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论加强电子会计档案管理的方式
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/9/24 9:25:21  

摘要:对于电子会计档案管理工作的开展,它是财务管理工作开展的重要环节之一,并且也是有效保证企业或单位长期发展与运行的重要基本工作。对此,在各项建设工作开展上,就需要实现强化电子会计档案管理工作开展的实效性,这样才能为企业与单位的发展做好保障。

关键词:电子档案管理;会计档案管理;现状;

对于会计档案工作开展,它是在会计核算工作开展中,以各项工作运行为主所形成的一种数据记录,它能够有效反映出企业的经济业务实际情况,并且能够以文字保留的形式来实现对会计资料的统计,这时就能够以现有统计内容为主来满足企业后期的运行与发展。在当前阶段中,电子技术以及信息技术的应用能够进一步加快对会计档案管理工作的落实,同时也能在数据整合上,提高数据应用的真实性。对此,对于企业的运行与发展来看,实现优化电子会计档案管理,就是确保企业正常运行的一种手段。

一、电子会计档案管理工作的目标与内容

1.电子会计档案管理工作的目标

对于会计管理工作的开展来看,在各项基本工作运行时,必须按照我国档案法的内容来实现依法管理,更要以企业发展为重点,实现将各项具体业务进行系统化建设,这样才能通过信息化建设工作的落实来实现以信息化技术为主进行基本操作,以此通过管理组织体系的建立,并通过财务工作的全面落实,就能加强会计档案管理工作的开展力度,从而才能保证企业的长久运行。与此同时,在基本工作运行上,也要明确财务部门的内部工作流程,并通过权责机制的有效应用来匹配内控制度,进而才能以管理体系的建设为主来保证为企业的各项经营活动提供全方位的服务。

2.电子会计档案管理工作的内容

从会计档案管理工作的开展来看,它包括了基础会计内容,同时也要以档案收集模式来实现对所有经济运行中所产生的数据进行全面应用,这样通过定期的收集、整理,并通过利用与保管,就能够为企业的运行做好保障。与此同时,针对企业的会计档案管理工作开展,也需要通过定期销毁来实现满足对数据的更新与保护,所以对于会计档案管理工作的落实而言,它是会计工作当中的重要组成部分之一,必须要遵循相关准则制度的应用来满足各项基本工作的运转。毕竟,对于档案管理工作的开展而言,需要通过统一执行国家的法律法规来实现满足基本工作的运转,更要以企业发展为主来实现结合企业实际情况进行会计档案的统一整合,这样才能保证在各项基本业务流转的过程中,既能够实现满足企业的长久运行,又能通过监督、检查工作的落实来确保会计数据应用的真实性。除此以外,对于可以持有会计档案资料的单位,也需要对会计档案的管理工作进行全面落实,并通过信息化建设来满足电子化发展,这样才能以全新的技术模式进行会计档案的利用与分析,并通过妥善保存与应用来避免出现会计档案泄露的问题。

二、企业电子会计档案管理的工作流程

对于电子会计档案工作开展来看,在前期制作流程过程中,必须要实现以下几点工作的落实:首先,在进行原始凭证确认上,必须要进行统一格式的确认,更要以电子表格进行应用来保证各项工作的流转可以更具统一性。同时,在进行发票粘贴的过程中,必须要与原始凭证相一致,还要保证发票的重要信息与原始凭证相一致,这样才能保证数据在应用的过程中,可以避免出现数据不一致的问题。对于纸质发票的应用,必须要保证在体现重要信息的前提下进行原始凭证的粘贴,更要保证在装订线区域内进行整理,以此才能规避后续装订后产生的视觉影响。除此之外,对于支票存根等一系列粘贴内容,也需要按照既有规定进行装订,并以扫描形式进行电子数据储存,这样才能确保各项数据的应用具有真实性。其次,档案管理人员在基本工作完毕后,需要确认会计账户信息的完整性,更要将已确认完毕的资料进行流转,这样由监管人员进行统一处理,并通过对账簿的封面来保证数据的真实性与有效性才能进入下一环节工作。与此同时,在此过程中也需要实现电子数据上传,这样才能确保电子数据的应用与现实数据相一致。对于已核对完毕的账簿,要由财务人员进行审核,并在审核之后由专门管理人员实现对内容的确认与装订,这样才能有效避免数据不真实的现象出现。最后,在报表确认与装订工作的开展上,必须要确认信息的真实性与准确性,并且也要保证所有记录内容的数量与名称相一致,更要以序号对应为主实现对排序的确认,而此时也要实现与电子数据进行同步存储,这样才能有效保证数据应用的安全性与保障性。

