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网络时代高校档案管理信息化模式探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:10:51  

摘要:在网络时代下,高校档案管理信息化模式有许多开展途径,各级部门应该承担起相应的义务与责任,力求创新。其一,高校应该坚持以教学和科研为中心的创新原则,鼓励学生、教师勇于创新,并且将相应的档案归纳好。其二,高校应该注重标准化管理体系的建立,力求科学、合理,遵守规则秩序。其三,高校应该注重加强基础设施建设,完善信息化设备,补足设施短板。其四,高校应该应用云端大数据中心的数据处理能力,发挥大数据的优势。其五,高校应该推进档案信息互联共享,实现档案信息透明化,进行相应的公示。其六,高校应该做好智能化信息采集的工作,优化采集程序。其七,高校应该做好人才培养工作,关注学生、教师的成长与发展。其八,高校应该注重档案管理机制的优化,完善信息化管理体制,从各个方面简化手续,为教师、学生等人员提供更多的便利。

关键词:网络时代;高校;档案管理;信息化;模式研究;

高校档案管理是为招生、科研、教学和其他各项工作服务的重要事项。做好档案管理工作,提升档案管理效率,是高校现代档案管理工作的重要任务。在社会体制不断优化的今天,高校档案管理信息化建设,是我国高校教育教学、科研工作开展的有力支撑。高校学生档案、教师档案繁多,在管理上有许多复杂而烦琐的程序,在传统管理模式中,造成了许多的负担。以信息技术为导向开展的档案管理模式具有高效能、共享性特点,增强档案管理的实效性。信息化时代下档案管理工作与信息化技术的融合已成发展趋势。高校档案源自长期的教学、科研、管理等各项工作,是一笔宝贵的信息财富。做好高校档案管理工作,既可以让学校的发展留下痕迹,也可以为总结教训、调整策略、解决问题提供依据。

一、以教学和科研为中心的创新原则

高校应该始终坚持以教学和科研为中心的创新原则,关注人才的培养与发展,在档案中详细记录好教学与科研的相关事迹,本着为学生负责、为教师负责的态度,将与教学和科研的相关事项进行系统的整理、归纳。在传统的高校档案管理模式中,过程与步骤十分烦琐,并且记录也不好保存,随着时间的推移,很难进行再次检索。如果时间相隔过久,很容易导致记录的丢失,耽误正常使用,造成不必要的损失。得益于信息技术的发展,高校档案管理模式有了崭新的面孔,不再是纯“人工”操作,而是有了机器的“加持”,使得操作更加简便,并且电子存档的模式更加“人性化”,易于存档、调档。当有需要时,通过固定的方法,能够使得信息再现,从而为有需要的人员提供便利的服务。这样能够大大减轻人力的负担,提高工作效率,并且延长了档案保存的时间,可谓一举多得。

因此,高校应该紧跟时代潮流,注重创新的原则,不能故步自封,应该及时引进位于科技前沿的管理模式,不断优化本校档案管理的模式,为本校师生、毕业生提供更多便捷。一方面高校应该关注本校的教学方面,做好人才培养的工作,提高教师的水准,引进高层次人才,做好人才储备工作,这样才能够为学生良好的授课质量提供保证和保障,相信在优秀教师的带动之下,学生能够获得更多的启发。另一方面高校应该关注本校的科研方面,鼓励教师、学生、职工参与到科研创新的队伍之中,参与到各种竞赛比拼当中,在完成日常的教学、学习工作之余,投身于科研事业,拓宽社会视野,锻炼适应于社会发展的各种本领。高校要将教学和科研的各项档案详细、系统的规整,增强教职工和学生参与校内管理的信心。这样一来,通过坚持以教学和科研为中心的创新原则,有利于增强校内的创新氛围,完成更多办学指标。

