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国有企业物资采购管理信息化技术应用建议研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2021/12/28 8:17:49  

摘要:国有企业物资采购环节尚且存在信息化技术应用不足的问题,基于此,本文则从国有企业物资采购管理角度出发,探究信息化技术的应用。在阐述重要性以及现状的基础上,根据实际问题,提出信息化技术的应用策略。针对物料需求方案制定问题,提出ERP的物料需求方案制定计划;针对物资数字化管理问题,要完善数字化管理模式;针对进出库信息化管理,要严格应用ERP系统实现进出库管理;针对信息共享问题,要在ERP系统实现物资信息的综合共享;针对招标问题,要制定电子招标采购方案。

关键词:国有企业;物资采购管理;信息化技术;

一、引言

通过信息化技术,可以进一步简化企业的工作流程,提升企业的工作效率。国有企业物资采购部门在工作中,由于业务量以及业务流程相对较为复杂,涉及项目申请、采购、检验出入库管理以及信息化管理等多个环节[1]。通过计算机技术实现进出库管理、信息查询以及信息化分析,可以显著提升物资采购效率[2]。然而现阶段,国有企业在物资采购环节,对于信息化技术的应用流于形式,存在记录混乱以及信息化分析不足等问题,对国有企业物资采购管理工作带来了不利的影响。基于此,结合国有企业的物资采购管理,探究信息化技术的应用具有重要的价值。

二、国有企业物资采购管理中应用信息化技术的重要性

国有企业在物资采购管理中,应用信息化技术具有重要的价值,其主要体现在如下几个方面:首先,国有企业在物资采购管理中,应用信息化技术,可以提升进出库的管理效率。在国有企业的物资采购的进出库管理中,通常记录形式较为混乱,会出现纸质记录、计算机记录以及未记录的事项,在后期的核算中存在较高的难度,对整体的采购工作带来了不利的影响[3]。而采用信息化技术后,则可以对各项进出库的信息进行有效地管理,实现对各项货物的记录,从而确保进出库信息的准确性和有效性。其次,可以实现需求的信息化管理。国有企业以往在采购计划的制定中,通常是由采购经理负责递交采购计划,之后经过上级部门批准后才可以执行,但是采购经理往往根据自身的经验来制定采购计划,而不能根据大数据展开综合分析,因而对整体采购计划带来不利的影响[4]。而在应用信息化技术的基础上,则可以根据需求来制定采购计划。最后,可以为国有企业节约成本,提升企业的经营效率。对于国有企业的发展而言,采购计划是节约成本的重要环节,而信息化技术的应用,可以确保各项采购计划的科学性和有效性,继而可以降低国有企业的整体成本,提升国有企业的发展效率[5]。

三、国有企业物资采购管理中的信息化技术应用现状

国有企业在物资采购管理环节,为了顺应信息化的管理形式,逐渐应用信息化管理技术,以此来提升整体的信息化管理效率。目前,约有70%以上的国有企业引进了ERP系统,但是还有部分企业依然采用传统的EXCEL或者其他系统来实现对物资采购环节的管理。在数字化技术对物资管理方面,国有企业普遍存在数字化信息记录不全面的特征,约70%以上的国有企业记录信息时,仅仅注重对产品信息、价格以及供应商信息的记录,但是对于产品质量、型号以及供应商资质等信息的记录存在一定的不足[6]。还有部分国有企业虽然记录了上述信息,但是并不能及时的对相关信息进行数字化处理和更新。并且进出库管理时,经常会出现错记和漏记等现象,导致整体物资管理混乱。招投标方案方面,政府由于受到行政因素的影响,约80%以上的国有企业依然采用传统的招标模式,在各部门之间,存在相互独立的特征,无法实现对ERP系统的共享[7]。

四、国有企业物资采购管理信息化技术应用中的问题分析

国有企业在物资采购管理环节,对于信息化技术的应用存在较多的问题,其主要体现在如下几个方面:

