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论档案数字化破解数字档案馆建设难题对策
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/11/14 8:59:18  

摘要:新时期,高校数字档案馆建设的总体思路是:以数字档案创新建设为思路,以整合档案信息资源为途径,以各部门、院系管理系统,办公自动化OA系统为载体,集合档案数字信息资源库,搭建完善的档案信息资源利用服务平台,为高校档案、教育事业发展提供高效管理和优质服务。

关键词:档案数字化; 数字档案馆; 困境;

概述

随着计算机信息技术和网络技术的发展和应用,档案管理领域相继提出了档案数字化、数字档案馆等概念。这些概念的提出一方面反映档案事业发展迈入了新的阶段,另一方面也为新时期档案工作提供了新的研究和探索领域。

1 档案数字化与数字档案馆

1.1 概念

数字化,即利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。档案数字化,就是利用计算机技术,将传统纸质档案信息转换为数字信号或自主收集在生产、经营和管理过程中产生的电子文件信息,并对其进行管理的电子档案。

数字档案馆是以电子文件、档案、其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的档案馆,它是内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。

1.2 特点

数字档案馆具有四个基本特点:一是信息资源存储数字化。数字档案馆,借助计算机、数据处理技术,将纸质、照片等传统档案介质资料转化为能够存储的新型载体承载的二进制数字信息。二是服务方式多样化。数字档案馆可以为用户提供在线或现场数字信息服务,还可以提供数字信息拷贝或者直接打印服务等。三是服务对象多样化。数字档案馆突破了服务的时空界限,拉近了与用户的距离,服务对象普遍化、广泛化。四是信息传输平台数字化。数字档案馆中的档案以数字形态存在,数字网络平台为数字信息的获取提供了检索、查询和利用便利。

1.3 关系

档案数字化是将档案资源转化成为数字资源,是数字档案馆建设的基石和生命。数字档案馆的数字档案资源主要来自:电子档案的接收;馆藏传统档案的数字化。按照“增量电子化、存量数字化”的目标和要求,数字档案馆建设一方面需要将馆藏档案资源进行数字化,另一方面,增量档案接收全宗单位移交进馆的电子档案。可见,数字档案馆是建立在将馆藏档案资源数字化、实现数字档案的基础之上,利用现代信息网络技术实现数据的互联互通,实现档案信息资源共享。因此,数字档案馆的建立,离不开档案数字化;只有真正实现了馆藏档案资源的数字化,才能真正确立数字档案馆。

2 数字档案馆建设面临现实困境

2.1 院系协同性不强

高校档案管理不仅具有管理属性,更具有服务性质,与教学、就业等工作相比,学校管理者往往投入的资金、政策和人员更多。在技术要求较高的数字档案馆建设中,普遍存在参与意识不强,院系与档案馆之间的配合、协调不畅,“各自为政”现象,导致数字档案馆建设在系统平台归档(即增量电子化)方面缺少相关院系的支持和配合,校内不同职能部门系统之间的档案信息资源互联互通存在较大难度。

2.2 标准统一性不够

信息网络技术的应用,如办公自动化OA系统、后勤管理系统、财务管理系统、教务管理系统等,提升了教学和管理的效率,但这些系统之间往往相对独立,缺少统一的数字化标准、规范,各系统平台间难以实现信息资源的共建和共享。数字档案馆建设离不开计算机、信息网络技术的应用,没有统一的档案归口,不仅容易造成信息资源的重复收集,也不利于文档资料归档收集的实时化。

2.3 经费保障有待强化

纵观档案数字化管理的发展历史,新时期信息竞争加剧,我国提出了用15年时间初步建成数字前提下远程利用和安全保障的数字档案体系的目标。数字档案馆建设对资金、硬件平台的需要较大,对计算机、库房、数字化软件应用系统等物质基础要求较高。从高校数字档案馆建设的进程来看,由于重教学轻档案管理的思想存在,数字档案馆建设所需的经费难以得到有效保障和满足。

2.4 人才专业化薄弱

随着信息化、数字化技术的发展和进步,对高校数字档案馆建设的人员综合素质的要求越来越高。档案管理人员不仅要掌握档案专业理论知识,还需要熟练应用计算机技术、网络信息技术、数字转化技术、多媒体应用技术等等。但从高校数字档案馆建设的现状来看,档案管理人员的知识结构较为单一,难以有效满足数字档案馆建设的现实需要。复合型人才储备不足也是制约和影响高校数字档案馆建设的重要因素之一,也是亟待解决的难题之一。

