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论信息技术在民族地区高校档案工作中的运用措施
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/24 9:16:42  

摘要:信息技术在民族地区高校档案工作中的应用,既是档案工作的必然选择,又是顺应时代发展趋势的伟大变革。因此,各民族地区高校要认识到信息技术的应用价值,根据自身情况进行合理运用,如果已经运用信息技术的高校,要查漏补缺,认识到信息技术的正确作用。唯有此,才能提高民族地区高校档案工作质量和效率,使档案工作愈发主动、快捷,从而为高校档案工作乃至高校自身的发展推波助澜。

关键词:信息技术;民族地区;高档档案;有效运用;

引言

信息技术(Information Technology),是指用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。随着信息技术在我国的初次尝试到后来的普及应用,各领域对其青睐有加,其原因在于信息技术具有普遍性、客观性、互动性、共享性以及动态性等优势。当前,随着信息技术在高校档案工作中的应用,解决了工作滞后、档案收集时间长、不易储存等问题。与此同时,信息技术的应用,改变了档案工作者的工作方式,减轻了工作任务,工作质量和效率得到了实质性的提升。但是,从目前来看,只有地方普通高校档案工作能够享受信息技术提供的服务,一些民族地区高校档案工作尚未实现信息技术的应用,导致工作进度停滞不前,难以顺应时代发展趋势进行发展和进步。因此,民族地区高校要认识到信息技术具有的优势和重要价值,根据自身情况进行合理应用。

一、信息技术在民族地区高校档案工作中运用的必要性

1.与大数据发展需求相适应

以往的民族地区高校档案工作中,档案工作者要通过做标记、用脑记忆等方式记住每一本档案的存放位置,同时根据档案属性制作目录,以为随时随地的查阅工作做准备。这种方式虽然能够确保档案工作的科学性与规范性,但在成百上千份的档案中寻找某一份,不仅浪费时间和精力,还难以保证寻找的准确性。如果将信息技术应用在档案工作中,档案工作者可以将所有的档案信息录入计算机系统中,并使用云计算进行备份,防止档案丢失。当档案使用者查阅档案时,档案工作者只需搜索关键字便能迅速、准确获取,这种档案获取方式不仅提高了档案工作质量,还与大数据发展需求相适应。

2.可促进民族地区高校档案工作的发展

随着信息技术的发展和普及,越来越多民族地区高校的教育学、行政管理等部门引入了互联网技术,教育教学质量和管理效果得到实质性提升。面对这种情况,民族地区高校档案工作要紧随其后,顺应时代发展趋势,根据实际情况引入信息技术,借助信息化手段优化档案工作内容,使其日趋完善。当下,受我国教育体制改革影响,国家对民族地区高校提出了新要求,教育和管理形式要与时俱进,实现创新和自我突破。此时,档案种类愈发多样,档案内容也愈发复杂,除了有全体师生和学校建校史等方面的档案外,还有许多社会公众的档案,如此庞大的档案数据群,如果继续使用传统工作方法,不但会产生各种各样的问题,还会阻碍民族地区高校档案工作的发展进程。而信息技术的应用,能够整合所有的档案信息,促进档案工作质量和效率的提升,民族地区高校档案工作也因此得到进一步的发展。

3.民族地区高校档案工作的必然走向

据了解,民族地区高校档案工作中,档案的储存和管理多以纸质版为主,这种管理方式看似一目了然,通过档案工作者所做标记获取所需档案信息,但在日积月累下,纸质档案储存的弊端开始显露。比如说,占据空间大,档案易潮湿、霉变等,难以长久储存档案信息。此外,档案在利用过程中,档案使用者会反复翻阅或复印,致使档案发生不同程度的磨损,一些不爱惜档案的使用者,会给档案带来更大的损害。就目前来看,民族地区高校的众多档案都有保质期,学生考试试卷仅存放3-5年,存放期结束后,为了腾出空间,供其他档案存放,档案工作者会通过废纸出售、销毁等方法进行处理,如果处理不当,十分容易造成信息流失,给学生的个人利益带来隐患。如果将信息技术应用在民族地区高校档案工作中,纸质版档案摇身一变成为电子档案,不仅不易损坏,还有着较长的保存时间,处理过期档案时只需一键操作即可,节省了不必要的流程,避免了档案信息泄露问题。与此同时,以信息技术为依托的民族地区高校档案工作,可实现信息的迅速传播,提高了工作水平和整体效果。所以说,信息技术的有效运用,是民族地区高校档案工作的必然走向。

