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对操作应用档案管理系统的几点认识
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/11/15 9:37:57  

摘要:随着办公信息化的迅速发展,多数单位都安装使用了档案管理系统。但是,很多基层单位档案人员对档案管理系统功能了解不够,在实际工作中档案管理系统许多功能并没有得到开发使用。这一现状亟需得到改善。

关键词:操作;档案;管理系统;思考;

1 应用档案管理系统过程存在的问题

1.1 对档案管理系统功能应用了解不够

很多档案人员没有深入了解和掌握档案管理系统功能,文件归档、档案管理和利用等环节不能有效在档案管理系统内进行。例如,有的单位在使用档案系统时,只注重文件运转过程,未考虑到办理完毕后的电子文件归档问题,使其在网络中处于失控状态,没有达到文档一体化管理要求;有的单位在档案系统应用时虽然考虑了电子文件归档,但由于需求不够完整、规范,缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控,致使电子文件管理与归档达不到规范、科学的要求,电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。

1.2 档案管理系统与办公自动化系统没有对接

办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享,实现科学决策的信息系统。很多基层单位档案管理系统未能与其有效对接,统一应用。在电子公文起草处理阶段,只注重电子文件的起草、审核、校对、签发等环节,没有注重其归档与管理的需求,归档电子文件不能及时挂接到档案管理系统。

1.3 档案管理系统操作职责和权限不清晰

在一些已经安装使用档案管理系统的单位,由于档案管理系统操作职责和权限不清晰,绝大多数的档案部门只能被动接收电子文件,不能介入对电子文件质量和数量的监控工作中,有关部门归档什么电子文件,档案部门就接收什么电子文件,这些文件是否为最终版本,是否被非法修改过,档案部门并不清楚。这种被动接收电子文件的局面,既不利于保证归档电子文件的真实性、完整性和安全性,也不利于电子档案在日后得到有效的识别和利用。

2 对操作应用档案管理系统的几点认识

2.1 充分利用档案管理系统的功能

档案人员要认真学习档案管理系统操作手册,包括系统概述、系统特点、系统技术架构的先进性、系统基础功能以及增强功能描述、系统安装部署的技术规格说明以及产品支持的各种平台说明。熟悉掌握档案管理系统包含哪些功能模块,清晰掌握收文管理、发文管理、文件归档、档案管理、档案利用等模块功能,熟悉操作程序、操作要点和注意事项,等等。

2.2 明确档案管理系统管理权限设置

2.2.1 工作职责和管理权限。

根据档案管理系统业务需求,系统涉及的业务对象主要包括系统管理员、档案管理人员和档案利用人员。档案利用人员则包括所有使用档案的人员。在档案管理系统使用过程中,明确规定电子文件生成和流转部门的职责和权限,赋予档案部门浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限,实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控,有效地保证电子文件的质量。

2.2.2 权限设置的必要性。

在档案管理系统内可以根据不同的用户角色赋予设置不同的功能与数据权限,按照功能权限的不同,展现不同的功能界面与菜单,根据数据权限的不同,档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者,才能确保电子文件的质量。

2.2.3 权限设置的具体规定。

在档案管理系统内赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限,并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置,明确各方责任、权限,便于操作和执行。

2.2.3. 1 收文环节。

在档案管理系统内明确签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等工作环节的责任人,并强调业务部门要将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累,集中保管,统一处理。

2.2.3. 2 发文环节。

在档案管理系统内规定草拟文件、审核、签发、复核、登记等工作环节的责任人,强调文秘部门对登记后的电子文件定稿及发文稿纸应及时退还文件形成部门兼职档案员,由该部门兼职档案员将其随时存入本部门办结库积累,集中保管,统一处理。

2.2.3. 3 归档环节。

在档案管理系统内规定电子文件从鉴定到归档的工作流程及各工作环节的责任人。为保证电子文件的质量,档案部门应当对电子文件形成的全过程实行监督和指导

2.3 在档案管理系统内实施全过程监控

2.3.1 实施一体化原则。

对办公自动化系统中产生的电子文件实施从文件产生到归档的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。该举提升了电子档案在档案信息化建设方面的优势,帮助单位更快、更好、更有条理地保存和使用单位内部的宝贵资源。

2.3.2 坚持完整性原则。

档案管理的主要对象包括档案实体、档案目录、各种形式的电子档案等。全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,在电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节工作中,档案管理系统的各项功能都能得到完整体现。

2.3.3 优化实用性原则。

档案管理系统的功能是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,主要解决档案的自动收集,档案的实体保管,电子档案的管理和利用三方面主要功能。充分熟悉和掌握办公自动化系统情况和实际工作需要,有利于档案管理系统操作功能的实现。

2.3.4 落实规范性原则。

档案管理系统的功能需求是严格依据国家相关标准和规范文件编制的。在实际工作中,如公文的收、发环节,公文的归档与管理环节,都是依据国家发布的标准执行。特别在归档电子文件的标准格式上,与《电子文件归档与管理规范》的保持高度一致。

2.4 在档案管理系统内实施全过程管理

2.4.1 元数据和背景信息收集与归档。

档案管理系统具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能,凡是反映电子文件真实性、有效性,保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式予以保存。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。档案人员在文件处理和文件归档过程中,对必需的元数据和背景信息项进行收集归档,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据;描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。

2.4.2 电子文件积累与归档。

由于档案的广泛性,对于归档部门现在和未来的归档需求,通过系统提供的配置功能纳入系统设计范围中,实现档案管理系统与归档数据所在信息系统集成。围绕电子文件的真实、完整、有效性,档案管理系统设计了电子文件的积累、归档工作流程等内容,方便及时开展电子文件积累、归档工作。责任部门在电子文件形成阶段就要认真做好积累工作,通过严密的管理措施,来保证电子文件的真实、完整、有效并安全归档。

2.4.3 电子档案在线利用与数据迁移。

在线利用主要是档案管理系统具备对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。

2.5 在档案管理系统内实施流程化衔接

2.5.1 收发文环节设置预归档库。

在收、发文环节中,文件处理部门应当重点强调如何做好电子文件积累工作以及其与电子文件归档流程相衔接。

2.5.2 业务部门设置办结库。

办结库操作权限归业务部门兼职档案人员,业务人员在工作办理完毕后可以随时将电子文件保存到本部门办结库中,部门兼职档案人员可以随时对办结库中的电子文件进行鉴定、整理,并向档案部门进行在线归档。

2.5.3 档案部门设置归档库。

归档库文件归档审核权限在档案部门,电子文件在线归档之后,即由业务部门的办结库进入归档库,档案部门可以对归档库中的电子文件相关管理信息进行审核、修改。如审核归档电子文件是否完整、保管期限划分是否准确、档号填写是否合理,等等。

参考文献

[1]岳静.加强电子档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案,2015(02):46.

[2]徐木犀.提高档案管理现代化水平的措施分析[J].黑龙江档案,2016(03):54.

[3]李海霞.谈新形势下档案信息化工作的几点感想[J].办公室业务,2018(21):56—74.

[4]李歌.机关事业单位文书档案电子信息化的管理[J].电子世界,2020(02):78—79.

[5]聂卫国.事业单位电子档案管理模式研究[J].办公室业务,2019(12):144—145.

[6]许艳梅.事业单位档案信息化建设工作探讨[J].档案与建设,2019(12):56—58.

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