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Excel函数在中小事业单位财务工作中的运用研究——以零余额银行存款日记账为例
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/5/23 9:35:06  

摘要:Microsoft Excel是微软公司办公软件Microsoft Office的组件之一,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策。财会工作人员基础的工作大部分都是和数据打交道,如:日记账的登记、部门预算执行情况、税款核算、收入支出核算等,对于大部分中小学事业单位来说,财务人员还承担着工资核算的职责。Excel操作简单且功能强大,自然受到了财会工作人员的青睐。

财会工作对数据处理,尤其是函数的灵活运用至关重要,如通过身份证号码来提取相关信息,锁定单元格、冻结窗口、文件加密等。大部分事业单位因预算资金的限制,财务软件主要购买账务处理模块,财务涉及的其他模块,如预算管理模块、日记账模块、工资模块等都需另付费用才能使用。因此熟练掌握Excel的使用,可以简化财务工作、节约成本、提高工作效率及正确率。

关键词:中小事业单位; Excel函数; 零余额银行存款日记账; 工作效率;

一、Excel常用公式介绍

(一)MID函数

MID函数是一个字符串函数,用法为:MID(text,start_num,num_chars)。text为要截取的字符/单元格,start_num为从左起第几位开始截取,num_chars为从截取的字符开始,要截取的长度。

(二)IF函数

IF函数根据指定的条件来判断真假值,从而返回相应的内容。用法为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。logical_text为测试条件,value_if_true为测试条件成立则返回的结果,value_if_false为测试条件不成立则返回的结果。IF函数往往和其他的函数一起使用,从而达到事半功倍的作用。

(三)Vlookup函数和Hlookup函数

Vlookup函数是纵向查找函数,Hlookup函数是横向查找函数。这两类函数属于一类函数,在工作中主要是用来核对数据,多表格之间查找。重点讲一下Vlookup函数的用法。用法为:Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。lookup_value为需在数据表内查找的数值,一般要求唯一,是“身份”的识别,如身份证号或唯一识别号等,table_array为查找的范围数据,要求第一列必须和lookup_value存在对应关系,col_index_num返回数据在查找范围内的第几列数据,range_lookup为匹配类型。

(四)Sumif函数

Sumif函数是对报表范围内符合指定条件的值求和。因现实中存在“身份”识别重复的情况,因此再使用Vlookup函数查找数据就会错误,此时可使用Sumif函数。用法为Sumif(range,criteria,sum_range)。range为条件判断的单元格区域,criteria求和条件,sum_range为实际求和区域。

(五)Round函数

Round函数是对指定的数据进行四舍五入,用法为Round(number,num_digits)。Number为需四舍五入的数字,num_digits为小数点后保留的位数,此函数多使用于工资的核算。

二、Excel在日常工作中的应用———以零余额账户日记账登记为例

财政系统内资金来源是由财政授权支付和财政直接支付两块构成。因此为了方便与财政系统内的对数表一致且方便核对,零余额银行存款日记账分别由“银行存款日记账(财政授权支付模块)”“银行存款日记账(财政直接支付模块)”构成。

“银行存款日记账(财政授权支付模块)”的支付明细和收入明细主要是通过财政系统内的“支付明细查询”和“额度到账通知单查询”导出获得,因此设置好模板后,每月只需更新支付明细和收入明细数据,手动复制“唯一编码”,“银行存款日记账(财政授权支付模块)”将能自动生成,无需手动填入。

“银行存款日记账(财政直接支付模块)”因为是财政直接支付,因此在收到时直接确认收入和支出。数据只需通过财政系统内的支付明细查询即可获得。每月只需更新支付明细数据,手动复制“唯一编码”,“银行存款日记账(财政直接支付模块)”将能自动生成,无需手动填入。

为保障数据的正确性,通过设置“验证”模块即可实现。具体步骤如下:

(一)新建Excel表并命名,如:*年零余额银行存款日记账。在新建Excel表内添加五个工作表,分别为“银行存款日记账(财政授权支付模块)”“银行存款日记账(财政直接支付模块)”“支付明细”“收入明细(额度到账通知单)”、验证。如图1:日记账模块。

图1 日记账模块

(二)创建银行存款日记账格式,从财政系统平台内导出支付明细查询和额度到账通知单查询Excel格式的数据。

(三)编制公式

1.将导出的支付明细复制至“支付明细”电子表格内,在表格内最前面插入两列,一列(B列)用于编制“序号”,如201901001,代表2019年1月1日第一条支付数据;一列(A列)用于编制“唯一编码”,通过“=B2&”(“&T2&”)付”公式生成,公式的意思为“序号”+“左括号”+“支付时间”+“右括号”+“付”。

2.将导出的额度到账通知单复制至“收入明细”电子表格内,在表格内最前面插入三列,一列(C列)填制收入生成日期(因额度到账通知单明细没有时间,只能手动填写),如2019-01-11;一列(B列)用于编制“序号”,如201901001,代表2019年1月1日第一条收入数据;一列(A列)用于编制“唯一编码”,通过“=B2&”(“&C2&”)收”公式生成,公式的意思为“序号”+“左括号”+“收入时间”+“右括号”+“收”。

