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大数据时代智慧档案馆构建研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2019/11/14 9:05:01  

摘要:本文根据大数据的时代背景,结合目前我国智慧档案馆建设的现状,对未来的智慧档案馆的建设设想了一定的发展方向,希望对我国智慧档案馆的建设有一些帮助。

关键词:大数据; 智慧档案馆; 档案馆构建; 档案馆;

随着科学技术的不断发展,大数据时代来临了。大数据时代的来临不仅带来了技术的革新,也给许多行业带来了新的生机与活力,同样也给档案馆的建设与发展和档案人带来了很多机遇与变革。所以,如何利用大数据更好地进行档案馆建设已经成为档案从业人员的重要课题。目前根据大数据衍生出来的智慧档案馆的建设吸引了越来越多的档案人员的目光,笔者介绍了智慧档案馆建设的现状,然后展望了未来的智慧档案馆的发展方向。

1 大数据时代智慧档案馆的特征

智慧档案馆是根据时代的发展提出的新的适应时代发展的新型档案馆。智慧档案馆最重要的就是要做到智慧服务。所谓智慧服务,就是要做到将馆舍、档案、网络以及用户统一在职能网络中,以达到有效挖掘、整合应用各种互动要素产生海量结构化与非结构化数据的目的。目前,大数据时代档案馆的特征如下。

1.1 档案资源采集智慧化

以往传统的档案馆都是以纸质形态的档案为主要的存储形态,很少有电子版和其他形态的档案。除此之外,传统的档案馆对档案的态度是重藏轻用,只重视档案的存储,并不重视档案的利用,导致很多的档案信息不能被发掘出来。但是,随着科技的发展,目前的档案馆除了对纸质档案存储以外,更重要的是增加了数字化的电子文档、从其他地方得到的电子文件、音频视频的存储等。除此之外,一般情况下的传统档案馆都是未经允许不能进行查阅的,现在的档案馆除了一些秘密文献,用户都可以通过网络查阅其经过电子化处理的纸质文档。将纸质文档电子化的重要原因之一就是可以方便用户对这些档案信息进行发掘和利用,同时,电子版本能减少档案原版的磨损率。除此之外,对于未来的智慧档案馆建设来说,它不仅仅可以收集电子版、音频、视频、纸质版的档案,也可以将档案的信息碎片化,从而发掘新的信息资源。档案馆还可以对一些碎片化的信息进行收集、分析和处理。[1]

1.2 档案管理智慧化

在现代科技的帮助下,已经有不少的档案馆建立了智慧化的档案管理平台。这种智慧化的档案管理平台可以实现档案的安全和智慧管理,对档案的全生命周期进行精准的控制。在档案收集阶段,可以利用此平台实现电子档案的收集记录、分类整理、编目存储、区位存储等。[2]在文件转化为档案以后,可以实现档案的盘点、分类统计和使用频次记录等。在对档案进行调阅时,可以对档案的查阅范围和人员范围进行控制。对于一些只在内部流通的档案,通过对人员权限的设置,可以防止其泄露。除了档案的管理功能之外,还能通过这个平台对档案中存在的深层次的信息和数据进行挖掘,以得到更深层次的档案信息,供用户查询和使用。除了档案本身的管理和发掘,还可以运用此平台,对档案馆的环境、温度等进行控制,使档案的存储有更好的环境,以保存得更加完好。

1.3 档案服务器的智慧化

在现在的信息技术辅助之下,档案馆不仅在资源采集和管理等方面实现了智慧化,还在档案服务器的建设中实现智慧化。[3]应用智慧化的档案服务器将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网相连接,实现了档案与用户、档案管理人员与档案设备、档案管理人员与档案用户等实时的交流与沟通。在信息感知与沟通的互联网环境下,不论是数字化的还是传统的纸质档案,是文字的还是多媒体的档案,是文字的还是多媒体的资源,是传统的查档借阅还是档案咨询服务,任何产品和资源的信息都能及时被处理。档案馆的用户可以通过移动终端、互联网和其他的社交媒体获取档案中的信息和知识。与此同时,档案馆的工作人员可以对档案馆的运行信息、档案的利用数据等进行深入的挖掘与分析,及时地获取更多的有用信息和知识,预测用户的需求,从而更有针对性地为用户提供优质的服务。

2 构建档案馆的途径

2.1 把数字档案馆进行更加深入的建设

要进行数字档案馆的建设,就一定要在对传统纸质档案研究的基础上,在原有档案馆的基础上进行改造,将互联网和新技术不断运用到档案馆的管理系统和用户系统中来,让档案馆和档案的运用有更好的发展。

