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高校档案管理工作信息化建设策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 8:58:58  

摘要:高校档案是随着高校的发展而积累起来的重要信息资源,不仅在高校的建设和发展中发挥着重要的作用,而且在毕业生毕业投身于社会不同岗位中,方便企业和单位查询员工基本信息也发挥着应有的作用。因此,在对高校档案管理工作进行信息化建设的过程中,要着眼于档案资源的利用价值,促进构建档案信息共享平台建设。更要采取科学的信息化建设方向和理念,通过引进现代化的管理系统和管理软件、培养优秀的档案管理人才等措施,实现档案管理由传统管理向现代信息化、数字化、智能化的管理方向转变,使高校档案管理工作长足发展。

关键词:高校档案;档案管理;档案信息化;

由于计算机的快速普及,极大推动了大数据、云计算等各种高新技术的快速发展,这些高端技术的应用可以不断提高产业的技术生产和运营效率,降低产业的运营成本,各行各业开始更加注重将产业与新技术结合,逐步与信息时代相融合,避免在发展过程中被时代逐渐淘汰。在高校档案管理相关工作中也是如此,随着我国高等教育体制的不断变化,高校招生规模逐步扩大,每年高校新生、毕业生、高校员工人数逐年增加,涉及的教学资料也越来越多,同时也增加了高校档案管理相关工作的开展难度,传统的纸质档案管理已经变得无法完全适应这种新形式。

因此,必须借助高效率、高配置的信息技术对其进行改革,通过促进档案管理与新技术的结合,提高档案管理的服务效率。高校档案管理的主要内容包括教学档案、人事档案、学校建设档案等,这些档案是非常重要的个人信息,如果丢失或损坏会对学校工作、学生、教师个人造成不良的社会影响。但目前阶段,高校学生档案管理工作还存在一些不足,因此积极加强高校档案管理信息平台建设也是高校适应时代快速发展和推进高校档案科学管理的必然要求。

一、浅析新形势下高校档案管理特点

新形势下,高校档案管理工作发展呈现出档案管理服务模式信息化、数据存储和档案资源整合利用管理数字化、资源整合自动化、资源利用管理服务模式多样化五大特点。首先,以高校档案管理中的主要应用场景为例,高校档案管理模式以各种科学技术为依托,利用大数据可以建立“档案数据库”,通过对专业统计数据的分析,准确合理地设置人事招聘岗位、合理管理毕业生档案、高效调派在校生档案、迅速准确地开展教学工作,从而实现各类人员信息的准确有效匹配。其次,还可以通过多媒体渠道信息采集全面的档案信息,实现可靠、高质量的高校档案管理服务。

1.高校档案信息存储和管理实现数字化

在高校利用信息化、数字化推进校园系统建设的背景下,逐步加快了高校教学档案管理向数据存量信息化、资源存取数字化迈进,将高校档案高效保护变成实体化,深化高校档案保护管理效能。以学校教学过程中档案管理的数字化开发为例,根据用户交互性、可操作性和信息安全性的不同需求,档案管理模式形成了内部网站工作人员经常使用的web客户端/web服务器框架结构模式和外部网站用户经常使用的web浏览器/web服务器框架结构。在信息系统管理架构上,初步形成了包括数据管理层、业务层、逻辑管理层和数据展现层的管理体系。并加入了管理数据库的应用选择和管理数据采集、系统管理和信息系统安全控制设计等相关内容,有效促进了档案管理技术水平和档案工作服务水平的提高。

2.高校档案管理的资源整合的信息化

随着高校建设现代化的不断深入,以数字档案信息技术为支撑的高校档案管理系统智能正在不断加快。信息化为充分整合高校现有的数字档案信息资源,实现高校档案管理资源的整合与共享提供了重要的技术支撑,档案信息的有机信息整合也加快推进。同时,高校的一些特色专业档案、师生档案等多种相关档案可逐步纳入高校数字档案馆,为今后不断进行高校档案信息的有机信息整合和共享奠定坚实的基础。

3.高校档案管理工作呈现多样化

随着高校档案管理工作的不断深入,服务高校科研工作、服务高校历史文化体系建设、服务高校历史文化研究逐渐成为高校档案管理工作的主要着力点,这也呈现出了当前高校档案管理工作的多元化发展特点。特别是高校档案资源也逐渐成为社会信息资源的重要组成部分,高校档案管理工作发生了很大的变化,由以前的只针对学校教学、教职工、学生的服务转变为与社会衔接的更广泛的工作职能,高校档案管理也由以前重视后端资源的收集转变为前端资源的收集,以便更好地进行多元化服务。

