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论ERP系统合理应用在机床公司财务管理中的策略
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/14 8:39:47  

摘要:ERP系统企业各环节工作中具有一套完整的流程,符合企业发展的信息化需求,提升企业的国际市场竞争力。企业利用ERP系统能够提升工作效率,减少成本投入,使企业在市场的激烈竞争中脱颖而出。ERP系统与时俱进,在企业信息化发展中能够发挥重要作用,这就需要企业结合自身特长,合理规划和选择信息化管理系统道路,有效应用ERP系统,将其作用充分发挥出来。

关键词:EPR环境;财务管理系统;信息化手段;经营决策;

引言

在各行业竞争逐渐激烈的情况下,很多业务不只是单一形式,而是实现了跨区域、跨领域的多样形式,我国一些企业传统管理模式及生产模式,与当前发展形势不再适应。在新竞争形式下,需要企业运用信息化手段改变管理模式,统一信息化管理企业中的各种资源,由此将企业经营管理效率提升,尤其是财务管理方面。在ERP环境下,企业管理模式发生改变,应用ERP模式能够使企业及时管理资源,同时预见未来所需资源,将管理成本降低、管理效率提高。但当前我国企业应用ERP时间较短、范围较小,在财务管理中应用ERP还有一些问题存在着,因此应该采取合理措施控制其所会出现的风险,保证企业财务管理中ERP能够发挥重要作用。

一、企业财务管理之中运用ERP的必要性

(一)企业可实现扁平化的组织架构,确保部门之间信息畅通

在企业管理层中应用ERP系统,应注重其决策支持系统的作用发挥,该系统主要的特征是智能化,可以为企业经营决策提供信息支持,提升决策的有效性以及及时性。ERP系统有利于中层决策者实行计划,管理者制定采购、生产、销售等计划以及规划企业资金链可及时向企业各部门传达,使其及时做出反应,提高执行决策的效率。ERP系统比较全面和完整,基层管理者可基于此传达日常任务,ERP系统之中的每一个子系统都能够有序运行,各部门在子系统中能够明确自己的位置与任务,从而将任务顺利完成,使系统能够高效的运作。

(二)落实精细化管理,实现柔性化生产

实施ERP系统时,相较于硬件来说,软件可起到关键作用,员工发展意识即为一种软件,员工应用ERP系统之后会摒弃传统的操作观念与模式,以此适应信心是变化。粗放管理使得企业没有较强成本意识,ERP系统能够精细化管理成本,其优化计量手段后能够更准确地把握,重视其中细节变化。企业规模在发展中扩大,对于生产数量有着较大需求,ERP系统可满足环境变化对生产的要求,确保与时俱进。ERP系统能够集中企业资源,基于此来分配,实现资源优化配置,除此之外,ERP系统可使企业结合实际经营要求来生产,实现柔性生产,对处于变化中的市场环境做出较为快速的反应[1]。

(三)改造和优化企业旧流程

ERP较为系统,以共享数据的形式来连接公司各部门,更加系统的掌控企业经营管理。进行流程管理时,采购计划、预测销售、控制生产库存、管理账户、分配利润计划、管理人力资源成本等,都可通过ERP系统落实无懈可击的流程,使企业运转速度加快。只有企业管理规范化才可使业务流程更加规范,将管理漏洞减少,才可以有效堵住缺口,保证管理流程更加的标准。在材料入库前应结合订单来检查,ERP系统需与操作人员加强配合,把好质量关,促进系统顺畅运行。

(四)共享数据,企业迅速反应

在计算成本中,财务人员需要对比前期数据和计算后获得的数据,利用ERP系统明确上月成本数据,由此节省一定的时间以及人力,可以更加简单、快速的出具财务报表,原本出具财务报表是以月为单位,现在可缩短为几个工作日。此外,在系统中,销售人员能够更便捷地查看产品报价,对于客户资讯及时做出反应,使企业树立良好形象。同样销售部门可通过系统来发布订单评审表,系统将自动通知各部门开展评审工作,通过这一系统可使纵向流程以横向方式进行。尽管要共享数据,但也应注重数据不外泄,可通过设置用户权限来实现,采购员具备独立口令,在权限限制下只能够看到自己负责的供应商、采购单和具体报价等相关信息,而其他的供应商信息将会被隐藏起来[2]。加强管理员工的口令以及权限,使得数据更加安全,并将技术部门以及其他部门的协调合作能力提升。

二、在企业财务管理中应用ERP系统存在的不足

(一)财务人员认识不到位

机床产品随着社会发展不断更新换代,在这一背景下企业管理需实现信息化建设,这是机床公司财务管理工作落实的关键前提,机床公司加大管理方面投资力度,提升公司管理水平。但因为机床公司应用传统财务系统,许多员工难以快速接受和学习新型管理模式,这会增加财务管理难度,极易出现对新发展模式认识不到位的情况。对大型公司而言,急需发展一批能够应用计算机技术的财务专业人员,并且要求其具有较高素质和掌握较强技能,在岗位工作中需要同步学习如何设置防火墙和升级系统,该过程较为漫长,很难使老员工有所突破,需要企业引进一批技能水平高、能力强的人才,保证新型管理模式得到发展。

