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新时期高校档案管理工作现状探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2016/1/7 16:50:29  

一、高校档案管理工作的现状分析

1.机构管理模式陈旧,领导对档案工作重视不够。

众所周知,由于我国的高等教育模式由精英教育逐渐向大众教育转变,近几年来,使得我国的高等教育实现了跨越式飞速发展,高校的招生人数大幅度增加,办学规模快速扩大,高校档案的馆藏量也随之增加,档案管理工作愈显重要。但是,由于某些历史性原因,很多高校管理者对档案工作的重要性认识不够,重视程度不足,支持、关心力度较弱,导致档案工作发展缓慢,出现了与高校其他事业的整体发展不协调、不同步的局面。

目前,大多数高校的档案部门并非独立机构,而一般属于校办公室领导下的一个科室,其职能主要是执行而非决策。这种管理模式很大程度上阻碍了档案事业的发展,更谈不上适应快速发展的现代高等教育的步伐。

2.从事档案管理人员的专业技能相对较弱。

首先是档案人员队伍中高素质人才数量较少。由于单位编制的限制,高校专职从事档案工作的人员,编制数量有限,多是一人一岗甚至是一人多岗,在有限的人员编制内,专业人员特别是档案专业毕业的更少。在这为数不多的专职档案管理人员中,高学历、高职称的专业技术人员缺乏,硕士、博士毕业者在高职院校档案部门的从业人员数量更是空白。

其次是人才的知识结构不合理,导致档案从业人员的专业技能整体偏低。档案从业人员的专业知识是多以文科为主,缺乏理工科背景的专业人才,计算机专业的应用型人才更少。

再次是培养体系不完善,缺乏专业人才培养规划。目前,高校从事档案管理的人员除了专职档案人员外,院系行政各部门还要设立兼职档案人员,负责收集其部门的档案资料。他们除了具备本单位的专业知识,还要有档案工作专业知识;除了要有工作的责任心,还要有工作的主动性;除了做好本职工作,又要具有一定的协调能力等,他们是开展档案工作的基础力量和强力助手,然而,档案管理部门对他们有关档案专业知识培训的长效培训机制还没有建立,所以他们对档案管理的专业知识的掌握并没有想象的熟悉,档案管理的水平还有待提高。

3.档案数字化建设发展滞后。

毋庸置疑,随着计算机和网络技术的发展,在未来的档案管理中,数字化、信息化档案是大势所趋,更是各高校档案管理最现实的需求。然而,一些高校的档案数字化建设进程缓慢。究其原因,一方面,高校将有限的经费重点放在一线教学的数字化上,而对档案工作的经费投入不足,对档案数字化建设则较为忽视,造成档案管理的现代化设备不全或现有设备陈旧老化严重,档案的收集、分类、编目与保存等工序仍然采取传统手工的方式。另一方面,一些高职院校虽然建立了数字化档案系统,并且与校园局域网、互联网相链接,但是在实际操作中,由于设备及管理人员现代化技术水平的局限,往往形式大于内容,仅是将数字化设备作为阅读档案的简单工具,而没有充分利用系统的导航、索引等功能,为档案的查询和利用带来便利。

4.档案管理制度缺乏标准化、规范化。

高校档案管理包括分类、编目、收藏等一套完整的流程,是一项系统工程。为了使档案管理制度化、规范化和标准化,国家已经出台了相应的政策和法律、法规。但是,目前仍有一些高校由于管理理念、办学经费等种种原因,使得档案管理工作没有进入科学的、法制的管理轨道,在档案管理的实际工作中仍存在一些问题,如:有的高校管理制度不健全,没有完备健全的档案工作管理机制和规章制度,在档案管理的过程中,工作人员专业技能差,主观随意性较强,对档案的立卷、收藏不规范,对繁琐、复杂的工作流程不能完全胜任,游刃有余。有的档案专业人员对归档要求响应配合少,归档拖拉,不及时,不到位。还有部分档案管理者对档案文件的内容把握不透,分类不标准、编目数据不规范,这些都会导致档案资料的不完整和部分重要档案的缺失,无法满足现代化和信息化的工作要求。在档案的收藏过程中,人为因素造成档案资源损失、损毁的现象仍然时有发生,这样直接影响到档案管理工作的整体质量和档案信息资源利用的效果。

二、做好高校档案管理工作的发展策略

1.转变观念,提高认识,加强档案基础设施建设。

高校档案工作能否长足发展,关键是要得到领导的重视。高校档案工作是开展教育研究、探讨教育规律、总结经验教训、指导高校工作的重要参考和依据,是对高校建设的重要信息支持,必须把档案工作纳入学校整体的发展规划之中,认识档案管理的完整性、科学性的重要意义。同时,开拓宣传渠道,利用各种形式宣传档案工作的重要性,形成人人参与、全校重视档案工作的氛围,使档案工作步入有序发展的渠道,为档案管理工作的开展提供便利条件。

领导的重视程度往往决定着一所高校档案管理工作的成效,因此,要做好档案管理工作,必须积极争取领导对档案工作的关注,解决档案工作中存在的各种问题。如划拨适当的资金,完善档案管理硬件设备;注重档案管理软件需求的发展、新型档案软件的引入与升级维护、档案专业人员的聘用与岗位培训等。

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