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论新时期提升医院文书档案管理质量的有效方法
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/24 9:20:36  

摘要:档案又称之为文书、文案。一般是指人们在社会生活中形成的具有价值的资料。现如今我国医疗行业不断发展,医疗技术水平进步的同时,医院管理能力也在不断进步,随着医院科室增加医院人才规模的扩大,势必会造成医院文书档案资料的增多,因此提高医院文书档案的质量事关重要。领导要重视文书档案管理工作,才能更加有效的规范档案管理,充分发挥档案在医院的重要作用。文书档案管理可以说是医院管理工作中最重要的一部分,虽然管理工作不能直接地为医院带来巨大的收益,但是可以利用档案能够完成人力资源的合理分配,达到人尽其才,物尽其用。规范、合理的档案管理能够提高医院效率,帮助医院更好更远的发展。档案也是医院制订战略的重要参考,只有根据档案才能制订出下一步的经营和策划。因此,提高医院文书档案管理质量是医院发展的必然要求。

关键词:新时期;医院文书档案管理质量;管理方法;有效途径;

一、新时期档案管理工作的特点

1.文书档案规范化

医院文书档案管理最重要的就是实现文书管理的规范化,只有实现规范化,才能更好开展医院的各类工作。医院是一个相对特殊的环境,每天要接收大量的病人,病人的个人信息以及病情状况都会归入医院档案中。可以说医院档案室的资料繁杂,实现档案管理的规范化才能更好为患者提供服务。医院对档案管理工作要求较高,每日都必须保存新的档案,并严格按照规章制度进行记录。国家也对医院文书档案方面十分重视,并制定了相关保存档案的条例条规,要求档案管理工作人员在进行档案管理时,要严格按照规章制度,提高档案管理工作的规范化。

档案管理必须按流程进行管理,要严格把控档案的鉴定整理及查询过程,防止因不规范导致的资料丢失与泄露。对医院文书材料做鉴定时,需要根据文书档案记载的期限和真伪以及作用价值进行分类,要做好文书档案的编码工作,可以以单位的形式进行记录,要对档案进行标引组织和整理。在鉴定时要确保档案的真实性、有效性、科学合理,至关重要。在资料收集方面应做到多渠道、多方式的收集,了解全面信息,确保信息的准确性。档案管理的规范就是要求管理人员严格认真做好每个流程的把控。

2.服务价值

服务性是文书档案的重要特征,也是文书档案的主要作用。通过文书档案管理,能更好记录与保存医院历史资料,有利于医院制订相应的经营计划和发展策略。规范化的档案管理工作,能提高日常工作效率,便于更好查阅档案,尽快了解到有效信息。进行档案的保存时,一定要按照规律,档案管理的服务性主要展现为方便查阅,这也是档案管理工作中所必须遵循的原则。可根据查阅需求进行分类存储,确保文书档案能够满足医院科室的实际需要。文书档案是医院内部重要的资料,其内容相对繁杂,部分资料涉及患者个人隐私,一旦出现泄漏问题,势必会影响医院形象。为预防档案泄露问题,需要进行严格的保密工作,防止资料泄露。现阶段我院文书档案管理主要通过网络平台进行,因此加强网络信息保密工作,有利于提高文书档案的安全性。

3.档案管理标准化

医院文书档案管理过程需要制定统一的标准,各行各业均是如此。只有统一的标准,才能确保医院档案管理水平不断提高。在进行材料的收集管理鉴定与保管时,一定要制定好相应的标准与要求,力求采集的档案真实有效。要制定统一的标准化流程,从档案的收集到建立卷宗到档案的保管以及档案的销毁,都要有相关的制度作保证,要做到档案分类保管,科学规范,有效率地进行档案管理工作。

4.档案材料的准确性

文书档案是通过一系列的数据构成的,因此要确保档案材料的准确性,只有资料数据准确才能提供有价值的参考。如果数据存在模糊或作假,那档案管理就失去了意义。文书档案管理要最大可能地保证信息采集的完整与准确,只有信息准确才能更好地提高档案质量。档案管理中涉及患者资料以及医务工作者人事档案,将这些档案统一录入信息科技平台,要求信息准确。随着网络的不断发展,档案的数字化逐步体现。网络管理档案容易受到外界环境影响,如遭遇黑客数据被篡改,电脑病毒等均会威胁到档案管理工作的开展。因此,要提高档案管理中的网络水平,加强对档案信息的保密,相对于纸质档案来说,电子档案虽查阅方便,但是难免会出现数据问题或者丢失现象,经过几番录入,可能会影响数字的完整以及信息的真实。因此,这就需要加强网络信息的安全性,在进行信息录入时,仔细认真确保数据的准确与真实。