(二)财务制度不够完善

完善的制度是完善财务管理的基础,财会制度中需要应突出企业会计政策,会计政策如果不够细致,财务人员将没有依据开展工作,工作中将出现很多随意的情况,对数据真实性以及传递正确性会造成影响,因此应制定出规范、科学的会计政策[3]。目前一些机床公司在财务制度方面还有条款不明晰的情况,这会给员工提供可乘之机,其明确财务制度漏洞后将会谋求自身财富,对公司利益造成损害。制度存在缺陷会使公司管理失误,并且还对ERP实施效果产生影响,从而难以充分运用ERP功能。原本制度之中没有授权管理内容,也会使不相容职务严格分离,这将阻碍ERP顺利实施。

(三)实际操作系统存在失误情况

当前公司财务人员未对新型管理系统有着系统、全面的了解,有些员工无法接受新鲜事物,例如做表格时依旧使用传统软件,这会使其工作量加大,进而将工作效率降低。员工依旧使用烦琐的传统系统原因是,使用时间长比较熟练,会更加依赖传统手段来工作。在初期运行ERP财务管理系统时,财务人员怕操作不熟练产生错误的数据,影响其绩效考核成绩,对其工作积极性造成影响。

(四)ERP系统过于依赖网络

企业实施网络化管理可以集中管理资金和处理财务数据,能够集中信息流与资金流,但也存在网络安全、依赖软件等风险。正常处理业务时,利用新系统进行处理、传输和核算,因为不熟悉系统会在数据方面出现错误,甚至会丢失文件,导致公司发展中面临较大的风险,原本统计结果无法使用,重新做起将会投入一定的时间和人力。在技术不断发展下,网络黑客掌握更强的技术,将各种各样电脑病毒加入新系统中,财务人员不愿意研究新系统,加上信息保护意识薄弱,未认识到维护公司财产的意义。

(五)预算控制衔接ERP不顺畅

在企业现代管理模式之中全面预算管理理念具有系统性、人性化和战略性特征。公司的财管预算控制之中稳定增长价值目标不够明显,难以准确把握下属单位生产经营资金流动情况,资金风险很难被察觉。机床公司属于生产制造企业,发展过程中需要不断更新产品,这时会使检测质量标准不断更新,同时会提升检测设备成本,从而可看到机床公司生产成本变化,若是没有检测风险和前馈控制,有差错出现将影响企业接下来的规划,无法通过企业财务管理系统控制预算。

(六)管理固定资产功能薄弱

管理固定资产过去没有完整的体系支撑,很容易在其管理体系中出现漏洞,没有清晰的划分相应责任,要明确未知风险具有较大难度。机床公司作为制造企业,其固定资产在公司资产中占比达到70%,公司会存在没有结合资产类型特点来加工处理,将违反会计法规定,没有规范的会计处理程序,在财务处理方面也没有明确的依据。这是由于机床公司产品性质会加快固定资产更新速度,导致固定资产难以实时监控,应该加强固定资产的管理模块,将其作用发挥出来。另外,企业日常管理中应用ERP系统能够完善管理工作,但因为资产过于密集使得企业中固定资产作用难以充分发挥出来,将会严重浪费资产,公司发展受限。一些企业依旧使用传统管理模式,更注重资金,没有管理固定资产,忽视领导监督和管理,加上不具备制度约束,将会出现许多问题,这都会使企业产生一定损失[4]。

三、ERP系统合理应用在机床公司财务管理中的策略

(一)财务人员及制度方面

1.加强培养复合型财务人员

操作人员应学习技能和提升技术水平,对ERP系统及其应用有准确认识,创新经营者经营理念,增强员工意识,激发其工作积极性,并提升自身软实力,紧跟时代步伐不断增强其业务学习。在有问题出现时,应从自身角度来解决,减少对于外界的依赖,积极参与到培训中,形成良好的学习和工作氛围。另外,对于人员难以接受新事物和工作敷衍、态度不积极等问题,通过签到规章制度进行合理管控。领导将自身的示范和带头作用发挥出来,引导全体员工学习新管理理念和财务制度,并注重倾听员工意见,并落实人性关怀,合理制定培训计划,将其作用充分发挥出来。除此之外,资金管理由传统财务工作的事后、结算、统计、会计等方面提出,在业务流程每一环节中全面贯穿。注重实务操作,并关联其他子系统,因为该机床公司较早成立,年龄大的员工比较多,财务部员工老年化情况更严重,这些员工可灵活运用传统财管方法,很难接受和应用ERP财务管理系统,这时公司应该了解财务人员的思想动态,引导其转变观念,提升培训的有效性,增强员工综合能力。实施ERP财务管理系统之前,企业有必要对参与人员开展相应的培训教育,培养出符合工作需求、能力强、素质高的人才。

