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数字化档案管理的特点及优势浅析
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/1/8 14:49:12  

1 数字化档案管理的特点

1.1 档案管理的数字化具有定的先进性

因为数字化集中体现在信息存储的技术更加先进,安全程度也较传统的档案管理提升到了新的层次,传统的档案管理具有一定的局限性,这种局限性主要体现在两方面,一方面是查阅信息的地点的局限性,也就是说只能在档案馆或是存储档案信息的地方进行查阅,并且不能外借,一定程度上制约了档案信息的发展。另一方面,时间上的局限性。因为档案馆的开闭馆时间都有着严格的规定,人们只能在特定的时间内查阅信息。但是信息化的档案管理就不同了,其能够使人们随时随地对信息进行查阅,不受时间空间的限制,方便了人们获取信息。

1.2 档案信息变得更加虚拟化

这种虚拟化主要是指管理人员将档案信息扫描至计算机中,通过一定的程序进行资源整合,使得各个档案馆内的资料变得更加充实,馆内资源不再受到限制,在互联网上可以随意进行查询,开展借阅服务,这一特点充分体现了档案信息的价值所在。

1.3 档案信息的数字化管理使其变得更加智能化

使用者仅需要通过几个简单便捷的步骤就能搜索出所要寻找的资源,并且这些信息是经过安全加密的,因此不必担心信息遭到泄露,一定程度上保证了档案信息的保密性。

1.4 用户能够更加方便的对档案信息进行使用

这也是最重要的特点,因为一切先进的科学技术都是用来为人们服务的,是以人们的需求为依据的。在此基础上,还大大缩短了查询时间,有效地减少了人力、物力以及财力。

2 数字化档案管理的优势

2.1 提高经济效益

过去,档案管理所需的经费始终居高不下,因为不仅要支付人员的工作费用,还要支付办工场所所需要的费用,无形之中,就占据了一大笔开支,为国家增加了一定经济负担。但是随着档案管理的信息化逐步发展起来,资源得到有效的降低,在方方面面均体现出当前国家所倡导的可持续发展的理念,做到了避免过度浪费。以及各项资源的充分利用,经济效益也就随之提高了。

2.2 提高办公效率

信息及时准确,数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。例如今年1月份突如其来的疫情来到,武汉市的城乡建设局急需中国中元国际工程有限公司设计的2003年北京抗击非典的小汤山医院图纸,中国中元的决策者接到求助到下达指令给档案时,到档案时从检索并发送完2100张图纸,仅仅用了一小时十八分钟。这才是真真正正实现了文件查阅的快准全的一个定位,大大提高工作效率。

2.3 具有较强的时效性

档案的整理、管理是一项较为浩大的工程,按照以往传统的方法,不仅需要很长的时间,而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法,应用新技术手段,通过网络采集等手段减少中间环节,大大降低劳动强度,缩短档案整理周期,提高工作效率,体现出档案的利用价值。

3 数字化档案管理的意义

3.1 信息时代发展的必然需求

长期以来,由于种种客观原因,计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用,档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决,造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。如果还不重视档案数字化的建设,不能在网络上有效地传递利用档案信息资源,就无法进入信息时代的快车道,最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。

3.2 加强科学研究、普及科教知识、服务社会

数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息,它不仅能够满足科学研究,大型复杂课题所需资料,一般工作需要,而且可以满足社会大众家庭教育等需求,在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。

档案管理的数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键,加快档案数字化建设步伐,加强档案的规范化管理,提高管理水平、提高效率,增强档案服务水平。

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