1. 物料需求方案的信息化技术应用不足

在国有企业的物资采购管理环节,需要制定物料需求方案,然而现阶段,国有企业在物料需求方案的制定方面,对于信息化技术的应用存在显著的不足[8],主要问题如下:首先,对ERP物料管理系统的应用存在一定的不足。国有企业在物料管理系统的应用中,对于采购方案的制定,通常是由采购部门经理负责制定采购计划,并且在相关信息的传递中,虽然引进了计算机系统,但是却存在流于形式的特征,部分财务部甚至要求纸质发票来进行管理,导致物料管理部门对计算机系统的应用流于形式,甚至还有部分国有企业并未采用计算机系统,而是简单的应用EXCEL表格来进行记录,影响整体物资管理的效率。其次,各个部门不能实现对ERP系统的综合应用。在管理环节,仅仅财务部以及仓储管理部门实现对ERP系统的简单应用,而采购设计部门以及质检部门,并未应用ERP系统,依然采用原有的计划模式。由于对信息化技术的应用不足,致使物料需求方案的信息化管理受到一定的影响。

2. 对物资的数字化管理存在不足

在物资采购管理的信息化技术应用环节,需要实现对物资的全面信息化管理,然而国有企业现阶段对于物资的数字化管理存在一定的不足[9],主要问题如下:首先,国有企业在物资管理环节,对部分订单的数字化管理信息存在一定的不足。国有企业在物资订单信息的管理中,存在订单信息管理不全面的特征,通常情况下会将产品以及资金的信息输入到系统,但是对于产地、厂家以及具体的型号,可能并不会输入或者在进出库时,存在信息化输入遗漏的问题。其次,对于供应商的数字化信息管理存在一定的不足,目前国有企业对于供应商的信息化管理,主要集中在供应商名称、负责人以及供货信息等。但是对于供应商的资质以及质量保证等信息并未实现数字化的管理,致使整体的管理难度有待进一步增加。最后,对于市场信息以及企业自身消耗信息的数字化管理存在一定的不足。国有企业存在行政化的特征,过于重视自身的消耗管理,但是容易存在管理疏漏等问题,导致数据的错记和漏记,而在外部信息方面,国有企业的关注度存在一定的不足,致使整体的物资管理受到直接的影响。

3. 对物资的进出库信息化管理不足

在国有企业的物资信息化管理中,需要加强对物资进出库的管理,以此来提升整体的管理效率[10]。然而现阶段,国有企业在进出库信息管理中,存在一定的不足,对整体物资管理效率产生一定的影响。其主要问题如下:首先,对于进库的信息化管理存在一定的不足。在国有企业的ERP信息管理系统应用中,仓储管理部门引进了ERP系统,可以实现对物资信息的记录和整理,但是由于缺乏严格的管理制度,致使在管理环节,可能存在遗漏和错漏等现象,致使整体的数字化管理受到一定的影响。另外,国有企业的质检部门以及财务等部门,仅仅根据仓库管理部门提供的信息来实现进库管理,致使整体的信息化管理存在缺陷,不利于提升物资管理效率。其次,对于出库信息的管理存在不足。在出库信息中,相关部门凭借提货单,即可在仓库实现提货,但是在提货后,相关部门却并不能及时将相关信息上传到ERP系统,致使各个部门无法及时了解仓储的实际情况。

4. 物资采购管理信息化共享机制不完善

在物资采购管理环节,需要实现对物资采购的信息化共享,便于各个部门实现对物资信息的全面了解。然而目前国有企业在物资采购管理环节,信息化共享机制的建设并不完善,首先,对于可视化模块的设计存在显著的不足。国有企业各个部门在ERP系统的使用中,并未实现全面的贯彻落实,仅仅在仓储管理部门以及财务部等部门实现对ERP系统的应用,而其他部门对该系统的应用力度存在显著的不足。其次,国有企业在ERP系统的权限管理设置方面存在一定的不足。在权限管理环节,各个部门虽然对ERP系统的应用程度存在一定的不足,但是各个部门均对物资具有一定的修改权限,致使在后期容易出现数据混乱的问题,影响物资的管理效率。