二、民族地区高校档案工作中存在的问题

1.工作理念陈旧

档案是人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录,包括文书、人事、财会等类型的档案。由于档案涉及国家、企事业单位以及个人利益,所以具有较强的保密性,即便是档案工作者,也不能擅自查阅,除非经过本人许可,如果私自查阅档案,或者是造成档案丢失,将会承担相应的法律责任。这种情况下,一些档案工作者为了避免不必要的麻烦,依然沿用传统工作方式,即档案只收不用,思想过于保守,没有与时俱进,部分民族地区高校档案工作者也不例外,对信息技术在档案工作中的引入持抵制和怀疑态度,导致工作过程中出现大大小小的问题,难以满足时代发展要求。

2.缺少专业设施和优秀人才

对于民族地区高校档案工作来说,想要充分发挥信息技术具有的重要价值,就需要完善的专业设施和优秀人才给予保障。可是,从实际来看,由于多数民族地区高校所处位置偏远,办学条件相对落后,资金紧张,硬件、软件方面投入较少,就算档案工作者想利用计算机开展工作,也难以达成目标。另外,档案工作水平与质量的提高还与信息化人才有着直接关系,但因教学条件、周边环境等因素影响,许多信息化人才更愿意留在交通便利,发展较好的城市中心,再加上民族地区高校缺少人才培养意识,没有向档案工作者灌输信息化思想,导致档案工作效果不尽如人意。

3.档案服务模式单一

当前,许多民族地区高校档案服务内容、服务模式较为单一。据了解,纸质档案利用率占整个档案利用份额的70%以上,如果学校教职工、学生或社会人员利用档案,就要到档案室进行登记、查询和复印。这种方式不仅浪费时间和精力,使用纸质版保存档案还容易出现受潮、腐烂、变质等情况,导致档案内容缺失,造成严重后果。此外,收集纸质档案时会出现浪费现象,与国家提出的可持续发展理念相违背。信息技术背景下,如果民族地区高校档案工作依然运用单一的服务模式,不仅无法满足档案利益者的多样化需求,还会阻碍自身的发展。

4.档案队伍水平不高

通过调查了解到,并非所有民族地区高校档案工作者都是科班出身,具有较高的专业素养和技术水平,多数档案工作者都是兼职人员,或者是从其他岗位借调而来,导致档案队伍整体水平不高,专业知识技能与业务能力较差。此外,就档案工作本身来说,有着单调、枯燥、晋升空间小等特征,一些档案工作者不愿长期就职,找准机会便从档案工作中脱离,这种较强的人员流动导致档案工作效果不尽如人意。

三、信息技术在民族地区高校档案工作中的运用措施

1.提高思想上的认识,做好档案工作

新时代下,民族地区高校现代化水平的高低,除了与教育现代化、管理现代化有关外,还与档案信息化建设有着直接关系。民族地区高校要想实现信息技术在档案工作中的有效运用,就要提高档案工作者思想上的认识,加强学习,深化信息意识。比如说,民族地区各高校可以通过宣传讲座、广播、主题班会、宣传栏等方式对档案信息化建设的价值进行宣传和普及,逐步提高全校师生的档案意识,认识到信息技术运用到档案工作中的重要性。对于档案工作者来说,民族地方高校要加大培训力度,培训内容不仅要涉及档案工作内容、管理形式上的优化创新,还要有信息技术理论知识和实际操作,在循序渐进中提升档案工作者的信息素养,使其熟练掌握信息技术的常规操作方法。为了吸引信息化人才加入民族地区高校档案工作队伍中,高校要通过提高薪资待遇,提供晋升机会等方式吸引人才的注意力,使其为档案工作信息化建设贡献自己的一腔热忱。

2.对现有的规章制度进行完善创新

正如孟轲所云:“不以规矩,不能成方圆。”特别是对隐私性较高的档案工作,更要有完善的规章制度进行制约。因此,民族地方高校要以信息技术的运用为出发点,结合自身实际情况,对原来的规章制度进行完善创新。首先,完善档案管理制度,包括保管、移交、职责以及安全等方面的内容;其次,规范电子档案的接收、查阅、管理等工作,避免出现问题影响档案工作的顺利开展;最后,将相关的法律法规渗透到规章制度当中,包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》等,必要时将《刑法》中的相关法律条例渗透其中,防止档案工作者出现损坏、涂改、伪造、抄录档案等违法行为的发生。此外,民族地区高校要正视档案工作中存在的错误认识,既要合理运用信息技术,又要加大档案信息化建设力度,努力营造良好的档案信息化建设环境,以此促进档案工作质量和效率的提升,推动民族地区高校档案工作的向前发展。

