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论科教融合中档案数字化建设的意义
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/6/16 9:19:52  

摘要:科教融合是世界一流大学办学的核心理念。高水平科技创新与高层次人才培养的密切结合,已经成为大学教育教学规律,引领着我们国家未来的教育。库藏档案中蕴藏着丰富的信息资源,我们要把优质科研资源转化为育人资源和优势,加强档案数字化建设,运用现代信息技术手段提高档案信息资源开发利用,值此科教融合之际具有更深远的现实意义和价值。

关键词:档案数字化; 科教融合; 档案管理;

1 科教融合中档案数字化的意义

1.1 丰富科教融合信息来源

习近平总书记曾经强调:“经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”21世纪,计算机技术和现代通信技术得到了快速发展和广泛应用,纸质档案数字化的发展也成为一种必然趋势,现代档案数字化技术可以真实再现原始档案材料的风貌,在各种利用方式中有无可比拟的更便捷的优势。库藏档案资源丰富,通过数字化技术收集整理保管各项工作中形成的原始记录,以及科研工作中的优秀成果,可以为科教融合发展提供丰富的信息资源。

1.2 增强科教融合技术支持

数字技术是与电子计算机相伴而生的科学技术,可以借助计算机对图、文、声、像等信息进行编码、压缩、解码。为了更好的科教融合,必须不断总结经验,研究教学内容,改革教学方法,将培养人才与科研紧密结合,这些都离不开档案,它们能为教学研究和评估提供依据。如果不利用信息化手段,就很难适应形势发展的新要求。经过数字化处理的档案信息为利用者提供了与原件具有等同功效但更为便捷的利用方式。

1.3 促进科教融合水平提升

纸质档案数字化将档案管理模式由传统的档案信息的组织、交流和利用方式,实现了档案信息资源的重组、开发和最大程度的利用,档案数字化建设利用网络双向主动式服务手段,使师生与档案、教学工作与档案、科研工作与档案的距离因网络连接而消失,改变了原有的、单一的管理模式,更好地把档案部门的资源优势、专家学者的专业优势和现代传媒的传播优势结合起来,及时提供更加精准、精细的档案支持服务,使档案数字化建设工作充分融入到科教融合的大环境之中,有效提升了科教融合的深度和广度。

2 科教融合中档案数字化原则

科教融合是从单纯强调科教并重向科教相互融合、相互促进发展转变,科教融合是实施科教强国的必然选择。在“科研”与“教学”二分法的科教并重理念下,档案管理存在重“珍藏”轻“利用”现象,丰富的馆藏科研信息资源价值得不到有效发挥。

2.1 需求原则

在日常教学科研中产生了大量具有保存价值的档案资源,档案数字化是一项复杂的、系统性工作,需要对档案资源进行价值鉴定,借助先进技术对纸质档案、实物档案等不同载体档案信息进行数字化转化,涉及扫描、拍照、影像处理、图像拼接、数据挂接等多道工序。因此,科教融合理念下,科教档案数字化应本着需求原则,始终围绕科教融合实际需要为档案数字化工作的出发点和落脚点,将宝贵的档案管理资源应用到满足科研教学需求相适应的档案数字化工作中。

2.2 安全原则

科教融合理念下,师生、科研工作者会接触到许多重要科学研究成果,档案数字化管理使科研与教学相互促进,共同发展。但对档案进行数字化时,先进信息技术、数字技术的应用使档案管理受到外部攻击时有发生,如黑客攻击、木马病毒非法访问、恶意篡改等诸多的非传统安全因素威胁。科研融合理念下档案数字化要始终坚持安全原则,把信息安全摆在首位。

2.3 共享原则

科教融合理念下,档案作为宝贵的信息资源不再是科研或教学一家的私有资产,而是属于全人类共同享有的宝贵信息资源。因此,档案数字化过程中应严格遵守《实物档案数字化规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案数据存储用LTO磁带应用规范》等国家、行业标准,实现各部门间合作、共享科教档案资源,发挥档案数字化的现实应用价值。

