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高职院校人事档案信息化建设的环境分析
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/24 9:12:42  

摘要:档案作为国家基础性战略资源,在社会中发挥越来越重要的作用。通过分析、研究高职院校(以广西交通职业技术学院为例)人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁,使我们对高职院校目前的各种环境因素有了深入地了解,为下一步工作的开展提供了方向,并有效促进人事档案信息化建设工作的开展。

关键词:人事档案;高职院校;信息化建设;

2016年国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中,明确提出到2020年“初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”的发展目标。人事档案作为档案的重要组成部分,近年来一直受到高度重视。自2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》以来,全国各地掀起人事数字档案扫描的浪潮,人事档案的规范化管理日渐受到重视。高职院校也不例外,人事档案信息化建设得到了较快的推动和发展,成为发展的新方向、新任务。为此,本文以广西交通职业技术学院为例,对人事档案信息化建设环境进行深入分析,为推进档案信息化建设工作开展奠定基础。

一、高职院校人事档案信息化建设基本情况

1.高职院校人事档案信息化建设基本情况

人事档案产生于人事管理活动,是国家档案的重要组成部分。高职院校的人事档案,在组织选拔人才、任用干部的过程中发挥了重要的信息参考作用。经过多年的发展,随着国家档案信息化建设步伐加快,信息化管理的优势日渐凸显,高职院校人事档案信息化管理也被提上日程。但是,由于高职院校管理的教职工人事档案数量大,而每千卷档案才配备一名专职档案工作人员,高职院校也没有统一的人事数字档案管理系统,很多高职院校目前都是依靠简单的excel进行档案基本信息的管理,并且提供的档案信息服务也远未达到教职工的期望值,档案专项资金在档案数字化建设面前犹如杯水车薪。人员与工作量之间的矛盾、信息供需矛盾、新旧管理模式矛盾等围绕着高职院校人事档案管理,使高职院校人事档案信息化建设进程较为缓慢。

2.广西交通职业技术学院信息化建设基本情况

广西交通职业技术学院是一所西部地区高职院校,学校人事处负责管理全校教职工人事档案。截至2020年12月31日,学校共管理教职工人事档案共950卷,其中在职教职工档案620卷,退休教职工档案201卷,已故职工档案99卷,其他档案30卷。学校自2012年建立了《广西交通职业技术学院人事档案信息数据库》,将每位教职工的出生年月、学历学位、参加工作时间、入党时间、职务等信息录入数据库进行管理和同步更新,初步实现了人事档案信息的数据化,档案利用效率大幅度提升。2015年至2020年,学校人事档案卷数约以每年60卷的速度递增,档案利用率也呈现大幅度提升。2016年利用率达208.95%,2017年利用率为126.86%,2020年利用率为146.11%。综合近6年的数据,学校人事档案平均每年利用次数约为924卷次,每年平均利用率达119.32%,为学校师资队伍建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律等提供了精准高效服务。目前,学校严格对标中共中央组织部对档案的整理要求,规范整理教职工人事档案,并逐步推进人事数字档案工程,逐渐实现人事档案信息化建设目标。

2 0 1 5~2 02 0年人事档案利用情况统计表

二、高职院校人事档案信息化建设的环境分析

通过对高职院校信息化建设中内部资源的优势和劣势、外部环境带来的机会和挑战进行全面分析,形成系统、深入地了解,以便对其提出正确的解决策略。

1.优势

(1)提升人事档案信息服务质量

根据百度词条的定义,信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。由此推之,高职院校人事档案信息化,是指利用现代技术手段,将高职院校的纸质档案扫描为数字档案并将其存入计算机;同时,从人事档案中采集有利用价值的信息进行开发和利用等,实现人事档案信息利用价值最大化。

人事档案实现信息化建设后,能为高职院校师资队伍建设、人力资源配置、干部选拔任用等提供优质、高效的服务。人事档案相对人可以通过电脑查看相关的人事数字档案,快速搜索到需要查阅的信息,并通过打印机将需要的档案材料打印出来,整个查档过程高速、便捷,是纸质档案查档所无法比拟的。如广西交通职业技术学院虽然目前还没实现人事数字档案建设,但是基础的数据库已经建成,通过数据库可以快速查询到所需信息,为学校组织、人事、职称等工作提供便捷服务,服务质量也大幅度提升。可见,人事档案信息化建设对档案服务质量的影响是非常大的。

