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发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:06:18  

摘要:为了更好地保存相关的信息,有必要注意纸质文件的安全性和可靠性,并明确文件管理的目的。随着我国经济以及计算机技术的不断发展,最大限度地实现了电子档案和纸质档案的互补优势,并促进了档案的健康发展。从某种意义上说,纸质档案馆不仅记录了中国发展的历史,是电子档案不可替代的,与电子档案相比尤其具有价值。

关键词:纸质档案;档案信息化;管理;重要作用;

引言

我国的计算机水平正在不断提高。随着计算机水平的不断提高,档案信息管理已成为档案管理的重点,但是纸质档案的重要性在档案信息管理过程中不容忽视,纸质文件在文件管理中也是非常重要的内容。在文件管理过程中,需要澄清的是文件信息管理不能完全替代纸质文件。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念和特征

纸质档案顾名思义指的是将所有的信息记录在纸上,例如信件,电报,家庭账户,书籍,合同,重要的信息等等,这种记录方式可以将所需要的信息完整地保留下来,以供将来需要时进行参考。但是纸质档案记录信息的时间较长,使用起来特别方便。

2.纸质档案的好处

自创建以来,纸质档案馆已有约2000年的历史。具有如此长的历史寿命的原因具有电子档案无法替换的优势。首先,档案中的信息和载体是密不可分的,这种不可分割性也称为依赖性。因为记录在纸质档案中的信息非常稳定,可以长时间的保存,并且一旦封存不容易被更改,或者被销毁,并且纸质档案可以反映信息的独创性,但是在计算机系统上记录的资料有可能出现丢失、毁坏的情况,造成的后果也是不可想象的。纸质文件是用笔记下来所有的历史事件,文本和图表可以清晰地表示了时间和事件的基本背景,对公认具有很强的说服力,并且易于接受。此外,纸质档案馆是高度安全的,并由专业档案工作人员保存,纸质档案需要长期存放并具有专业的保管权,因此通常不容易损坏。当然,纸质档案在保存过程中会遭受氧化和水解,但是通过谨慎有效的针对性措施,可以有效避免此类问题,并可以保存纸质档案较长的时间。在保存纸质档案的过程中,档案的载体和信息是统一的,因此可以完全保证整个纸质档案信息的独创性,并且在使用过程中不容易篡改纸质档案信息,满足了一些可靠性的要求。而且,由于纸质档案信息和载体是紧密相关的,并且在变更过程中非常困难,因此应确保纸质档案内容的稳定性,并充分利用载体和信息。此外,纸质存档持久耐用的原因是在申请纸质档案过程中,只需要获取图表和文本就可以,而无须经过更多复杂的步骤。而且纸质档案持久耐用的另一原因是因为在使用过程中具有较长的保质期,在存储期间不会受到损坏。而且,在纸质档案的存储过程中,如果存储不当,则会发生氧化和水解,但是可以通过降低化学反应条件来解决问题,最大限度地延长档案的使用时间,提高纸质档案的价值。

3.纸质档案的缺点

纸质档案需要大量搜索并且效率低下,这可能会浪费资源。首先,纸质文件是排他性的,只能由一个人读取,这使得多个人难以同时共享。其次,获取纸质文件需要进行大量工作,获取文件所需的信息也很困难,从而降低了效率。

同时,纸质档案在记录、归档、装盒的过程中需要很多人的协同配合,而且在这些过程中还会由于工作人员的粗心而出现错误,为了尽可能地避免错误,还需要有专门的审核校对人员,只有严格地完成了这一系列的程序,才能保证整理好的档案有更大的实际价值。由此可见,纸质档案十分消耗人力资源。

纸质档案的管理与电子档案的管理相比也比较落后,电子档案是通过计算机来进行管理的,管理的各个程序在计算机上已经设计好了,基本不需要人力来负责,而且像档案丢失、档案出错、档案受潮等基础错误都不会发生,而纸质档案必须派专人来管理,同时,还要经常整理,检查某些档案是否丢了或者有破损的情况,如果发生了这样的情况,管理员们要及时补救,同时,管理员还必须认真记牢各个纸质档案的位置,以免需要查找资料时找不到。

所以说,纸质档案的管理一方面会消耗大量的人力物力,另一方面也不利于多人同时共享,导致了传播信息的速度变慢。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

纸质档案是我国使用最早的档案形式,它在我国有着悠久的历史,纸质档案在我国存在了那么长时间而没有被淘汰,那它必然有着在档案信息化背景下出现的电子档案所不可替代的重要性,下面,我们就来认真分析一下纸质档案在档案信息化背景下存在的重要意义。