2.2 完善双存储模式

除了档案的实物,还一定要完成档案的云存储,这两种模式称为“双模”模式。这样可以方便对档案进行计算和存储。同时,档案馆如果有条件,最好建立本馆的数据库,这样可以方便本馆对于文件的存储和云计算。如果资金条件或者建筑空间不能支持本馆单独建立数据库,可以与其他档案馆或者数据库商进行合作,共同建立本馆的数据库。

2.3 加强本馆的软环境

加强本馆的软环境建设可以从以下几个方面入手。

2.3.1 组建专门负责智慧档案馆建设的指导和指挥机构,并负责协调档案馆建设中各部门的协商与合作,保证智慧档案馆建设顺利实施。

2.3.2 大力进行智慧档案馆的品牌宣传,使智慧档案馆可以在最大程度上发挥其应有的价值和作用。全面利用微博、微信、网站等媒体做好品牌的推广和宣传工作。

2.3.3 智慧档案馆的建设一定离不开人才,所以,要大力发展智慧档案馆的建设,就一定要大力引进与大数据、云计算等技术相关的人才,增加智慧档案馆的人才储备,从而促进智慧档案馆与大数据的深度融合。

2.3.4 智慧档案馆的建设需要一定的设备和人才的支撑,而这些设备和人才的引入又要有一定的资金的支持。传统档案馆的建设资金都是政府支持的,但是对于智慧档案馆的建设,政府有时是心有余力不足,所以档案馆一定要找到新的资金来源。

2.3.5 国家应该制定一系列新的政策法规促进智慧档案馆向更加规范的方向发展。在档案馆的建设中,应使其与当地的地方政策和法规相适应,使档案馆能够发挥其更大的效应。

3 大数据时代智慧档案的服务功能的展望

目前的智慧档案馆在功能和服务上已经有了很大的发展,从目前大数据的时代背景来看,我国的智慧档案在服务功能等方面还会有更加长足的发展。下面,笔者根据自己的理解,从以下几个方面对大数据时代背景下的智慧档案馆的服务功能进行展望。

3.1 基于全面感知的一站式服务

智慧档案馆的一站式服务基于全面感知的档案信息资源的整合。[4]在大数据的技术支持之下,将符合用户检索需求的文件,按照载体类型、主题、资源类型、文件类型等进行分类处理。档案馆用户在进行档案查询的过程中能够迅速地匹配到自己所需要的档案信息和内容。除此之外,还可以将档案中的内容进行碎片化处理,以便用户在进行一站式检索的过程中能够迅速地获得所需要的档案信息内容。同时,具有感知功能的档案馆智慧管理系统可以将大量的、异构的、分布广泛的数据信息资源进行汇总,从而实现档案管理系统的档案管理、查询、浏览和借阅等多层次的、全方位的方便快捷的服务,能够更好地满足用户的需求,为用户提供更为完善的服务。

3.2 基于用户的多元化分众服务

当前的时代背景之下,用户需求的层次越来越多样化,对于档案资源的需求在档案类型、档案主题等方面也越来越丰富。所以,这就需要智慧档案馆能够根据用户的需求对自己的档案资源和档案服务进行相应的调整,所有的服务都应该围绕用户的需求,革新传统的档案馆较低层次的“族群式”分众服务。对目前档案馆的用户进行信息需求的分析,然后进行细化的需求服务。智慧档案馆可以运用数据分析、数据挖掘等技术,对用户的需求进行更为细化的分析,使多数用户可以在档案馆的信息系统中检索到自己所需要的档案信息资源,更好地满足有不同层次需求的用户的不同需求。

3.3 基于移动终端的信息推动

大数据时代,信息分析和信息挖掘的应用已经十分普遍,百度、爱奇艺等网站已经实现了根据用户需求的信息推送视频。作为一个信息提供的机构,档案馆相关的移动终端未来也可以通过对用户信息、用户状态等的挖掘,从而在用户打开移动终端时或者定期根据用户的爱好或需求,给用户推送相关的档案信息。除此之外,通过对用户的行为、爱好等信息的挖掘和分析,可以减少界面上用户不关心的、对用户无用的信息的显示。大数据还可以做到通过信息筛选,将一些利用率极低或者几乎不用的档案进行分离处理,选出档案中利用率较高的片段,减少用户的时间成本。

本文根据大数据的时代背景,结合目前我国智慧档案馆建设的现状,对未来的智慧档案馆的建设设想了一定的发展方向,希望对我国智慧档案馆的建设有一些帮助。

参考文献

[1] 贺龙龙.新时期智慧档案馆建设的几点思考[J].智库时代,2019(38):5—6.

[2] 王猛.智慧档案馆一体化系统构建的研究[D].南京:南京邮电大学,2018.

[3] 王东艳,林枫.我国智慧档案馆理论研究与建设进展[J].兰台世界,2018(06):39—42.

[4] 顾玉妮.大数据应用与智慧档案馆建设的思考[J].城建档案,2019(08):34—35.

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