5.数据管理的保密性

由于现阶段网络的发展大多数数据都通过电脑或网络平台进行存储,网络上汇集了各种医院资料以及人员状况,因此要加强文书档案的保密工作。文书档案是医院内部发展的重要参考,因此对外保密性特别高。无论是通过纸质档案还是网络数字化,保存都要增强保密性,防止数据泄漏,损害医院利益,危害个人信息安全。

二、新时期文书档案管理的新要求

文书档案是记录真实的数据以及个人信息和医院相关重要活动,为了确保医院信息的准确性,可以通过复印件文件以及请示来对档案进行辅助证明。要全面收集个人信息资料以及活动信息资料。通过辅助之资料构成档案文件的完整性。做到档案有数据可查,有证据可依。以往档案管理总是缺乏完整,档案信息不匹配,档案内容不成套的现象,基于此要加强资料的收集与文书档案的整理工作,确保档案管理工作有效开展。力求将每份档案做到完整可靠,保证数据的真实性与有效性。可以复印原始文件进行收集操作,要按规章制度,可安排专人进行档案的整理与收集,要定期查阅并完善档案内容,防止在保存过程中的数据丢失。

三、现阶段存在的问题

1.管理人员思想不端正

部分档案管理人员思想不端正,认为医院最主要的工作是为患者提高服务质量,从而不关心文档管理。其实医院文书管理与医院医疗水平有直接关系。如若文档管理制度不完善,在查阅起来费时费力,那么各个部门及医院在建立目标和规划时,就需要耗费更大的力气。想要对材料进行查阅时,就需要耗费更多的时间。在人力资源分配上,如若对档案管理不到位,使得人员信息丢失,那样在分配工作时就无法做到人尽其才,其实档案管理工作与人力资源分配密切相关。档案管理人员如果思想态度不端正,就不能及时完成好工作,如若对职责不清晰,与其他部门和临床科室配合起来就比较困难。没有很好的配合,势必会引来更大的问题,导致医院医疗质量下滑,文档管理人员水平低,思想认识不足,权责不清,是现阶段档案管理中存在的主要问题。

2.软硬件设施差

部分领导不重视文书档案管理工作,对文书档案管理投资较少。导致管理系统落后,软硬件跟不上时代发展。部分医院领导就轻视档案管理,重视医疗水平,致使档案管理的设备与医疗设备大相径庭。如若不增强档案管理质量,势必会影响医疗服务水准。要提高档案管理工作中的软硬件设备,购进先进的计算机扫描仪以及杀毒软件、软件技术等。可建立库房,专门对档案实行归档管理。提高档案管理水平,能提高医疗服务质量以及人员分配的合理性,对医院发展起着至关重要的作用。

3.管理人员不专业

随着医疗行业的发展,科技水平的进步,对于档案工作管理人员来讲,提升档案管理专业的知识以及综合能力素养至关重要。部分档案管理人员往往身兼数职,导致压力大,工作中使得档案管理工作质量下滑。部分档案管理人员非专业出身,对档案管理意识薄弱,不能规范化流程化地开展工作。往往在档案整理收集编排时不认真使得数据失真甚至丢失。部分医院档案管理人员不思进取,对提高档案管理无任何兴趣,认为不需要接受任何培训。引进刚毕业的学生进行档案管理虽具备专业知识,但缺乏实际经验,导致档案管理工作不能顺利展开。

四、新时期提升医院文书档案管理质量的有效方法

1.重视档案管理工作

无论是医院的领导者还是档案管理工作人员,要从思想上真正的重视起文书档案管理工作。文书档案管理工作是医院正常医疗的有效保障,也是日常工作的必备内容。优质的文书档案管理能有效促进医院的发展,并且通过档案管理能提高医院收益。医院在制定战略时,通过档案资料能更好制订计划,利于医院可持续发展。对于医院领导来说,要提高管理意识,增强对医院文书档案的管理。要加大投入引进先进的网络技术,提升档案管理工作室的软硬件水平。要加大对人才的建设,医院要引进有经验的相同专业的人员,不能让管理文书档案的人员身兼数职,导致工作重,任务多,从而降低了档案管理水平。

