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基层档案管理工作问题及优化策略研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/8/7 10:17:21  

摘要:加强对基层档案工作的管理,能够确保信息数据的真实性、准确性,构建完善的管理体系,使管理工作注重细节化、规范性地操作。加强对档案工作的信息化管理,以现代的信息化技术手段,提高工作质量与效率,为基层档案管理工作顺利开展起到促进的作用。

关键词:基层档案;管理问题;策略;重要性;

开展基层档案管理工作,并把相关信息数据及时地整理、储存,主要是为了确保档案信息数据的真实性与准确性,能够为基层单位未来的发展提供科学的信息依据。基层档案管理工作具有重要的作用与价值,是基层单位发展中重要的信息资源,对基层单位的可持续发展有直接的影响。因此,随着时代的不断发展,管理理念的优化、管理模式的创新、管理技术的改革等,使得加强基层档案的管理工作,既能够满足基层档案管理工作的发展需求,又符合时代的发展需求,也体现了档案管理工作在基层单位中的重要性。

一、加强对基层单位档案的管理具有的重要作用

在基层单位的发展中,档案管理工作是重要的组成部分之一,而档案中的信息数据是基层单位发展的重要保障与宝贵的财富。由于基层档案管理工作所涉及到的内容多,范围广,比如文书档案、业务档案、人事档案表、安全档案等,都属于基层档案管理的重要工作内容,但是每项工作内容都不同,存在着管理性质上的区别,对应的管理理念与管理模式自然也不同。另外,对于基层单位的档案管理,还有在不同时期、不同阶段基层单位中所发生的重要事件进行的详细地记录,尤其是基层单位的会议报告、重大事件照片、文字等。假如在基层单位的发展中,出现了安全事故,那么就可以查阅相关档案信息,能够在档案信息内详细地了解到事故的发生原因、过程、解决措施、结构影响等,为基层单位的稳定发展提供了科学依据,同时使基层档案管理工作更加地规范与全面。并且在一些事故的发生后,能够对制定的决策提供良好的指导作用。基层单位的发展具有社会性,那么其档案的管理也具有社会属性,也体现出基层档案管理在社会的发展中具有重要的价值。因此,在现代社会的发展中,基层单位应该对档案管理工作高度的重视,尽可能的利用现代先进的网络信息技术,优化基层档案管理方法,发挥出档案管理工作的重要价值,促进基层单位的可持续发展。

二、基层档案管理工作中存在的问题

1.不重视档案管理工作

在基层单位的发展中,对档案管理工作不重视,已经成为了最普遍的问题,在实际的管理工作中,对档案管理工作的具有流程不够了解,无法发挥出档案管理的重要作用与价值。一方面基层单位缺乏对档案工作的管理,不能及时地把相关的信息数据搜集、整理、储存,只是随意地堆放。另一方面基层单位对档案管理工作的监督力度不强,虽然把档案管理工作列入到单位发展的工作计划中,但是没有把具体的工作内容与职责明确地划分,使档案管理工作存在着一些漏洞与缺陷,无法确保基础档案管理信息数据的真确性与准确性。

2.信息化管理观念不足

近年来,我国对基层单位的发展具有高度的重视,在相关政策上颁发了档案管理的政策,《档案法》、《档案法实施办法》等,能够使基层档案管理工作进行规范性地管理,确保档案信息数据的准确性,实现依法有序管理的目的,同时,也是对基层档案管理工作的保护。但是,在一些偏远基层单位的发展中,因为思想观念的淡薄,对档案管理工作的理解不够深入,导致一些具有历史文化价值的档案资料,不能正确地管理与储存,使信息数据不完善,出现了遗失等现象,对基层单位的档案管理工作发展产生了严重的影响。

3.缺乏信息化的管理

由于基层档案整理工作涉及到的工作范围比较广,工作内容比较复杂化,档案管理人员不足,加重了档案管理工作人员的工作压力。再加上档案管理工作人员的专业能力不足,使档案管理工作效率逐渐降低,那么就需要采用现代化信息技术,加强对档案工作的智能化管理。但是,在实际发展的过程中,信息化档案管理体系滞后,构建的信息化管理系统繁琐,无法发挥出信息化系统的实效性,对基层档案管理工作的效率造成严重的影响,大多数的基层单位,对档案的管理工作还在使用传统的方式进行管理,使档案管理水平仍处于较低的水平。

