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公共图书馆业务档案管理强化策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/8/25 9:42:16  

摘要:业务档案是公共图书馆的重要资源,对于公共图书馆的发展和建设具有重要的意义,因此公共图书馆需要从多个角度、多个层面加强对业务档案的管理,保证业务档案完备,从而发挥出业务档案资源对公共图书馆的实际作用,促进公共图书馆更好的发展与建设。

关键词:公共图书馆;业务档案;管理工作;强化策略;

随着知识经济的不断发展,人们逐渐认识到了学习的重要性,学习需求逐渐提高,因此越来越多的人选择到图书馆进行知识学习。公共图书馆作为公共文化服务体系的重要组成部分,为人们提供免费阅读服务的场所,其收录的数据资源广泛,文献种类繁多,且读者受众和群体也有着很大的差别,这就对公共图书馆的业务档案管理工作增加了一定的难度。业务档案是图书馆的重要资料,不仅能够准确记录当地社会群众的思维发展历程,还是提高公共图书馆服务质量的重点内容,因此公共图书馆需要强化业务档案管理策略。

一、公共图书馆业务档案管理的作用

公共图书馆的业务档案管理在公共图书馆中发挥着重要的作用。第一,档案管理能够提高公共图书馆业务管理的规范性。公共图书馆不仅要管理大量的文献资源,还要对读者信息、借阅信息、活动信息等进行深度的管理,以及公共图书馆的人力资源、设备资源、经费支出等相关方面的统计,信息量较大且内容较为琐碎和复杂,如果不对业务档案进行高效的管理,会导致公共图书馆的业务管理缺乏规范性。通过对业务档案实施科学的管理,能够有效提高公共图书馆业务流程和业务管理的规范性,使公共图书馆的各项管理工作能够有序化开展。第二,业务档案管理能够为图书馆的发展提供支持。现代公共图书馆所面临的发展环境越来越复杂,在互联网阅读模式的冲击之下,公共图书馆面临着转型危机,急需创新发展思路。通过对业务档案的管理,能够为公共图书馆管理人员提供更加科学的数据和信息支持,为公共图书馆的发展和建设提供充分的资料,使公共图书馆的管理人员能够及时发现当前管理中存在的不足和发展方向的偏差,从而进行有针对性的调整,进而能够有效促进公共图书馆的发展,稳步推动公共图书馆的转型发展,更好地适应新时期的挑战。第三,业务档案管理能够保证资料的有效性。公共图书馆档案信息中的资料是其自身发展过程中产生的第一手资料,同时是公共图书馆的基础信息,档案中的数据和信息能够真实地反应公共图书馆当前的实际发展情况,业务档案管理不是一项形式的工作,而是要确保业务档案资料的有效性,能够通过业务档案资料来促进公共图书馆更好地调整当前的管理模式和存在的问题。

二、公共图书馆业务档案管理存在的问题

1.利用率较低

业务档案是公共图书馆在开展日常业务中所记录的数据和资料,是公共图书馆开展业务活动的全面、系统、真实的记录,这一份份业务档案记载着该公共图书馆的发展历程,对日后工作的开展具有重要的参考价值与指导意义。但是许多公共图书馆在对业务档案进行保存后,却因缺少借阅管理规范流程、不易查找等因素,很少有人翻阅和查看,所以公共图书馆的业务档案并没有发挥出其实际作用。业务档案能够为公共图书馆后续的管理工作提供指导,但大部分公共图书馆都忽略了业务档案利用的重要性,导致业务档案的利用率较低,没有通过业务档案来挖掘问题和总结经验。建立业务档案其中一个大的作用是给日后公共图书馆的发展定位、决策导向作支持,但目前公共图书馆业务档案这重要的作用却未充分地体现出来。

2.缺乏管理规范

目前许多公共图书馆在档案管理方面,偏重文书档案管理,而对其自身发展存在更大借鉴支撑作用的业务档案的收集整理却不够重视。业务档案管理缺少一定的规范流程和业务档案专属的档案分类标准,业务档案的收集、整理的环节存在随意性,缺少连续性,导致业务档案的收集不够全面。特别是纸质业务档案的收集,一旦未及时收集整理或损坏丢失则无法重建。深圳市图书馆之城系统于2004年实施运行以来,全市越来越多的图书馆加入其中,实现通借通还,图书馆在日常的业务运行中,大多资料和数据在“后台”按需存取利用,在年终集中整理归档时却因缺少规范标准而很少利用大数据或智能手段对这些宝贵资料进行分析和归档处理。这对公共图书馆的长远发展是极为不利的,因此公共图书馆要加强业务档案管理的规范性建设,建立完善的规范标准,保证业务档案管理工作可以有序开展。

