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档案数字化外包服务风险研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/6/16 9:15:13  

摘要:随着档案事业在全社会影响力的增强,在信息技术的影响下,档案数字化发展成为趋势,数字化外包服务模式也得到推广。为了有效发挥外包管理方法的优势,要重视加强风险防控,在掌握档案数字化外包服务的含义的同时,正视风险管理的重要性,明确风险类型,构建科学高效的风险防控措施,从人员、机制等多方面进行提升,实现对外包风险的有效防控,推动档案数字化外包服务的顺利进行。

关键词:档案数字化; 外包服务; 风险;

前言

立足新时期,档案管理呈现数字化发展趋势,强化对资源的优化,提升档案服务的全面性与系统性。依托档案数字化外包服务模式,档案资料开发利用效率得到大幅提升,但风险也难以避免,一旦控制不到位,势必威胁档案载体以及信息资源的安全。为此,要千方百计化解档案数字化外包服务的风险因素。

1 档案数字化外包服务的含义

档案数字化外包主要是借助支付手段,将数字化加工所涉及的软件开发、档案整理、破损修裱、著录、数字化转换以及存储备份等技术委托给专业公司完成,以便有效解决档案数字化过程中的难题,提升外部资源利用率。从主体上分析,档案数字化外包服务主要涉及档案馆与档案室,以获取专业与高效的数字化服务为目的,依托服务合同的形式,对非核心档案数字化业务进行委托管理。借助档案数字化外包服务,能够获取更加专业与优质的服务,有效降低主体档案机构资源投入,工作效率大幅提升,作用积极有效。

2 档案数字化外包服务风险防控的必要性

2.1 为档案信息化建设营造安全环境

对于档案数字化外包风险的有效防范是保证档案信息化建设的基础与前提。因此,要结合相关法律法规,组建监督机构,对档案数字化工作进行监督与检查。外包公司也要重视对人员进行专业化培训与教育,尤其树立服务意识,增强责任心,对档案扫描、加工、转化等工作进行精细化操作,维护档案的安全性,避免损坏,从根本上维护档案数字化的质量。

2.2 大大降低档案数字化管理成本

通过对档案数字化进行专业化外包,加快传统档案向数字化的转化,扩大数字化影响力,最大程度降低外包风险,提高管理效率,实现资源投入的有效降低,管理成本得到节约。另外,随着信息技术的更新与升级,各种先进的设备、软件等都处于完善中,促使档案管理面临重复投入的情况。但是,依托档案数字化外包服务,能够在最短的时间内享受最为先进的技术,实现对档案管理的有力支撑,有效降低档案管理成本,资金风险得以缓解。

3 档案数字化外包服务的风险类型

3.1 档案数字化内容深受多方面因素威胁,安全性风险突出

对于档案而言,其类型多样,规模巨大,很多具有机密性质。档案数字化外包服务的公司人员素质参差不齐,安全保密观念薄弱,尤其是职业素养也各不相同,使得档案内容外泄的概率加大;有些人员对档案管理流程掌握不到位,未实现对档案信息化的深刻认识,很难更加准确地掌握档案利用者的需求,造成返工现象,浪费大量时间,很难保证工作按时与按质的完成,势必影响档案利用服务;除此之外,在数字化外包服务中,还存在监管不力的情况。这些都是引发档案内容泄露、威胁档案内容安全性的风险因素。在档案数字化外包服务业务开展过程中,外包业务范围尚未得到明确,造成一些不允许开放的档案流入外包公司,增大泄密风险的可能性。在数字化转换过程中,涉及档案的鉴定、整理、处理、校对等内容,任何环节出现疏忽,都有可能威胁档案信息的安全。在大数据时代,电子档案的突出特征是复制性较强,尤其是在外包服务结束之后,清理工作不到位,也是威胁信息安全的重要原因。

3.2 档案数字化外包服务缺乏质量标准,质量评估难度大

档案信息数字化专业性较强,在签署外包合同之后,数字化的质量更多依靠的是外包公司的自我控制,而档案部门的职责主要集中在验收阶段。但是,外包公司人员并非档案管理领域人员,技术不专业,尤其是面对海量的数据任务,一般以抽检为手段,很难实现全面与准确的一一校对,无法实现对外包任务质量的全面、详细与严谨处理,造成信息不对称现象出现,大大拉低了档案数字化质量。另外,对于外包公司而言,其以追求利润为目标,在关注数量的同时,会忽视产品质量,尤其是各方面把控不严,使得数字化成果验收阶段发生诸多问题,档案数字化质量很难得到有效的管控,尤其是质量标准无法得到统一,与档案数字化外包服务相关管理规范与要求出现背离。