1.纸质物理文件具有更高的可靠性和更强的生命力

在数据管理时代,纸质档案比电子档案更加可靠,在文件信息管理的背景下,文件材料的详细开发和广泛使用已使其在纸质档案中可以有效保存和发挥原始文件的作用。

2.纸质物理文件具有更高的稳定性和安全性

在电子档案信息存储过程中,电子档案的安全性受到计算机的限制,其中,电子信息的安全性由于系统的不稳定性及其易受病毒和黑客的攻击影响,如果受到病毒的入侵,文件数据很可能丢失。而纸质文件本身非常稳定,并具有良好的安全性。

3.纸质物理文件可以保证文件的可靠性

档案馆的最基本作用在于保存档案的原始证据和法律证据。在存档的情况下,全面实现数字化。但是需要解决两个问题:电子存档的可靠性和法律效力。纸质档案的良好管理绝对可以保证其可靠性,而且纸质文件的信誉和法律效力远高于电子文件。在管理文件信息的过程中,很难判断电子文件的真实性,因此在这些更重要的文件中,为了使电子文件具有真实性和法律效力,还需要保存原始纸质文件。

4.纸质物理文件具有更高的稳定性和安全性

在计算机软件存储信息文件有时是不安全的,因为计算机软件可能会受到病毒和黑客的攻击,造成信息文件的丢失,以至于造成不必要的损失,由此可见,电子信息存储的安全性较差。而纸质档案是在纸上记录下来的,如果管理的比较严格,不会有丢失、损坏的现象发生。与纸质文件相比,计算机相关的软件及其信息在保存时有一些缺点,电子文件在传输和使用方面利用率较低,因此需要采取相应的保护措施。如今,网络黑客和病毒严重威胁了计算机网络系统和电子信息的安全,计算机网络防火墙的建立以及病毒检测和查杀系统可以在安全保护方面发挥重要的作用,但是随着黑客和病毒修复工作的不断完善,电子档案信息中可以依赖的安全保护技术和方法很难再提供安全保护。因此,需要保存纸质档案,现如今纸质档案的安全管理模型和经验已经非常成熟,为了确保信息环境中电子档案的安全性和可靠性,不仅要不断创新和开发、应用各种类型的信息安全技术手段,以保证纸质档案的安全性。

5.使用物理纸质文件来增强文件信息的存储和使用的持久性

档案的价值体现在其存储和使用中。由于电子文件需要存储在诸如磁盘和硬盘的电子介质的虚拟空间中,因此不可避免地会受到诸如存储介质、技术条件和外部环境等因素的影响,与物理纸质文件相比,保质期和使用寿命相对较短,因此,在保存纸质档案的过程中,对电子档案的存储和设备的使用有更严格的要求。就纸质档案而言,除了自然灾害,人为盗窃和破坏等因素之外,还提供适当的寒冷、高温、干燥和潮湿的条件,使用寿命长达1000年以上。有价值的存档材料由于具有很长的保存期限,因此更加有价值,档案信息管理不能用其他类型的档案代替纸质档案的永久保存的价值。因此,为了确保电子档案和纸质档案的双重安全性,需要将电子档案和纸质档案分开进行分类和存储。同时,建立由专业的图书馆员来管理和维护。

由此可见,虽然电子档案在社会各界已经得到了普及,并且以其方便、快捷的优点广泛地受到人民群众的青睐,但是,纸质档案在如今的信息化时代依然有着十分重要的作用,她的这些重要作用是电子档案所替代不了的,所以,社会各界人士都要重视起对纸质档案的保护,千万不能让纸质档案消失。

三、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策

经过上述讨论,纸质档案在档案信息化管理背景下的重要作用已经不言而喻,所以,档案管理人员应当结合档案管理工作的实际需求,利用纸质档案的优势,来提高自己的档案管理水平。档案管理人员应当把自己多年的工作经验和所学习到的新型的档案管理理念与当地的实际情况结合起来,思考出一些能够发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策。

1.更新文件管理的概念,并正确理解纸质文件和电子文件的共存

随着我国经济的不断发展,文件管理者需要及时更新观念,不断创新、学习与借鉴的文件管理经验和知识,掌握国家与先进国家文件管理的发展趋势,并正确理解纸质文件和电子文件的共存,将两者结合在一起,做好相关的工作,以促进我国文件管理的发展。

