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建立精细化合同管理模式 促进公立医院内控建设
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/9/30 10:37:20  

摘要:公立医院不断优化精细化合同管理模式,可以推动内控建设,保证经济活动有序开展。降低医院面临的各种风险,减少资源浪费,确保国有资产安全,提高资产使用效率,提升医院服务质量。

关键词:公立医院;精细化合同管理;内控建设;策略;

一、公立医院合同管理概述

(一)公立医院合同管理的内涵

公立医院的合同是公立医院与平台主体之间对民事权利与义务的设立、变更、终止所达成的协议,是公立医院开展经济活动与内部管理活动的重要载体。合同管理是公立医院运营管理的组成部分,是构建内部控制体系的重要环节[1]。公立医院的合同管理包含从预算、拟定、审核、签订、监督、终止等所有环节的全过程、全方位管理,对公立医院的风险管控、职能发挥与国有资产安全的保证具有重要作用[2]。同时,公立医院的合同管理具有内容复杂、专业性强、风险较大等特点。

(二)公立医院合同管理的目标

合同管理是公立医院内控体系的重要组成部分,因此,其目标与内控体系的目标一致。内控体系的目标是保障单位资产安全与使用有效、确保经济活动合法合规,保证财务信息完整真实,以此防止发生舞弊、腐败等行为,促使单位服务质量提升。由此可知,公立医院合同管理具有三个具体目标:其一,合规目标。即保证医院所有经济活动符合法律法规,确保医院经营合法、管理合规;其二,发展目标。即通过合同管理有效降低医院运营发展过程中面临的风险,优化资源配置,有效降低成本,提高公共服务效率与质量,确保医院健康、稳定、持续发展;其三,内部管理目标。即医院从合同管理入手,完善内控体系,推动医院管理体制变革,促进医院走向规范化管理的道路,提升医院内部管理水平。

二、公立医院合同管理存在的问题

(一)管理机构设置不合理

合同管理水平是公立医院管理能力的重要体现,是等级医院评审的重要检查内容,但多数公立医院没有设立专门的归口管理部门,将合同的管理工作归属于各业务部门,由采购人员负责合同的管理。部分公立医院虽然将合同的管理工作由医院办公室来负责,但其责任仅限于盖章和进行存档,因此导致合同编号不统一、分布散乱,给医院整体掌握所有合同的签订、执行、监督等情况造成了一定程度的困难,甚至容易出现采购人员与供应商勾结,随意篡改合同,给医院带来了一定的经营风险。

(二)合同的签订流程与执行不规范

一方面,由于公立医院合同签订各业务承办职能部门的人员法律意识不强,管理意识薄弱,没有充分意识到合同管理的重要性,认为合同仅是财务部门作为付款凭证的附件,因此财务部门在合同签订环节无法提前介入,无法审核相关的付款方式、合法票据的约定等。另一方面,由于公立医院仓库管理人员能力水平较低,无法及时将库存情况进行统计和分析,无法提供准确的采购需求信息给采购人员,因此当临床科室急需领用一些不常用物资时,采购人员往往先进行招标采购,并通知供应商送货,到了付款环节才意识到需要签订合同,因此经常出现倒签合同现象,违反了合同管理的相关规定,容易产生法律纠纷,严重影响财务部门对合同资金的核查与掌握。

(三)合同管理人员素质不高,专业能力较低

由于公立医院合同涉及面广、专业性很强,要求合同的管理人员具备较宽的知识面的同时,熟练掌握专业的技能。但目前多数公立医院并没有设置法务部门,没有专职法律人员,合同的管理由兼职人员在负责,没有聘请专业的法律顾问,没有专业的法律团队对合同条款进行审核,缺乏专业的法律支持,因此容易导致发生各种纠纷。

三、公立医院通过精细化合同管理加强内控建设的有效策略

(一)完善组织结构

公立医院需建立三级管理、内外联动的组织架构。在法人结构治理方面应积极改变传统的院长党委书记负责制,施行党委书记、院长分开治理,由党委书记具体负责重大事项,医院的各位领导分管具体部门,医院办公室负责合同归口管理,聘请专业律师事务所作为外部机构参与重大管理决策,专业律师团队负责法务工作。医院各部门必须明确分工,具体岗位由专业人员负责。合同审核统一归口由医院办公室管理,并具体负责合同相关事宜的催办、督办工作;财务、审计、纪检部门根据合同所涉及的内容,负责对拟签订合同的程序和相关内容进行初步审核。各业务承办职能部门负责合同的起草工作。各部门之间相互配合、相互牵制,形成责任到人、互相监督的管理模式,同时,医院合同的形成应有相应的决策程序。

