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数字化校园背景下高校档案管理模式的选择研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/12/11 10:02:44  

摘要:高校档案是高校发展历史的见证与凭证,对于高校发展至关重要。在数字化校园建设背景下,高校在日常工作中产生了大量的电子档案,需要高校档案管理部门收集、整理、保存、管理、利用。如果高校档案部门沿用传统模式,势必会影响高校档案管理质量。因此,有必要推进高校档案管理模式创新,实现高校档案信息化管理。

关键词:档案管理; 高校; 数字化校园; 管理模式; 创新路径;

1 数字化校园建设加速了高校档案信息化管理进程

数字化校园建设是以网络信息技术作为基础,利用现代信息技术手段实现校园管理与教学过程的数字化,这有利于推进教学模式和管理方法创新,进一步提升校园管理效率,创新教学成果。而高校档案管理作为高校管理的重要组成部分,势必会受到数字化校园建设影响。

1.1 数字化校园建设提高了高校档案管理效率

数字化校园建设背景下,高校管理信息化稳步推进,档案管理也不例外。通过网络信息技术的运用,能有效提升档案工作的效率和水平。一方面,传统档案管理模式需要人工记录,一旦高校档案数量过于庞大,对其检索会消耗大量时间,降低档案存、取效率。另一方面,数字化校园背景下高校档案管理模式会发生根本变化,不再需要大量的存储空间,同时也能够减少外部的诸多不可控因素。通过高校档案信息系统建设,能够对数字档案信息进行快速检索提取,提升档案资源利用效率。

1.2 数字化校园建设推动了高校档案事业的发展

档案工作是学校管理工作的重要组成部分,数字化校园建设势必会从根本上推动高校档案事业发展。一方面,通过数字化校园建设,各个部门之间能够实现信息互通,加强了部门之间的联系,实现了资源共享最大化,而各部门产生的电子信息和电子文件很多都需要档案部门对其进行收集和管理,实现档案工作的数字化和网络化。将档案管理信息系统与校园办公系统联网,可实现档案信息资源的实时共享和管理。另一方面,数字化校园建设必然会引进先进的技术设备,而这些技术设备是高校档案事业发展的重要物质基础。因此,数字化校园建设客观上推动了高校档案事业的发展[1]。

1.3 数字化校园建设要求高校变革档案管理模式

管理模式是高校档案管理工作开展的重要保障,科学合理的管理模式能提升高校档案管理效率,更好地对档案信息资源进行开发,促进档案事业发展。数字化校园建设要求高校档案管理模式适应信息化发展,实现传统的人工管理模式向信息化管理模式的转变。在此背景下,越来越多的高校将信息技术手段运用到档案管理中,利用校园网建立了档案管理信息系统,实现了档案资源的数字化管理。特别是在新时代,数字化校园建设进入新阶段,网络信息技术在高校管理工作中得到了更为广泛的应用,要求变革档案管理模式,更好地推进高校档案管理信息化进程。

2 数字化校园背景下高校档案管理模式的选择

数字化校园建设背景下,部分高校仍没有明确档案管理模式,也未明确档案管理办法和标准,存在管理不规范、归档不及时、文件不齐全等问题,档案管理相对滞后,难以与其他部门进行数字化对接。为了更好地推进高校档案管理工作,迫切需要改变当前高校档案管理现状,结合数字化校园建设的具体要求,寻找并建立一套符合学校档案工作实际的管理模式。部分高校对电子文件的管理进行了尝试,主要有三种模式。

2.1 文件生成机构保管模式

这种模式是指生成的电子档案由生成机构进行保管,生成机构包含高校各个部门,这就需要各个部门也成立相应的档案管理机构,并按照档案管理相关政策和法律法规要求,制定相应的档案管理办法,将生成的数字档案保管到档案数据库之中。文件生成机构拥有对电子文件收集、整理、保管、销毁的诸多权利和义务,这些档案不必向档案管理机构移交。这种管理模式对高校各个部门要求较高。此外,还需要为其配备完善的软硬件设施,不仅难度大,而且成本高,很多高校都难以达到相关要求。

2.2 档案管理机构保管模式

这种模式是指高校档案管理机构对高校各个部门生成的电子文件进行鉴定和筛选,将符合相关标准的电子文件进行收集、整理、分类、归档、保存,归档后的电子文件会保存在档案管理机构的数据库之中。一般情况下,高校会有专门的档案管理机构负责全校的档案管理工作,并在上级档案部门的指导之下,制定档案管理办法以及相关规章制度。

