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数字化环境下档案信息资源整合及利用方案研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:02:33  

摘要:在党中央的领导下,积极借助数字化背景为档案管理工作所带来的积极影响,对档案信息进行整合与利用,能够有效提升信息整合效率,提高信息本身的质量,并使利用效果得到改善,优势显著。在未来,有关领域应基于国家的发展状况,以及自身的发展方向,对档案信息进行充分整合与利用,应重视服务大局、提高法治水平、完善管理体制、做好监督工作,并积极利用信息化系统与相关软件,实现对资源的充分开发,为档案工作质量的提升奠定基础。

关键词:数字化环境;档案信息;档案馆;信息系统;

数字化环境基于互联网技术的发展而出现,为各领域的发展,创造了肥沃的土壤。数字化环境下,各领域运行所产生的数据量增多,且仍呈现不断增加的趋势,与此同时,各项信息化系统的应用,同样为社会运行效率的提升,提供了坚实的保证。档案管理工作,同样需结合数字化技术,提升对信息资源的整合与利用水平,如此方可持续提升管理质量,改善管理效果。

一、档案信息资源整合利用的重要性

数字化环境下,做好档案信息资源的整合与利用工作,符合国家对档案管理未来发展趋势的需求,同样有利于提高档案管理效率。具体而言,上述工作的重要性,主要体现在以下方面:

1.符合国家要求

国家档案局《在2020年全国档案局长馆长会议上的报告》中指出,当前,我国正处于“十三五”胜利收官时期,将马上进入“十四五”时期。在过去的几年内,我国企事业单位在档案管理工作中,取得了可喜成果,证实了当前所用管理模式的有效性。但如长期采取同一模式落实工作,极容易导致工作模式无法跟紧时代的步伐,致使管理效果难以达到预期。在“十三五”走向“十四五”的重要阶段,需要对档案管理工作进行创新,要积极结合数字化资源,在数字化环境下,对档案信息进行充分整合以及利用,确保信息能够发挥其价值,为有关领域的长远发展提供支持。

2.提高工作效率

传统的档案管理工作模式,具有一定落后性,具体体现在效率低、质量低、难度大、风险高四方面。上述问题的出现,与管理工作的实施者无明显联系,但与管理所用工具显著相关。在过去,工作人员所采取的档案信息整合模式,一直以人工模式为主。随着近年来档案数量的增加,人工模式的弊端逐渐暴露。工作人员需要耗费大量精力,方可实现资源的收集,效率极其低下,且难度较高。另外,人工整合信息的过程,同样可能出现信息错误的风险,严重影响档案质量。在数字化环境下,将信息化工具应用到档案信息资源的整合与利用中,能够有效弥补传统模式的缺陷,更大程度提高档案管理效率,提升资源整合的便利性、有效性与准确性,同时使资源的利用率得到提升。

二、数字化环境下档案信息资源整合及利用要点

数字化环境下,有关领域应充分利用数据,积极应用软件,充分利用资源,方可使资源的整合与利用效果得到呈现。

1.充分利用数据

近年来,随着各领域发展规模的扩大,以及社会对人才需求量的提高,档案信息的数量正在不断增多。在上述信息中,不仅包括人力资源信息,且包含着我国居民过去的历程,以及相关领域过去的发展路径。不同的档案,其中所包含的信息千差万别。是否能够对其进行充分利用,关系着能否在其中找到规律,从而借助规律,对人力资源进行合理分配,制订未来的工作计划,确定下一步的发展战略与目标,从全局角度看,这对国家规范、长远的发展具有重要价值。2020年是不平凡的一年,在这一年里,新型冠状病毒肺炎暴发,以美国为代表的各个国家,经济发展速度均不断减缓,甚至经济停摆,市场陷入崩溃。在紧迫的形势下,在我党的领导下,在全国人民的共同努力下,中国成为全球唯一未受新冠肺炎的影响而导致经济陷入崩溃的国家,不仅如此,我国经济的发展反而稳步提升。上述成果的达成,与对档案信息的充分利用存在联系。在紧张的局势下,我国各领域充分利用了档案信息,实现了对疫情的有效控制,在大数据的支持下,借助数字化技术取得了多项突破。在未来的档案信息资源整合与利用过程中,工作人员同样需要以“充分利用数据”为要点,利用数字化技术对档案信息进行收集与处理。与此同时,在计算机中建立档案库,实现对大量信息的存储,以便需要时可对其进行利用。

2.积极应用软件

数字化环境下,档案信息的整合以及利用,离不开信息化软件的支持。信息化软件,又称信息化系统,是借助计算机终端以及网络技术而形成的一大系统,具备多样化功能。与传统的人员档案管理模式相比,系统的应用能够有效提升管理效率,并降低对档案资源进行整合的难度。对各项软件进行充分利用,可使工作人员随时对信息进行收集与整理,甚至可随时予以利用。

