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电子档案管理的保密工作探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/1/8 14:52:25  

摘要:电子档案管理保密工作开展时,要做好相关设备、制度等方面的工作,保证档案保密工作的顺利进行。同时需要采取相应的措施,从硬件的更新换代和人才的培养管理方面积极进行创新,并做好日常的维护管理工作确保档案信息的安全性,提升档案管理水平以及信息资源的价值。

关键词:电子信息档案; 管理措施; 保密工作;

1 电子档案管理保密的重要性分析

1.1 提升档案管理效率

档案保密管理工作是档案工作的主要内容。传统的档案管理模式需要大量人员参与,管理成本较高,直接造成员工工作强度增加,影响到档案管理效率。强化电子档案管理保密工作,避免出现档案信息外漏的情况,保证信息安全。采用现代化数字技术对档案进行管理,不仅可以提升工作效率,还能以电子版的方式代替纸质载体,有效节约了成本。

1.2 增加档案管理安全性

档案管理是一项严肃工作,长期以来,由于在有限的空间内存放着大量的纸质文件资料,一旦由于管理不慎出现火灾等问题,将会造成重大损失。同时,当前部分档案管理工作量巨大,因此需要多人同时对档案进行管理。这种非专人负责的管理模式不利于形成有效的监督管理机制,甚至存在泄漏信息的情况,严重危害名誉以及社会的稳定性。通过档案管理信息化建设实现网络平台管理档案信息,减少人员数量,提高档案管理质量与效率,从而有力降低信息泄露情况的发生概率。

1.3 提高档案资源利用率

档案管理工作内容较多,利用信息化建设构建相应的数据库,统一整理与收集信息资源,实现分类处理信息资源的目的。相关的部门在档案管理负责人的授权下,可以对制定的信息文件进行网络访问,从而提升信息共享的效率,这种共享模式安全性较好,还能更好地发挥信息资源的价值,推动进一步发展。

2 电子档案保密工作的问题

2.1 缺少信息化建设意识

电子档案管理过程存在部分管理者不重视,造成内部人员缺少信息化建设意识,也没有意识到电子档案保密工作的必要性,导致文件在管理过程中存在一定难度,并且资料不够完整,严重影响后续工作的开展。

2.2 档案管理方式的问题

实际中电子档案管理模式落后,整体水平偏低,档案资源利用率偏低。档案数量在增加的过程中,管理部门未及时认清形势,在开展工作的过程中依然依赖人工管理模式,导致效率低下。也有部分购置计算机、复印机以及扫描议等设备,但是档案管理平台系统没有建立,对于档案的借阅管理不够重视,在计算机平台上对档案的检索处理依然面临较大问题。

2.3 工作人员素质有待提升

档案管理人员的素质直接影响到电子信息档案管理工作的质量。对于先进的设备和平台不够熟悉,也会降低工作效率。我国的老式管理办法已经不适用于现在信息化的时代对档案管理的要求,这就要求我国的档案管理方法需要改进。

3 做好电子档案保密管理工作的具体措施与方法

3.1 做好档案资料规划处理

信息化建设作为档案管理工作的最终趋势,档案管理人员要意识到档案电子信息化的重要性,意味着短时间内电子信息档案数量增加,需要充分利用档案管理优势,通过网上完成资料分类与处理,提升管理效率。传统档案管理方式为后续的分类管理造成负担,甚至还会造成重要资料的丢失问题。因此在做好档案管理工作的过程中,需要搭建完善的数字化网络平台,形成电子数据库,并利用专业的设备和系统对资料进行处理,提升工作效率。

3.2 提升电子档案整理的效率

为加快大数据时代管理模式的转型,需要做好以下几个方面的工作:第一,加强硬件的建设,传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性,在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二,应该积极对现有的档案资源进行转化,借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三,还应该协调相关的部门积极配合,确保档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设,为数据档案管理提供标准化流程。