2.3 联合管理模式

这种模式要求高校各个部门都参与档案管理工作,文件生成机构要遵循档案管理机构制定的档案管理办法和相关规章制度及规定要求,将有价值的电子文件上传到档案管理机构的数据库之中,档案管理机构负责档案数据库的运营和维护以及档案资源的后续利用。相较于前两种模式而言,文件生成机构和高校档案管理机构共同对全校档案工作负责,档案管理机构负责档案资源的后续管理,而文件生成机构负责对电子文件进行筛选和上传,这样全校各个部门都能够参与到档案管理中,同时这种管理模式实施难度不大,可行性较高,多数高校会采取此种模式。

3 数字化校园背景下高校档案管理模式变革的路径与措施

数字化校园建设背景下,高校档案管理模式需要转型升级,在这一过程中需要高校结合档案管理实际需要,明确高校档案管理模式变革的实践路径,并实施有效的措施,推动高校档案事业向前发展。

3.1 高校档案管理模式变革的实践路径

3.1.1 提升高校档案信息化管理水平

3.1.1. 1

重视档案信息化建设,并将档案管理系统与数字化校园建设对接,将先进的网络信息技术运用到高校档案管理工作中,提升高校档案管理信息化水平,完善高校档案管理信息化系统。结合高校发展需要,推进档案管理模式创新;根据用户需求,进一步拓展高校档案服务范围和业务范畴。

3.1.1. 2

优化档案管理流程,实现档案收集、整理、分类、存储、后续开发利用与档案信息化建设同步,从而构建良性的循环管理模式,实现档案资源的最大化利用。

3.1.1. 3

加强档案信息的横向和纵向动态关联。档案管理模式变革需要高校其他部门的支持,同时高校档案信息资源也能够为高校科研和教学工作服务,因此在推动高校档案管理模式变革进程中应该加强档案信息的横向和纵向动态关联,实现档案信息资源的有序利用和充分共享。

3.1.2 加强高校档案信息资源建设

数字化校园建设背景下,高校要善于将先进的网络信息技术运用到高校档案管理工作之中,运用大数据、云计算等技术建立高校档案信息数据库,为后续档案信息资源的开发和利用奠定基础。

3.1.2. 1

加大档案信息的收集范围,既要对高校档案部门的纸质档案进行数字化转化,也要将高校发展进程中的教学成果和科研成果收集上来,进一步扩大高校档案信息数据库规模,为后续高校档案信息资源开发和利用奠定坚实基础。

3.1.2. 2

重视档案信息数据库的开发和利用。应配齐专业人才,结合高校教学科研实际需要,形成档案专题,有效整合开发有价值的档案信息,提高利用层次和水平,为教学科研提供档案数据支持。

3.2 高校档案管理模式变革的保障措施

3.2.1 优化高校档案管理制度

高校应该从档案管理工作大局出发,对档案管理制度进行优化和完善。

3.2.1. 1

从数字化校园建设的角度出发,推动高校档案管理信息化建设,并形成完备的高校档案管理信息化制度。

3.2.1. 2

加大对高校档案管理信息化制度的落实力度,通过制度落实让高校有关人员对档案信息化有更深层次的认知,主动投入高校档案管理模式变革之中,提升档案管理效率,更好地服务高校教学和科研工作[2]。

3.2.2 加强档案专业人才队伍建设

专业的人才队伍是高校档案管理模式变革的重要保障和前提条件,因此必须加强其建设力度。

3.2.2. 1

高校档案管理人员的能力素质高低直接会影响管理工作效果,因此应从档案事业发展角度出发,加大对档案管理人员的教育培训,提升人员素质。

3.2.2. 2

敢于打破条条框框限制,加大人才引进力度,为高校档案管理工作配齐现代化信息技术人才,更好地推进高校档案管理工作。

3.2.2. 3

加强档案管理工作人员的考核,并将考核结果与干部提拔、福利待遇挂钩,提拔使用一线优秀人才,人尽其才,充分发挥人才的价值和作用,进一步激发档案工作人员的积极性,更好地推动高校档案管理模式变革。

数字化校园建设背景为高校档案管理模式变革创造了有利条件,高校档案部门应该抓住有利契机,加强与其他部门的联系,推进档案信息化系统及专业人才队伍建设,开发利用档案信息资源,更好地推动高校档案事业发展。

参考文献

[1] 彭鹏,杨博全.数字化校园背景下基层学院档案集中管理策略研究[J].档案管理,2019(04):25—26.

[2] 徐丹阳.高校智库建设中档案管理的交互式服务分析[J].山西档案,2019(04):128—131.

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