4.档案管理人员专业素质低

由于基层档案管理人员自身的专业能力与综合素质比较低,无法满足现代基层档案管理工作的发展需求,在管理的过程中对工作性质、基础知识等了解的不够全面,在对信息数据进行分析时,也不够透彻、明确,导致档案的归类工作受到了严重的影响。除此之外,基层档案管理人员对档案管理工作的认知存在着问题,自认为对档案的管理,只是为了存储信息数据,也把档案管理工作理解为信息储存的工具,把档案随意地堆放,阻碍了档案信息重要价值的发掘。还有一些基层档案管理工作人员,缺乏责任意识,对档案管理工作不重视,在日常的工作中就是在随意地应付,对相关的信息数据就是简单地处理,缺乏与各部门之间的相互协作,导致档案信息资料不全面,体现不出档案管理工作的作用和价值,长此以往会让人觉得档案管理工作无聊、繁重、厌倦,最终导致基层档案管理工作缺少管理人员。

三、优化基层档案管理工作策略

1.加大基层档案管理工作宣传力度

在基层档案管理工作中,会受到多方面因素的影响,使档案管理工作的重要作用无法发挥,主要的原因是基层部门对档案管理工作不重视,无法确保信息数据发真实性与准确性,也忽视了基层档案信息重要价值。因此,基层档案部门应该对档案管理加大宣传力度,采用信息化技术进行管理,通过人们日常最常用的交流软件,比如在微信上设置公众号,在微博上建立官方账号,多种形式的发布档案管理的相关内容,借助多媒体的力量,在电视、广播、报纸等地方,对基层档案理工作的重要性加大宣传,使人们提高自身的意识,对档案管理高度重视,使人们逐渐地对基层档案存在的价值有详细地了解,也意识到档案管理工作在基层单位中具有的作用,有利于基层档案管理工作的稳定发展。

2.优化档案管理观念

相关管理人员对工作内容、性质、基础知识等详细地了解与掌握,是优化档案管理观念的重要基础,促进档案法制观念的稳定发展,能够在管理工作中对各项工作环节,都进行细节化的处理,使整体工作更加地规范、严谨,为基层档案管理工作提供了法律保障,确保历史数据的信息价值,与档案数据的完整性。除此之外,档案管理人员了解详细的工作流程,能够在管理工作中严格要求自己,规范性地操作与管理,提高档案管理人员的责任感和法制意识,避免出现伪造虚假档案信息的情况,以现代化的理念对档案加强管理。

3.开展电子化档案管理

随着网络信息时代的到来,网络信息技术广泛地应用在各个领域中,对人们的日常生活、工作、学习等产生了极大的变化。那么在基层档案管理工作中,也需要采用网络信息技术,促进档案管理工作能够逐渐地发展为自动化的管理水平。积极地开展电子化档案管理,不仅能够提高整体的工作效率,而且能减少人为操作的失误情况,档案信息的储存也不会出现记录丢失、磨损等现象,促进信息化档案管理的快速发展。目前,大多数的基层单位正在对档案管理进行信息化建设,对传统的纸质档案文件进行优化,整体的发展形式正在发生了巨大的转变,这就也对基层档案管理人员提出了更高的要求:是否能够具备专业的技术能力与综合素质,并在管理的过程中构建完善的基础设施,这样才可以提升信息化档案的专业水平,提高基层档案管理工作的效率与质量。

4.加强对人员的教育培训

基层档案管理工作,所涉及到的工作任务越来越多,不仅需要对信息数据进行合理地分类,而且还要及时地对数据进行整合,储存到不同的分类区内。那么就需要对档案管理工作及时地更新,一方面加强对人员的教育培训,提升人员的专业能力,使其能够独立完成电子系统软件的操作,提高社会责任感,使其能够认可、重视档案管理工作。定期地开展知识、技能培训活动,让人员能够积极地对外交流,为人员提供充足的学习条件,使基层档案管理人员的专业能力与综合素质全面地提升。另一方面选拔掌握专业技术、了解单位基本情况、了解档案管理工作的人员建立专业化的档案管理人才队伍,将档案管理的新技术、新方法应用到实际当中,真正推动档案管理工作的可持续性发展。

结语

综上所述,加强对基层档案工作的管理,能够确保信息数据的真实性、准确性,构建完善的管理体系,使管理工作注重细节化、规范性地操作。加强对档案工作的信息化管理,以现代的信息化技术手段,提高工作质量与效率,为基层档案管理工作顺利开展起到促进的作用。

参考文献

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[2]杨静.做好基层档案工作改革创新的对策[J].中国管理信息化,2018,21(11):158-159.

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