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档案记忆观视野下的企业档案管理研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2017/3/20 15:05:26  

摘要:档案是有史以来最早产生的文献之一,同时也是现代社会信息的重要门类。而企业档案是档案的形式之一,它是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。但是随着经济的发展,社会的进步,传统的企业档案管理已经无法满足企业档案管理出现的新问题,因此为了能够更加科学有效的的管理档案,企业应该采用新的档案管理政策。本文将首先简要介绍一下档案记忆观的基本概念,其次分析一下当下企业档案管理存在的不足之处,最后深入分析如何利用档案记忆观来完善企业的档案管理。

关键词:档案记忆观;企业档案;档案管理政策

企业的档案管理对整个企业的经营和发展起着重要作用,但是由于企业的档案管理人员在办理员工的离职或者入职等过程中没有及时对档案进行完善或者企业的人口流动过快等原因,使得现在社会上的很多企业在档案管理方面都存在着不足。而这些企业档案管理的不足在一定程度上会影响企业未来的发展,因此完善企业档案管理是值得引起当下企业管理者关注的一个重要问题。

一、档案记忆观的基本内涵

为了更好的探讨本文的主旨,我们首先要对档案记忆观做一个简要的了解。那什么是档案记忆观呢?档案是国家机构,社会组织以及个人在从事经济,科技,宗教,政治或者在整个学习生涯中保留下来的各种有价值的文字,图像或者音频等历史信息。近年来随着社会的进步,“社会记忆观”和“集体记忆观”日渐受到企业与档案管理人员的高度重视。而档案记忆观也随之被企业档案管理者归纳进企业档案的管理实际运用中。

二、企业档案管理的不足

新时代背景发展下,传统的企业档案管理方式已经无法满足企业的发展需求。传统的企业档案管理存在着以下几方面的不足。

1、档案管理机制不完善

有些企业对于档案管理的观念比较淡薄,尤其是一些小型的私人企业甚至没有设置专门放员工档案的档案室,有些企业是有档案室,但是公司没有指定专门的人事或者档案管理员对档案进行管理,这就造成了企业中很多员工的档案或者是企业自身的文件档案有遗失现象。

2、档案管理方式落后

现在很多企业的档案一般都是归人事管理的,而有些人事在办理员工的入职或者离职自己记录企业的一些事情时,仍然采用的是传统的文字文档记录方式,即人事将员工的各种文件资料放在资料袋中。但是如果要在庞大的数据资料中找到一个员工的资料是比较麻烦的,是比较浪费人力的。

3、档案管理资料不全

现在很多企业的档案管理资源与社会存在脱节现象。现在很多企业在档案的管理上只注重文字,文档的资料收集,而忽视对关于企业发展活动的音频,影像等资料的管理。这使得企业的部分档案出现资料不完善的现象。

三、企业档案管理的有效方式

企业领导者首先要认识到档案管理的重要性,其次企业领导者可以通过座谈会,公司会议或者意见征询等途径来向员工宣传企业档案管理的重要意义。让员工重视档案资料,由此来通过档案推动公司的发展。为了更好的管理档案,有些企业领导者也可以专门安排一个地方放置公司档案,也可以专门安排一个档案管理员对档案进行管理,避免档案的遗失。而且现在网络信息工程发展迅速,人们对网络资源的需求增大,因此企业可以设立一个数据资源库软件工程,企业可以通过将音频,文档,文字或者图片等企业数据及时记忆到网上数据资源库,方便资料的下次查找同时也避免了纸质资料的丢失,而且网上数据资源记忆可以自动化的帮助管理者对企业档案进行管理与分类,节省了人力与物力的分配。当然为了优化档案管理,企业可以对档案管理人员进行档案管理培训,优化档案管理人员的先进管理理念,帮助档案管理人员更好的学习档案记忆观的基本理念,然后建立"档案记忆馆"来更好的对企业不用的档案进行分类。同时档案管理者在日常中也可以提高自身的管理水平,懂得利用生活中的科技来更加有效的管理档案。当然在企业,老板可以定期对档案管理着的管理状态进行检查或者不定时的抽查,以此来考察档案管理者的工作情形,如果其管理状态不佳或者管理方式效果不明显的话,企业老板可以通过企业竞争的方式,来挑选更加合适的企业档案管理人才,而且有了竞争才会有动力,竞争的压力可以让档案管理者以更加积极的态度投入到企业的档案管理生涯中,这对整个企业的发展起着推动作用。除了上述几种优化档案管理的方式外,如果条件允许的话,企业与企业之间可以就档案管理方式进行定期的交流沟通,可以通过交流了解其他公司的档案管理方式,以此达到取其精华的效果,在互相交流中互相进步,做到与时俱进的发展企业档案管理模,也可以安排员工直接去其他企业学习他们优秀的档案管理方式,通过参观学习得到更好管理企业档案的方式。

四、结束语

企业档案管理是决定企业发展的一个重要因素,但是由于企业人员流动等因素,造成了企业档案管理的不完善。而这些档案管理的不足之处在一定程度上阻碍了企业的发展,因此有效的将档案记忆观的理论知识运用到企业档案的实际管理中对企业的未来发展起着至关重要的作用。

参考文献:

1韩君;冯晓丽;;现代企业档案工作的现状及应对[J];兰台内外;2007 年06 期

2李玉华 赵桂兰 任增森;浅谈企业档案信息资源的开发利用[N];中国档案报;2002 年

3吴晓丽;关于加强企业档案工作 服务企业改革的思考[N];中国档案报;2001 年

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