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建设项目档案工作存在的问题及风险研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:31:23  

一、建设项目档案工作现状

近年来,随着全国各地民用运输机场建设项目的迅猛发展,特别是“十二五”以来,民用运输机场新建、改建、扩建及技术改造等项目在民航范围全面实施,形成大量的建设项目档案。以下将从建设项目档案机构设置、档案业务内容、档案规章制度、档案设备设施等四部分作具体说明。

1.档案机构设置

成立档案工作领导小组,负责领导建设项目档案工作。建立以档案管理部门为核心,业务部门档案员为基础的档案工作体系。

档案管理部门配备档案管理员,业务部门配备相应的档案员。档案管理员及档案员应定期接受档案业务培训,人员保持相对稳定。

机构和人员发生变动时,应及时清点交接的文件内容,办理移交手续,包括文件移交的内容、数量等,并有完备的清册、签字等交接手续。

2.档案业务内容

建设项目档案工作主要包括档案制度建设、档案业务指导、档案质量审核、档案整理装订、工程档案验收、档案信息管理、档案归档接收、档案对外移交、档案借查阅管理、档案库房管理等10项业务。具体业务内容详见表1。

表1 建设项目档案业务工作一览表

3.档案规章制度

建设项目档案规章制度,内容涉及建设工程档案的管理、整理、验收、归档、移交、保管及开发利用等各个环节,保障了项目档案工作依法依规开展。内容包括建设工程档案管理办法、建设工程档案分类编号方案、建设工程文件归档办法、电子文件归档办法、声像文件归档办法、档案库房管理规定、档案借查阅管理规定等。

近些年由于档案行业规范及相关规定的不断更新出台,再加上建设项目的机构调整比较频繁,为确保档案工作合法合规,档案工作流程符合建设项目工作实际,档案管理部门应每年抽出时间对规章制度及工程流程进行梳理,摒弃不合时宜的做法,做到档案制度“一年一小变,三年一中变,五年一大变”。

4.档案设备设施

设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

档案柜架一般采用密集架,声像档案选择有专用保护功能的柜架。各类档案盒规格、式样和质量应符合行业有关规范的要求。

档案库房应配备防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。

二、建设项目档案工作存在的问题及风险

建设项目档案管理的水平高低,取决于单位领导对档案工作的重视度、各部门的配合度及档案管理部门的业务水平。由于建设项目存在项目机构变更、人员流动等诸多不稳定因素,加上参建单位对档案工作的重视度不够,档案资料员频繁更换等现象,这些都极大地影响了工程档案工作的开展,降低工程档案的质量。究其原因,主要由于以下五个不匹配因素:

1.档案专业人员的配置与机场建设任务的不匹配

建设项目档案工作是一项重要的延续性的基础工作,但普遍存在档案专业人员紧缺的问题。每年接收的档案在不断增加,显而易见,建设项目档案专业人员的配置是远远不够的。档案人员长期超负荷工作,使档案工作无法实现精细化管理,易产生档案管理不到位、档案质量把关不细致等隐患。

2.业务部门对档案工作的重视程度与部门在档案工作中应承担的责任不匹配

各建设项目、各部门开展档案工作的效果是有明显差异的。有些部门文件归档及时、内容较齐全、整理较规范,而有些部门的文件归档工作一直严重滞后,部门领导较少过问档案工作,文件经办人员不了解文件归档要求,兼职档案员无法推进档案工作,导致很多重要文件长期没有归档。

3.工程档案员的稳定性、专业性与工程档案工作的长期性、专业性不匹配

建设单位应明确项目档案工作的分管领导,设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构,配备满足项目档案工作需要的档案人员,在项目建设期间应保持档案人员的稳定。

建设单位工程管理相关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作,在项目建设期间不得随意更换。

建设项目目前的实际情况是,档案室及各分建设项目、工程管理部门都没有专业的工程档案员,各分建设项目、工程管理部门文件的归档工作通常是由文秘兼任,对各参建单位档案工作的管理,基本没有专人负责,即使指定人跟进,对工程档案业务也是不熟悉不了解,且流动性大。

4.参建单位档案资料员的稳定性、专业性与机场工程建设的重要性、专业性不匹配

施工、监理单位项目部都是临时组建的,大多数档案资料员为临时聘请,普遍存在工程档案业务水平低、流动性大等问题。特别是那些不重视档案工作的施工、监理单位,档案资料员的薪酬低,随意找个人就可以充当资料员,既不懂工程档案业务,工作积极性不高,且更换频繁。这些单位的档案工作通常都是严重滞后的,文件资料的编制、整理不规范,这给建设项目开展档案技术交底造成很大的困难,直接影响了档案工作与工程建设的同步开展,工程档案的质量也会受到影响。而机场建设工程档案作为国家、省、市重大建设项目档案,属于永久保存的重要档案,影响深远,因此需要档案形成单位加以重视,配备熟悉工程档案业务的人员系统跟进。

