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传统档案馆与数字档案馆有机融合研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/4/1 9:31:58  

摘要:信息技术的快速发展使档案工作的内外部环境发生了巨大改变,档案工作的范围和对象不断拓展,新型载体档案不断涌现,电子档案数量剧增,社交媒体信息和其他网络信息成为档案工作的重要对象[1],同时,以大数据、物联网和互联网为代表的当代信息技术构建了档案工作的新环境。传统档案馆业务工作内容主要是针对纸质档案、手工操作方式设计的,越来越难以适应大数据时代的发展。而数字档案馆的建设需要一个过程,因此,在一定时期内两者会共存,以复合档案馆的形态存在。复合档案馆作为档案馆发展的一个阶段,是由传统档案馆向数字档案馆过渡时期档案馆存在的基本形态,是档案馆发展模式的现实选择。传统档案馆与数字档案馆如何有机融合,笔者认为,在分析二者存在联系的基础上,可以从技术、馆藏、人员、业务、管理、服务几个方面进行有机融合。

关键词:传统档案馆; 数字档案馆; 有机融合;

1 传统档案馆与数字档案馆的联系

1.1 数字档案馆是由传统档案馆开发的,用于解决新问题

传统档案馆在自身发展过程中面临着新事物和新兴科技的挑战,出现了许多难题。例如:档案实体的增多和新型载体档案的增加,非纸质载体档案的管理、检索和利用,人们对信息的传播、接收方法的变化和需求的增加等等。传统档案馆不能再使用以前的方法和技术来解决这些问题,它必须依靠先进的管理思想和科学技术来发展自己。

1.2 传统档案馆和数字档案馆始终是传递信息的中间角色

无论信息技术发展多么快速,也不管网络结构多么复杂,档案馆始终担任信息传递者的角色,主要围绕着信息、档案和用户三者开展工作。其中,档案馆不是生产信息的地方,其主要功能是保管信息,传统的档案馆可以很好地保护档案信息并将提供给用户。数字档案馆也是如此,它采集了大量的档案信息资源,以此为用户提供更优质的服务,所有工作流程基本与传统档案馆保持一致,它们需要采集、归纳、整理、保管和利用档案信息。但是,数字档案馆最大的优势在于它可以进一步优化和改进这种传递结构,以确保充分发挥传递档案信息的优势。

1.3 数字档案馆不会脱离传统档案馆而存在

存在于虚拟的网络空间、脱离档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时期被淘汰。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。

2 传统档案馆与数字档案馆的有机融合

2.1 技术的有机融合

技术的有机融合是二者有机融合的基础。传统档案馆的技术是指档案馆的传统技术及其建筑设备,如文件夹柜、目录柜、阅档桌椅等;数字档案馆的技术是指数字档案馆采用的信息技术、通信技术、数字技术、网络技术、虚拟技术、多媒体技术和其它现代信息技术以及计算机、通信设施和通信网络等现代技术设备。那么二者如何在技术上做到有机融合呢?首先要充分发挥传统档案馆的技术及其建筑设备的优势,其次要推动数字档案馆高新技术及其现代设备在档案馆的应用和发展,不断采用新技术来充实档案馆,从而使二者的技术达到有机结合、共存互补的和谐发展状态。

2.2 馆藏档案的有机融合

这是二者有机融合的核心。传统档案馆的馆藏档案是指所收藏的各类实体档案的总和,是独立的物理馆藏;数字档案馆的馆藏档案由本馆的数字档案信息资源和网络数字信息资源两部分组成,既有物理实体的成分,又有虚拟馆藏的成分。传统的馆藏档案是数字档案馆信息资源的基础,两者可以有机融合起来。因此,一方面,必须做好馆藏实体档案数字化处理工作;另一方面,要用数字档案信息资源充实馆藏,使有机融合后的馆藏档案既有传统的手写、印刷、缩微、视听型档案,又有电子或网络档案信息资源;既有实体档案,又有虚拟档案;既有单一媒体档案,又有多媒体档案;既有联机档案信息资源,又有脱机档案信息资源,然后建立完善的实体与虚拟档案,使复合档案馆有限的档案信息资源实体和无限的网上虚拟档案信息资源最大限度地结合,以充分满足用户多方面的档案信息需求,逐步实现复合档案馆信息资源共享。