3.3 档案数字化发包方与外包服务商缺乏思想与行为的统一

对于档案数字化外包服务,发包方与外包方对项目理解存在偏差,未形成统一的认识,使得外包项目可行性存在风险。另外,二者工作目标以及工作决策也存在差异。一方面,发包方的目标是依托外包服务公司的专业实力与优势,综合人力资源与物质资源,加快实现档案数字化的全面推进,实现优化与完善的目的,追求成本的节约。而外包服务公司更多追求的是赢利,以利益最大化为最终目标,这就促使二者在资金方面的理解处于相背离的状态,使得操作阶段很难实现思维与行为的统一,造成档案数字化系统与需求之间存在风险。另外,双方的关注点也存在不同。对于档案管理机构,其以档案领域专业角度为基础进行利用层面的分析与考量,而外包服务公司更加注重实际的技术效果,导致双方在外包服务结果的认定上不能达成共识。

4 如何有效降低档案数字化外包服务的风险

4.1 全面了解档案数字化外包服务公司,重点做好风险评估

对于档案数字化外包服务模式的应用,为了保证其有效推进、实现预期目标,需要重视对外包风险进行评估。首先,要以宏观为角度,对外包服务公司进行深入了解,掌握其资质情况,预见可能存在的风险,以便构建更具针对性与科学性的管理策略。其次,从微观角度出发,落实细节工作,对外包企业进行实地考察,以便对外包公司进行深入了解,考察其运作模式、管理手段、人员优势、技术水平等,以便能够有效解决可能出现的保密性与安全性隐患,达到规避风险的目的。在档案评估方面,要对风险进行防范,构建极具弹性的目标战略。另外,要在保证数字化外包业务保质保量完成的基础上,最大化压缩成本。

4.2 选择高品质外包服务商,强化全方位与深层次考核

对于档案数字化外包服务,外包服务商的选择是重中之重。在进行外包服务商选择的时候,以信用、技术与专业能力为参考依据,综合考量其行业经验,以便保证其能够提供更加优质与高效的服务。具体来讲,以公开招标为手段,选择业务能力强、信誉好、经验丰富的外包机构,保证其拥有健全的管理机制,技能过关,服务到位。鉴于档案数字化的复杂性,环节众多,要求外包公司具有严格的工作标准,全面落实工作流程与技术指标。

4.3 以共赢为目的,制定科学合理的外包合同

合同是维护双方权益的基础,因此,合同的内容需要保证双方共赢,在满足外包商利益的同时,要实现档案科学与优化的目标,重视积极沟通。在合同制定阶段,要保证合同的弹性,明确操作与技术方面的改革,以便有效应对技术以及策略方面的变化。针对合作过程中出现的问题,需要协商解决。依据国家及行业法律法规,确定合同的合法性与合理性,为档案数字化创造优质环境,也为合作奠定基础。

4.4 遵循国家及行业法律法规,加强外包服务模式的监督与管控

首先,对于数字化外包服务,风险防控的根本是有力的法律法规。随着档案信息化建设的加强,档案数字化法律法规相继出台,有利于降低外包过程中的风险。其次,对于档案行政管理机构,要重视对档案外包机构工作情况进行全面调查,做好考察与考核。再次,要对外包中出现的问题进行精细化处理,尤其将泄密、违约、质量差等作为工作重点,构建统一的档案数字化建设标准,优化档案数字化规范体系,增强管理、业务以及技术层面的规范性。最后,要做好外包服务的监管工作,落实全过程监管,定期进行检查。一旦出现问题,双方要积极进行协商。重视构建风险预案,签订保密协议,遵循相关法律法规,及时进行更新,落实安全管理责任制度,强化数字化场所的监管,以精细化管理为目标,细化监管制度,采取抽查的方式,保证档案数字化质量。

结束语

随着档案事业在全社会影响力的增强,在信息技术的影响下,档案数字化发展成为趋势,数字化外包服务模式也得到推广。为了有效发挥外包管理方法的优势,要重视加强风险防控,在掌握档案数字化外包服务的含义的同时,正视风险管理的重要性,明确风险类型,构建科学高效的风险防控措施,从人员、机制等多方面进行提升,实现对外包风险的有效防控,推动档案数字化外包服务的顺利进行。

参考文献

[1]张永丽,邢瑶.信息时代档案数字化外包质量与安全风险控制[J].机电兵船档案,2019(06):64—66.

[2]孟庆闽子.档案数字化业务外包规范化管理探析[J].兰台内外,2019(26):65—66.

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