5. 采购招标方式信息化技术应用不足

在采购招标环节,应用信息化的技术方式,有利于提升整体的招标管理效率。然而现阶段,在采购招标环节,国有企业在信息化技术的应用方面存在显著的不足。首先,依然应用传统的招标模式,对于信息化招标平台的应用存在一定的不足。部分国有企业并未融入信息化的管理手段,而是依然采用原有的招投标管理模式,由政府部门或者企业制定招标计划,采用线下的招标方式,该方式不利于保障公正、公平和公开的模式,导致整体的招标效率受到一定的影响。其次,对于招投标信息的整理以及市场信息的整理存在一定的不足。在信息化招标模式下,可以了解全部的招投标企业信息和市场的行情。然而国有企业在应用线下招标模式的基础上,则仅仅对投标的企业具有一定的了解,并不能实际了解具体状况,在此情况下,导致整体的物资管理效率受到一定的影响。

五、国有企业物资采购管理信息化技术应用建议

国有企业在物资采购管理环节,应用信息化技术时尚且存在较多的问题,对国有企业的物资采购管理工作带来了不利的影响。基于此,需要进一步探索信息化技术在物资采购管理中的应用建议,主要策略如下。

1. 制定信息化的物料需求方案

针对国有企业物料需求方案制定阶段的信息化技术应用不足问题,需要进一步根据采购需求以及信息化技术方案,制定完善的物料需求方案,主要策略如下:首先,合理的应用ERP物料管理系统。在采购计划的制定中,采购经理以及财务部门需要根据自身的需求,应用系统的物料需求模块,以此来分析企业的需求计划。其次,各部门合理的应用ERP系统。在系统的应用中,根据技术以及数量的需求,在模块上根据物料的使用情况以及实际操作情况,生成物料计划清单。在生成清单后,由审批部门负责实现对清单的有效管理和审批,之后可以按照物料需求方案来进行采购。例如设计部门需要采购50张办公桌椅时,计划部门需要对库存量进行核实,假设仓库存在5张办公桌椅,在物资计划需求中,可以直接生成45张桌椅的购买计划,进而在ERP软件生成对应的物料方案。

2. 完善物资的数字化管理

实现物资全面的数字化管理,可以显著的提升管理效率,针对目前国有企业物资采购的数字化管理不足问题,需要进一步完善数字化管理方案。首先,加强对订单信息的数字化管理。国有企业物资管理在应用信息化技术时,需要对订单信息实现数字化管理,包括产品信息、资金信息以及供应商信息等三个方面,通过订单数字化管理,便于后期的信息查询和修改。其次,对供应商信息的数字化管理。在供应商的数字化管理中,对供应商的资质信息、交货信息、即时性信息、质量信息以及报价信息进行综合管理。根据信息化技术需求,可以应用SPM系统,实现与供应商之间的沟通和数字化信息记录。最后,对市场供应信息以及国有企业物资消耗信息数字化管理。在实施产品和资金的信息化管理后,要对市场上同种类型产品实施信息化管理,实现物资消耗的全面信息化,并且对国有企业自身的消耗情况进行信息化管理。在全面实现物资数字化管理的基础上,可以提升整体管理效率。

3. 严格进行进出库的信息化管理

进出库的信息化管理,是提升物料管理效率的重要环节。然而现阶段,国有企业在物料的进出库管理环节,尚且存在较多的问题,基于此,在信息化技术应用的基础上,需要进一步完善进出库的管理。首先,加强对原料入库的信息化管理。在原料采购后,仓储管理部门需要清点物料的数量以及质量是否达到要求,在确认无误后,将相关的信息传递到ERP系统,并且按照规格、型号以及数量形成报检单。在仓储管理部门上传相关信息后,质检部门通过ERP系统,可以查询到规格信号以及相关的技术要求,并且可以查询到厂家以及供应商等相关信息。在检验合格后,直接在ERP软件上统计合格产品的数量,不合格产品则直接清退。并且质检部门在信息录入环节,对于不合格的产品数量以及原因进行标注,便于和供应商进行沟通。其次,加强对出库信息的管理。在采购环节,需要加强对出库信息的管理,应用ERP软件,在处理环节,将需求信息上传到系统,生成提料单,之后库存数量会自动更新,仓储以及之间部门可以清晰的看到库存量。在加强进出库信息管理的基础上,必然可以提升国有企业的物资采购管理水平。