2.3 人员的有机融合

人员的有机融合是二者有机融合的关键。传统档案馆人员是指掌握传统档案馆技术且能胜任其工作的人员;数字档案馆人员是指已经掌握数字档案馆技术且能胜任工作的人员,具体可划分三个层面:具体操作层、网络管理层和宏观决策层。具体操作层中从事内部档案信息资源管理的工作人员需要有较广泛的知识、扎实的档案学和信息学知识,可以独立进行档案信息利用和咨询活动,并可以对档案信息产品进行深层次的加工;具体操作层中的技术支持和维护人员要求有高水平的专业计算机技能,需要精通计算机和网络知识。网络管理层人员需要有敏锐的档案信息意识和较强的收集和组织整理网络档案信息能力,具有较强的创新和知识产权保护能力,具有良好的专业知识,具有较高的分析、判断和综合能力,熟悉网络环境中各种检索工具、归档信息源及使用方法。宏观决策层人员需要有敏锐的档案意识、开放的个性、灵活的头脑、良好的整体视野和强大的战略决策能力和协调管理能力,能正确分析数字档案馆内外部环境,并制定数字档案信息资源发展政策。如何对二者的人员进行有机融合呢?一方面,要将人员的知识结构进行有机地融合,使他们熟练掌握档案学专业知识、计算机网络知识和多种专业知识;另一方面,有必要将人员的技术能力进行有机地融合,使他们熟练掌握计算机技术、数字技术和网络技术,并逐步培养他们敏锐的档案信息意识和独立获取档案信息的能力,以及创新能力、管理能力、文字表达能力、协作和人际沟通能力,从而把他们锻炼成为能适应传统和数字化、网络化复合环境的复合型人员。

2.4 业务的有机融合

2.4.1 收集和利用业务的有机融合。

一方面要重视对各种档案的收集、整理、保管和借阅,同时又要加强对档案信息资源的开发和利用,对原有业务进行整合和升华,以适应信息时代的要求。例如,可以增加一些新的业务功能:档案信息数据收集与整理、档案信息数据库开发、档案信息导航、档案信息系统安全维护、网上档案信息知识产权保护以及技术支持等功能。

2.4.2 参考咨询业务的有机融合。

以档案信息资源的开发利用为基础,以用户的档案信息需求为核心,提供高品质的档案信息参考咨询服务,力争变配角地位为主角地位;可以通过开设档案信息参考咨询专线,建立档案信息参考咨询应答系统和点读系统等方式,来加强档案信息参考咨询服务。

2.4.3 用户培训业务的有机融合。

可以利用先进的技术手段,例如电子邮件、在线咨询、网上讲座、视频点播、远程教学等,来提高用户的综合素质。

2.4.4 信息服务业务的有机融合。

通过建立档案信息特色网站、虚拟档案信息资源导航站、交互式的档案信息服务系统、独立的档案信息资源服务器、直观的网络地址和友好的用户界面,开展在网上检索、借阅、拷贝、咨询、研讨和培训等各种档案信息服务活动,为用户提供跨时空的便捷的档案信息服务。

2.5 管理的有机融合

管理的有机融合是二者有机融合的保障。数字档案馆拓宽和激活了传统档案馆的管理内容和方式。在管理内容方面,虽然传统档案馆也涉及知识产权,但远远没有数字档案馆涉及的范围广、程度深,档案信息系统和数字档案信息的安全管理成为数字档案馆的重要管理内容;在管理方式上,传统档案馆基本上是手工操作管理和档案实体管理,数字档案馆则是计算机管理、网络管理和档案信息管理。那么如何将传统档案馆与数字档案馆的管理进行有机融合呢?笔者认为,既要加强传统档案馆的手工操作管理和档案实体管理,又要加强数字档案馆的计算机管理、网络管理和档案信息管理,尤其是档案信息系统和数字档案信息的安全管理,从而使传统档案馆的管理和数字档案馆的管理有机融合在一起。

2.6 服务的有机融合

2.6.1 服务对象的有机融合。

传统档案馆为实际到现场的用户提供服务,用户多为有限的固定群体;数字档案馆相对于传统档案馆而言,扩大了档案馆的服务对象,其档案信息知识用户表现为无限扩张与分散化,用户从有限向无限发展。如何对二者的服务对象进行有机融合呢?笔者认为,一方面要服务好传统档案馆的用户;另一方面要服务好数字档案馆的网络用户、远程用户、虚拟用户等,就是把一切通过档案馆来获取档案信息知识的人即档案信息知识受众当作服务对象,尽最大努力为他们提供优质的服务。

2.6.2 服务方式的有机融合。

首先,要不断向“任何(档案)信息、任何时间、任何用户、任何方式、最快速度”的最高境界发展,最大限度地满足用户的档案信息知识需求。其次,应尽量向用户提供多样化、深层次、集成化和个性化的服务。最后,既要重视一对多的服务,又要重视多对一的服务,从而实现多对多的服务。

参考文献

[1]朱晓东,张宁.基于证据视角的社交媒体档案管理——以微信为例[J].档案学研究,2017(2):63-67.

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