以上四个不匹配因素,给建设项目档案工作带来了两个最主要的风险:

(1)工程档案质量呈日渐降低的风险

工程档案工作是一项贯穿工程建设全过程、全生命周期的基础性工程,涉及各专业、参建单位、部门,工作周期长、专业性强、工作面广。这对工程档案人员提出了较高的要求。如果工程档案人员的配备不专业、不到位、不稳定,会导致工程档案工作的开展不到位,致使工程档案从形成、收集、整理及归档等一系列工作都受到影响,最终影响到工程档案的质量,影响到工程档案的真实、准确及完整性,这将给建设项目、给机场建设造成无法挽回的损失。

(2)无法满足审计等档案利用需要的风险

建设项目档案是工程竣工验收的必备条件,也是工程投产后运行、维修、管理、改扩建和技术改造等工作的重要依据,并且在工程稽查、财务审计、工程评优、项目后评估及企业维权等方面发挥重要作用。

特别是项目审计工作,需要依据档案资料作为凭证。近几年的审计工作,查阅的档案资料越来越多,内容的深度及广度前所未有,有些甚至超出了档案方面的规范及要求。各参建单位、业务部门若没有收集齐全本单位、本部门形成的文件资料进行归档,就有可能导致满足不了审计提出的要求,成为审计整改事项,影响较大。

三、档案工作新思路及工作设想

综上所述,建设项目档案的开展虽然有良好的基础,但仍存在不少较严重的问题及隐患。如何及时、高效解决这些问题,排除工作隐患,需要建设项目领导大力支持,需要各部门共同努力、密切配合。

根据目前档案行业的发展趋势,结合建设项目档案工作现状,提出以下四点工作建议及初步设想,具体如下:

1.组建工程档案专责小组

在建设项目层面组建跨部门合作的工程档案管理常设机构——工程档案专责小组,人员由档案管理部门、工程管理部门、信息管理部门派员组成。要求派出的人员具备较强的专业业务水平,并保持长期的稳定性。专责小组的成员需进行相关专业及档案业务的系统培训,确实能对各建设项目档案起到有效监管及质量把关的关键性作用。

2.全面开展建设项目档案工作检查考核工作

应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。可分别在建设项目内部及各参建单位之间实施档案工作检查考核工作。(1)在建设项目内部,将档案工作效果纳入建设项目部门及个人的绩效考核及评先内容,有相应的奖惩措施。(2)对于各参建单位,加大对参建单位档案工作效果的检查考核,制度并实施项目档案工作检查考核。

3.引进档案技术咨询服务公司

根据建设项目目前的工程档案业务量及档案专业人员配备情况,结合目前档案技术服务市场产生的专业化管理咨询行业态势,以北京大兴国际机场为例,建议在建设项目引进一家业务强、经验丰富、有相关资质的档案技术咨询服务公司,承担以下档案业务工作:

(1)配合各分建设项目、各工程部门开展工程档案工作,重点是工程档案质量审核工作。

(2)配合参建单位完成档案装订整理及数字化扫描加工等工作(这部分产生的费用由各参建单位支付)。

(3)配合档案室完成电子文件挂接档案系统、档案实体入库上架等工作(这部分一般不另外产生费用,属于第二部分工作的延伸)。

而对于工程档案工作开展不到位的参建单位,要求参建单位采取档案资料业务外包的形式,即与第三方档案技术咨询公司签订档案外包合同,档案资料员由第三方派出,全程跟进工程档案资料工作,确保工程档案工作有序、规范开展。

4.提升建设项目工程档案信息化管理水平

档案信息化管理是当前档案工作发展的新方向,国家档案局已经在全国多个超大型重点建设项目进行电子档案管理试点。建设项目工程档案可以借助工程信息管理平台,不断提升档案信息化管理水平,逐步实现全部档案数字化、信息化管理,使档案信息由以纸质载体形式逐步转化为以数字信息为主、各种载体形式共存的多元化信息管理模式。

加强档案信息化工作,将档案信息化工作纳入单位信息化总体规划。设档案信息化协调机构,负责统筹档案信息化工作,成员由档案管理部门、信息技术部门、保密部门等负责人及业务人员组成。

档案信息化工作应当与单位各业务信息化建设协调配合,实现系统互联互通,资源共享共用。

开展数字档案室建设,构建档案资源“数字化”、档案实体“虚拟化”、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化为特点的档案信息集成管理平台,统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

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