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数字化校园背景下高校档案管理工作的创新发展研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:16:34  

摘要:数字化校园背景下进行高校档案管理是各大高校必须重视的建设工作,高校在进行档案管理工作的强化过程中,可以通过强化管理人员意识,确保其能自觉进行档案管理工作的高效率建设,并通过建立和完善档案管理制度,为管理工作提供制度保障。高校要保证管理人员的综合素质,确保其能高效率地进行档案管理工作,并在档案管理过程中加强信息安全性,保证高校档案管理的高效率科学工作。

关键词:数字化校园;高校档案管理;模式研究;

高校作为引导学生进行学习与工作的主要场所,承担多项具有综合性的复杂工作安排,做好档案管理工作是高校进行其他各项工作的前提与基础。高校档案管理工作主要是指通过对高校日常管理中发生的具有重大意义的事件及含有重要价值的信息进行科学分类与记录的过程,对高校的针对性管理具有不可忽视的作用。随着社会信息化管理概念的推进和无纸化工作模式的大规模流行,高校档案管理工作也开始逐渐进行新时代下的模式创新与发展,由于高校档案管理工作的传统理念较为深刻,导致目前高校的档案管理工作方式存在较大的落后与不足,高校及社会相关部门急需对其进行改革与创新,树立新的管理理念,建立良好的高校档案管理体系,从而不断发展高校信息化管理事业,带动高校日常管理的高效率发展。

一、高校传统档案管理模式与数字化管理模式区别分析

高校档案管理工作主要是对包括教学工作和服务工作在内的多种高校建设与发展内容进行记录与整理,从而形成具有记录与保存价值的文档资料,便于今后工作的统一查阅与借鉴,为高校的后续管理提供便利。

1.统一管理

在具有一定规模的高校档案管理工作中,通常采用集中管理的模式,以专门的档案管理工作室对高校档案进行统一的整合与记录,从而进行独立的集中管理。通过对高校档案进行统一、集中管理能够有效地避免高校管理资源的浪费,以更高效率进行管理工作,同时由专门的管理部门对高校档案进行管理,能够以专业的人才带动高校管理工作的发展,确保管理工作的科学有效性,避免管理工作中的失误。但由于高校档案管理工作中统一管理模式对管理人员的依赖程度较高,因此高校必须保证工作人员的专业素质较高,同时也要求高校要具有配套的档案管理设施,否则容易在档案管理工作中出现档案信息泄露、损毁等问题,造成管理工作的重大失误,这就要求高校必须对档案管理工作提出更高的要求与标准,进行管理工作的严格把控。在传统档案管理工作的过程中,由于高校大多部门仅将其作为存储工作,忽略了对管理内容的借鉴与引用,导致高校档案的利用程度较低,不能充分发挥档案管理工作的巨大作用。

2.分别管理

在高校传统档案工作中,分别管理也是一种主要的档案管理方式,主要根据档案管理内容的不同性质进行管理部门的划分,从而具体到相关的高校部门和院系对管理工作进行针对性的自行保存与安排。这种分别管理的高校档案管理模式能够以相对独立的方式进行信息的整理与保存,从而使后续的资源查阅与档案归档相对方便,简化了管理流程。但是由于目前部分高校缺乏专业的档案管理人才,同时高校没有设立专门的档案管理部门和岗位,导致高校的档案管理工作缺乏合理的制度进行规范化管理,造成了档案管理工作的混乱,降低了档案管理工作效率。

二、高校档案管理工作的开展现状

1.高校档案管理意识落后

随着社会的发展和数字化技术的进步,高校档案管理工作与社会科学技术产生了更为密切的联系,信息化管理逐渐成为高校档案管理工作的发展方向,进行高校管理工作的创新与发展成为当前高校管理的重点建设内容,但由于高校传统管理理念的影响,目前部分高校的管理人员在进行管理工作的过程中仍然以传统的管理思想为主,没有进行数字化校园背景下的管理理念创新,造成了高校档案管理工作仍停留在基本的信息记录、档案装订及保管等一系列工作上,不利于高校档案内容对高校多项工作的指导。部分具有数字化管理意识的高校在进行档案管理工作的过程中,仍然存在管理意识的不足,没有将档案管理工作作为重点的建设内容,从而引起了高校档案管理工作中信息不齐、内容繁杂等一系列问题,对高校的高水平发展造成了阻碍。