3 档案数字化破解数字档案馆建设难题对策

新时期,高校数字档案馆建设的总体思路是:以数字档案创新建设为思路,以整合档案信息资源为途径,以各部门、院系管理系统,办公自动化OA系统为载体,集合档案数字信息资源库,搭建完善的档案信息资源利用服务平台,为高校档案、教育事业发展提供高效管理和优质服务。

3.1 统一认识,加强协作配合

高校数字档案馆建设离不开各院系和各部门之间的密切支持和配合,为此,应成立专门的数字档案馆建设、发展领导小组,协调各方力量共同参与、支持和配合;结合高校实际,制定数字档案馆建设的详细方案。学校高层领导要高度重视和支持数字档案馆建设,除了要统一思想上的认识外,还需要搭建统一的平台,借助高校OA办公自动化系统、科研管理系统、财会管理系统等,实现电子文档在线归档,逐渐开通不同职能部门对高校数字档案馆数据库的读取权限,最终实现高校档案信息系统的统一对接,各系统从文稿拟写到电子文件归档实现“一键式归档”。数字档案馆的馆员则可以通过身份认证功能,最终实现一次登录便可获取多方数字资源检索结果,从而为高校档案用户提供全方位、高质量和便捷化的优质服务。

3.2 统一标准,完善规章制度

根据高校数字档案馆建设和发展的现实需要,制定数字档案馆各项规章制度,尤其是档案数字化方面的各项标准规范,确保利用统一的标准助力数字档案馆目标的实现。当前,急迫的是要牢固树立互联网思维,通过计算机、互联网技术实现档案“增量电子化,存量数字化”,实现档案信息传播与利用之间的无缝衔接。如规范数字档案目录标准等。尽快建立电子档案与数字档案统一的档案目录,实现集中管理。鉴于高校馆藏档案类型的不同和档案结构的差异,应在档案管理系统中建立档案树形管理结构,除按照全宗、年度、类别的传统整理方法外,还需要根据教学需求,结合来源、形式、事由等为主题建档,将众多著录条目组合成一定次序编排。

3.3 选择平台,夯实基础工作

数字档案馆管理平台的选择和应用是数字档案馆建设的关键。当前,应将数字档案馆建设建立在高校OA办公协同平台和档案管理系统基础上。首先,高校要结合实际做好统一规划,购买或开发数字档案馆建设所需的协同平台及档案管理软件,促进信息技术与高校档案管理、档案业务流程体系的深度融合;其次,高校院系或各部门之间的信息化协同管理平台与档案管理系统软件应逐渐融合。如将高校档案管理系统嵌入至其他各管理应用系统,实现不同应用系统中的档案资料电子化,实现及时归档。

3.4 加大投入,提供资金保障

高校数字档案馆建设是一项资金投入大、建设周期长、技术难度大、运维成本高的系统性工程,需要长期的坚持和努力。高校的教育经费有限,在适当增加数字档案馆建设经费预算的同时,应提前针对高校数字档案馆建设进行人力、物力和财力需求的成本估算,做到将有限的资金应用到当前急需解决的问题上。通过资金的投入产出分析,以及馆藏档案资源和现实教育教学实际,有重点、有选择地分批分步骤地对档案信息资源进行数字化、网络化。

3.5 加强培训,增强综合素养

数字档案馆建设比任何时候的档案建设都更需要一支高素质、复合型档案人才队伍支持。针对当前高校数字档案馆建设的现实需要,应着力培养档案从业者,使具有一定的计算机专业知识,熟练掌握和应用计算机技术开展档案业务,将档案管理要素融入到档案管理系统中。检察以业者要熟悉高校教学、教育管理实际,提升沟通协调能力,整合高校数字档案馆所需的档案信息资源。因此,在高校数字档案馆建设中,要高度重视人才的培养,通过“请进来、走出去”的方式不断加强档案人员的计算机网络技术、信息开发应用技术的业务培训,提升档案管理人员的综合业务素能。

参考文献

[1] 张弛.对档案数字化和数字档案馆的思考[J].办公室业务,2018(15):65-66.

[2] 王玲.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].兰台世界,2016(11):52-53.

[3] 何亮坤,惠新宇.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].北京档案,2015(4):19-22.

[4] 杨崴.对档案数字化和数字档案馆的思考[J].现代企业文化,2018(33):239.

[5] 苏晓云,于斌.数字档案馆建设的实践与思考[J].机电兵船档案,2014(5):61-63.

[6] 马雁云.高校数字档案馆建设:现状、困难与策略[J].兰台世界,2019(6):46-47.

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