3.业务档案数字化落后

随着近年来信息技术的不断发展,信息技术在档案管理方面的应用也日渐深入,公共图书馆在档案管理的实施过程中采取电子、纸质双轨制,而其中纸质业务档案资料却大都依旧沿用传统的归档保存方式,而未随文书档案进行数字化处理。这导致相当一部分的业务档案日后的利用率低下,在急需利用其支持决策时却查询困难。现因当地档案馆存储空间有限,许多公共图书馆业务档案未移交当地档案馆而由图书馆自行保存,而公共图书馆非专业档案管理单位,缺少相应档案保存设备,在长时间跨度中,纸质业务当然易丢失损坏,管理难度较大。为提高业务档案资料的安全性、利用率,发挥其重要的自身价值,加强公共图书馆业务档案的数字化管理迫在眉睫。

4.人员素质水平有待提高

随着数字化时代的到来,档案管理工作从原来的纸质化管理模式发展至现今的纸质档案及电子化档案双轨制模式,但档案管理人员的思维模式及专业水平的更新却跟不上发展潮流的步伐。不少公共图书馆缺少档案管理专员,而由非相关专业出身的馆员兼职,档案管理人员对档案管理专业知识的一知半解且缺乏知识更新,这方方面面的因素都直接影响着业务档案的管理水平。所以公共图书馆需要加强专业人才的引进和培养,提高管理人员的综合素质水平和专业能力,从而能够有效提高业务档案管理效率。

5.缺乏保障措施

业务档案资料和数据属于公共图书馆的重要信息,但是许多公共图书馆还没有对业务档案资料建立完善的保障措施。不论是纸质的业务档案还是电子业务档案,缺乏保障措施都会使其遭受到一定的损坏,纸质业务档案会在保存过程中被损坏或人为因素导致的破坏、丢失,电子业务档案缺乏保障措施会因系统故障、网络波动等导致信息丢失,还会被不法分子通过网络入侵的形式获取,导致公共图书馆的信息和读者个人信息丢失或被盗用,从而对公共图书馆和读者造成一定的安全隐患。因此,公共图书馆要加强档案资料的保障措施建立,使业务资料能够被安全、完好地保存。

三、公共图书馆业务档案管理强化策略

1.提升利用率

业务档案作为公共图书馆发展历程见证的重要资料,对公共图书馆日常的决策制订、未来发展方向等方面都具有重要的借鉴作用。所以要提高业务档案的利用率,通过利用业务档案来促进公共图书馆的发展和建设。要打破单一强调业务档案的保管存放的思维模式,强化业务档案利用的观念。业务部门在日常工作中,如策划一个阅读推广活动方案、建立一个读者服务品牌可以从留存的业务档案中借鉴过去的经验总结;馆领导在进行重大决策制定时,可以参考过往相关档案,如从各种服务数据、读者馆员反馈信息中抽丝剥茧,分析得到可支持决策制定的信息参考。业务档案资料收集、整理和储存的重要意义之一就是更好地利用,但是许多公共图书馆还没有开发业务档案的实际应用价值,因此要提高对业务资料的利用率,将业务资料的价值尽可能地发挥,为公共图书馆的发展提供更好的指导,帮助公共图书馆改善当前管理模式和运行模式中存在的问题,从而为广大读者提供更好的阅读服务。

2.明确统一规范

缺乏统一的规范是影响公共图书馆业务档案管理中的关键问题,因此公共图书馆要加强统一规范建设。一是公共图书馆要根据本馆的实际情况制订细化业务档案的分类方案,让业务档案的归档范围、保管期限、档号标识、分类方法等方面有明确的规定,让馆员在日常工作中对相关业务档案的收集有规可依,避免日常的疏忽导致业务档案的遗漏丢失。二是已建立的《业务档案分类方案编制规则》要根据馆情的发展变化进行更新。如馆内组织架构的变化、业务部门的新增重组都会影响着业务档案的门类变化,对应业务档案的管理职责方也会有变化,这时分类方案的更新迭代是否及时关系着相关业务档案是否能得到完好的收集保存。三是要制订符合馆情的业务档案查阅利用制度,不仅为了加强提升档案查阅的服务质量,还为了保障档案在利用过程中的安全。四是要建立健全档案工作责任制,其中包括责任划分机制、责任界定机制、责任细化机制、责任督查机制、责任考核机制等方面的建立,用一系列的责任机制让业务档案全生命周期中相关责任管理人员在工作作风、行为、思想上重视严谨起来,促进本馆业务档案管理水平的提升。建立统一的规范标准,是强化公共图书馆业务档案管理的有效措施。

