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现代信息技术环境下电力企业档案管理新思路研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:37:54  

摘要:习近平总书记曾经讲过档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”,为档案事业的发展指明了方向。现代信息技术和办公自动化环境下电力企业的良性可持续发展,离不开档案管理的深化改革,针对电力企业档案管理现存制度不健全、信息化水平低、相关人员专业素质低及档案信息利用不足等问题,积极建立健全档案管理制度、强化档案意识,做好档案利用效果宣传,提高档案在企业地位,提高档案信息化水平、档案管理人员职业素养及加大档案信息利用、档案资源的开发利用等举措,为电力企业提供方便快捷的利用,有助于电力企业适应现代化发展的要求,为创一流供电企业,为人民和社会做出重要贡献。

关键词:现代技术;办公自动化;档案管理;

一、现代信息技术环境下电力企业档案管理特征

1.美观性和易用性

电力企业内部有着各专业管理系统,档案管理系统作为现代信息环境下档案管理工作的重要应用系统,不仅档案管理员要日常使用,企业内部的其他人员也需要档案信息共享,建设档案管理系统的好用性和用户体验是需考虑的重要原因之一。电力企业档案管理系统可采用电脑、手机等多种方式登录,系统用户界面的设计可根据用户需求灵活、大方简洁、美观,构建起智能化的服务平台能在企业的各类纵横交错的系统中无缝对接,为企业提供服务利用时方便快捷,简单好用。

2.高效性和便捷性

现代信息技术已覆盖电力企业在内的各个领域,数字档案势在必行。电力企业部门科室多,运营中会产生科技、营销、技改和文书、会计等大量档案,传统的人工档案管理方式已无法应付如此庞大的工作量,致使提供利用效率低下。电力企业档案办公自动化有效将信息分类归档,将档案管理的收集、整理、移交、保管、借阅、利用等传统人工方式转变为数字化形式,多元化的档案信息都可以在网上一键完成,提高工作效率、利用起来更便捷。

3.开放性与共享性

现代信息技术环境使得电力企业档案管理必须与时俱进,可以自成系统,为电力企业提供完整的档案管理和网络查询功能,还能与企业的OA办公自动化和其他生产管理系统完成必要的关联性整合,形成更加完善的现代化信息网络。在大数据和互联网下的企业档案管理系统比传统的纸质文件材料档案的信息获取更加方便准确、全面广泛,且能在无时间、空间限制环境下通过智能检索共享资源、信息,极大节省了人物力、时间和纸张,为办公带来便利,为企业节约成本。

二、现代信息技术环境下电力企业档案管理存在问题

1.制度建立不健全

档案信息化建设使当前档案工作由传统手工工作向智能化、数字化转型发展的迫切需要。当前我国信息化建设已经进入快速发展阶段,档案利用方式和范围不断快速发展,与之相对应的管理方式也不断在更新,各方面发展都迫切要求加快档案管理信息化,这就更需要一个完善的档案制度来规范档案管理。

大部分电力企业在内部改革过程中,易忽略档案制度的制订,没有相对完善的制度保障,档案的收集整理归档工作易发生分类混乱、资料应收没收、不该收的又收、保管期限不合理、遗漏或重复、资料丢失等问题。查阅时无法提供完整的数据,无法发挥档案的凭证借鉴作用,还会因资料的不齐全贻误后期的工作,引起工作效率低下。电力企业部室多,文件资源的来源繁杂,没有相对完整的管理制度,无法对应归档文件有效的管理,导致电力企业档案信息与工作需求逐渐脱节。

档案管理作为电力企业的一项基础性工作,见证整个企业的开始和发展,并能为企业在碰到经济纠纷、技术困难的时候起到挽回损失消除困难的作用,意义非常重要。但由于很多企业对档案管理的意识不到位,档案工作没有制度可依,自上没有领导层的支持,自下没有得到员工们的理解,档案工作无法积极开展,档案工作做得再好都得不到认可,很大程度上打击了档案管理人员的工作积极性。

2.档案管理基础差

电力企业档案主要涉及变电站、线路、文书、会计、科研等,很多档案主要还是以纸质档案为主,虽部分信息已被录入电脑系统,但电力企业网络信息平台没有覆盖到档案管理这一方面,档案整理仍沿用传统的归档后由人工手动录入档案系统的工作方法,源自各部门、各基层的信息共享等功能无法实现。电力企业档案管理基础差,信息化建设缓慢,档案查阅手段落后使得档案信息难以在电力企业资源管理工作中发挥出最主要的应用,延长了电力企业制度改革的进程。有些电力企业,人手不足、档案工作缺乏先进设施设备,甚至最基本的档案库房、空调等都无法满足,有库房也就一间简易的办公室,基本的库房、办公室、阅文室“三分开”,也做不到库房规定的“九防”要求,造成档案容易受到天气和保管条件的影响,出现潮湿、虫蛀、遗失现象,档案受到不同程度的损坏,有些孤本更是损坏到无法修复,后期无法为企业提供利用,不能彰显档案的作用,也更得不到大家对档案工作的重视。