二、标准化管理体系的建立

高校档案管理是一项十分烦琐而复杂的工作,同时又不失严谨,各部门应该力求科学、合理,完善各项管理标准,使得各项管理工作“有理可依”“有章可循”,这样也有利于校内人员明确高校信息管理的规定,从而更加积极主动地配合其工作。高校有必要致力于标准化管理体系的建立,完善各项规章制度,在追求档案管理信息化的道路上,“以理服人”。高校人员众多,下设各种学院、学部,在管理工作上本就十分复杂,而档案管理又需要细化各个环节,这就加大了高校的工作负担。在网络时代下,虽然相关的程序有所简化,但是仍然要走好常规的路线,否则会出现很多程序漏洞,泄露人物隐私,给别有用心之人可乘之机。因此,高校应该重点加强标准化管理体系的建立,明确各项规章制度,虽然档案管理追求信息化,但是仍然不能放弃应有的要求、标准。

高校之间应该促进交流,相互学习,在实现档案管理信息化的过程中,经过不懈的努力与探索,完善各项标准,完成查漏补缺。在实践中,高校应该根据教职工、学生的要求进行相应的调整,在追求简化、便捷的同时,不能放弃对高标准、高质量的要求,不能一味地追求便捷。除此之外,高校之间还可以对此进行沟通,相互借鉴,找到更加行之有效的途径。在理论支持的基础之上,完善实践标准。高校之间应该本着开放、包容的心态,及时联系。比如,高校之间可以开展主题讲座,邀请专业人士进行讲解,学习相应的管理模式、技术。除此之外,高校之间还可以开展专题会议,请校内的相关人员做工作汇报,然后进行热烈的讨论,鼓励各方踊跃发言。这样一来,通过标准化管理体系的建立,有利于高校档案管理信息化的工作更加科学、合理,在此基础上,进行完善。

三、加强基础设施建设

基础设施是高校实现网络化、信息化建设的重要支撑,随着经济水平的提升,人们的生活质量有了很大的提高,各项基础保障也逐渐完善起来。高校在这一方面也应该有所作为。信息化、网络化的道路离不开基础设施的加持,高校应该完善校内网络的建设,为广大教职工和师生提供便捷的“校园网”,实现资源的共享。档案管理信息化的实现还有很多道路要走,并且随着时间的推移,管理的模式和要求都在发生着变化,这就需要相关部门跟上节奏。高校不仅要实现基础设施的信息化,还要实现人员管理的信息化,要让教职工、师生具备接受信息化管理的意识,增强应对各种信息风险的本领。众所周知,学生档案流动性、变动性较大,传统的管理方法具有很多弊端,难以保证其实用性、真实性。因此,高校务必要加强基础设施建设,提供各种用于信息化管理的设施,在基本保障方面做好措施。

例如,高校应该及时更新校内网络,普及先进的网络设备、系统,为档案管理提供更加高效的管理模式与方法。在这一方面,高校要加大资金投入,保障网络基站基础设施的建设,提供更加先进的管理系统。与此同时,安排专业的相关人员负责好网络的运行、维修工作,防止意外情况的发生,不能耽误正常使用。另外,高校要完善校内的教学、科研、实验等方面的基础设施,为广大教职工和师生提供良好的工作、学习环境和条件。高校要在学生宿舍管理上多下功夫,让学生住的放心、舒心,能够让学生倍感关怀,增强对学校的信任,从而自愿服从学校的各项管理工作。在教学楼、实验室、会议室、报告厅的布置上应该多加管理,制订《守则》,提示广大教职工与学生服从管理,爱护公共设施。这样一来,通过加强基础设施建设,有利于让资金的投入更加真实有效,提高办学条件,树立良好的办学形象。

