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档案智能管理系统的改进研究
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/5/11 10:00:54  

摘要:档案智能管理系统优化创新的意义重大,不仅影响着档案管理工作质量,还展现着单位的信息化发展水平,对单位管理工作产生了极大作用。在实际开展档案智能管理系统优化的过程中,应该结合本单位的档案工作需求、原档案智能管理系统实际情况进行分析,找出原档案智能管理系统需要提升的系统功能,从技术性与实用性层面出发,构建综合性档案管理系统。在大数据挖掘技术的支撑下,优化拓展档案信息数据库,并融入智能化检索系统,全面提升档案智能管理系统功能、档案管理工作的服务质量、单位管理工作发展水平。

关键词:档案管理; 信息化; 智能管理系统;

档案管理工作是社会单位一项重要管理内容,直接决定着企业自身管理水平。当下,社会已进入信息爆炸时代,大数据时代对传统档案管理系统带来了巨大冲击。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出:“进一步提高档案管理软件的技术和应用水平,尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。”想要真正展现出档案智能管理系统的科学性,就应该坚持以科学技术发展为核心,通过先进的技术手段对档案智能管理系统进行改造,全面提升档案智能管理系统的使用效率和使用性能。

1 档案智能管理系统改进意义

档案是人类社会保存、记忆的信息,是人类的智慧成果。针对我国当前社会情况来说,档案信息的价值是无法用金钱衡量的。很多具备机密性的档案一旦丢失、一旦泄密,将会对各方利益带来威胁,所带来的损失是无法弥补的,所以单位必须重视起档案管理的重要性[1]。首先,积极开展档案智能管理系统更新换代,能够有效促进单位的管理水平。《全国档案信息化建设实施纲要》当中明确指出:“积极推进档案数字化进程,加强对珍贵、重要档案的保护,提高档案利用的效率和水平。”为了积极响应当前社会发展趋势,各个单位都积极开展了信息化办公、无纸化办公,并构建出信息化办公网络,在先进档案智能管理系统的支撑下,可以为单位各个领域工作提供精准、高质量信息,促使整个单位工作运行速度提升,强化单位管理水平。其次,档案智能管理系统优化工作增强了档案使用价值。除了单位日常管理工作需要档案信息之外,单位的经营发展更离不开档案信息。档案信息当中记载了单位经济、文化、管理等各个层面的历史数据。在智能化数据挖掘技术的融入之下,可以结合单位自身情况,挖掘出对单位日后发展有用的档案数据信息内容,切实有效地促进单位日后可持续发展[2]。最后,档案智能管理系统优化可以提升档案信息安全性。在信息化时代的当下,“得信息者得天下”,档案管理内容中涉及了诸多机密档案,其中涵盖了单位战略发展思想、单位核心机密,若出现信息泄露问题,将会给单位带来严重损失。优化创新档案智能管理系统,能够强化档案智能管理系统的安全保障,避免档案机密信息泄露与丢失问题,保障好单位切身利益。

2 档案智能管理系统的改进原则

2.1 技术性

互联网技术与计算机技术是构建档案智能管理系统的根基,想要实现档案智能管理系统的改进,必须以“科学技术为重心”,科学改进、完善档案智能管理系统各项内容[3]。遵循科技原则,将眼光放在科学技术发展层面,制订出严谨的设计改造方案。围绕计算机软件技术发展方向,在保障单位档案智能管理系统改进质量的同时,促进档案智能管理系统可持续发展。

2.2 实用性

在实施档案智能管理系统的改进时,应该结合单位自身档案管理要求、档案管理业务、档案管理服务等诸多工作实际需求,从技术层次上进行系统功能改进。在保障档案智能管理系统实用性、舒适性的同时,确保每项系统功能都能够实际运用到档案管理工作中来,杜绝华而不实的改造[4]。因为档案管理的主要职能就是记载历史和服务,服务单位各个部门档案使用需求,智能管理系统改进时可以适当地听取档案使用部门的意见和建议,尽量满足档案管理工作服务需求,杜绝一意孤行。从操作层次来看,需要结合档案管理人员系统操作水平,设置出便于操作、简单清晰的档案智能管理系统,确保系统便捷、使用简单,让改进后的档案智能管理系统更加满足实际工作需求。