2.做好保障工作

要做好文书档案的保障工作,加大对文书档案管理的保障力度。文书档案管理的质量关系到医院的发展,只有提高文书档案的管理,才能最大限度地合理分配人力、物力与财力。可适当分配人手对档案进行维护与统计。为提高档案管理质量,各科室均可设置一名档案管理员主要负责整理材料,把控好档案的质量,通过层层筛选以及修改,将档案质量提上去。要有资金支持购进相应的仪器设备,改善档案管理的工作环境,要制定相应的标准和制度对档案管理实行统一标准。要引进网络科学技术,真正做到档案数字化,可建立文书档案数据库,提高医院自动化水平。在建立数据库时,也要加强对文档的保密工作,可以引进最优的杀毒软件,对整个数据库系统不断完善。要将档案管理与网络信息化相结合,真正做到便捷查阅档案。要制定科学合理的制度规范及要求,做好档案管理的保障工作。

3.提高档案管理人员能力

要做好文书档案管理工作最重要的是档案管理人员要具备较强的专业能力和综合素养,只有档案管理人员自身业务水平高,专业素养强,才能更好地对文书档案进行管理。因此,针对医院档案管理人员自身问题,要进行相应的培训与改善,提高档案管理人员自身水平。要树立质量意识,加强档案管理人员对专业知识的学习。档案管理人员要熟练掌握现代化技术,会使用网络并利用网络进行数据库建设。在整理文书时,一定要细致谨慎做好文书的整理与装订工作。

4.建立健全的制度

文书档案管理制度,可以有效规范档案管理,提高文书档案的质量,尤其是针对信息化管理作用更甚。医院可以通过制定电子信息系统管理制度,严格把控好文件的收集传递、鉴定与清理工作。建立健全查阅机制,保证在需要档案时能迅速找到并加以利用。通过文书档案的管理,能使档案利用效率增高,建立网络式查询机制,方便与各科室信息交流,使文档更加规范化。真正做到档案资料有规可依,有章可循,避免文书档案资料的泄露。

五、小结

本文通过研究分析新时期提升医院文书档案管理质量的有效方法,并总结相应的文书档案管理经验。根据文书档案管理的特点要求,以及现阶段存在的问题及整治方法,对医院文书档案管理作出了全面的分析。在进行档案管理时,要确保档案的齐全性,这需要档案管理人员耐心细致地收集材料。把分散于各个科室、各个领导手中的材料进行归档,实现有档案室统一管理的原则。在收集档案时要总结经验,制定相应的收集和接收制度,以及档案管理制度。对于应当归档的材料,必须经过严格审核,防止数据出现漏洞。档案管理工作人员要不断提高自身能力水平,认真学习各类有关于档案方面的知识及方针政策,提高业务水平,要热爱自身工作,学会钻研,在工作中积累经验,掌握管理工作的特点及规律,才能有效提高工作能力,保证医院文书档案的质量。档案管理其实是相对凌乱复杂的,因此对档案进行有效的组合编排至关重要,将相对独立的档案资料整合成一个系统,并不断完善补充形成成套的档案,是每个档案管理人员必备的职业能力。已经入库保存的档案要做好检查,防止因疏忽产生的质量问题。档案室需要根据具体情况以及时间的推移,对档案进行淘汰及更新。部分档案随时间的推移产生变化,要进一步填充。文书档案是有一定的保存期限的,因此要及时地进行检查更新与销毁。要对档案进行及时归档,按照单位要求进行集中管理,各科室不能将档案占为己有。要加强档案的保密性以及密级变更和解密,相应人员要对保密档案进行有效管理。档案一般是不允许借阅或查阅的,在进行查阅时要经领导审批利用网络设定相应人员相应权限提高档案的保密性。档案管理人员要定期进行整理,方便院级领导查阅以及人力、物力、财力的调配。作为档案管理工作者要不断加强理论学习,要学有所新,并要学以致用,日常工作中要将所学理论贯穿到具体工作中,要勇于探索,敢于开拓创新,努力提升自身的专业能力和综合素养,把医院文书档案工作做得更好,使其进一步规范化、系统化和科学化,为医院的可持续发展提供强有力的保证。综上,提升医院文书档案管理质量有助于医院的更好发展。

参考文献

[1] 李淑英.医院档案管理工作中的问题与对策研究[J].管理观察,2018

[2] 莫德芬.新时期医院档案管理中的问题及改进策略研究[J].养生保健指南,2020

[3] 李儒.医院档案管理工作存在的问题及应对策略[J].卷宗,2020

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