四、应用云端大数据中心的数据处理能力

值得注意的是,虽然档案管理信息化相比较传统的管理模式已经简便了很多,但是这仍然需要经过“大数据”的处理。在网络时代下,“云端”“大数据”等词汇已经令人耳熟能详,尤其是在高校的管理工作当中。由于高校人员众多、事务繁多,如果不依赖现代化的管理模式,很容易出现“脱节”的现象,也容易出现数据的“丢失”情况,造成不必要的损失。高校面临着财务档案、图书馆档案、学生档案、教职工档案等多项档案管理的任务,每一项工作又都是十分严谨的,不能有一丝马虎,并且要层层上报,每一级都要做好自己的本职工作,确保工作精确、按时完成。“大数据”能够让数据实现共享,并且在有需要时进行提取,无论是在建立数据库上,还是在检索数据库上,都有着无可比拟的巨大优势。因此,高校应该主张应用云端大数据中心的数据处理能力,发挥信息技术的优势,将数据的保存时间延长。

例如,高校应该推进云端大数据的应用,将本校的财务档案、图书档案、学生信息档案等分门别类,进行归纳,再将其上传到“云端”长期保存,并且进行校对,本着对所有人负责的态度,确保信息的准确性、真实性。高校应该在相应的部门中规划好管理模式,根据每个部门自身的特点,进行有效整合。比如,财务档案难免会涉及“计算”“统计”,那么这部分档案就可以引入像EXCEL这样的办公软件,及时在网站之内完成信息处理工作,而不用再额外进行其他操作,免去工作人员的负担。图书馆档案应该给每本图书设置检索书号,并且根据其门类进行放置,如文学类、语言类、科学类等等,并且将图书的具体信息上传到图书馆部门的“云端”当中,当有教师、学生需要时,可进行检索、借阅。除此之外,在图书馆档案的信息化过程中,高校不应该拘泥于传统的“馆内检索”“到馆检索”的模式,可以利用公众号、小程序、软件等方式,为广大师生提供更多的便利。这样一来,通过应用云端大数据中心的数据处理能力,能够增强数据的“灵活性”,建立信息数据库。

五、推进档案信息互联共享

在高校的管理工作中,档案管理是非常重要的组成内容,在招生规模壮大,高校扩建的背景下,档案管理的要求越来越高,传统的档案管理模式必然无法满足现代化档案管理的要求。在网络时代下,各种信息分享、沟通的渠道繁多,每个人都不可避免地处于信息的“旋涡”当中,面对着众多的信息资源,在给人们带来巨大便利的同时,也出现了一些信息泄露、隐私泄露的问题。高校在这一方面也应该加强对后勤部门的管理监督,保障校内人员的信息安全。除此之外,高校要借助信息化的“东风”,推进档案信息互联共享,将校内的档案信息管理模式透明化、可视化,保证工作的公开、透明。另外,高校要搭建档案信息管理平台,在保障账户安全的前提下,让有需要的人员自行检索,而不用非要去学校的某个部门。这样能够减少时间上的浪费,打造“高效办公”的理念。

综合以往的教学经验不难发现,信息技术应用于高校档案管理,实现高校档案管理的信息化,不仅有效保护了档案原件,也提升了档案利用效率,实现高校档案信息资源共享,能够为高校教学、科研和管理提供有力保障。因此,高校要搭建档案信息互联共享的平台,实现信息的“无缝衔接”,为有需要的人提供相应的服务。例如,高校可以通过微信公众号的形式来建立数据库,让有需要者自行登录、索取有效的信息,这样能够大大提高信息获取的效率。除此之外,高校还可以通过微信小程序来实施信息的管理,上传有用的信息,简化获取信息的步骤,让师生感受到档案管理信息化的便捷与优势。此外,高校之间应该就此展开沟通,试行、运营各种“云端数据库”,实现信息互联,建立友好的合作关系。这样一来,通过推进档案信息互联共享,有利于增强高校档案管理工作的公开化。

六、智能化信息采集

实现大数据时代高校档案管理的信息化,不仅有助于提升管理品质和效率,也有利于实现档案作为珍贵信息资源的价值再创造。信息采集是档案管理的主要源头,也是建立信息数据库的重要前提。在信息采集的工作上,高校应该严加把关,确保信息的准确性,将管理权落实到每一级部门当中。高校每年都要进行多次信息采集工作,而由于近些年高校的扩招,招生工作、招聘工作、管理工作等等都需要不断信息更新。众所周知,高校人员众多,各种教学、科研、管理事物繁杂,信息采集的工作量是巨大的,如果都由主管部门进行采集,不仅容易加大工作人员的负担,还容易耽误时间,导致采集的低效性。因此,在信息化的视角下,高校可以采用“智能化”信息采集的手段,利用各种网络优势,加快信息传播的速度,这样不仅能够提高信息采集的速度,也能够提高其准确性。

