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企业采办管理中信息共享的实施策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/12/31 9:08:08  

摘要:信息共享在企业采办管理中有重要作用,企业在采办管理中需要重视信息共享,通过多种策略提高信息化水平,让上下游企业都能够共享优质信息数据,推动一体化无缝供应链的实现,发挥出专业优势,全面提升采办业务工作效率和质量,提高企业的价格管控能力,增强企业应对风险的能力,促进企业长远发展。

关键词:企业采办管理;信息共享;重要性;

在企业采办管理中实施信息共享具有不言而喻的重要性,能够构建供应链一体化体系,实现无缝链接,解决企业供应链管理中的冲突与矛盾,降低企业供应链的运行风险。因此,企业需要建立覆盖供应链需求与品类管理、采购管理、供应商与合同执行管理、仓储物流与进出口管理、供应链数字化管理、绩效及合规管理等相关工作流程与管理的数字化系统,打通供给和需求的信息共享渠道,借助于信息共享强化各方的信息沟通,确保整体供应链的稳定运行,提高各参与主体的经济利益,同时降低腐败行为发生的概率。

一、信息共享在企业采办管理中的重要性

(一)构建供应链信息共享一体化体系,实现无缝链接

供应链是指围绕公司核心业务,通过对信息流、物流、资金流的控制,覆盖需求、采购、运输与供应、仓储和配送等各环节,满足企业资源配置需求具备完整功能的网链结构。供应链的管理理念立足于本企业的资源配置需求,通过整合企业中的资金流、信息流、物流,强化各环节的协调合作,最终实现最优化的整体性功能网链。一个成功的供应链管理,能够对供应链中所有的活动进行整合和协调,构建供应链一体化体系,这样各个供应环节都是密切联系的,不会存在缝隙,最终实现无缝供应链。比如,对于有众多分公司、子公司的大型国有企业集团,在有效建立供应链信息共享一体化体系之前,这些分公司、子公司的采购系统各自独立,由于我国地区和城市分化、不同供应商之间经营存续状态不同等原因,同类产品和服务的采购价格可能存在较大差异,有的差异属于正常价差,但有部分差异却成为滋生腐败的温床。此种情况出现的原因是企业尚未建立一体化的供应链信息共享体系,中间某个环节存在缝隙,不但内部数据不便流动和对比,外部产品和服务的供应端数据更无法导入。如果对同企业集团内部的采办信息差、采办价格差放任不管,就容易产生在企业内部采办管理中产生“灰色地带”,为腐败行为提供了空间。

所以,在企业采办管理提升和强化过程中,需求方和供应方等市场主体要逐渐实现信息共享,强化信息沟通,为无缝供应链的实现奠定良好的基础,使用信息化手段,在提升企业采购绩效的同时也起到遏制腐败的作用。

(二)缓解“牛鞭效应”,解决企业供应链管理中的冲突与矛盾

供应链营销过程中的需求变异变大现象即为经济学术语中的“牛鞭效应”。详细来说,由于原始供应商与最终客户端之间缺乏有效的信息共享平台,当最终客户端向原始供应商传递信息流时,信息很容易出现扭曲甚至过度放大,最终导致需求信息的波动范围比较大,而这种信息扭曲程度通过图形演示特别像一个甩起的牛鞭,这也是“牛鞭效应”的由来。在市场营销中,“牛鞭效应”是普遍存在的高风险现象,这是产品供应商与销售商多方面博弈带来的不良后果,双方在订货量决策、价格变动、库存量、市场环境等方面为了谋取自身的利益而竞争,最终加大了供应商的整体风险,导致供应商的整个供应链环节(采购、生产、销售、库存等)缺乏良好的稳定性,而且扰乱了整体经营活动开展的有序性,如果影响持续扩大,处于失衡状态下,企业很可能会面临供应链中断风险。通过分析“牛鞭效应”的产生原因,我们可以发现信息共享对企业的采办管理是非常重要的,通过信息共享能够缓解“牛鞭效应”难题,缓和企业供应链管理中的冲突与矛盾,从而提高企业的经营管理水平。针对“牛鞭效应”需求放大变异带来的不良影响,企业可以采取以下措施规避风险,(1)分级管理需求,企业根据一定的标准将需求提报划分为多个等级,根据不同的权重对需求单位的需求提报实施分级管理,对关键需求和多频次需求进行严格管控从而使得变异概率大大降低。(2)对物资出入库进行严格管理,让采购管理部门和物资需求单位的权利责任保持平衡,双方共同分担库存责任,有效防止需求放大变异。(3)打通供应端信息流,实施需求预判和预确认,使得交货期的设定更符合实际情况。(4)企业和供应商应在充分沟通和交换信息的基础上,尽量避免因误判需求而产生的盲目的博弈行为,降低博弈的加剧程度。(5)企业需要收集、整理、归纳、分析历史资料,考虑整体市场供需环境,在此基础上与供应商充分沟通,对产品供货条件进行适当设置。必要时可采取联合库存、联合运输、分批发送的方式。(6)利用信息科技手段,使供应商回款期限尽可能提前。这六种规避化解“牛鞭效应”的方式始终离不开信息共享,在信息共享模式下,供应链中各环节的企业能够准确掌握了解各自的生产状况、销售情况和库存情况,从而站在对方的立场上考虑问题,减少盲目博弈,避免信息扭曲放大,这样才能逐渐扭转“牛鞭效应”带来的不良影响。