档案管理采用数字化电子处理储存处理的内容相对较多,为更加系统的对档案信息进行管理,需要在相关的部门之间建立稳定的系统,并做好电子档案的传递和共享,并有专人负责,及时对档案进行归档处理。重视安全环境的营造。信息化建设为档案管理提供了更多的便利条件,但当前的计算机技术在发展过程中,依然会受到黑客攻击和病毒入侵的威胁。并且数字电子设备的运维也是一项重点工作。因此为保证档案管理的安全性,需要建立好防火墙,并由专人负责,对于电子档案的访问应该设定专门的权限,及时做好垃圾的清理和病毒的查杀工作。同时还应该做好电子设备的日常维护工作,保证信息的安全性。

3.3 做好档案信息资料的协同管理

利用信息化建设做好企业的档案管理工作,需要充分发挥信息处理的时效性优点,同时实现相关部门对档案信息的操作。为进一步提升工作效率,需要制定相应的管理制度协调各个部门,加强员工之间的互动。同时对于相关人员应该及时进行培训,让其意识到档案管理的重要性,并充分发挥信息化建设的优势。

档案管理工作信息化建设时,要加强利用信息技术与网络技术,保证档案目录的完整及数据库建设的完善,重视档案信息的录入工作,保证信息录入的快速性与准确性。提高档案数据库建设的速度,实现传统纸质档案向电子化方向转变,增加电子档案数量,减少纸质文件的数量;在推进档案信息化管理进程中,不仅要配备先进的现代化档案管理体系,还要在企业中推广规范、统一的档案管理应用软件,为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。要具有先进的体系管理,将档案信息进行分类归纳,每一个部分都要有专门的部门来进行管理。此外,针对电子档案数量繁多的特点,可以根据档案资料的重要程度划分不同层次,每个层次阅读需要相应的权限,如果没有权限则无法读取。利用这种层层设防的保密方式,降低档案资料内容外泄的风险,最大程度保证电子信息档案资料管理的安全性,推动电子档案管理工作的顺利开展,提高档案管理质量与效率。

3.4 加强队伍建设

电子档案管理保密工作,需要重视引入人才,切实发挥档案管理中信息化技术的优势,完善档案管理保密制度,提高档案管理人员的责任意识,并将保密意识落实到工作各个层面。对于转型过程中改进的电子设备,需要有专业的技术人员进行培训,从而充分借助网络信息技术的便利性,提升工作效率。另一方面,由于时代的发展变化,数字化在档案管理中的应用方式也会发生改变,应该做到与时俱进,及时对工作人员进行理论和技能培训,全面做好电子档案的编目和分类工作,并及时对档案资料进行备份处理,提升档案管理的水平。

电子档案管理保密工作的开展,直接受到档案管理人员素质与理念的影响。通过推进数字化建设的方式满足大数据时代的要求。这就需要采取措施提高档案人员专业素养,对于人才的选拔,应该重视其计算机操作水平、大数据技术的掌握情况以及基本的档案管理理论知识,从而保证人才的综合素质达标。另外,由于时代的发展变化,整个管理人员需要在不断的学习中与时俱进。对于数字型资源,不仅要做好基本的存储,还应该及时对档案进行组卷、编目、分类、录入。电子信息档案管理保密工作的落实,最为主要的就是更新计算机技术设备,重视网络安全管理工作,更新计算机软硬件,保证计算机设备高效率运行,奠定档案管理保密工作的顺利进行。

结语

总之,电子档案管理保密工作开展时,要做好相关设备、制度等方面的工作,保证档案保密工作的顺利进行。同时需要采取相应的措施,从硬件的更新换代和人才的培养管理方面积极进行创新,并做好日常的维护管理工作确保档案信息的安全性,提升档案管理水平以及信息资源的价值。

参考文献

[1] 王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作[J].中国管理信息化,2017,20(01):182-183.

[2] 刘燕.档案管理工作如何加强电子信息档案管理[J].企业改革与管理,2015(20):21.

[3] 崔萌萌.如何做好电子信息档案管理的保密工作[J].科技风,2015(14):268.

[4] 王梅.网络环境下涉密档案安全保密体系构建[J].黑龙江档案,2014(06):21.

[5] 丁晓玉.在信息时代下档案管理中的保密工作[J].赤子(上中旬),2014(23):249.

[6] 张贵芬.浅谈信息时代档案管理中的保密工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2013(12):50-51.

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