2.4 现实原则

根据科教融合目标要求,要立足科研、教学的现实需要,立足现实技术及条件基础上,进行与本单位人力、物力、财力相适宜的档案数字化工作。既要坚持适度超前,注重档案数字化先进技术的应用,也要注重立足实际,避免浪费。

3 科教融合中档案数字化建设策略

科教融合理念下,档案数字化要满足个性多元化需求、便捷交流利用、精准服务受众,发挥档案在科研与教学中的实际作用。数字化模块包括数字化处理、认证、查询、检索、统计、维护等。档案数字化是一项系统性工程,需要从规划设计、内容加工、人才队伍培养等多方面加强。

3.1 夯实科教融合下的档案数字化基础

首先,在思想上要高度重视。将档案数字化建设纳入科教融合发展之中,做好顶层规划设计,结合科教融合近、中、远期目标任务,制定相应的档案数字化发展规划,成立科教融合领域档案数字化领导小组,稳步推进档案数字化进程。加强档案数字化工作宣传力度,营造浓厚的应用氛围。其次,在投入上要加大力度。根据科教融合下档案数字化的现实需要,加大经费投入力度,添置计算机、数码摄像机、扫描仪、复印机等设备,扩大基础设施建设,为档案数字化管理、查询及应用提供专门办公场地。再次,要加强档案数字化软件应用,根据科教融合的需要,安装数字化档案管理软件、专门的语言处理软件和相应的操作软件。条件允许的情况下,可与相关科研院所合作开发专业的档案数字化应用软件,以保障科教融合下的档案数字化管理需要。最后,完善数字化档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规章制度,完善科教融合下的档案数字化管理、查询、利用、借阅、销毁等制度,确保档案数字化的规范管理。

3.2 完善科教融合下的档案数字化内容

科教融合下档案数字化包括档案数字化收集、前端控制、质量管理和信息安全等内容。首先,确定档案数字化范围。根据科教融合下科研与教学的现实需要,结合自身的人力、物力和财力现状,从档案价值性、开放性、破损性等需要,分清档案数字化工作的轻重缓急,分批次分步骤做好档案数字化。其次,加强档案数字化前端控制。随着信息技术的应用,无纸化办公已经成为主流,电子档案的数量呈现出大幅增长态势。档案管理人员要深入一线,按照档案数字化的要求,提前介入到档案形成的各个环节,重点是要做好文件的制发、印发,以及后期的归档等,在文件形成前进行前端质量控制,确保档案数字化的完整性、真实性和关联性。再次,强化质量控制。要全过程做好档案数字化质量控制,重点要确保档案图像文件的清晰、内容的完整,以保证后期的检索利用。例如,图片常用J PEG或TI FF格式,保证一定的像素;文本格式常选用XML、RTF、TXT等;音像文件的电子化常采用AVI或MPEG格式。规范档案数字化统一格式,为档案数字化共享、数字挂接提供有力保障。最后,要强化信息安全。科教融合下的档案数字化工作面临着许多非传统安全因素的威胁。一方面,要选择正版软件,购买优质的磁盘、软盘和光盘等档案数字化载体。另一方面,要定期做好升级档案软件,补好软件漏洞。此外,要定期对磁性载体档案进行检测和拷贝,防止因数字化载体受温度、湿度、磁场影响导致内容丢失。

3.3 培育科教融合下的档案数字化队伍

科教融合下档案数字化离不开一支高素质、复合型人才队伍的支持和保障。首先,档案管理人员要牢固树立数字化、信息化、网络化建档、管档的意识和思维,把档案数字化工作放在与科研、教学同等重要的位置,在思想上高度重视档案数字化管理工作。其次,要加强档案人员数字化业务素能培训。把数字技术、信息技术和网络技术作为档案业务培训的重要内容,常态化开展业务素能提升活动。最后,是加强复合型人才引进力度。根据科教融合工作量的需要,以及编制人员数量,加大人才引进力度,招聘拥有档案学专业知识,掌握一定数字信息技术的复合型人才,保证档案数字化管理拥有一支业务素能过硬的人才队伍作为支撑和保障。

参考文献

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