3.支付方式为“财政授权支付”的,支付明细的唯一编码和收入明细的唯一编码按照时间的先后顺序复制至“银行存款日记账(财政授权支付模块)”A列。支付方式为“工资统发”的,支付明细的唯一编码按照时间的先后顺序复制至“银行存款日记账(财政直接支付模块)”A列。

4.因“银行存款日记账(财政授权支付模块)”和“银行存款日记账(财政直接支付模块)”公式用法接近且模板一致,公式可互相参考,现仅以“银行存款日记账(财政授权支付模块)”公式编制为例。A列按照时间的先后顺序将“支付明细”表内支付方式为“财政授权支付”的唯一编码和“收入明细”的唯一编码复制到此列;B列通过“=IF($F6=”付”,VLOOKUP($A6,支付明细!$A:$U,14,0),””)”生成,公式的意思为如果F列显示为付,则取支付明细内对应此唯一编码列的支付方式,否则不显示;C列通过“=MID(A6,14,2)”生成,公式的意思为提取月份数;D列通过“=MID(A6,17,2)”生成,公式的意思为提取日期数;E列通过“=IF($F6=”付”,VLOOKUP($A6,支付明细!$A:$U,18,0),””)”生成,公示的意思为如果F列显示为付,则取支付明细内对应此唯一编码列的凭证号,否则不显示。F列通过“=MID(A6,20,1)”生成,公式的意思为提取“收”或者“付”;G列通过“=IF($F6=”付”,VLOOKUP($A6,支付明细!$A:$U,7,0),VLOOKUP($A6,收入明细!$A:$N,13,0))”生成,公式的意思为如果F列显示为付,则取支付明细内对应此唯一编码列的用途,否则取收入明细内对应此唯一编码列的指标摘要;H列通过“=IF($F6=”付”,VLOOKUP($A6,支付明细!$A:$U,10,0),””)”生成,公式的意思为如果F列显示为付,则取支付明细内对应此唯一编码列的收款人名称;I列通过“=IF($F6=”付”,0,VLOOKUP($A6,收入明细!$A:$N,12,0),””)”生成,公式的意思为如果F列显示为付,则为零,否则取收入明细内对应此唯一编码列的财政授权支付额度。J列通过“=IF($F6=”付”,VLOOKUP($A6,支付明细!$A:$U,9,0),””)”生成,公式的意思为如果F列显示为付,则取支付明细内对应此唯一编码列的支出金额。K列通过“=K5+I6-J6”生成。最终生成情况如图2:银行存款日记账(财政授权支付模块)。

图2 银行存款日记账(财政授权支付模块)

(四)验证数据正确性。

1.支出验证。其中:“累计支付金额(大平台)”通过去系统内摘抄支付金额;“累计支付金额(底稿)”为“直接支付金额”和“授权支付金额”的和;“直接支付金额”通过“银行存款日记账(财政直接支付模块)”累计支付金额取数;“授权支付金额”通过“银行存款日记账(财政授权支付模块)”累计支付金额取数,若“累计支付金额(大平台)”=“累计支付金额(底稿)”则支付金额验证正确。

2.收入验证。其中:“额度到账通知单(大平台)”通过去财政系统内摘抄额度到账通知单累计金额;“累计收入金额(底稿)”为通过“银行存款日记账(财政授权支付模块)”累计收入金额取数,若“额度到账通知单(大平台)”=“累计收入金额(底稿)”则收入金额验证正确。如图3所示:

图3 验证

以上就是零余额存款日记账的建模理念及公式的运用。在财务统计工作中,我们总能获取很多固定格式的原始数据,因此,当我们在做统计工作时,不妨思考下如何使用Excel函数或代码编写来对这些原始数据进行加工取数,从而达到我们最终要达到的目的。这种方法的难度在于开始的建模思考和公式的编写,但后期是收益颇多且效率及正确率极高的。三、结语

上述通过对Excel常用函数进行介绍,并以零余额银行存款日记账如何建模、设置公式、验证来举例说明,只是为了从某一角度告诉财会人员,碰见统计问题一定首先思考的是如何提高工作效率及正确性,如果你不是一名专业的计算机编程人员,你也可以通过这些简单的函数使用来实现,如果你有足够的兴趣也可以尝试学习数据库、代码编写等,并敢于运用到我们的工作中去。作为一名财会人除了要掌握相关会计准则、税务政策、法律法规外,也要时刻关注当下的信息化办公技能,要有不断学习新知识和新技能的准备,不断提升自身价值。

参考文献

[1] 刘颖.Excel电子表格在财务日常工作中的应用[J].财经纵横,2016.

[2] 文静.Excel在企事业单位中技能需求的探索研究[J].智能计算机与应用,2018(8).

[3] 陈洁璟.Excel在财务管理工作中的应用:以项目投资决策分析为例[J].武汉工程职业技术学院学报,2018(3).

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