2.更新财务人员的财管理念

人力资源、固定资产、生产、销售等模块间相互连接,在事前、事中及事后可形成全面管理,构成完善的系统。但控制财务管理不应停留在表层,需要深入企业内部,保证管理的全面性和系统性。在初期实行新系统时,将会出现很多系统问题与漏洞,导致企业财管面临着比较复杂的风险,若是能够合理运用防范措施,将促进企业发展,企业需要合理培训员工,使其具备良好的风险意识,整个公司员工都应具备良好风险意识。公司执行财管制度、构建风控系统,企业管理者需构建内控制度以及绩效评价体系,进行相应培训,加强员工财务风险防范意识。管理者应该树立榜样,特别是树立员工榜样,带领员工提升风险意识,转变传统观念。此外,企业需要自上而下进行改革,由此落实先进的财务管理思想,有效运行财务管理系统。

(二)财务管理制度方面

公司需完善构建财务管理制度,以保证财务管理制度在实施中发挥相应作用。当前应用的ERP财务管理系统不够完善,需要机床公司梳理ERP财务管理系统实施中出现的问题,将宣传力度加大,标示财务制度中重点内容,并发放至各部门,要求各部门执行。财管制度落实之后需要机床公司结合管理制度,结合公司经营状况、具体业务、劳动分工、运作流程明确各个岗位工作人员的责任。比如合理制定ERP系统操作手册以及运用ERP系统的规范,构建机床公司应用及管理实践系统体系,确保经营活动行为更加规范[5]。完善的规章制度可确保顺利实施财务管理制度,管理措施在有效落实后需要上报不合理的地方,合理运用措施修订制度,淘汰一成不变的制度,在实践中将ERP财务管理系统不断完善,促进企业财务管理进一步发展。

(三)组织结构设置方面

借鉴同行业公司走信息化道路成功经验,根据自身管理特征,实施分层次ERP系统,同时做好实时监控工作。第一层为公司管理层以及外聘软件指导人员组成,确保系统发展决策指令有效性,保证发生问题时可获得相应的技术指导,在公司信息化步入正轨后,可将外聘的咨询人员数量减少,但不应为了削减成本将咨询人员大量撤回,需要遵循相应的规律进行。第二层为财务管理部门专有,组成部分是财务部门核心领导成员,在企业中这些员工是灵魂,具有核心价值,其可确保财务管理有效性,上承管理者决策,下接基层部门命令,通常该层员工为企业副职级别及以上人员,这可保证指令实施有效性。第三层为财务部门基层执行人员,其需要正确理解上级传达指令,并且可快速、有效执行,保证质量及效率。

(四)财务管理方面

机床公司的固定资产具有品种复杂、分布广泛、变化较大等特点,在总资产中占比70%,因此应注重管理固定资产。将管理技术水平提高,合理应用财务管理系统及时、迅速地获取信息,结合特定指标价值对固定资产价值进行分析,有效进行资产管理,保证固定资产工作效率,加大监管固定资产力度。统计、评价单台设备产量和费用成本,通过ERP系统可查询内部订单,做好更新、维护工作,以订单组形式对单台设备订单加强管理。完善固定资产管理系统的管理功能,基于生产、管理信息系统的开发,在现场加强固定资产管理,在线检测固定资产,实现无纸化办公。除此之外,ERP系统可重塑企业业务流程,使其更加标准和规范,不管是采购原材料、签订订单,还是管理人力资源、核算款项、分配期末利润方案,都有一套系统的、标准化流程。

结语

ERP系统企业各环节工作中具有一套完整的流程,符合企业发展的信息化需求,提升企业的国际市场竞争力。企业利用ERP系统能够提升工作效率,减少成本投入,使企业在市场的激烈竞争中脱颖而出。ERP系统与时俱进,在企业信息化发展中能够发挥重要作用,这就需要企业结合自身特长,合理规划和选择信息化管理系统道路,有效应用ERP系统,将其作用充分发挥出来。

参考文献

[1] 庞宁.基于ERP的企业财务管理系统优化研究[D].昆明:云南大学,2018.

[2] 赵雅君.ERP环境下JS省电力公司财务管理系统研究[D].贵阳:贵州财经大学,2018.

[3] 林童.A企业ERP系统中财务管理模块优化研究[D].哈尔滨:哈尔滨商业大学,2018.

[4] 赵顺义.基于ERP的A公司财务管理系统应用存在的问题及其改进研究[D].天津:河北工业大学,2017.

[5] 王琦.ERP环境下改善我国中小民营企业财务管理对策研究[D].沈阳:沈阳大学,2019.

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