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《科学技术研究档案管理规定》的亮点及影响研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/12/11 9:53:31  

摘要:作为一名在科研事业单位从事档案管理工作的人员,笔者为《规定》的通过感到欢欣鼓舞。笔者拟从《规定》的亮点、《规定》将产生的重要影响、《规定》发挥作用的展望等三方面来论述。

关键词:科研档案; 《科学技术研究档案管理规定》; 顶层设计;

1 引言

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。科研档案是科研成果的重要组成部分,对将来科研任务部署、科研项目组织实施、技术路线选择等科研积累具有重要意义。随着近年来我国创新驱动发展战略的实施和科技体制改革步伐的不断加快,对科研档案的管理工作提出了更高的要求。

33年前国家科学技术委员会、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)(以下简称《暂行规定》)中的部分内容已不能适应当前科研档案工作发展需要,亟需修订。故此,国家档案局、科技部在2017年正式启动了《暂行规定》修订工作,历经3年时间,《科学技术研究档案管理规定》(以下简称《规定》)于2020年9月11日正式公布,2020年11月1日起施行。

作为一名在科研事业单位从事档案管理工作的人员,笔者为《规定》的通过感到欢欣鼓舞。笔者拟从《规定》的亮点、《规定》将产生的重要影响、《规定》发挥作用的展望等三方面来论述。

2《规定》的几大亮点

2.1《规定》是我国科研档案管理的顶层设计

《规定》由国家档案局、中华人民共和国科学技术部第15号令发布。档案工作的最高主管部门和科技工作的最高主管部门联合出台这项规定,在最大程度上保证了《规定》落地的效力。作为一部科研档案工作的部门规章,《规定》对科研档案管理的全流程提出了要求。

《规定》修订过程中的实地调研、座谈讨论、文稿修改、公开征求意见等环节,实实在在地从促进国家科技创新能力的需求出发,着眼于解决当前科研档案工作中存在的问题。

可以说,《规定》的出台是新形势下我国科研档案管理工作的顶层制度设计,是国家档案局、科技部全面贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想和党中央、国务院对档案工作、科技工作的部署,落实科技体制改革和新档案法的有关要求,全面加强科研档案工作的一项重大举措。

2.2《规定》明确了科研档案管理责任

以往的科研档案管理工作中存在主体责任不明确的问题,这在很大程度上制约了科研档案管理工作。究竟应该由哪些部门(人)来负责和参与科研档案的管理呢?《规定》按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则对科研档案管理责任进行了明确。

《规定》要求国家档案主管部门(国家档案局)对全国科研档案工作实行监督和指导,国家科技主管部门(中华人民共和国科学技术部)在国家科技计划(专项、基金等)组织实施过程中加强科研档案工作的统筹协调。中央和地方各级科技主管部门(机构)如省科技厅,应会同档案主管部门,对本级财政支持的科技计划(专项、基金等)的科研档案工作建立工作机制,并进行监督和指导。中央财政资金支持的科研项目管理单位对所负责科研项目的档案工作负责,按照科技计划管理要求制定工作制度,建立工作机制。

《规定》要求跨部门、跨机构的科研项目,应由科研项目承担单位(含牵头承担单位)对所承担科研项目的档案工作负总责,对科研项目参加单位提出科研档案管理要求,明确档案归属与流向,并按照有关规定进行审查或验收。

以中国科学院战略性先导科技专项(以下简称先导专项)为例,先导专项是中国科学院发挥建制化优势,组织院属单位优势力量,共同实施的跨学科、跨领域的重大科技任务,致力于突破关系我国国际竞争力、经济社会长远持续发展、国家安全及新科技革命的前沿科学问题和战略高技术问题。先导专项由项目依托单位、承担单位、参与单位等多家中科院科研机构协同攻关。

《中国科学院战略性先导科技专项管理办法》及《中国科学院战略性先导科技专项档案管理实施细则》规定,中科院办公厅负责先导专项档案的全过程管理。具体包括:制定先导专项档案管理的规章制度;指导和组织对任务承担单位档案的形成、归档和保管情况的监督检查;指导和组织先导专项档案验收。先导专项依托单位全面负责所承担的先导专项档案管理工作,将先导专项档案纳入本单位档案工作管理体系,建立以档案部门和专项办公室为核心、各级任务承担单位相关人员共同参与的档案工作网络和沟通协调机制,明确相关部门和人员的档案工作职责。由于规范的档案管理办法和严格的档案验收制度,中科院先导专项的科研档案归档质量较高

