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数字化档案资源整合利用与服务机制构建研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/1/8 14:46:38  

摘要:随着网络信息技术的不断发展,越来越多的档案部门将信息技术与档案管理有效融合,推动数字档案管理发展,已成为档案管理工作发展的重要方向。但数字档案资源整合还存在一些问题,如何丰富与利用档案信息资源,已成为档案部门必须面对的现实课题。在这一背景下,有必要对数字档案资源整合、利用与服务机制构建相关问题进行探讨,提出数字化档案资源整合与利用的现实路径,并构建数字档案资源整合、利用与服务的协同机制,推动档案事业向前发展。

关键词:数字化; 档案; 整合利用; 服务机制;

1 数字化档案资源整合的现实诉求

数字档案管理已经成为信息时代档案事业发展的必然要求。随着网络信息技术的发展,形成了海量的数字档案资源。面对数量庞大的数字化档案资源,如何对其进行开发和利用,就成了必须解决的现实问题。因此,在数字转型背景下,档案管理部门应重视数字档案的价值和作用,走档案管理数字化之路,用协同服务理念推进数字档案资源整合和利用,提升对数字档案资源的整合能力,实现对档案信息资源的合理开发和利用,进一步提升档案管理部门的服务效率和质量[1]。

档案管理工作在不同的历史时期体现出不同的特点,因此在新的历史时期,必须注重档案管理工作出现的新情况和新问题。随着数字时代的到来,档案管理变得更为复杂。随着各种类型数字档案资源的增多,档案不兼容问题越来越突出。因此,只有推进档案数字化管理,实现对数字化档案资源的有效整合,才能在新的历史时期推动档案管理工作创新。而协同创新是数字档案资源整合、利用与服务机制建设的重要手段,有助于实现各类档案信息管理系统的对接和资源共享,加快档案信息传递效率,实现档案信息资源的有效共享,拓展档案信息资源服务范围,充分体现数字档案资源的价值和作用。特别是在数字时代,社会公众对档案服务提出了多元化要求,有必要构建和完善数字档案资源整合、利用与服务机制,提升档案资源服务质量和效率,更好地适应社会公众对档案管理工作的多元需求。

2 数字档案资源整合与利用的有效策略

2.1 强化档案信息组织

档案信息组织是指按照一定的原则和方法,依赖于先进的信息技术手段,将原来无序状态的特定档案信息经过档案信息组织,使其成为有秩序、系统化的档案资源。经过档案信息组织加工过的档案信息,能够满足用户的多种检索需求。传统的档案信息组织多局限于文本信息组织,采取的方法主要有责任者组织法、主题组织法和分类组织法等,通过索引、文章目录、综述等方式对档案信息的内容和特征进行概括,显然功能过于简单。档案管理部门应加大对信息技术研发力度,实现档案信息组织具备人类大脑知识记忆的部分模拟功能,提升档案信息组织的智能化水平,使档案信息资源不仅能够真实全面地反映信息本身记录的内容,还能够顺畅地帮助用户提取获得。

2.2 集成档案信息资源

数字化档案资源整合并不是简单地对档案资源进行叠加,机械地对档案信息资源进行抽取和利用,而是按照一定的标准,运用一定的技术,使数字档案资源得到有效融合,通过各种类型档案信息的交叉、汇总、集成,建立起由各种可利用资源组成的,具备一定结构顺序的用户导航与查询界面,进而为用户提供档案信息服务需求,更充分地实现数字档案资源的功能和价值。一方面,应注重传统档案资源与数字档案资源的融合利用,重点解决传统档案资源与数字档案资源在利用过程中的“各自为政”问题,通过对传统档案资源的合理转化,扩大数字档案资源规模,为档案信息资源集成奠定坚实基础。另一方面,应明确档案信息资源集成标准,实现传统纸质档案资源与数字档案资源的无缝衔接,通过对传统档案信息资源和数字档案信息资源的组织和加工,提炼出有价值的档案信息资源,实现有价值档案信息的有效存储和管理。此外,应采用必要的技术方法和手段,实现档案资源管理与服务的有效整合,提升档案管理部门的服务范围,重点发展数字化档案服务,重塑数字化背景下的档案服务模式,实现档案信息资源集成服务效果最大化。