2.高校档案管理工作缺乏科学合理的制度支持

通过调查发现,目前的部分高校在进行档案管理的过程中没有建立专门的相关制度,由于制度缺乏造成的管理工作不足主要体现在以下方面。首先,由于高校没有根据自身的管理特点和工作具体要求进行工作要求和规则的制订,从而导致部分高校在进行档案管理的过程中存在工作紊乱的现象。高校在进行资料的收集、整理、记录与整合的过程中过度借鉴其他高校的工作管理制度,导致管理工作与自身的发展情况不贴合,不利于高校在档案管理的过程中发现自身建设工作中存在的不足。同时,由于高校没有进行管理制度的更新与完善,导致其档案管理体系和方式没有与社会先进思想进行同步发展,造成了管理工作的落后,难以适应社会对高校管理的新型要求,不利于高校根据社会要求进行工作信息和学生资料的提供。此外,目前有部分高校开始重视档案管理工作中制度体系的制订,但由于制度体系的建设程度尚未成熟,再加之高校没有根据制度体系提供足够的重视,导致已有的管理制度不能充分发挥自身的指导优势。

3.高校档案管理方式传统单一

由于高校管理工作中传统理念的影响,导致目前的大多数高校在进行档案管理工作的过程中仍以传统的工作方式为主,主要体现在纸质化处理方式为主要的高校档案管理手段,其中包括部分管理工作仍采用人工采集、记录以及整理的方式,这种传统的工作方式使档案的管理效率较为落后,而且极易在人工处理的过程中出现工作失误,对整个档案管理工作造成重大影响。此外,虽然部分高校已经开始推广信息化档案管理方式,但由于传统工作理念和工作方式的深刻影响,导致大多数的工作人员在进行档案管理工作时仍依赖传统的工作模式,对信息化的工作管理模式较为陌生,不能在档案管理工作中熟练有效的采用信息化管理方式,难以提高自身的档案管理能力,造成了高校档案的信息化处理发展进程较低。同时,由于高校管理方式的落后导致其档案安全建设与社会网络信息化处理存在滞后性,不能充分建设高校档案管理安全体系,容易在高校管理过程中出现一系列的信息安全问题,阻碍了高校相关工作的进一步发展与进步。

4.高校管理人员的专业能力较低

数字化校园背景下高校档案管理工作的主要负责对象是高校的信息化管理队伍,因此高校管理人员的专业素质对档案管理工作的完成程度和工作效率具有重要影响。但由于高校传统工作理念的影响,导致高校没有对档案管理工作投以足够的重视,从而在管理人员的建设和培养上没有予以关注,造成目前大部分高校档案管理人员的专业素质较低,不能充分利用信息化技术对学校工作和学生业务进行流程化的信息记录与整理。由于高校档案管理人员没有在计算机使用方面进行专门的训练和培训,在将计算机信息技术与高校档案管理工作的同步联系上存在不足,阻碍了高校档案管理工作的改善与创新发展。