(2)实现数字化后有利于纸质档案的保护和保管

以往的人事档案利用,需要将整卷纸质档案拿出来翻阅甚至抽取,对档案材料会造成一定的损伤。将纸质档案扫描成数字档案后,一方面提高了档案查阅效率,另一方面还可以大大减少以往抽取档案材料过程中对纸质档案的损伤,极大保护了纸质档案的完整性。特别是近几年来人事档案受到高度重视,干部人事档案审核、职称评定、干部“凡提必审”等工作的开展,均需查阅人事档案。广西交通职业技术学院2015年人事档案查借阅次数为300卷次,2016年便达到了1266卷次,之后每年查阅次数都在500卷次以上。如此频繁的档案利用,必然对纸质档案造成磨损,而人事数字档案则较好地避免了这个问题。

(3)推动人事档案系统化管理

在国家政策的引导及社会需求的影响下,目前有部分单位已经实现了人事档案信息化建设,人事数字档案与人事信息管理系统同步运转,其带来的管理优势无形中带动了尚未完成人事档案信息化建设的高职院校。档案信息化已成为必然发展趋势,这也激励着高职院校不断调整管理思路,逐步推进人事档案信息化建设工作,推动人事档案系统化管理,为今后的信息联网奠定基础。广西交通职业技术学院目前有部分信息实行了人事档案系统管理,但该系统只是简单的信息录入及查询功能。由于人事数字档案的推行,新系统的设置必须符合人事数字档案管理要求,必须包含数字档案的存储功能。因此,为避免后期新旧系统更换造成数据迁移不相容的问题,广西交通职业技术学院的人事档案数据库仍以excel表格存储为主。这也是目前大部分高职院校的数据管理状态。

2.劣势

(1)人事档案信息标准化要求不明确

近年来,国家高度重视人事档案信息化建设。2017年7月1日,国家市场监督管理总局和国家标准化管理委员会联合发布了《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017),强调了人事数字档案的形成条件、设备、存储以及数字文本处理要求,同时揭示了人事档案数字化的特点。《干部人事档案数字化技术规范》从范围、定义、人员建库、档案扫描等13个方面对规范了人事档案数字化的要求,细化了对原始图像裁边、纠偏、拼接的处理以及图像优化的要求,明确图像数据采用的存储格式及数据验收标准等。在第十三项中特别强调了人事数字档案安全管理要求,并设置了安全审计的内容,确保数字档案安全。

纵观《干部人事档案数字化技术规范》,其在档案数字化方面作出了明确的规定,但是在档案信息采集方面内容较少,对信息采集的范围不够明确,采集的信息量较少,概念比较模糊,无法满足高职院校对档案信息利用需求。广西交通职业技术学院目前还没有人事数字档案管理系统,主要是国家对人事档案信息化标准还不够明确,对人事档案信息的采集没有明确的范围,而且系统采购费用较高,因此造成单位在采购、选择系统时的诸多顾虑,在一定程度上影响了信息化工作开展的进度。

(2)缺乏统一的人事数字档案管理系统

目前国家尚未使用统一的人事数字档案管理系统。已实现人事档案信息化管理的单位,采用的管理系统也各有不同,均带有不同程度的地方管理特色。如果今后实现安全情况下的联网运作,或单位与单位之间的合并,那么系统与系统之间若出现系统不兼容的情况,势必影响工作的开展,甚至造成重新导入或重新扫描等情况的发生,无形中增加了很大的工作量。这种不确定性导致大部分高职院校都尚未采购人事数字档案管理系统。广西交通职业技术学院目前也没有采购人事数字档案管理系统,只有简单的信息管理系统。

(3)信息化建设专项资金的投入与需求不匹配

人事档案要实现信息化建设,需要投入大量的人力、物力和财力。库存人事档案在500卷以上的单位,单是向专业研发公司购买人事数字档案管理系统,都需要十几万元,并且该费用尚未包括专业扫描仪、计算机等设备的费用。虽然国家近年来积极推动人事档案信息化建设,但对其尚未有明确的必须完成的时间,并且实现信息化建设工作量非常大,需要大量的资金支持,而每年高职院校人事档案的专项资金相对较少,因此实现人事档案信息化建设的高职院校数量不多。广西交通职业技术学院按照人事档案管理规定配备了计算机、档案柜、摄像头等设备,但受限于经费数额,人事档案数字化工作所需的设备尚在了解与观望中。

3.机会

(1)信息技术的进步推动人事档案信息化建设

随着互联网时代的到来,刷新了人们对信息流转的认识,加速了我们的工作和生活的节奏,提高了办事效率并节省了大量的时间。高效、便捷、共享成为互联网时代的标签。互联网时代技术的进步,推动着各行各业进入新的历史发展阶段,人事数字档案便是在此背景下应运而生。信息技术的发展,促进了高职院校人事档案信息管理系统的开发和利用,促进了信息的采集、存储和共享,并逐渐推广到以提升人事档案利用价值为核心的档案信息化建设,使人事档案步入新的管理征程。广西交通职业技术学院自从建立人事档案信息数据库以后,工作效率得到大幅度提升。如每年教职工审评专业技术职务资格需人事档案室出具的“学籍档案证明”,档案工作人员不用再翻阅每卷档案,只需打开数据库,一键即可检索出相关信息,以往15天的工作量,运用数据库以后5天就可以完成,服务效果和服务质量得到教职工的广泛认可。

