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机构改革期间档案安全工作对策研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/11/15 9:35:06  

摘要:机构改革时期的档案管理工作,要做好档案基础设施建设工作,合理安排办公室布局,主动提高档案人员综合素养,加强人员法律意识,使其主动规范自身行为,根据要求落实相关工作,为档案提供安全保障。

关键词:机构改革;档案安全;管理体系;

引言

档案安全是机构改革期间档案工作的重点,为此要加强档案人员对档案安全的认识,建立科学档案管理体系,有效减少恶劣行为发生。此外,要完善档案收集、整理、保管等管理制度,以保证档案文档的完整。

1 机构改革期间档案安全工作现状

1.1 缺乏档案安全认识

尽管部分单位已经建立档案安全防护制度,却缺乏档案安全认识,相关工作落实力度不够。档案管理人员落实相关工作时,缺少规范性。部分单位会用人员数量缺失、房间空间紧张、档案移交量大等理由掩饰工作过失。甚至还有部分单位,为减少工作量烧毁档案资源。这类现象表明,加强单位人员的档案安全意识已迫在眉睫[1]。

1.2 档案保管工作缺失

档案工作的基础就是档案保管工作,该工作是各项工作开展的前提。由政府单位到办公楼已成为未来发展趋势。但因单位数量众多,办公条件受限,许多档案文件已无处存放,能单独设立档案室的单位屈指可数。缺少档案室的单位,因无法将档案集中管理,各类档案分散至形成科室保管,已逐渐形成普遍现象。其防火、防盗等基本防护几乎无法保证,这都为档案保管、利用以及移交带来巨大影响。部分单位因长期未将档案移交,导致档案堆积数量较多,办公地点无法将档案继续存放,只能将其放置到距离办公位置较远的其他位置,导致档案文件平时无人整理、监管,为后期移交、查阅等工作带来阻碍。还有部分单位建立的档案室,其防护参数无法达到基本要求,其档案保管工作存在缺失[2]。

1.3 档案移交程序不规范

机构改革期间,部分单位被撤销或被重新组建成立新部门时,因组织机构发生撤并、整合等变动,缺少合理统筹组织规划,未及时明确档案归属与交接方案,导致档案移交程序不规范。经调查发现,交接时普遍存在两个现象,一是因交接程序存在缺失,落实档案交接工作前,未策划明确的交接方案,对于将要交接的档案底数模糊不清,缺少合理规划。二则是因落实档案交接工作时,移交单位未及时开展立卷归档工作,将未整理的档案文件直接移交给接收单位,移交程序缺乏规范,为未来档案查阅工作带来困难,严重影响档案保存的完整性与准确性[3]。

2 机构改革期间档案安全工作对策

2.1 提高档案安全认识

机构改革单位档案工作中的重点就是确保档案资料的安全,为此要加强档案安全宣传工作,提高档案人员的档案安全意识。尤其要增强档案法律法规与安全层面的法律责任的宣传力度,对于实际存在的安全隐患,要选择相对应的法律责任与规定,采用书面或面对面传达等途径,增强单位领导与该工作相关人员的档案安全意识。此外,要引导涉改革单位提高政治站位,树立全局理念,加强组织领导与督导检查力度,杜绝档案遗失或密情泄露等恶劣现象产生,任何部门与人员都不得随机构改革私自带走、转借、销毁档案等。对于因缺少档案安全意识导致安全事故的单位或机构,需依法依规秉公处理,借此形成威慑,切实保证机构改革期间档案信息的安全。

2.2 建立档案管理体系

要建立档案管理体系,督促各单位建设档案工作网络,切实落实档案管理准则,主动组建档案工作小组,根据各项工作内容及要求,明确主管领导、部门以及负责人,并为其配备专兼职档案工作人员,促使人员相互辅助提高工作效果。要明确其他科室各人员的档案管理责任,借此形成档案管理责任意识。此外,应建设机构改革期间的档案管理工作与处置工作的具体方案,并坚持以安全为基础对其优化整合,将档案管理与档案处置工作共同增设到机构改革工作总体部署,为档案工作顺利展开提供前提条件,充分保证档案文件的安全。要优化文件材料收集、整理、保管、封存等管理制度,科学拟定档案工作方案与管理要求,以确保档案文件完整无丢失。倘若发现档案文件出现丢失或损坏,需依照档案管理制度,对人员或部门采取相应惩罚,借此提高档案人员行为规范性,充分发挥档案管理制度作用。