4. 实现各个部门的信息共享

在国有企业的物资采购管理中,需要实现各个部门之间的信息沟通,以此来实现信息共享,从而为物资采购管理提供可视化管理的便利。首先,需要在系统中实现可视化管理模块。在物资采购系统中,应用ERP系统,确保设计部门、采购、仓储、质检和计划等部门均可以通过系统实现对物料信息的查询。这样有利于实现对物流体系的综合控制。其次,对不同的部门设计差异性的权限。国有企业各个部门虽然对物料信息具有查询的权利,但是对于具体操作的权利,则应该在后台设置不同的权限。设计部门具有上传信息的权利;仓储管理部门具有进出库信息的登记、修改和删除的权利;质检部门具有产品进出库检查的权利。通过明确各个部门在ERP系统中的权利,可以实现信息的共享,且不会造成信息管理的混乱,进而可以提升国有企业物资管理信息化管理水平。

5. 制定电子招标采购方案

在国有企业物资管理环节,以往的招标方案主要是根据现场招标等模式,无法实现公开和公正,且影响招标的效率。而在信息化技术的应用环境下,国有企业在采购管理环节,可以制定电子招标的采购方式。首先,积极应用电子招标平台。在采购环节,国有企业可以和大型的招投标平台合作,使用电子招标平台来打造公正和公开的招标模式,这样可以减少腐败的发生率,且可以提升招标的工作效率。其次,在招标中,通过电子招标平台,可以实现对招标信息的在线查询,并且生成统计表格,帮助国有企业实现对物资信息的综合调控和管理。可见,在应用电子招标采购方案信息化技术的基础上,可以显著的提升物资采购管理水平。

六、结论

国有企业物资采购环节尚且存在信息化技术应用不足的问题,基于此,本文则从国有企业物资采购管理角度出发,探究信息化技术的应用。在阐述重要性以及现状的基础上,根据实际问题,提出信息化技术的应用策略。针对物料需求方案制定问题,提出ERP的物料需求方案制定计划;针对物资数字化管理问题,要完善数字化管理模式;针对进出库信息化管理,要严格应用ERP系统实现进出库管理;针对信息共享问题,要在ERP系统实现物资信息的综合共享;针对招标问题,要制定电子招标采购方案。

参考文献

[1] 王连巍.信息化在石油企业物资采购管理中的应用策略[J].石化技术,2019,26(8):168-169.

[2] 周睿松.信息化在企业物资采购管理中的运用[J].市场研究,2020(2):35-36.

[3] 李北群.信息化在企业物资采购管理工作中的应用[J].中国物流与采购,2020(7):1-2.

[4] 齐术国.信息化在物资采购管理中的应用分析[J].现代经济信息,2019(8):164-166.

[5] 李明.信息化在物资采购管理中的应用[J].现代工业经济和信息化,2019(7):60-61.

[6] 春成朱.互联网+背景下国有企业物资采购管理的创新策略[J].经济学,2020,3(4):169-170.

[7] 李娜.信息化技术在国有企业物资采购管理中的应用[J].中国市场,2019,1023(32):193-194.

[8] 陈烨.探析信息化在工程项目物资设备采购管理中的应用[J].经济管理文摘,2020,744(6):60-62.

[9] 张鹤.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].现代经济信息,2020(23):44-46.

[10] 谢晓红,费玉强.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科学与信息化,2020(3):184-189.

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