二、高校档案管理工作信息化建设的积极作用

在高校档案管理工作由传统向现代化转变的过程中,通过各项信息化手段的应用可以通过对高校档案信息进行数字化存储,进而便于划分成不同的类别,如教学档案信息、人事档案信息。这一明确的体系建设和遗失档案管理工作思路更加清晰,避免传统的纸质档案管理中存在的无法全面查看档案信息等一系列缺陷。对提高高校信息化管理的水平发挥着积极作用。

1.顺应高校档案管理的发展趋势

随着高校档案的不断增加,档案管理工作也随之增加。高校档案管理信息化建设利用技术手段的有效实施,通过数字化技术取代以往的手工方式,大大减轻了档案管理人员的工作量,提高了档案管理的效率,能够为广大师生带来更加便捷的服务,也能使档案资料保存年限延长。

2.提高档案管理工作人员的能力

信息技术已经广泛应用于各个领域,随着高校的不断发展,档案管理对管理人员技术和综合素质的要求也越来越高。作为高校档案管理人员,必须具备较高的数据处理和分析能力,为了高效地处理大量的数据信息,必须加强对信息技术的掌握。因此,数字化时期高校档案管理信息化建设的不断完善,通过引进新的管理软件和管理设备,可以在一定程度上提高档案人员的业务能力,有助于其自身技术的充分提高。

3.提高了学校档案管理水平

信息化档案管理工作将原来的人工管理和大量纸质文档存储转化为以计算机为主的信息化管理层面。将原来在密密麻麻的档案架中提取档案信息,发展到在电脑端全面操作,完成档案查找和调取工作,使信息资源在全校范围内,不受时间和空间的限制,得到充分的利用,并通过全院档案库信息化建设,将分布在各部门的档案资源整合形成统一管理,简化传统的档案管理中的许多烦琐程序。

4.促进各高校之间的档案资源共享

传统的纸质档案一般只有一份或几份,数量很少,只能在同一个地方查看。且由于档案数量非常庞大,在查找档案时难免会浪费大量人力、物力。而高校档案管理的基本目标是方便社会各个角色和各个领域的利用。传统的纸质档案难以实现的远距离传输、随时随地调取等,而信息化档案都可以做到。无论是高校毕业生还是教师,无论哪个行业,在任何角落的用户都可以通过授权访问到自己需要的档案资料,为高校学生就业、教师远程备课都提供了许多便利。

三、高校档案管理工作信息化建设中存在的问题

1.忽视高校档案管理工作的信息化建设

首先,高校应当十分重视档案管理的信息化,档案处理的程度直接影响到档案处理的信息化效果。而现实生活中,一些高校领导受传统观念的影响,重视学校的科研而忽视档案的管理,使得信息档案管理工作无法顺利进行。有的领导对信息化档案管理缺乏认识,没有认识到学校发展与档案管理的关系,没有制订档案管理信息化建设项目,不能帮助档案管理人员更好地开展工作。其次,高校的档案管理人员本身也缺乏对自己工作的认可,认为档案管理工作不重要,档案管理只需要保存资料的完整性就可以了,而忽略了档案在其他方面发挥的研究与应用价值,因此疏于学习新的管理技术和管理手段,这也是阻碍高校档案管理工作信息化建设的一大因素。

2.档案管理人员的工作能力问题

要想建设高质量的信息化档案管理体系,要求高校培养一支信息化技术过硬、精通档案管理工作、有创新意识,愿意不断学习新理念和新技术的综合性档案管理人才队伍。而现阶段,高校档案管理人员还停留在传统的管理方法和技术层面,已经不适应当前的信息化档案管理工作要求。不能积极贡献自己的力量,影响了高校档案管理信息化建设。有一些高校对档案管理人员培养不力,导致档案管理工作停滞不前,且高校举办的培训工作针对性不强,不能提高档案管理人员的工作水平,使培训失去了现实意义。

3.档案管理工作信息化建设中的安全问题

对于任何行业来说,信息技术的应用是一把双刃剑,它在提升各行业工作效率的同时,也非常容易发生网络安全问题、信息泄露等问题。目前在高校档案管理工作信息化建设的过程中,由于一些高校的基础设施没有得到充分的完善,引进的信息化设备质量较低,选择的档案管理系统功能欠缺,且在发展过程中没有投入足够的资金用于档案管理系统中的防火墙和网络安全系统建设,这使现阶段一些高校的档案管理系统时常出现数据丢失、数据篡改等现象。此外,高校的档案管理人员由于不重视档案管理工作,缺乏责任心,也是造成档案管理缺乏安全性的一大原因。