3.档案信息利用不足

电力企业档案信息作为服务电力企业的基础条件,在现代信息技术环境下,信息化建设非常重要。为了节约工作时间,各部室的工作人员都急需能在办公平台一键搜索出自己需要的信息。档案信息分类整理后再次利用不足,没有整体性和开拓性的思路,仅停留在简单检索查阅层面,收集到的资料不齐全、不完整,无法做到对档案资料的整合分析,做不了深层面、多角度的档案编研,无法为企业提供优质的档案信息,档案的利用率低下。制度不完善,没有制度的保障,档案信息工作不被重视,不能充分发挥档案的核心作用。

4.档案人员配备不合理

为了适应社会的发展,部分电力企业档案都已开展档案数字化处理,积极向着智能化、智慧化的档案发展,但是档案管理人员的素质始终占据整个过程的主导作用,其个人的工作能力与档案工作开展、发展、管理、利用密切相关,不仅要具备先进的档案管理知识,有整合文件材料进行鉴定编研能力,同时还要具备先进的信息技术处理能力。从当前情况来看,电力企业的档案管理人员整体素质偏低,多为非档案专业人员,专业素质与岗位需求不匹配,文化水平低、没有管理经验,对档案的专业知识模糊不清。档案工作在很多领导眼里一直都处于可有可无,很多档案管理员还是由即将退休的员工担任,作为退休前的过渡阶段,还未弄清档案工作该懂的知识就已到退休时间,人员更换频繁,不利于档案工作开展,即使是有年轻的档案人员,也是身兼多职,只在面临检查的时候才加班加点的突击去做,浮于表面、应付检查。

三、现代信息技术环境下,电力企业档案管理新思路

1.健全电力企业档案管理制度

档案管理作为电力企业内部深化改革重点,内容涵盖电力企业的发展历史、经营、管理等资料,是电力企业成长发展的重要内容,因此健全档案管理制度尤为关键。为更好保证电力企业档案整理工作的开展,需从电力企业实际情况出发,制订健全、完善的档案管理制度,细化相关档案管理人员职责,使电力企业档案管理处于科学有序状态,从而有效应对电力企业档案管理中可能出现的风险。首先,电力企业应加强对档案管理的重视力度,不搞形式主义。其次,在背景利用、资料分类管理等方面进行合理规划整合,对档案管理人员进行专业职业技能培训,制订科学的规章制度以让档案管理人员在工作中有章可循、有法可依。现代信息技术环境下,应当保证档案管理工作的高效性、及时性、精确性,在依托信息系统开展档案管理工作的情况下,做好档案资料收集、整理、归档、编研工作,借助规范化的制度,保证档案管理工作的有序有效进行。若档案管理过程中出现信息遗漏、重复、杂乱等现象,应及时准确追究相关负责人员职责,用制度管人、用规章管事,提高电力企业档案质量,提高档案管理水平。

2.提高档案信息化技术

有研究表明,档案信息化已经成现代档案事业发展与进步的主流趋势,采用信息化的档案管理,不仅能够有效提升电力企业档案管理工作的效率与精确性,同时还可降低管理工作成本,提高信息数据的采集力度与共享程度,对促进电力企业档案管理事业的发展具有重作用。首先,应树立并逐步深化档案信息化意识,运用与时俱进的管理理念和工作方法,在现代信息技术环境下,实现并逐步完善档案信息化建设,提高档案管理效率和水平。其次,加大电力企业档案管理中信息化建设的资金投入,进一步完善信息化建设的基础设施,如配置计算机、传真机、扫描仪、投影仪等技术设备,将电力企业档案资料输入电脑系统,以实现资料的长久保存和数据的动态更新。同时,建立健全电力企业档案管理的信息系统平台,以实现资源共享。另外,电力企业档案价值相对较高,是电力企业发展积累的精髓,对电力企业可持续发展意义重大,强化档案信息化系统的安全机制,及时更新软件,防止黑客入侵,受损信息及时修补找回,做好系统安全维护与管理。