(二)加强制度建设

公立医院内部需要在国家法律法规的规定内建立规章制度,制定采购、合同管理办法等,并不断完善内控制度,对采购流程、采购方式、预算管理与合同相关的所有流程等具体内容进行详细规定[3]。医院还需对相关文件中涉及的具体名词、方法、程序等内容进行解读与提示。同时,医院还需聘请常年法律顾问,制定常年法律顾问服务协议,让法律顾问对医院的合同、规章制度等提出相关意见,使其参与项目会议、商务谈判、诉讼处理等工作,为医院提供具体的法律服务,防范经济、法律风险,维护医院的合法权益。

(三)规范合同审核流程

公立医院需要建立“合同签订审批流程”,对合同的发起、会审、审批、修改、签订、执行等环节进行全面管理,对合同审核过程中的风险进行严格把控。合同归口管理部门对采购程序的规定、会审部门的制度、律师的审改、会审意见的执行等进行审核。医院还可以将签订与审批流程合并,减少不必要的环节,缩短流程,提高效率。财务、审计部门与其他相关部门需要确保审核的合理性与专业性,使合同的具体条款与医院实际发展需求相符。审计与纪检部门需对采购、合同审核、合同签订等流程进行全面监督,并根据具体需求开展专题审计。法务部门需要对合同的合法合规性进行审核。

(四)规范合同的订立及用印

合同订立前,业务承办部门应认真审核对方的资质,认真拟定合同条款,明确双方的权利、义务。授权签署合同的,应由医院法定代表人签署授权委托书,未经授权的部门或个人一律不得以医院名义对外签订合同。对于金额重大、涉及专业技术要求、法律关系较复杂的合同,应组织多部门联合参与合同谈判,认真听取医院法律顾问所提出的意见和建议,并按医院院长办公会、党委会的要求提交会议决议后方可对外签订合同。由于印章具有法定性、权威性和效用性,受到法律保护,也承担法律责任,医院应严肃认真做好用印管理,签约双方必须使用单位公章或合同专用章,严禁使用部门业务章。印章管理部门应严格审核用印手续并做好用印登记,不符合用印手续,一律不得使用印章。为防止在合同内增减页码,防止加页造假,合同签署后,对于页数大于2页的合同,应由医院办公室加盖骑缝章,以保持文件的完整性,保护双方的合法权益。

(五)有效监督合同履行情况

合同一经签订,双方应严格按合同条款执行。在履约过程中,财务部门应严格按合同约定付款,合同管理部门医院办公室、审计、纪检应对各业务部门合同的履行情况进行监督,每年应对合同的履行及监督情况进行分析并出具报告,对合同履行过程中存在的问题,提出改进建议,加强监督,实现公立医院合同管理的规范化、专业化。

(六)施行信息系统OA无纸化审核

在信息化时代,医院为了提高合同管理效率需要积极利用信息化手段与技术,OA无纸化审核就是一种有效的方式。医院可以在现有OA系统中设计合同签订审批流程项目,各部门可以同时进行在线审核,审核速度可以得到有效提高。同时,审核系统可以和签章、密钥、防篡等系统结合使用,使合同审核过程、痕迹、附件实现可追溯、可永久保存、无法篡改等目标[4]。此外,公立医院施行OA无纸化审核还有助于合同管理大数据库的建立,医院通过对合同管理的节点与时点行为数据进行保存,可以存储大量的数据,并通过对这些数据的分析开展有针对性的精准管理,提升经营决策水平。

(七)强化存档管理

公立医院需要对所有合同进行“院区号—部门号—年号—合同号”的四级编号管理,而合同发起部门的合同需要在归口部门的监督下进行编号,在编号确定后不能随意更改。合同存档由各相关部门管理,合同发起部门需要保管采购、合同签订、执行等过程的所有文件。该部门需将纸质版合同送到医院办公室、财务等部门存档,而合同的电子扫描版需要上传到OA系统保存,合同审核部门保存审核环节的相关资料。

四、结束语

公立医院不断优化精细化合同管理模式,可以推动内控建设,保证经济活动有序开展。降低医院面临的各种风险,减少资源浪费,确保国有资产安全,提高资产使用效率,提升医院服务质量。

参考文献

[1]饶红.基于内部控制框架的公立医院财务风险分析[J].时代经贸,2019(5).

[2]张淑琴,梁金凤,于丽平,etal.建立精细化合同管理模式推动公立医院内控建设[J].卫生经济研究,2017(8).

[3]赵欣.建立精细化合同管理模式,推动医院内控建设[J].中国管理信息化,2018(10).

[4]林鲁丽.公立医院精细化合同管理模式及其成效[J].经济研究导刊,2018.

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