2.3 实施专题档案资源调查

这是档案信息资源整合的重要基础,也是优质档案资源库建立的必备条件。在此过程中应注意一些事项。

2.3.1明确专题档案资源调查原则。结合专题档案资源特点,确定专题档案资源调查原则,为后续工作开展明确方向和思路。一般情况下,应以着眼于档案资源整合、实现档案共享、充分发挥档案作用为专题档案资源调查的基本原则。

2.3.2收集与专题档案调查相关的各类信息资源,明确信息资源的来源机构以及分布特征,以便更好地把握和利用专题档案资源。

2.3.3明确调查对象,可以按照时间脉络、人物脉络和地域分布脉络明确档案信息资源的关键要素,并以此为基础确定调查对象。

2.3.4构建完善专题档案资源调查方案。结合专题档案资源调查具体情况,设计和完善具体的调查表和实施策略,明确专题档案资源调查注意事项,确保专题档案信息资源调查方案的全面性和系统性。

2.3.5撰写专题档案资源调查报告。专题档案资源调查本身就是数字档案资源整合的重要方式之一,通过专题档案资源调查能够实现信息标准整合、法律法规整合、数据库整合等。因此,在数字档案资源整合过程中应选取灵活多样的专题档案资源调查方式方法,提升数字化档案资源整合效果。

3 数字化档案资源整合与服务机制的协同

数字档案资源整合的最终目的是为经济社会发展服务,为广大人民群众服务。因此,有必要建立数字档案资源整合与服务机制,实现数字档案资源整合与服务的协同,更好地发挥其特殊价值和作用。

3.1 加强管理协同

从数字档案资源整合本身看,所有整合的信息都存在某种联系。因此,有必要利用管理协同理念,对数字档案资源内部的各个子系统进行时间、空间和功能结构的重组,通过管理协同和信息技术创新,突破数字档案资源的“信息孤岛”鸿沟,实现对数字档案资源的统一规划、管理和开发利用。在推进数字档案资源整合与服务机制协同时,应打造社会化、开放、协同的服务模式,对分散的不规则的数字档案信息进行整合,打破数字档案信息资源之间的壁垒和边界,明确服务社会、服务群众的具体原则,运用各种管理方法和技术手段,实现对数字档案资源的高效共享、协同,发挥数字化档案信息资源的整体效用,实现数字化档案信息资源的深度开发、利用和增值。

3.2 加强组织协同

协同理论研究的重点在于如何实现各种系统从无序变成有序,而组织协同则是通过一定的组织方法,实现组织的科学有序。当前我国档案管理体制仍然遵循集中统一、分级管理的基本原则,这为数字档案资源的整合利用与服务机制构建创造了有利条件,但要想真正实现数字档案资源的协同服务,还须对当前的管理体制进行创新,赋予组织一些新的功能,通过组织协商,实现档案管理机构之间的良性高效互动,构建顺畅的数字档案信息沟通网络。同时,在协同模式下还应推进系统组织协同机制共建,推动跨系统协同档案服务组织模式创新,提升协同管理效率,进而达到“超链接”和松散耦合的关系,实现数字化档案资源整合与服务机制的协同目标[2]。

3.3 加强制度协同

当前困扰数字化档案资源整合与服务机制协同的一个重要因素,是制度机制不规范。因此,有必要结合当前数字化档案资源整合与服务机制协同构建的具体需求,明确数字化档案资源管理的具体标准、规范和要求,形成相应的制度机制和考核办法,用规范化的方式推动数字档案资源整合,同时也为数字资源整合与服务机制构建提供制度依据。一方面,在具体标准和规范确定上,应严格按国家关于电子文件、档案管理的相关法律法规规章制度,制定数字档案资源协同管理办法。另一方面,为提升数字档案资源整合与服务机制协同效果,应完善相应的监督管理机制,完善现有档案保密、奖惩、责任追究制度,解决数字档案资源整合与服务机制协同存在的问题,更好地发挥数字档案资源的价值和作用。

数字档案管理已经成为新的发展趋势,档案管理部门应该注重数字档案资源整合、利用与服务机制构建,充分利用网络信息技术,加大数字档案资源整合力度,完善相应制度机制,推动数字档案信息资源协同发展,更好地推动档案事业发展进程。

参考文献

[1] 梁伟杰.“互联网+”背景下数字化档案资源整合与服务探讨[J].贺州学院学报,2019(02):127-130.

[2] 李静.数字档案资源整合与服务机制的发展策略[J].青春岁月,2019(020):453.

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