(三)供应链的运行风险大大降低

依托于信息共享也能够使得企业供应链的运行风险大大降低,从而保持整体供应链的稳定运行,提升上下游企业的经济效益。在企业采办管理中,产品价格与供货稳定性是格外重视的两项内容,价格是指采购商品的成本支出,供货稳定性包含产品质量和供货时间的稳定。在以油气业务为主的能源型企业中,随着新项目的核准通过,往往意味着对大量产品需求的集中爆发,可能对该产品的采购价格和供货稳定性带来一定程度的影响。普遍的操作流程为,项目单位的需求部门事先确定相关要求递交给采购部门,由采购人员负责下单、跟单、收货等一系列按部就班的程序性工作。然而,如果企业没有对市场情况进行预判而仅依赖于项目进度而进行采购活动的话,一旦面对强势供应商,不但有可能丧失对产品质量、价格和供货期等重要条件的控制,严重的甚至会影响到企业供应链运行的稳定性。

反之,如果已经建立起了兼具公平和透明的供应链信息化系统,在项目核准之前,供应端可以提前收到需求暴涨的预期,从而在原材料采购和人员配备上提前规划,甚至可以运用金融手段对冲大宗原料价格波动风险,同时,由于企业集团内部的信息流通渠道也已畅通,关联企业间的供应链数据共享可以实现物资、服务甚至小规模工程建设资源的科学高效调拨,可很大程度缓解突发需求情况对供应链造成的冲击,高效缓解供应链运行风险。

通过对比我们发现,企业需要建立信息共享平台,长期监测、对比分析上下游产品的市场价格,对采购成本进行统计,对同级采购价格差进行合理计算,将这些内容放在信息共享平台上,让上下游合作企业都能够看到相关信息,在此基础上制定科学合理的供货方案,确保双方都能够接受,实现经济效益最大化,通过这样的方式不仅能够确保整体供应链的稳定可靠运行,还能在很大程度上降低自身企业与中下游企业的风险隐患。

二、企业采办管理中信息共享的实施策略

(一)制定科学合理的采办管理制度

在企业正常运作中,要想发挥企业采办的主体地位,就需要对自身的采办管理流程进行全面梳理,将重点项目作为着重点,制定科学合理的采办管理机制。具体可以从以下几个方面入手,第一,确保需求标准的统一化。相关人员可以在生产环节提前介入,了解需求端的实际情况,在此基础上进行全面分析为建立统一的采办标准提供有效的数据支持。通过建立统一的采办标准不仅能够有效整合传统模式下混乱的需求标准,还能够细致划分采办品类。此外,相关负责人员还可以全面对比分析产品历史采购价格、目前采购价格、市场价格三者的不同之处,这样在确定最终采办价格时能够制定出有针对性、实用性强的条款。第二,需要优化完善采办全流程表单模板,提高表单模板的规范性和适用性,扩大表单模板的使用范围。在优化采办全流程表单模板时,企业中的采办人员可以对多种采办方式进行分析,从中提炼出它们的优势之处,提高附件要求的规范度。还可以在企业综合管理系统中发布表单模板要求填写的各项内容,这样公司内部人员都能够查看到信息,从而使得采办需求一次性提报的准确率显著提升,避免提报错误的频频发生。通过建立健全采办管理机制,对采办需求进行统筹规划,将会大幅度减少重复采办行为,有效提升采办工作效率和质量。

(二)结合企业运营需求,加强信息化研判

企业在制定采办策略时,不能按照以往的经验盲目提报,需要市场调研,收集、分析工程和生产部门的需求,掌握有效的数据和凭证,制定科学合理的提报价格,有效降低支出额外成本。为了实现此目标,企业需要加强内部沟通,做好信息化需求研判工作,在此基础上,对采办信息化的实施机制进行持续管理和完善。具体操作为,企业内部可以建立有效的沟通机制,公司的领导层、各部门、员工之间都可以在企业内部的信息化平台中沟通,每个人都可以通过信息化平台反馈自己对采办管理的想法和意见,企业内部人员围绕采办管理多方讨论,达成共识,这样在与供应链上下游合作企业沟通时才能统一口径,避免采办策略制定的偏差给企业造成不利影响。

三、结束语

综上所述,信息共享在企业采办管理中有重要作用,企业在采办管理中需要重视信息共享,通过多种策略提高信息化水平,让上下游企业都能够共享优质信息数据,推动一体化无缝供应链的实现,发挥出专业优势,全面提升采办业务工作效率和质量,提高企业的价格管控能力,增强企业应对风险的能力,促进企业长远发展。

参考文献

[1] 曾婷婷.企业采办改革与信息共享的重要性研究[J].商场现代化,2021(10):79-81.

[2] 邓艳.采办管理及采办信息化改造实施的思考与实践[J].化工管理,2019(04):20.

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