数字化档案管理信息系统,一般包括档案整理、保存、管理、利用、调取、统计、销毁等多项功能。有关领域需要以“积极利用软件”为要点,借助软件的多种功能,实现对档案信息的充分整合与利用。具体方法如下:(1)整理:在数字化管理的模式下,可实现档案信息的全文搜索、批量归档等功能,大大减少工作量和提高工作的准确性。(2)保存:有关领域可以利用信息化系统,对档案信息进行存储。信息在被接收后,均可存储在数据库中。数据库具有容量大的特点,存储性能极强。经过存储的数据,可长期存在于数据库中,工作人员可随时对其进行整合与利用。(3)管理:借助信息化系统,工作人员同样可实现对档案信息的管理,包括对信息进行更改、删减、增加等,档案库存信息一目了然。与传统模式相比,上述模式下信息的整合性更强。(4)利用:工作人员可在需要时,借助信息化系统对档案资源进行利用,提高工作效率。(5)调取:在信息化系统中,工作人员可采取多种手段对档案信息进行调取。在获取权限后,工作人员便可进入到系统中,通过输入档案信息的存储时间、档案名称、相关人员等关键词的方式,筛选出一批符合需求的档案信息。在上述信息中,工作人员同样可进一步筛选,确保能够在短时间内调取档案,并予以利用。与传统档案利用模式相比,上述模式下工作人员无须花费大量时间对档案进行归类,也无须在大量档案中查找需求档案,工作难度明显减小。(6)统计:在信息化系统中存在着运算功能,工作人员可利用上述功能对资源进行统计,便于发现其规律,从而针对性的予以应用。(7)销毁:工作人员可借助信息系统销毁档案,利用系统的功能,高效率的达到工作目的。

3.充分利用资源

档案信息种类多且复杂,此为档案信息整合与利用期间,需要关注以及面对的主要问题之一。充分利用资源,有助于达到上述目的。在档案管理工作中,可供利用的资源,包括网络资源与现实资源两种。就现实资源而言,工作人员可通过图书馆查找书籍等途径,达到获取档案信息的目的。就网络资源而言,工作人员则可利用新媒体了解档案信息。传统的档案管理模式下,对档案信息进行整合的途径,仅仅包括书籍等现实资源,相对而言,资金来源单一,故档案信息的获取量同样较少,内容不足以支撑有关领域对其进行利用,同样不足以支撑各个行业的长远发展。新媒体资源的加入,有效解决了上述问题。在网络时代到来后,一批新媒体行业异军突起,快速发展与进步,并形成了新的势力。我国秉承着创新的理念,积极接纳新事物,充分利用了新媒体的优势,将其纳入到了档案管理资源之中,为档案信息的整合以及利用提供了保障。有关领域可以以“充分利用资源”作为要点,提升信息的整合与利用效率。

三、数字化环境下档案信息资源整合及利用方案

1.建立网络管理模式

传统的档案管理模式,以人工模式为主,管理人员的组织结构相对落后,且难以与数字化档案管理模式下的管理方式相适应。因此,应在数字化背景下,积极建立网络管理模式,对传统模式进行更改与优化。具体而言,管理模式的优化,需要从组织结构的划分、责任制的落实,以及监督机制的落实三方面出发而实现。从组织结构方面分析,应选择对数字化技术掌握程度较高的人员负责管理工作,保证管理质量。从责任制方面分析,应以档案信息的收集、存储、管理、调取以及利用等环节作为依据,要求不同人员分别负责不同环节的管理工作,每一环节出现问题,均需由相关负责人承担责任。从监督机制方面分析,每一环节的工作人员,均需要相互监督,进一步保证工作质量。

2.提高档案管理力度

首先,从思想上提高处理网络信息安全突发事件的站位,将档案信息安全放在关键位置,筑牢档案信息安全保障体系的防护盾、安全网,确保档案管理系统和数据的安全可靠,防止档案信息泄密、失密、损坏和丢失。其次,从制度上保证档案信息安全建设有章可循,严格遵守国家档案保密方面的相关法律法规。在此基础上,完善档案信息安全管理体制,落实信息安全责任制度,建立了库房安全月度检查制度,下班安全检查制度,确保库房安全。同时,档案室大力组织开展各种形式的信息安全技术培训及信息安全法治教育活动,单位各级领导、职工认真学习、熟悉档案管理相关法律法规,增强依法治档管档意识。再次,在数字化环境中,档案安全管理又增加了信息系统安全这一重要内容。因此,档案管理人员不但要做好常规的档案安全管理工作,还应借助杀毒软件等措施确保档案信息系统不中病毒。最后,完善备份机制。为确保数据安全,根据档案重要程度以及管理使用的需要,对电子档案数据进行脱机备份、异地备份等。