2.3《规定》优化了科研档案验收制度

科研项目完成时要进行鉴定验收,在《暂行规定》中也提出了要同时进行科研档案验收。随着科研项目绩效评价方式的改革,《规定》也与时俱进,提出科研项目结题验收时,各单位应当按照分类分级管理的原则,对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。

依笔者在基础研究型事业单位的工作实际来看,如果能将科研档案审查或验收作为科研项目结题的前置条件,必将对提高科研档案的归档率、归档质量起到很大的促进作用。如果只有归档要求,没有规范的验收制度,那么科研档案的“应归尽归”很难落到实处。中央和地方科技主管部门应考虑进一步优化、严格科研项目结题时的档案验收环节,这将对科研档案的管理起到极大的推动作用。

3《规定》将产生的重要影响

3.1 有利于加强科研诚信体系建设

2018年5月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出,“科研诚信是科技创新的基石”。科研档案是科研活动的原始记录,是科研诚信体系运行的基础。

近年来,学术造假事件频发,每年都有不少中国研究机构和学者的论文遭国际学术期刊撤稿,对中国学术界的国际声誉造成了恶劣的影响,同时这些虚假研究还造成了大量的国家科研资金被浪费。然而,没有被爆出的学术造假事件还有多少?若不能从根本上杜绝某些科研人员的侥幸心理,令其脚踏实地地做研究,形成优良的学术风气,将对我国的科技强国战略实施非常不利。

《规定》的印发对于加强科研活动全过程的科研诚信管理,全面实施科研诚信承诺制,强化科研诚信审核,对违背科研诚信要求的行为进行公平公正地调查处理具有重要的推动作用。原始的实验记录等科研档案是处理学术争议、学术造假事件的最有力证据,科研人员拿不出这些证据就无法自证清白。

3.2 有利于科研档案与科学数据的协同管理

科学数据是在科学技术研究活动中取得并用于科学技术研究活动的原始数据及其衍生数据,在大数据和人工智能时代,科学数据的重要性就好比能源之于汽车,是国家重要的基础性战略资源。2018年,国务院办公厅印发了《科学数据管理办法》,对进一步加强和规范科学数据管理提出了总体要求。

《规定》明确了科研档案归档范围包含了科学数据,保证各类科研项目活动过程中产生的科学数据应归尽归,《规定》通过促进科研档案的共享利用,进一步推动了科学数据的规范管理和共享利用。

3.3 有利于减轻科研人员的负担

在笔者所在的研究单位,科研的过程性文件主要是天文观测的光谱以及电脑程序计算文件,主要以电子文件的形式保存在单位或科研人员个人的计算机上,数量大而且十分分散。由于归档不便,过去这类文件基本都不归档,基本上只把最后公开发表的纸质学术论文归档,这样就造成了大量的宝贵的科学数据应归未归。

《规定》针对这种情况,提出了科研电子文件应当按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定进行。《规定》要求各单位建设或使用科研项目管理系统时,应当充分考虑科研档案管理需要,设置科研电子文件归档管理功能或接口,符合规定条件的单位,科研电子文件可仅以电子形式即单套制归档保存。

通过细化科研电子文件归档要求,既使得科学数据归档实实在在落地,也大大减轻了科研人员和档案工作人员的负担,客观上将会有助于提高科研档案的归档率。目前笔者所在单位还没有电子文件归档系统和电子档案管理平台,电子文件归档和电子档案管理的施行仍需上级档案主管部门的系统推动,比如推广使用统一的电子文件归档系统和平台,并对档案管理人员给予必要的培训。

4 展望未来,协同工作机制需建立,工作流程需梳理

《规定》的印发有利于加强新形势下的科研档案管理工作和科研诚信体系建设,对于提高档案工作围绕中心、服务大局的能力,从而促进我国科技创新工作,提升我国科技创新能力具有重要意义。接下来,各级档案主管部门和科技主管部门应紧密协同配合,建立《规定》所要求的工作机制,梳理科研档案管理的工作流程。

各级科技主管部门和财政资金支持科研项目的承担单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程,与科研项目工作同部署、同实施、同检查,将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。

国家档案局和科技部将采取解读、宣贯、培训《规定》重点内容和要求等一系列措施,来确保《规定》被贯彻好、落实好,发挥应有的作用。

参考文献

[1] 《科学技术研究档案管理规定》.

[2] 国家档案局科技部有关负责人就发布《科学技术研究档案管理规定》答记者问.

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