3 档案智能管理系统的改进策略

3.1 构建综合性档案管理系统

《中华人民共和国档案法实施办法》中,明确提出:“根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备”。结合当下档案智能管理系统来说,虽然积极使用了数字化技术手段,初步实现了数字化管理,但是大部分系统功能都非常简单,甚至一些档案智能管理系统为单机化管理模式,很难实现资源共享、数据连接等操作[5]。所以,在档案智能管理系统改进时,应该构建出综合性档案管理系统,不仅需要将档案智能管理系统与打印机等设备进行互联,更要实现档案智能管理系统与单位内部各个部门的信息化系统形成互联。这样,不仅可以有效提升档案管理工作效率,还节省了大量的人力、物力、财力资源。在原本档案智能管理系统之上,积极融入信息化技术手段,实现档案管理系统功能层次上的改进。当前档案智能管理系统最大的落后之处便是无法实现系统之间的互联和升级,导致数据信息很难共享,无法对各类电子文档开展统一化管理。所以,需要积极构建出综合性档案管理系统,构建网络连接并实现信息之间的沟通交互。积极将档案工作部门和其他工作部门利用网络技术手段构建出互通的网络渠道,设置专业技术人员对系统开展定期维护检修,保障网络渠道系统畅通性。通过构建综合性档案管理系统的手段,有效实现档案数据信息的快速转移与实时共享,全面提升档案管理工作质量。

3.2 优化拓展档案信息数据库

大数据时代已经全面来临,意味着档案管理工作数据信息处理量不断增大。针对原有档案智能管理系统改进工作来说,并不是摒弃原有档案系统,而是最大程度上对原有档案系统进行优化升级,使原有档案系统更加强大、功能更加全面。《全国档案信息化建设实施纲要》要求,“有条件的档案馆应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法,积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。”在开展档案智能管理系统优化的过程中,应该逐渐拓展优化档案数据信息库[6]。针对不同类型文件信息构建出区别化数据信息库,为了满足不同层次用户的需求,应该将不同类型的信息资源,按照不同类目进行存储,方便日后的数据信息查找。构建出详细的档案数据信息目录,使用照片、影像资料、数据信息等手段替换传统纸质文档。将大数据信息挖掘技术融入到档案智能管理系统当中,有效发现、整理、分析、挖掘档案数据信息中的价值,为用户提供更加专业、具备针对性的数据信息分析资料。此外,还可以利用大数据信息技术手段,结合档案管理市场发展趋势,分析出未来档案智能管理系统功能发展走向,不断强化档案智能管理系统的时效性与先进性。

3.3 融入智能化检索系统

在档案管理工作中,需要处理的电子信息档案相对较多。档案检索效率直接影响着档案管理工作质量。为了在巨大信息数据当中更便捷、迅速查阅出管理者想要的数据信息,就需要对原有的档案智能管理系统开展检索改革。结合管理者业务操作需求,考虑到工作的便捷性,配置出相对灵活、简单的智能化档案检索系统。在档案智能管理系统优化的过程中,取用档案信息时,只需要在搜索栏中输入关键词、时间等重要关键信息,便可以对相关档案进行查找,这样可以有效节省档案查找所消耗的时间。与此同时,相比传统的档案智能管理检索系统来说,优化过后的档案智能管理系统,必须要从便捷性、快捷性层次上进行优化,以便于为广大档案管理人员与用户带来轻松、快捷、智能化的体验,全面展现出智能化检索系统自身优势。

结束语

总而言之,档案智能管理系统优化创新的意义重大,不仅影响着档案管理工作质量,还展现着单位的信息化发展水平,对单位管理工作产生了极大作用。在实际开展档案智能管理系统优化的过程中,应该结合本单位的档案工作需求、原档案智能管理系统实际情况进行分析,找出原档案智能管理系统需要提升的系统功能,从技术性与实用性层面出发,构建综合性档案管理系统。在大数据挖掘技术的支撑下,优化拓展档案信息数据库,并融入智能化检索系统,全面提升档案智能管理系统功能、档案管理工作的服务质量、单位管理工作发展水平。

参考文献

[1] 王莉萍.略论档案管理现代化过程中存在问题及改进策略[J].文存阅刊,2018(7):56—58.

[2] 杨静.事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究[J].中国管理信息化,2019(6):25—29.

[3] 王文越.基于微服务的智能档案服务系统设计研究[J].现代科学仪器,2018(5):159—161.

[4] 左婷婷.基于物联网的高校档案智能管理与服务体系研究[J].中国管理信息化,2018,21(24):189—190.

[5] 王依南.我国事业单位人事档案管理的问题及改进对策探讨[J].经济研究导刊,2017(036):174—175.

[6] 甄玲.医院档案管理现状的不足及改进策略研究[J].中国管理信息化,2015(08):209.

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