(2)国家政策为人事档案信息化提供保障

国家历来高度重视档案管理工作,多次下文支持档案数字化建设。2002年,国家档案局和中央档案局联合发布《全国档案信息化建设实施纲要》,加强了档案顶层设计,将档案信息化纳入了国家信息化建设的总格局中。2005年第四次全国干部档案工作会议强调,要大力加强干部人事档案的信息化建设。此后,人事档案信息化建设得到了快速的发展。2018年12月,全国干部人事档案工作会议提出,要加快推进干部人事档案管理信息化建设,全面提升人事档案的服务质量和服务水平。2017年《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017)和2018年《干部人事档案工作条例》的发布,标志着人事数字档案工作在全国已全面铺开,并成为今后一段时间内的重点工作任务。国家政策的保障,为高职院校人事档案信息化建设提供了强有力的支持,使人事档案各项工作得以顺利开展。根据这些政策,广西交通职业技术学院将人事档案信息化列入今后工作的重点,着力解决人事档案规范化整理即档案信息录入问题,为今后的人事数字档案工作奠定坚实的基础。

(3) 高职院校对人事档案信息需求增加

近年来,高职院校查借阅人事档案的卷次逐渐增多。如广西交通职业技术学院2015年人事档案总利用次数为371次,利用率66.85%;2016年为1331次,利用率达208.95%;2017年为1006次,利用率达126.86%;2020年为1388次,利用率达146.11%。2016、2017、2020年主要是干部人事档案审核及全校教职工选房资格条件核查,所以利用率突破100%。特别是2018年条例规定,人事档案凡提必审、凡进必审、凡转必审,人事档案在组织人事方面的利用将会继续增长,在干部选拔、人才队伍建设、信息采集等方面将发挥突出作用。此外,自2013年开始,高职院校教职工职称申报均需学校人事档案室出具其“学籍档案证明”,职工房产涉及的亲属关系证明、攻读研究生出具的学籍材料以及独生子女情况等,均需从其档案中复印相关资料,因此,个人对人事档案的利用卷次也曾逐年上升的趋势。

4.威胁

(1)人事档案信息安全相关法律法规不够完善

距2002年档案信息化建设的提出,至今已有18年时间。但是到目前为止,我国关于人事档案信息安全方面的法律法规不够完善。特别是新条例引入人事数字档案概念以后,关于人事数字档案安全管理方面的法律法规更是少之又少,管理的理念与制度设计存在衔接不紧密的情况。此外,《干部人事档案工作条例》第二十六条规定,要“建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系”,关于共享的要求没有详细说明,如何共享、共享的安全保护措施没有相关法律法规约束,这对高职院校来说,实施起来难度较大。广西交通职业技术学院根据2018年底新颁布的《干部档案工作条例》,制定并于2019年开始实施《广西交通职业技术学院人事档案管理办法》。该办法对人事档案接收、转递、查借阅等都有明确规定,但是由于国家对人事档案信息安全的政策还不够细化,因此学校对这块的内容表述相对较少。

(2)人事档案相对人的知情权对信息服务提出更高要求

档案相对人的知情权一直以来都是学者们重点关注的内容,虚假档案材料放入人事档案对当事人造成终身影响的案例也常见报道。由于人事档案信息具有保密性,如何平衡保密性和人事档案相对人知情权之间的关系,对高职院校人事档案管理部门而言也是一个难题。广西交通职业技术学院严格按照中央组织部人事档案查借阅管理规定,规范查档手续,并做好查、借阅记录。随着时代的进步,学校教职工的档案意识也不断增强,对人事档案信息服务要求越来越高。但是,部分信息能否查阅、查阅的“度”应该如何把握,这也是今后需不断改善和加强的地方。

三、结语

档案作为国家基础性战略资源,在社会中发挥越来越重要的作用。通过分析、研究高职院校(以广西交通职业技术学院为例)人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁,使我们对高职院校目前的各种环境因素有了深入地了解,为下一步工作的开展提供了方向,并有效促进人事档案信息化建设工作的开展。

参考文献

[1] 龙彦.高职院校人事档案管理信息化建设研究[J].连云港职业技术学院学报,2017

[2] 李鑫.档案信息化建设的SWOT分析[J].黑龙江档案,2016

[3] 莫家莉,胥刚.智与慧的融合:智慧档案馆发展愿景[J].西南民族大学学报,2019

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