三、数字化校园背景下高校档案管理工作的创新发展

1.加强高校档案管理工作意识

在目前的部分高校档案管理工作过程中,由于传统工作意识的影响,导致高校和档案管理人员的工作意识较为落后,不能充分将信息化技术与高校档案管理工作进行联系,阻碍了高校档案管理工作的开展。因此,要提高高校档案管理工作的效率,必须从意识上进行完善。首先,高校要完善档案管理人员的管理意识,确定其以学生为中心的管理理念,切实将档案管理工作落实到实际工作中,使管理工作体现出科学化与科学性。学校可以在管理工作人员中进行重要性的宣传,使其意识到档案管理工作对高校建设的推动作用,从而自发性的督促自身完成高校档案管理工作。其次,高校要将档案管理工作落实到具体环节中,明确负责人员,做好责任具体化,避免由于工作意识模糊造成的工作懒散,使档案管理人员从思想上重视档案管理工作的建设,以高度的工作责任意识参与到高校档案管理工作中。

2.强化高校档案管理工作制度

系统化的高校档案管理工作制度能够有效引导高校档案管理工作的进行,为高校的后续工作建设提供保障。首先,高校要建立科学合理的工作制度,要对自身的发展情况进行深度的分析,了解自身在档案管理工作中所处的发展时期,结合当前社会的信息化发展进度对其进行审核和考察,从而找到在工作方式和工作制度建设中存在的不足,从而有针对性地进行工作制度的建立与完善。其次,高校要根据不同部门的工作模式建立相对的档案管理工作制度,将每个管理人员的工作内容和职责细化,使其能够更加明确地认识到自身地档案管理任务,从而自觉的履行岗位工作内容。同时,高校也要对每个部门的档案管理制度进行实时的监督与引导,避免制度空化,使管理制度能够切实指导高校档案管理工作的进行,为高校的工作建设提供科学的制度保障。

3.创新高校档案管理工作模式

首先,要强化高校档案管理工作,要在当今的档案管理基础上进行管理工作模式的创新,从而强化高校的档案信息化管理水平,将信息技术与档案管理内容相结合,实现资源技术的共享与发展,根据高校的档案管理需要进行管理内容的扩充与进一步完善。其次,高校要将档案管理工作中的存储、输出与整合等多个环节进行有组织的联系,使不同环节之间能够实现资源的共享,从而实现不同管理工作的同步进行,使高校能够在良好的工作循环中进行管理工作,并使高校的人力与物力都能最大化地发挥作用,避免技术等资源的浪费。最后,高校要在进行档案管理工作的信息化发展的同时,根据高校的科学技术特点与教师、学生的管理要求进行横纵向的动态协调发展,使高校能够将档案资源与学校工作建设充分结合,实现同步发展。

4.加强高校档案管理人员的综合素质

高校档案管理工作人员的综合素质对高校档案管理工作有重要影响,因此高校要加强对工作人员综合素质的重视,对工作人员进行档案管理意识和能力的多方面培养与强化,从而保证其高效率进行。高校可以对档案管理人员进行管理工作的主题教育,通过组织讲座、演讲会等形式,使管理人员对档案管理工作的现代发展和信息化技术水平有充分的认识,从而能够将信息化技术应用到档案管理工作中,提高档案管理工作的科学性。高校要对档案管理人员的专业素养和综合素质进行定期的考察,保证管理人员具有先进的管理思想和较高的档案管理能力,从而能够以良好的专业素质引导档案管理工作的进行,并通过自身的现代化技术能力促进档案管理工作的进一步发展与完善。

5.强化技术支持,保证档案安全性

首先,高校要对档案信息资源进行加密性处理,使外来人员不能随意访问学校信息,避免病毒和其他恶意攻击等对高校信息资源造成的威胁,保证档案信息的安全性。其次,高校要加强自身的网络防范技术,建立防火墙对档案信息进行强化保护,避免信息资源在整理过程中受到损毁或丢失。

四、结语

数字化校园背景下进行高校档案管理是各大高校必须重视的建设工作,高校在进行档案管理工作的强化过程中,可以通过强化管理人员意识,确保其能自觉进行档案管理工作的高效率建设,并通过建立和完善档案管理制度,为管理工作提供制度保障。高校要保证管理人员的综合素质,确保其能高效率地进行档案管理工作,并在档案管理过程中加强信息安全性,保证高校档案管理的高效率科学工作。

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