3.创建信息资源智能库

当前,在信息技术、网络技术的影响下,档案工作逐渐向智能化、数字化的发展方向迈进。因此,民族地区高校档案工作运用信息技术时,要以实际情况和自身发展需求为契机创建信息资源智能库。要想实现信息资源智能库的顺利创建,就要投入大量的人力、物力和财力,国家相关部门也要给予必要的支持,向着同一目标努力奋斗。信息资源智能库的创建,并非一朝一夕,而是要循序渐进,稳步进行。例如,将民族地区高校信息资源智能库分成多个板块,如教学档案资源、学生信息资源、学校奖惩信息、教职工信息、社会人员信息等,档案工作者将相应信息录入到相对的模块中,为后续的查阅提供便利条件。档案使用者查询档案时,无须登记、逐步查询,只需要输入关键词,相关智能库便会进行档案反馈,呈现需要的档案信息。如果在信息资源智能库中添加下载功能,档案使用者便能根据自己的需求轻松下载,节省了复印环节。对于民族地区高校档案工作来说,信息资源智能库的创建,不仅将信息技术完全应用在档案工作中,提高工作质量和效率,还大大提升了档案信息的利用率,发挥其存在的价值。

4.完善并应用硬件和软件设施

民族地区高校档案工作中,要想确保信息技术合理融入,实现有效应用,除了要提高思想上的认识,做好档案工作,创建信息资源智能库,对现有的规章制度进行完善创新外,还要改变传统的工作方式,注重先进信息技术硬、软件设备设施的引进。

(1)硬件设施的完善和应用

首先,设备的配置。档案管理工作的高效率完成,需要有计算机、打印机、扫描仪等设备给予支持,如果缺少任意设备,都难以保证档案工作的顺利设施,工作质量和效果也会受到极大的影响。其次,人员的配备。民族地区高校档案工作中,当硬件设施配备齐全后,如果没有专业人才进行操作,依然是徒劳的,严重时还会损坏硬件设备。因此,高校要聘用或培养1-2名专业的操作人员进行操作,只有这样才能充分发挥硬件设备具有的重要价值,确保档案工作顺利开展。

(2)软件设施的完善和应用

首先,数据库系统的应用。使用数据库系统整理和储存电子文档,能够减轻档案工作者的工作负担,提高档案数据处理效率。为了使民族地区高校档案工作进度逐步提高,就要对数据库管理系统进行创新,积极引进现代化的软件设施,建立规范统一的数据库工作模式,只有这样才能充分发挥计算速度快、信息范围大、查询方便的优势,提高民族地区高校档案管理的高效性和安全保密性。其次,网络技术的应用。互联网已经成为时尚的弄潮儿,是实现计算机信息共享的必要前提,所以实现民族地区高校档案工作的网络化技术不仅可以使各种信息之间实现互动与交流,更能进行资料的传输与共享,使档案工作变得更加的便捷和高效,同时也为高校节约大量的人力、财力和物力。

四、结束语

综上所述,信息技术在民族地区高校档案工作中的应用,既是档案工作的必然选择,又是顺应时代发展趋势的伟大变革。因此,各民族地区高校要认识到信息技术的应用价值,根据自身情况进行合理运用,如果已经运用信息技术的高校,要查漏补缺,认识到信息技术的正确作用。唯有此,才能提高民族地区高校档案工作质量和效率,使档案工作愈发主动、快捷,从而为高校档案工作乃至高校自身的发展推波助澜。

参考文献

[1] 谭途遥.信息时代高校档案管理工作存在的问题及对策[J].凯里学院学报,2020

[2] 谭萍.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].教育现代化(电子版),2017

[3] 黄凡珏.浅谈“互联网+”背景下新媒体技术在民族地区高校档案工作中的运用[J].档案时空,2019

[4] 刘萍.计算机网络技术在高校档案管理中的有效运用[J].科技传播,2015

[5] 周耀林,贾聪聪.“互联网+”战略下数字档案信息服务发展策略研究——基于SWOT框架的分析选择[J].档案学通讯,2016

[6] 梁莉.民族地区高校档案管理信息化建设中存在的问题及策略[J].和田师范专科学校学报,2016

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