4.档案管理信息化建设手段相对落后

许多认识不足的高校领导把工作重点放在教学和科研上,在忽视档案管理工作重要性的同时,也对学校的建设造成了不良影响,而且很多高校的领导对档案管理建设的意识不够强。一旦出现档案资源方面的问题,才会发现档案管理的重要性。也有不少高校领导对档案管理认识简单,认为就是把档案整理好、保管好,对利用档案带来的效果的认识不深,也就对档案管理投入不足,使档案管理信息化建设难以全面开展。从目前发展情况来看,很多高校档案管理部门对新技术、新软件的引进不足,基础设施都比较落后,不利于开展档案管理信息化建设的开展。

四、高校档案管理工作信息化建设策略

1.组建专业化的档案管理队伍

高校档案管理信息化技术的快速进步和发展离不开一批高素质的网络专业技术人员,而对档案管理的技术支持也需要这样一批复合型专业人才。档案管理人员作为建设档案信息化管理的关键,需要更高的知识水平和技术手段,因此,对这方面的人才培养和引进不能放松。高校应与时俱进,对现有工作人员实施专业培训,提高其专业能力,培养其专业素质,更新其专业知识。同时,要开设档案信息化建设的专业课程,积极培养既懂档案管理又懂计算机技术的高级人才,通过课程教学培养提高整个档案管理行业的整体业务能力。此外,高校还可以建立良好的岗位竞争机制,提高员工的竞争意识,动员档案管理员工作的积极程度。随着档案管理人员水平的不断提高,档案管理信息化建设工作将会进展得更快,朝着专业化的方向迈进,取得更好的效果。

2.加强安全管理,提高重视程度

首先,迫切需要解决信息化档案管理过程中的网络安全问题,一方面,国家要制定严格的信息保密制度,让工作人员按章办事,严格遵守规则,培养从业人员的安全保密防范意识;另一方面,高校还需要针对网络入侵的问题制订多种防御措施,建立完善的管理制度,努力实现档案管理顺利存取的管理制度。其次,高校需要更加重视档案的高端信息化建设,加强高等院校档案管理知识的宣传,让大家更加了解档案管理,使工作得到各个高校成员的支持。对档案管理工作的重视有利于完善档案管理的基础设施建设,带动高校各部门的配合档案管理工作,使档案管理的信息化可以更好地为学校服务。

3.完善档案管理基础设施和系统建设

为实现档案管理信息化,高校必须从基础设施建设和规范制度建设两个方面构建高校档案管理模式。首先,在基础设施建设中,高校应加大投入,购置高质量的信息化设备,以满足档案管理人员的硬件需求。高校应购置高档次的档案管理软件,及时升级系统,提高档案管理人员的工作效率。更要做好设备维护和管理工作,减少故障发生频率,延长设备使用时间。其次,高校在档案管理工作规范制度建设过程中,要加强档案管理水平,在档案管理信息化的基础上,完善资料保密制度,避免档案信息恶意泄露,保护校园和个人数据安全。高校应以发挥档案的最大价值为目标,完善档案管理和使用制度,保证档案资料使用的便利性。

4.提升档案管理信息化服务的效率

要想使高校档案管理工作信息化建设发挥最大的作用,就要提升档案管理信息化服务的效率。首先,在高校档案管理工作体系的建设上,应该以“高效率”和“实用性”为依托,在初期的档案信息收集、档案信息归类,后期的档案信息调用上,引入大数据技术,建立完善的信息数据库,投入大量资金,确保档案信息的安全性和稳定性。其次,再针对高校人员和相关企业政府查询档案方面,要将他们关注的信息放在优先查询的条件当中,为他们提供最快速、最精准的查询。

五、结束语

高校档案是随着高校的发展而积累起来的重要信息资源,不仅在高校的建设和发展中发挥着重要的作用,而且在毕业生毕业投身于社会不同岗位中,方便企业和单位查询员工基本信息也发挥着应有的作用。因此,在对高校档案管理工作进行信息化建设的过程中,要着眼于档案资源的利用价值,促进构建档案信息共享平台建设。更要采取科学的信息化建设方向和理念,通过引进现代化的管理系统和管理软件、培养优秀的档案管理人才等措施,实现档案管理由传统管理向现代信息化、数字化、智能化的管理方向转变,使高校档案管理工作长足发展。

参考文献

[1] 杨舒然.高校人事档案管理信息化建设的价值[J].办公室业务,2020

[2] 李晓丹.高校档案管理信息化建设方法探究[J].办公室业务,2020

[3] 陈婷婷,张晶.关于高校人事档案信息化管理建设中的问题探究[J].通讯世界,2017

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