3.提高管理人员素质

管理人员的素质,一定程度上影响着档案管理效果,同样影响着档案信息的整合与利用效果。因此,为了提高整合效率,保证利用率,提高管理人员的素质较为重要。提升素质方式具有多种,从自身以及外界两部分出发,均可达到目的。管理人员要具备责任感,应以谨慎的态度参与到管理工作中,对档案信息进行整合与利用。要认识到,世界正处于不断变化的过程中,技术的更新换代同样较快,故需不断吸收新知识,学习新技术,使自身的能力能够跟紧时代的发展步伐,为档案工作做出更大的贡献。与此同时,有关领域应通过培训、开展讲座等方式,全面提高管理人员素质。

4.重视服务大局

重视服务大局是提高档案信息利用率以及利用价值的主要途径。所谓服务大局,指的是服务集体、社会、人民以及国家,而非服务自身。首先,有关领域需要根据集体的需求,对档案资源进行收集,并分门别类地对其进行整合,当未来需要时,应保证能够针对性地调取有价值的档案信息。其次,对档案信息的整合,同样需要考虑到社会以及人民的需求,要以促进社会发展、提高人民生活质量以及幸福感为目的,完成档案信息的整合以及利用工作。最后,档案信息整合以及利用过程中,工作人员需要重点关注国家的政策以及发展方向,需要以促进国家发展为目的,制订信息整合与利用方案,体现信息的价值。

5.提高法治水平

档案信息的整合以及利用,需要符合法律的规定,要在合法的范围内,做好管理工作。为了达到上述目的,一方面应提高管理人员的法律素养,另一方面则需要国家从法律的角度出发,加大对档案信息整合与利用的管理力度,规范行业发展。从第一方面分析,有关行业需要在培训工作中,加入法律制度培训的内容,要通过普法的形式,以列举案例为手段使管理人员认识到在法律范围内做好工作的重要性,从而减少违法行为出现。尽管我国近年来尚未见因档案问题而违法的案例,但仍需对此问题加以重视。从第二方面分析,国家需要针对当前的档案管理情况,不断完善相关法律,为相关领域提供指导,提高法治水平。

6.完善管理体制

完善管理体制对档案信息整合与利用率的提高而言,具有重要价值。而管理体制的完善,则需要从管理模式、管理理念、管理手段三方面出发而实现:(1)管理模式。档案管理人员需要借助“全过程管理模式”,对档案信息进行整合以及利用。要从档案信息的收集入手,跟踪档案至存储、调取、利用直到销毁的各个过程,保证档案安全,保证档案信息能够被充分利用。(2)管理理念。档案管理人员,需要借助“PDCA”管理理念,提高档案信息的整合与利用水平,要在制定信息整合与利用计划的基础上,切实落实计划,并检查计划的实施效果,从而不断弥补漏洞,予以完善。(3)管理手段。档案管理人员应秉承着创新的理念,不断对管理手段进行更新,针对不同类型的档案,应采取丰富的手段予以管理,保证管理效果。

7.做好监督工作

档案信息整合与利用的过程中,有关人员应做好监督工作,一方面保证档案信息整合完善无误,另一方面则需要保证信息利用充分有效。在监督工作落实期间,工作人员需要确定每一份档案信息的来源,要保证来源可靠。在确定来源后,仍需进一步对信息的准确性进行判断,保证无误差,保证准确性。在存储期间,应确保存储可靠,避免数据丢失。而在信息利用时,则需要确定利用的方向,要保证其价值能够真正发挥。

8.提高开发力度

提高档案资源的开发力度,有利于使档案信息进一步丰富化,使整合的完善性提升,使利用的价值得到进一步凸显。提高开发力度的关键,在于对多种资源以及工具进行充分利用,并借助数字化背景下的技术,不断拓宽信息来源渠道。除此之外,国家也需要加入各领域的档案管理工作中,而各领域则应在档案局所制订的发展规划的指导下,调整自身发展方向,为自身以及国家的发展提供助力。

四、结束语

综上所述,在党中央的领导下,积极借助数字化背景为档案管理工作所带来的积极影响,对档案信息进行整合与利用,能够有效提升信息整合效率,提高信息本身的质量,并使利用效果得到改善,优势显著。在未来,有关领域应基于国家的发展状况,以及自身的发展方向,对档案信息进行充分整合与利用,应重视服务大局、提高法治水平、完善管理体制、做好监督工作,并积极利用信息化系统与相关软件,实现对资源的充分开发,为档案工作质量的提升奠定基础。

参考文献

[1] 樊振东.档案数字化与数字档案馆的若干思考[J].兰台内外,2019

[2] 王丽君.简析数字档案馆建设中存在的几个问题[J].科技资讯,2019

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