例如,高校可以指定一套标准化的管理体系,对信息采集的工作进行优化,按照逐级下放的方法,将每一级部门的工作进行有效、详细的部署,然后再各自实施。信息采集是高校档案“成形”的基础,万事开头难,一定要走好第一步。为此,高校可以建立一套完整的智能化系统,让广大教职工和学生能够积极地配合信息采集工作的开展,不要因为技术层面的漏洞造成不必要的损失。比如,高校可以进行人脸识别、指纹识别等手段,进行基本信息的录入,再让教职工和学生通过填写网络“收集表”,自行填报信息,上交至管辖部门,先从最小的单位开始,可以是“班级”,在逐渐上升至“专业”“系”“学院”,每一级都要按照标准进行核对,确保万无一失。这样一来,通过智能化信息采集,不仅能够进行采集工作上更加简约,并且在后续工作的实施过程中也更加顺畅。

七、做好人才培养工作

档案管理信息化发展是大数据时代背景下的重要趋势,也是有效推动高校改革与发展的时代要求,如今云计算、互联网以及大数据等快速发展,为高校档案信息化发展提供了全新且可靠的支持。在这一技术的支撑之下,高校不能忘记本职工作——人才的培养。高校本身就是培养人才的“摇篮”,应该追求人才培养的多元化,让其能够适应社会的发展,成为促进社会发展的栋梁之材。在人才的培养工作上,高校应该制订详细的培养方案,并且在随后的教学进展过程中进行调整,让学生度过积极向上的大学时光,而不是虚度时间。因此,高校要发挥信息技术的优势,加强对学生的培养,在教学方面,加强对教师的培训,确保为学生提供良好的学习条件,同时鼓励学生参与到各种科研工作当中,而不是做“书呆子”,还要学会适应社会发展的各种技能,这样当学生日后走上社会,才能够感恩当初努力的自己。

例如,高校要根据学生所学的专业,制定培养计划,在培养计划中,不仅要包括学生所完成的课程,还要给学生设置相应的实习、实践机会,让学生能够有机会将所学知识学以致用,并且在实践中学会更多的知识。除此之外,高校还应该定时举办一些学术讲座,鼓励教师、学生积极参加,参与交流,借此机会将位于教学前沿的一些领域知识进行传递,开拓师生的眼界。高校还可以为学生安排实地参观的活动,在专人的带领之下,让学生参与到走访调查的过程当中,了解工作领域、社会领域的发展实况。此外,高校可以加强对教师的培训,提高教师的教学技能,不仅在教学上为学生提供良好的学习条件,也要对学生的人生发展提供有用的帮助,鼓励学生参与到科学研究、社会实践的队伍当中,给予学生有效的指导。这样一来,通过制订培养计划,举办讲座交流会,有利于做好人才培养工作。

八、档案管理机制的优化

随着互联网的发展,虽然给高校的档案管理工作带来了极大的便利,但是其中也存在一些问题,并且这些问题日益突出,包括档案管理质量不高、数字化建设不足、管理模式落后、档案利用率低下、档案建设投入不足等。究其原因还是因为档案管理信息化正处于发展的初期,在很多方面尚不完善,需要进行相应的调整。因此,高校要将眼光放的长远一些,不要满足于现实,要能够紧跟时代潮流,及时引进先进的设备、创新高校的管理模式,同时加大对基础设施资金的投入,健全数字化建设。在提高档案利用率这一方面,高校应该鼓励广大师生参与到档案信息化的工作当中,获取他们的支持与鼓励。

