范围和保管期限表、归档文件整理细则、数码照片档案管理办法、文书档案管理办法、科技档案管理办法等。总之,企业档案部门应结合业务实际制订符合自身的档案规范和标准。

四、企业档案全程管理的意义

1.档案管理员角色再定位迫在眉睫

过去很长一段时间,档案部门是老同志、女同志或领导家属的聚集地,档案人员只需掌握档案管理的基本技能。而现在,越来越多的高校毕业生走入档案工作岗位,满怀着激情与创造力的新鲜血液进入档案工作岗位后,发现档案管理员整日忙于归档、整理、入库和利用,完全没有时间将满腔抱负施展出来,新生力量的新观念与旧体制之间产生了激烈碰撞。此外,在信息化浪潮的推动下,档案信息化正在企业如火如荼地开展着,档案部门已经意识到档案管理员的角色需要重新塑造以适应新的管理需求。解决这一矛盾的办法就是流程重组,解放生产力,从而实现个人价值与企业价值的双提升。

2.提高档案归档合格率的必然诉求

档案全程管理的重要作用之一就是将琐碎的文件整理在各部门的日常工作中消化,每一份文件由形成者或文档管理员按照要求进行整理,当企业全员档案意识提升时,档案便能得到更科学的预立卷、更规范的装订和编页等,如是,档案管理员在归档后的整理环节就无须返工,只需要进行核对和入库。通过一系列的流程优化和任务分解,将极大地提高文件归档合格率,与此同时,还能提高档案工作者的劳动效率,使档案工作者将更多的精力集中于档案的编研和创新,努力将企业档案库升级为思想库。

3.档案全程管理是响应“供给侧结构性改革”的重要举措

经济新常态下,企业面临着技术创新和产品升级的困境,档案部门虽然是企业中的辅助性部门,但一方面可以通过节约成本、高效办公为企业降成本贡献力量,另一方面档案作为企业知识的重要组成部分,能为企业的技术创新提供参考,档案库仍是档案人员需要挖掘的“金山银山”,通过档案全程管理,档案人员挤出了时间和精力,能更好地做编研,为企业的创新发展提供新思路。这是供给侧结构性改革的大环境下档案部门应尽之力。

档案部门作为企业中的职能部门,主要功能仍以基础性服务为主,一个现实是档案部门在企业中的声音仍然微弱,但是档案部门应该正常发声,据理力争提出合理诉求。在经济下行的巨大压力下,加强内控管理是企业的重要手段之一,档案工作作为企业工作的重要组成部分,也应从流程上进行优化,通过企业资源的有效配置,使企业档案管理更加科学、规范,更上一个台阶!

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