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基于全过程安全管理的档案保护主要内容和措施研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/11/15 9:32:21  

摘要:档案安全体系建设是档案工作的重中之重,也是档案工作者面前的永恒课题。档案安全体系建设包括档案实体安全和信息安全两大部分。当前,虽然已经进入信息社会和数字化时代,但做好档案实体安全管理,仍意义重大。这是因为很多档案仍然以实体形式保管,即使是进行了数字化,其原始档案依然具有原始性、凭证性、稀缺性、珍贵性、不可再生性等特点,是档案资源体系建设中的宝贵财富[1]。

关键词:安全;保护;档案;管理;全过程;

1 档案实体保护工作的目标、主要任务和基本原则

1.1 明确档案实体保护的目标

档案实体保护的目标是实现保存档案的长期可用性。

1.2 明确档案实体安全的具体任务

1.2.1 维护档案实体的有秩序状态,使其存放和使用中始终有序。

1.2.2 保护档案实体的理化性状,使其不受或少受损害。

1.3 明确档案保护的基本原则

在实体档案保管保护工作中应坚持一些基本原则。

1.3.1 以防为主、防治结合[2]。

1.3.2 加强重点、兼顾一般。

档案的价值以及重要程度是有区别的,对重点保护对象投入的人力、物力要有所偏重。

1.3.3 注重灾备、减灾处突。

主要是建立突发事件应对预案,以防备灾害及各种突发事件可能造成的损害。

2 基于全过程安全管理的档案保护主要内容和措施

档案保管机构在存档案流动,具有独特特征,以库房为中心,从管理流程出发,可以将实体档案安全管理划分为入库档案管理、在库档案管理和出库档案管理。档案保管机构要实现档案实体安全,必须建立全流程思维、建立全过程安全管理的档案保护新模式。

2.1 加强接收入库档案的消毒保护

2.1.1 做好入库档案消毒。

采用档案实时消毒、库房消毒净化、新载体防霉抑霉,及专门档案消毒处理等方式。

2.1.2 加强收集中的档案安全保护。

建立档案收集征集的安全管理制度;收集征集档案进库前,要严密包装、妥善运输、专人护送,保证档案安全;征集来的档案应及时归档,向管理部门移交。

2.1.3 加强整理中的档案安全保护。

档案整理归档时,应按档案安全管理要求逐卷逐件进行,慎重处理档案原件;加强档案整理中的日常保护,防范人为灾害、突发事件及不当操作造成档案的丢失或损毁。

2.2 做好在库档案的保管保护

2.2.1 配备库房安全保护设备设施

2.2.1. 1 安全监控系统。

门禁、视频监控等系统,运行正常平稳、安全可靠。周边环境设置安全空间,安装安全监控设备。库房安装视频监控系统。涉密用房安装信息屏蔽设施,涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等办公设备应经国家保密部门安全检测,或由具备保密资质的单位提供。

2.2.1. 2 消防设备。

安装的自动报警、自动灭火系统符合国家标准,定期检查其安全性、有效性。库房、机房、整理室及裱糊室应安装防火报警和消防设备或者灭火系统。

2.2.1. 3 档案维护设备。

安装调控温湿度设备,库房配备温湿度指示和调控装置、通风换气与空气净化设备,相应功率满足温湿度控制要求。档案馆配备消毒室和消毒设备、除尘设备、修裱工具等。

2.2.1. 4 数字信息保护设备。

专用机房配备防电磁干扰、防静电、防尘、隔热设施、过载保护装置、电磁信号干扰器和不间断电源。局域网络布线合理规范,配备加密的数据库存储和传输设备。以上设备应符合保管和保密要求[3]。

2.2.2 做好在库档案消毒

加强在库档案消毒管理,积极做好日常档案消毒工作,制定自然灾害档案抢救消毒预案,正确使用消毒设备,并建立有害微生物和害虫的检查机制。

2.2.3 抢救修复国家重点档案及珍贵破损档案

2.2.3. 1 国家重点档案及珍贵档案的破损状况及其分析。

国家重点档案及珍贵档案在长期保管与利用状况下都会出现不同程度破损:档案材料的残破与不全、外观的改变与污损、字迹难以辨别和内容图像模糊不清、材料受酸性腐蚀与灼烤干热的损坏以及粘结成“档案砖”等。

2.2.3. 2 实施破损档案抢救修复的途径与方法。

修复指对破损的档案进行技术处理,去除有损档案耐久性的不利因素,使档案恢复原来的面貌。修复时应明确档案的价值与内容的重要性,敏锐地诊断档案的材质、破损等情况,谨慎地确定修复抢救方案;认真细致地进行修复操作,及时观察档案的情况;科学地对修复结果进行全面的评判。