2.为纸质档案的全部作用奠定良好的思想基础

纸质文件和电子文件不同且相关,应辩证对待。两种关系:首先,两个记录的值和功能是相同的,两者都记录真实事件。其次,纸质文件和电子文件的记录方法不同,但记录内容相同。区别在于:一是电子文件的保留时间短。而纸质文件的保留时间长。第二,电子文件对环境温度,湿度没有很高的要求。而纸文件对环境温度、湿度、防火和氧化有特定的要求。第三,以多种方式使用。纸质文件是高度防伪的,可以阅读,复制和租用,但是使用效率较低。而电子文件则易于使用,节省时间和空间,并且效率更高。第四,搜索和分类之间是有区别的。必须将纸质文件一一分类到文件的目录中,然后编译案例文件目录。而电子文件可以直接检索,从磁盘上的序列号目录中一个接一个地检索电子档案,以便快速排序和分类。第五,两种身份验证过程有所不同。创建纸质文件后,需要多个标识:值标识,寿命标识和审阅标识。而电子文件必须在创建文件之前完成电子文件识别过程,包括保留值,保留期限,病毒的存在等。第六,两种类型的安全性有所不同。纸质文件的安全性在于储存文件的环境要安全、卫生等。而电子文件的安全性在于防止黑客与病毒的入侵,以免造成文件丢失的现象发生。

3.完善文件管理标准和制度,在两者之间建立统一的工作机制

一种方法是根据现实情况和工作需要,科学地确定用于将现有纸质文件转换为电子文件的格式,标准和系统,从长远角度来看,是传统纸质文件的电子化到文件的转换。二是科学发展。从现在开始,将整合电子文件和纸质文件,以促进两者的合理共存和科学发展。第三是采用“双重设置”文件存储模式。具体来说,将具有不同载体但文件内容相同文件的双重保存。由于纸质文件和电子文件之间的主要区别及其各自的特点,该管理模式的实现可以实现出色的存储效果,有效地避免了重复存储的现象,同时又将两者结合在一起,有效地整合在一起,不仅可以有效地发挥档案的高效存储和检索功能,而且可以真正实现档案保存的价值。另外,由于其独特的特性,电子档案本身可以以副本形式存储在其他地方,有效地避免了对档案数据信息的意外损坏。因此,档案馆应该在开发过程中真正认识到该管理模型的价值,并根据实际情况主动使用该管理模型,这可以有效地优化其结构,同时提高档案保护的有效性和质量。

4.充分利用纸质档案,促进纸质和电子档案的互补和协同发展

在管理的各个方面,纸质档案可以比电子档案发挥更基本和补充的作用,并充分发挥纸质文件中原始文件的作用,确保电子文件的可靠性和安全性。此外,充分利用纸质文件载体,能够增加存储和使用最新档案的价值。纸质文件可以比电子文件存储更长的时间,正确管理和存储纸质文件将更好地体现文件的价值。

5.积极推进纸质档案的数字化管理

随着纸质档案的不断创新,积极推进纸质档案的数字化管理是势在必行的,传统的纸质文件与电子文件要结合在一起,使得纸质文件与电子文件相互转换。纸质文件可以通过扫描等方式输入到计算机内,使得纸质文件可以转换为电子文件,以提高文件的管理效率。在纸质档案数字化管理不断发展的同时,数字处理将使用一系列数字设备,例如扫描仪和数码相机,这有助于转换为存储格式,例如磁盘,磁带和光盘,并恢复已归档材料的模糊或褪色的笔迹,以及损坏的或不完整的照片,这种方式还具有一定的恢复促进作用。同时,可以及时更改文件使用情况,从而允许更多的人参与资源共享。

6.及时改进和调整档案存储功能

只有有效地结合电子文件和纸质文件,才能充分实现其价值。两者都必须取决于实际情况,因此特定的设备和基础结构对于真正确保其安全性和完整性至关重要,并且纸质文件中存储的信息量很大,长期储存案件档案,存储纸质档案人员的压力较大。

通过认真执行这些举措,纸质档案一定能够在它擅长的领域里发光发热的,同时,整个档案管理工作也会变得更加科学、更加合理,这样,就能够有效地避免在查询档案时遇到的各种可控风险,使档案能够高效率的、高质量地发挥出它应有的作用,

结束语

通过以上讨论,为了更好地保存相关的信息,有必要注意纸质文件的安全性和可靠性,并明确文件管理的目的。随着我国经济以及计算机技术的不断发展,最大限度地实现了电子档案和纸质档案的互补优势,并促进了档案的健康发展。从某种意义上说,纸质档案馆不仅记录了中国发展的历史,是电子档案不可替代的,与电子档案相比尤其具有价值。

参考文献

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