因此,高校应该不断促进档案管理机制的优化。高校可以收集广大教职工和学生的意见和建议,让他们发表自己对当前学校档案管理工作的看法,由此作为进行改革的依据,因为他们才是档案管理工作的主要受益者,对于档案工作的实效,也是最有发言权的。除此之外,高校之间可以彼此进行交流,定期召开交流会,针对档案管理信息化的工作提供更加行之有效的策略,实现信息的互联共享。在优化、完善高校档案管理机制的道路上,还有很多路要走,高校不能气馁。这样一来,通过听取各方人员的意见和建议,有利于实现档案管理机制的优化,助力高校管理工作的开展。

九、推进高校档案管理信息化转型升级

“互联网+”的新时代的到来,带来了数据传播存储与海量资源共享。在这样的大环境下,高校档案管理面临新的挑战与创新。在传统时期,高校档案管理主要依靠人工,将人员的信息填写完毕、整理系统以后,放到专门的档案室当中去,再由专人看管,确保保存完好,万无一失。但是尽管如此,错挡的现象还是无法避免,一些有心之人甚至会以此为途径,谋取私利。这不禁造成了人力和物力上的损失。值得欣慰的是,随着科技的发展,高校档案管理有了更多可操控的手法,并且可用信息资源更加广泛,因此,推进高校档案管理信息化转型升级,是实现新的教育管理突破的重中之重。

随着大学扩招,高校的学生、教师、职工等等人员的规模也在不断扩大,这不禁给学校的档案管理增添了负担,凭借传统的人工来进行记录和整理,已经不能满足需求。高校要注意引进先进的管理手段,管理系统,推动自身的信息化管理发展。使用高端的信息化管理系统,是一个良好的开始,在随后的过程之中,仍然伴随着很多的问题,这就要求高校应该做到与时俱进,及时调整。这样一来,通过推进高校档案管理信息化转型升级,既能够减轻人员负担,还能够提升管理效率。

十、加强网络信息安全的建设

信息化虽然有诸多的好处,给人们带来了很多的便利,但是实际上也埋藏着许许多多的隐患,首当其冲的就是安全问题,毕竟信息管理系统中包含了高校的诸多信息,一旦被入侵,那么大家的信息就可能面临着泄露问题,这种损失是无法估计的,只能尽力去避免。高校人员众多,信息一旦泄露,便是十分要紧的事情,后果不堪设想,为了维护众人的隐私和安全,高校一定要在引起信息管理系统的同时,注意加强防护。因此,高校可以加强网络信息安全的建设,在一边利用信息资源的同时,加强防火墙的建设,注意保护信息资源。

十一、结语

综合上文可以看出,在网络时代下,高校档案管理信息化模式有许多开展途径,各级部门应该承担起相应的义务与责任,力求创新。其一,高校应该坚持以教学和科研为中心的创新原则,鼓励学生、教师勇于创新,并且将相应的档案归纳好。其二,高校应该注重标准化管理体系的建立,力求科学、合理,遵守规则秩序。其三,高校应该注重加强基础设施建设,完善信息化设备,补足设施短板。其四,高校应该应用云端大数据中心的数据处理能力,发挥大数据的优势。其五,高校应该推进档案信息互联共享,实现档案信息透明化,进行相应的公示。其六,高校应该做好智能化信息采集的工作,优化采集程序。其七,高校应该做好人才培养工作,关注学生、教师的成长与发展。其八,高校应该注重档案管理机制的优化,完善信息化管理体制,从各个方面简化手续,为教师、学生等人员提供更多的便利。

参考文献

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[2] 苗洪丽.我国集成电路人才的特点及建立档案的思考[J].黄山学院学报,2020

[3] 苗洪丽,张光明.大数据背景下高校干部档案信息化管理[J].黑龙江档案,2020

[4] 张光明,苗洪丽.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].兰台世界,2019

[5] 张光明,苗洪丽,郭书君.高校档案数字化建设研究[J].兰台世界,2020

[6] 臧敏.浅谈高校档案管理信息化的有效途径[J].文存阅刊,2020

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