对于电子会计档案的后期管理工作开展来看,需要保证在基本工作中,按照现有法律法规内容来实现基本操作的执行。同时,在管理工作开展上,除电子档案以外,也要实现对纸质档案的保存,这样由专人进行看管并收藏,以此才能保证由专人进行负责,并降低由于多人经手而带来的数据丢失问题。除此以外,对于电子档案管理与纸质档案管理工作开展来看,既要保证纸质档案管理的规范性,也要保证电子管理时要实现权限设置,这样才能有效避免由于越级查看而带来的数据丢失等问题出现。值得注意的是,对于财会负责人与管理负责人而言,在会计档案销毁工作开展上,必须要实现在各项基本工作运行后进行确认与签字,这样才能有效保证在销毁材料时,可以避免出现对重要文件的销毁,并且也能实现为追责工作做好保障。

三、当前电子会计档案管理工作的现状与问题

1.电子会计档案管理的现状

依据我国会计行业当前的发展情况来看,在基本工作开展中,即使实现了现代化信息建设,并通过电子会计档案管理工作的落实来加快企业的运转,但是在基本工作开展中,仍然只能够以过去的模式进行运转,这就会导致在基本工作开展时,会忽略对电子数据的收集与管理。同时,在各项工作开展上,由于在进行文件资料交接时,需要以数据保存与传递来实现向财务部进行转交,而这时由于财务部在进行工作开展中,只认为此类档案资料是一些普通的数据资料,这就会导致在基本工作运行中,也忽视了对于数据的管理。因此,这就会导致在后续工作运行上,一旦出现需要阅读此类资料时,却无法实现对资料的应用,甚至由于系统设置等问题会导致原始资料的消失。

对于我国会计档案管理工作的开展,不管是国家部门也好还是相应管理机构也好,在基本工作中都必须要按照我国法律法规来实现对各单位以及企业在运行时所产生的财会资料完整性进行确认,并通过规范整理来实现对各项资料的分类,以此通过确认与归档来实现对档案资料的保存。但是,在此项工作开展之前,很多企业或单位在进行会计档案管理时,往往会将所有财务数据均交给财务部门来进行管理,这就会导致在后续工作运转中,由于财务部门不能实现对档案数据的编排以及整理来满足对档案的妥善保管,这就会导致在基本工作运行上,由于档案整理不规范,且各单位在进行基本工作中,无法实现统一整理,从而就会给财务部门带来更多的工作量,这都会导致在后续工作运行中,会对档案的管理与应用产生不良影响。此外,即使是当前所应用的电子化数据管理,如果在基本管理工作开展上,不能实现对应用格式的统一,从而就会在格式数据保存上有所误差,这也会给相关部门带来麻烦,甚至会由于格式应用不当而导致档案数据资料无法被读取,这时就会导致档案资料失去保管的意义。

对于会计档案管理工作的开展,任何会计信息的应用都必须遵守我国的法律法规来实现保证数据的真实性,以此才能将会计信息数据作为凭证来进行应用,这时的会计信息必然会具有法律效力,而且也会为各单位与企业的后续运行做出保障。因此,对于会计档案管理工作的开展,在核算时产生的数据就必须具有真实性与可靠性,如果此时的核算信息存有不精准性,必然就会导致会计档案管理自身无法起到保障性作用,进而会造成种种不良问题的出现。对此,对于各项工作的开展,如果从业人员自身缺少职业道德,必然就会导致在数据信息应用中存有造假现象,甚至可能会通过修改电子档案数据来保证企业始终以盈利状态呈现在公众眼前,这时就会导致各种不良问题的出现。此外,缺乏职业道德的从业人员,有时也会通过不法手段来伪造凭证,以此来实现以权谋私的目的,这时也会影响到企业的运行与国家的发展,进而就会导致在基本工作开展上,无法保障数据应用的真实性。

2.电子会计档案管理的问题

对于部分企事业单位,在进行电子会计档案管理工作开展中,并没有实现信息化建设的全面落实,这就会导致在基本工作运行上,只能够实现以信息化技术为主来实现对档案数据资料的收集,却不能在后续的分析与整理过程中,提取出信息应用的价值。对此,这也会给企事业单位的运行带来影响,并且也会导致在各项基本工作流转的过程中,失去电子会计档案管理工作开展的意义。