3.充分利用数字化技术

数字化技术是公共图书馆业务档案管理的关键环节,公共图书馆要加强数字化管理技术的建设与应用,与传统的人力管理模式相比,数字化技术能够提高管理效率,使业务档案管理更加具有规范性,也便于档案的查找利用,提升了业务档案的保存价值。首先,公共图书馆要建立数字化业务档案管理平台,可以聘请专业人员结合公共图书馆的实际情况建立专业的数字化平台,确保数字化管理平台的功能完善,能够满足公共图书馆档案管理的实际需要。其次,公共图书馆要加强对数字化管理技术的应用,转变传统纸质业务档案管理理念,更多地采用数字化技术对业务档案进行管理,将传统的人力管理模式与数字化管理模式进行深度结合,借助数字化管理技术的优势,补充人力管理模式的不足,从而能够有效提高业务档案管理的效率和质量。最后,业务档案数字化管理平台需要进行不断的升级和调整,因为公共图书馆的业务范围和业务内容是处于不断变化的,如果数字化管理平台不进行升级,就会导致部分功能缺失,所以要定期对数字化管理平台进行审计,并加强对大数据、云计算、物联网技术的应用,全面提高数字化技术的整体水平,使数字化技术的管理优势能够得以发挥。

4.提升人员素质水平

公共图书馆要建立完善的人才吸引和培养制度,加大专业化、系统化培训力度。首先,要加强业务档案管理专业人才的引进,招聘具有专业档案管理知识和技术的人才,补足当前公共图书馆档案管理中存在的不足。其次,要加强对公共图书馆馆员的培育,一是紧跟公共图书馆行业新动向,及时更新馆员业务的行业知识储备,有利于更完整、更多维度地在日常工作中注意业务档案的形成与收集;二是业务档案管理的相关知识应装备到每个图书馆人头脑中去,因为每个馆员的日常工作行为所产生的数据信息都是业务档案的原始记录,除了档案管理专职人员,其他馆员也该有保护管理档案的意识。最后,紧跟时代发展加强业务管理人员的信息技术专业知识培训,强化其综合素质水平,使管理人员能够达到熟练操作数字化管理平台的基本要求同时,活用信息化手段推动业务档案的利用。因此,公共图书馆必须重视提升人员素质水平,从而提业务档案的综合管理质量。

5.健全保障机制

保障机制是公共图书馆业务档案管理的基础性工作,需要科学的保障措施保证业务档案的安全和完整性,从而发挥出业务档案对公共图书馆建设和发展的重要作用。首先,公共图书馆要建立健全档案保障机制规章制度,针对不同类型的档案要采用不同的规章制度,对业务档案的查阅进行完备的记录,保证每一次业务档案被查阅都能记录在案,针对档案被损坏或丢失等问题,要将责任落实到个人,由个人承担业务档案丢失或被损毁的损失,从而能够提高对业务档案的管理力度,保证业务档案的查阅等多项行为能够符合规章制度规定。在电子业务档案管理方面,要对不同等级的纸质业务档案进行不同权限的划分,对于一些具有保密意义的电子业务档案数据和信息要加强保障措施建立,防止有不法分子盗取公共图书馆重要的业务档案数据信息,对公共图书馆和用户造成一定的威胁。健全业务保障机制是保护业务档案的重要方式,对于公共图书馆的发展和建设具有重要的意义。

四、结束语

综上所述,业务档案是公共图书馆的重要资源,对于公共图书馆的发展和建设具有重要的意义,因此公共图书馆需要从多个角度、多个层面加强对业务档案的管理,保证业务档案完备,从而发挥出业务档案资源对公共图书馆的实际作用,促进公共图书馆更好的发展与建设。

参考文献

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[2] 陈丽春.公共图书馆业务档案管理强化策略思考[J].卷宗,2018

[3] 陶艳磊.提升公共图书馆档案管理水平的路径探析——基于文旅融合的研究视角[J].浙江档案,2020

[4] 蒋馨瑶.新媒体时代公共图书馆业务档案管理服务的创新[J].农家参谋,2018

[5] 马宝珍.大数据背景下公共图书馆管理策略研究[J].中国管理信息化,2020

[6] 郝汇蓉.浅谈公共图书馆档案管理工作[J].区域治理,2018

[7] 胡宝忠.加强公共图书馆业务档案管理的建议分析[J].卷宗,2019

[8] 苗桂兰.图书馆档案工作分析及对策研究[J].经济师,2018

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