3.提高档案管理人员职业素养

在现代技术和办公自动化环境下,电力企业档案管理为实现更高层次的改革目标,需严格把控档案管理人员的职业素养。专业的档案人员不仅需要具备传统的档案业务知识,更要具备信息化下的技术管理和技术技能。鉴于电力企业档案管理工作庞杂,在对档案管理人员进行选用时,需严格遵循电力企业岗位应聘要求,选拔兼具专业知识及熟练计算机操作技能的优秀人才,以保障档案管理效果。档案人员普遍存在埋头做好自己“一亩三分地”“两耳不闻窗外事”的情况,观念陈旧、没有创新意识,这样不利于档案工作的创新发展。电力企业档案人员应找准自己的定位,要心怀“立足档案、服务企业”的宗旨,定期参加档案管理专业知识培训,多和档案管理先进单位沟通学习,吸取对方先进的管理经验,深入学习档案的各类规章制度,不断提高自身专业素质,结合本单位情况,把制度引入到档案管理工作中,高效有序开展档案工作,提高方便快捷的服务,为推动电力企业健康发展保驾护航。

4.加大档案信息管理安全

电力企业档案信息的收集、分类、整理、更新与维护,最终是为发挥其为企业提供服务和利用,因此档案管理人员应重视档案整理后的价值利用,做到信息录入准确、到期档案及时鉴定和销毁,加强信息化建设,加大档案设备设施的投入。电力企业档案记录着一个企业生产、经营、发展、活动及单位重大事件动态等,是非常重要而且不可再生的资源,如果出现安全事故,档案的原始容貌就无法进行复原。信息化的档案管理需要把档案进行数字化,扫描时就要加强安全体系的建设,防止档案在数字化扫描中出现损坏或丢失等情况发生。对档案进行扫描搬运时加强管理,安排专人负责清点登记的工作。档案负责人不在现场时不能进行扫描的工作及外借档案。档案在进行扫描时控制档案的借阅,保证档案的完整性。为了防止档案受潮,禁止在雨天进行档案的搬运,扫描好的档案立刻送回档案室,按扫描的速度安排所需扫描的档案,确保扫描室内下班后无档案,做好档案防盗及保密工作。在档案进行数字化加工前做好一切的准备工作,扫描设备选择适合档案特点的,对在拆除扫描后不能复原的档案,就不能拆除,可以选择速拍仪来对这种不能拆的档案进行数字化加工;禁止在档案数字化处理设备与外网连接,禁止使用个人存储介质与处理设备,确保档案的安全保密性;所有工作人员必须佩戴工作证,才能进入工作室。工作室内禁止摆放易燃易爆的物质,防止威胁档案安全的事情发生,安排专人每天进行安全防范的检查工作。每年定时举办档案安全重要性及档案泄露和损坏危害性的讲座,加强档案管理工作人员的安全意识。

四、小结

习近平总书记曾经讲过档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”,为档案事业的发展指明了方向。现代信息技术和办公自动化环境下电力企业的良性可持续发展,离不开档案管理的深化改革,针对电力企业档案管理现存制度不健全、信息化水平低、相关人员专业素质低及档案信息利用不足等问题,积极建立健全档案管理制度、强化档案意识,做好档案利用效果宣传,提高档案在企业地位,提高档案信息化水平、档案管理人员职业素养及加大档案信息利用、档案资源的开发利用等举措,为电力企业提供方便快捷的利用,有助于电力企业适应现代化发展的要求,为创一流供电企业,为人民和社会做出重要贡献。

参考文献

[1] 全柯桦.现代技术背景下电力企业档案管理工作的新思路[J].办公室业务,2017

[2] 谷雪媛.浅析办公自动化环境下电力企业档案管理新思路[J].人力资源管理,2017

[3] 生国栋.探究现代技术下电力企业档案管理的改进措施[J].中国卫生标准管理,2015

[4] 闫军慧.现代技术环境下改进电力企业档案管理的做法研究[J].青年时代,2017

[5] 梁慧英.现代技术下电力企业档案管理的优化思路探析[J].科技经济导刊,2017

[6] 李理.办公自动化环境下电力企业档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘,2015

[7] 卜照锋,刘亚男.办公自动化环境下电力企业档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016

[8] 甄玲,雷蕾,李璐,等.办公自动化环境下电力企业档案管理研究[J].中国管理信息化,2016

[9] 吕琳琳.基于办公自动化环境下电力企业档案管理的研究[J].办公室业务,2018

[10] 郭丹丹,王楠.信息时代下电力企业管理创新研究[J].内蒙古科技与经济,2018

[11] 李惠俊.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].技术与市场,2019

[12] 李清芳,王利芳,侯瑾.现代信息技术对企业档案管理的影响及策略研究[J].精品,2018

[13] 廖春玲.浅谈提升电力企业档案管理水平的有效方法[J].企业技术开发(下半月),2013

[14] 李雪,杜琴.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报,2012

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