对于电子会计档案管理工作的开展,它能够有效加强档案管理的安全性,因为电子会计档案的应用能够实现在基本工作运行中,直接应用生成的数据,而非在进行转存时实现对数据的输入,所以它能从源头上降低数据不真实问题的出现。但是,由于当前很多企事业单位在运转的过程中,并没有实现一体化建设,这就会导致在基本工作运行上,无法实现确保第一手资料的真实性与有效性,这也会给一些不法人员有可乘之机,从而实现以权谋私的目的。

四、加强电子会计档案管理的方式

1.实现对管理制度的优化

对于电子会计档案管理工作的开展来看,它是满足核算工作信息资料应用真实性的保障性工作,并且也是会计工作开展的基础性内容,因此在基本工作运行时,各企业与单位的领导必须时刻认清该工作开展的意义,更要通过加强对该工作的建设来满足对所有应用制度的优化,以此才能保证在信息数据流转时,可以实现通过监督与管理工作的落实来强调数据保管的重要性。同时,在借阅与销毁制度的建设上,也要由专人进行负责管理,这样才能有效规避数据丢失或数据损毁问题的发生。在进行电子化会计档案管理过程中,因为数据具有不可见的特点,并且也会有数据磁性化的特点,这就使得过去所应用的管理法,无法实现对此方面内容的约束,进而就需要依据现行制度要求来实现对档案管理制度的优化,并通过一系列加强工作的开展来规避不良问题的出现,这样才能保证通过电子会计档案管理工作的落实来确保企事业单位的长期发展目标得以实现。

2.确保各项工作流转的规范性

即使是电子化的会计档案管理工作,也需要十分注重对于档案的整理。因为,对于会计档案管理工作的开展,实现对档案的整理就是基本工作运行的基础性内容,也是关键性内容。毕竟,相关凭证必须由专业人员来实现满足各项工作的落实,并通过按月整理等形式来保障数据应用的真实性与有效性。对此,在各项工作运转的过程中,就需要保证整理工作的程序化与规范化,这样才能确保在基本工作落实上,能够既通过纸质档案的储存来确保原始凭证的真实性,又能通过数据扫描来保证电子存档的有效性,以此才能在各项工作运转上,实现为后续工作的运行做好保障。

3.加强信息化建设工作的落实

加强信息化建设工作的有效落实,能够为电子会计档案管理工作的开展做好保障。毕竟,对于企事业单位的运行来看,实现信息化建设工作的落实,能够为电子会计档案管理工作的运行做好准备,并且能够以系统化建设为主来实现优化现有电子会计档案管理工作开展的有效性。毕竟,基本工作的运行如果脱离现代化技术的支持,必然就会导致信息数据的运用存有错漏,同时也会由于监督管理工作落实不到位而使系统被黑客攻击而导致数据丢失等问题的出现。对此,实现加强信息化建设,就能够为电子会计档案管理工作的运行做好保障。

4.提高会计人员的综合素质

由于财会工作具有专业性,而且又会受国家法律法规的影响而使各项工作的运行出现实时变化的特点。因此,如果财会人员自身没有较高的专业能力以及综合素质,必然就会导致在各项工作运转中出现由于个人素质不强而导致各项工作无法落实到位的问题。对此,在各项基本工作运行时,必须要提高财会人员的综合素质,更要通过内部培训与考核工作的开展来提高专业人员的综合业务能力,培养一批老中青结合的人才队伍,既能提高工作质量,又能合理规避风险,还能充分发挥电子会计档案的服务作用。

五、总结

对于电子会计档案管理工作的开展,它是财务管理工作开展的重要环节之一,并且也是有效保证企业或单位长期发展与运行的重要基本工作。对此,在各项建设工作开展上,就需要实现强化电子会计档案管理工作开展的实效性,这样才能为企业与单位的发展做好保障。

参考文献

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[2] 张立兵.基于信息化的国库会计档案管理电子化研究[J].时代金融,2020

[3] 孙玉芹.电子会计档案管理的问题与防范措施研究[J].兰台内外,2020

[4] 宋松,韩维媛.信息化时代医院会计档案管理发展探究[J].行政事业资产与财务,2020

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[7] 张矛.浅析会计档案管理新办法的特点[J].交通财会,1999

[8] 刘雄伟.浅谈会计电算化背景下的企业会计档案管理[J].经贸实践,2017

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