2.2.3. 3 修复破损档案时应遵循三个原则。

一是有利于档案制成材料耐久性;二是尽量保持档案原貌;三是使用的修复方法要经过试验。此外,在修复中应注意原件与被修复部分的可鉴别、整旧如旧、最小干预,以及效果自我评定与专家评鉴相结合。

2.2.3. 4 明确修复破损档案操作流程

2.2.3. 4. 1 接收、登记、观察需修复的档案。

2.2.3. 4. 2 评估档案的受损情况,材质的属性、材料损坏情况及致其破坏的因素等。

2.2.3. 4. 3 初步确定进行抢救与修复的方案。

2.2.3. 4. 4 对修复方法进行试验,检验方法的可行性。

2.2.3. 4. 5 进行档案的修复处置,及时观察档案的状态,直至达到理想的修复效果。

2.2.3. 4. 6 总结经验并形成示范性的修复方法。在修复破损档案时应关注拟定的档案修复抢救方案的适宜性,修复过程中进行观察、记录、调整,及时处置,完成抢救修复后进行评定。

2.3 做好因利用出库档案的安全保护

2.3.1 加强档案日常利用中的安全管理

2.3.1. 1 做好档案利用登记,限定用户利用范围,严格审批手续;严格控制档案原件的利用,建立并履行完整的登记、借用、归还等手续。

2.3.1. 2 使用单位对摘录、复制的档案要严格登记、妥善保管,不得散存在个人手中,不得扩散和转让。严禁擅自摘抄、复制档案,因工作需要从档案中取证的,必须按查阅档案审批权限经审查批准后才能复制(或拍摄)。

2.3.1. 3 档案利用场所安装摄像监视器,严防利用者在档案上涂改、圈划、抽取、折叠、裁剪、撤换。用户利用档案时必须爱惜档案,不准向无关人员泄露档案内容。

2.3.1. 4 收回档案时,仔细翻阅检查被利用的案卷和摘抄的内容,确保其完好。

2.3.2 编研中的档案安全保护。

依据档案法规,遵循档案保护的标准与技术规范,遵守档案利用与安全的相关规章制度,规范管理,避免使用不当或过度造成损伤及损毁;从保护档案、方便利用的原则出发,更多采取档案的数字形式、复制件形式,尽量避免档案原件的重复使用,减少利用损伤[4]。

2.3.3 加强档案展览中安全管理

2.3.3. 1 档案展览场所应配备安全设施和保护设备,防止档案被盗、被损坏、被破坏。

2.3.3. 2 监管展览中的档案安全,防止档案展览过程中人为损伤、展览环境、用户不当操作等对档案的损害。

2.3.3. 3 制订档案展览中灾害防护和突发事件应急处置方案,确保档案安全。

2.3.4 加强外借(转递)中的安全管理

2.3.4. 1 出借给单位或个人的档案复制件、摘抄材料,必须加盖公章。

2.3.4. 2 利用单位或个人借用的档案,要严格登记、妥为保管,不得扩散和转让。

2.3.4. 3 不允许利用单位或个人长期保存,用毕一律退回。及时催还借出的档案,一时归还不了的应问明原因,整理好档案借阅查询登记簿,并在档案借阅查询登记簿上注明原因及催还情况。

2.4 做好处置时的档案保护

2.4.1 加强档案移交的安全管理

2.4.1. 1 做好交接前的准备工作,对所有保存档案进行一次全面清理,做到账物相符。

2.4.1. 2 按档案移交要求编制移交清单,有特殊情况需要说明的,附于清单后。

2.4.2 加强档案转移运输中的安全管理

2.4.2. 1 档案转移运输时,使用牢固、干燥的包装材料和装载形式,对被送档案进行包装,并进行档案安全检查,防止转运过程中档案的损失。

2.4.2. 2 档案转运中包装箱应符合档案安全要求,全程注意档案的完好与完整,避免档案损坏、被盗、丢失。

2.4.2. 3 档案远距离运输转移,应考虑天气变化,防范暴雨、冰雪或大风等恶劣天气以及突发事件可能对档案造成的损失或危害。

参考文献

[1]许蓉.做好档案的科学管护完善档案安全体系建设[J].办公室业务,2021(09):88—89.

[2]杨泓.开展机关档案数字化工作的实践与思考———以致公党福建省委档案数字化实践为例[J].办公室业务,2021(08):62—63.

[3]朱英.企业档案保密工作思考[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021(06):22—23.

[4] 谢达.档案实体与信息安全培训[J].中国档案,2020(07):44—45.

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