2.3 规范档案交接程序

要规范档案交接程序,确保档案的归属与流向渠道通畅,合理处置机构变动部门与单位档案的流向。各级档案部门与机构要主动向当地党委、政府与编制部门递交机构变动的档案资料,主动做好机构改革服务工作,及时完成撤销、合并机构档案处置、接收工作,以便妥善保证档案资料。要明确撤销单位或临时机构,为交接工作打下坚实基础。原则上需将所有档案全部向当地同级档案馆移交,若有需要,应经同级政府档案行政部门许可后,将其送于单位代管。此外,在明确两个或多个部门组合为新单位后,原单位档案需通过同级政府档案行政管理部门同意,才能由新单位管理利用。无论机构如何改动,档案交接归属需及时明确。档案接收部门要全力配合管理部门工作,将各单位优势充分发挥,采取一致管理标准,利用培训、讲座等模式对档案管理人员实施现场指导,确保档案保管、交接工作质量,为档案文件安全提供保障。档案交接前要确保档案完整,其中包括档案纸质文字、图片、声音、影像以及实物等,以保证文档内部资料未丢失。对于内容缺失的档案,要根据档案实际情况,及时收集其相关资料将缺失部分弥补,而对于无法弥补的档案要给予备注说明。不同类别的档案要根据有关要求整理,整理时要对档案实施分级管理,整理完成后要将其编号排序以妥善保管。档案交接时,要将电子版与纸质版档案共同交接,交接时要附送档案介绍与编制依据,为后期资料查找工作提供便捷。

3 其他建议

3.1 增强档案管理法律监管工作

要加强档案管理法律监管工作,依照法律要求开展档案管理工作。应加强《档案法》与相关法律要求的宣传力度,借此提高档案管理人员对相关法律法规的意识,有效减少不良行为产生,充分提高档案管理工作质量。此外,要提高档案法律监管工作落实力度,并在机构改革过程中优化档案管理工作相关规定,促使机构改革时的档案管理工作规范化。若发现有违法乱纪行为,如不按规定移交档案、因管理不善导致档案丢失等,需依法处理。要尽力争取党委对机构改革中档案管理工作的支持,将档案管理作为机构改革重点工作,为档案管理工作提供物质条件,并将责任落实到个人,借此激发档案员工落实档案管理工作的积极性,实现有据可查有迹可寻。

3.2 做好档案基础设施建设工作

应根据《机关档案管理规定》要求,主动协调政府部门,为各个涉改单位的档案管理工作提供所需保障。分配办公室时,要根据档案数量合理安排,为各单位提供所需办公空间,打破办公条件制约,妥善解决相关问题。此外,要督查各单位夯实基础,增强档案管理硬件设施建设工作,强化档案库房防护工作,采取有效措施提高档案库房防护等级,保证档案库的防火、防盗等,为档案管理提供物质保障,以保证档案文件的安全。

3.3 提高档案人员队伍综合素养

要定期开展档案管理讲座,将档案管理工作注意事项印在档案管理人员脑海中,提高档案管理工作质量。此外,要主动组织档案管理人员学习《档案法》《机关档案管理规定》等相关法律,提高档案人员综合素养,确保人员懂法、知法,具备相应法律意识。开设安全教育培训活动,借此增强档案管理人员对档案安全管理工作的认识,为档案文件安全提供相应保障。

3.4 强化档案管理部门机构改革力度

增强档案管理工作的同时,要强化档案管理部门机构改革力度,做好档案管理机构改革工作,充分发挥自身优势。要尽量优化档案管理机构的档案计划,在不受编制人员数量减少的影响下,能确保档案管理工作正常开展,档案管理工作监督强度逐渐增强。对于未根据公务员管理体制实施管理工作的机构,要借助改革机会主动按照公务员体系优化管理,以打消档案管理机构顾虑。

总结

综上所述,机构改革时期的档案管理工作,要做好档案基础设施建设工作,合理安排办公室布局,主动提高档案人员综合素养,加强人员法律意识,使其主动规范自身行为,根据要求落实相关工作,为档案提供安全保障。

参考文献

[1]赵晓辉.关于加强机构改革期间档案安全工作的思考[J].黑龙江档案,2019(02):18.

[2]韩贵林.在机构改革过程中加强档案管理工作之我见[J].兰台世界,2019(S2):21.

[3] 李爱敏.关于加强机构改革期涉改单位档案管理工作的几点建议[J].中国科技投资,2019(09):110.

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