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高校数字图书馆和数字档案馆建设项目安全风险管理评估探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2020/8/13 8:11:31  

摘要:信息技术的迅猛发展,促使信息的种类和形式越来越丰富,社会需要存储和传播的信息量越来越大,传统的图书馆和档案馆已不再适应新时代发展的要求。为满足社会发展的需要,数字图书馆和数字档案应运而生,高校也不例外。针对高校数字图书馆和数字档案馆信息资源建设风险问题,通过调查、分析、研究,运用项目管理的思想找出在项目实施的每一个过程中伴随的项目风险源、风险管理的动因,制定出应急预案对过程中的风险进行预防和动态控制,以确保高校数字图书馆和数字档案馆建设项目顺利进行。

关键词:数字档案馆; 数字图书馆; 项目风险; 风险管理;

1 风险管理在数字图书馆和数字档案馆建设中的作用

项目风险管理是图书馆、档案馆在数字化建设中的重要环节,它将对确保相关项目实现理想目标发挥着重大的作用。

1.1 风险管理是保障数字图书馆和数字档案馆建设实施的依据

制定科学、有效的项目风险管理措施,是数字图书馆和数字档案馆建设项目的重要依据和保障。高校图书馆和档案在数字化项目进程中,往往会始终伴随着一定的风险,如果图书馆、档案馆在项目开展前,预先对项目风险进行全面评估,制定出科学、合理的风险预防措施,就能有效减少项目在实施过程中的盲目性,有利于提高效率减少经济损失。如果不对这些风险进行管理,采取有效的策略来规避和消减,就势必会对整个高校数字图书馆和数字档案馆建设项目带来不利影响,甚至会阻碍整个项目目标的达成。

1.2 风险管理能发挥团队力量,增强团队的凝聚力

高校图书馆和档案馆认真做好项目风险评估是确保高校数字图书馆和数字档案馆建设项目顺利进行的关键。在风险评估的过程中,项目组管理人员必须对相关风险做出科学的分析和有效探讨,制定有效的应对措施。在制定有效应对措施过程中每个管理人员只有进行多方面的沟通和交流,才能有效配合,才能了解风险管理工作在项目实施过程中的各个流程,才能制订出科学可靠的方案。这样既能发挥团队的力量,同时也增加了团队的凝集力。

1.3 风险管理可以提升管理人员整体素质

高校数字图书馆和数字档案馆建设项目风险管理内容设置需要职业素养较高的管理人员。制定出科学可靠的评估方案需要相关的专业知识和专业技能,这就要求相关管理人员就必须学习和掌握所需要的多专业的主要知识,并能够有效运用;风险管理组人员在具体工作中就需要经常沟通,团结合作,有效配合,让风险管理工作各流程联系紧密,这就需要管理人员具有较高的领导能力,[1]从而会提升管理人员整体素质。

2 数字图书馆和数字档案馆建设中存在的主要风险源

通过调查和分析研究得出当前数字图书馆和数字档案馆建设中存在风险来源主要有:意识风险、环境风险、管理风险、技术风险、知识产权风险、法制法规不完善和项目外包风险等。总之,归纳、分析主要为如下几个风险源。

2.1 风险意识

一是领导和管理人员风险管理意识薄弱。图书馆和档案馆在数字化项目建设过程中,两馆领导由于平时工作忙,造成了对数字化建设项目风险管理重视力度不够,督促管理人员培训工作不够,管理人员平时自觉学习[2]相关知识也不够深入,这就容易忽视数字化建设中可能出现的风险问题。

二是管理人员项目规划风险意识薄弱。由于管理人员风险意识薄弱,在对未来面临的项目风险问题进行分析和考量时就不会深远和全面。图书馆和档案馆数字化建设是一项复杂的系统工程,需要结合实际进行科学的全面规划,如果论证不充分,目光短视就会对数字化建设带来隐患。

2.2 项目的经费风险

图书馆和档案馆数字化建设项目需要高新技术和设备,这就要求图书馆和档案馆必须提前做好项目的经费预算,只有经费到位时才能启动。

2.3 管理人员的配备风险

图书馆和档案馆在数字化项目实施之前选兵挑将是非常重要。如果选择综合素质高、道德修养强精兵强将,就能保证项目顺利实施的。

2.4 环境风险

一是自然环境风险。图书馆和档案馆在数字化建设过程中将面临着自然环境带来的风险,如库房内温湿度、馆舍周围环境、大气污染、地震、水灾和火灾等各种不确定风险。

二是社会环境风险。社会环境为数字图书馆和数字档案馆建设提供了一个展示的大舞台。但是我国数字图书馆和数字档案馆建设相对独立,与科技界其他领域缺少交流与合作。

2.5 管理风险

建设数字图书馆和数字档案馆并不是把两馆的纸质载体扫描、翻拍搬到计算机中,而是对原有业务流程进行重组和优化。[2]

一是缺乏信息安全管理策略。信息安全管理策略就是根据图书馆和档案馆的信息安全方针,依据各部门的实际情况分别制定不同的信息安全管理制度。

二是信息安全管理人员缺乏培训。

2.6 技术风险

一是管理人员技术能力不强。当今社会新技术日新月异,两馆管理人员技术技能大多数单一自身新技术管理水平也有限,自觉学习新技术新技能的管理人员较少,管内培训也不及时,而外界承包商又鱼龙混杂。因此,将导致数字图书馆和数字档案馆建设存在许多不确定风险因素。

二是黑客和病毒带来的风险。一些不法分子故意破坏、病毒侵袭等都将给数字图书馆和数字档案馆建设带来较大风险,项目组有关管理人员必须预先做好防范工作。

2.7 知识产权风险

数字图书馆和数字档案馆在为用户提供数字资源服务的时,要做好全履行法定义务,对数据库以及数据中的文献和档案的版权提出要求,[3]以免导致知识产权受侵害。

2.8 相关法律和法规的风险

数字图书馆和数字档案馆建设需要相关法律和法规进行管理和规范,并提供一定的保证。

2.9 项目外包的风险

为了降低成本,提高服务效率,整合多方资源,各级各地图书馆和档案馆都会选择性进行外包。承包商的资质和工作人员的工作认真程度都将直接决定项目的好坏。

3 加强数字图书馆和数字档案馆建设的风险管理策略

依据我国风险管理理论依据、针对当前数字图书馆和数字档案馆风险来源,实施风险管理策略如下:

3.1 牢固树立风险管理意识

树立风险管理意识是促进项目顺利进行的重要依据。在实施图书馆档案馆数字化项目建设之前,必须提高风险管理意识,将风险管理纳入整个数字化项目建设之中。

3.1.1 传统图书和档案载体数字化过程中的风险管理

传统图书和档案载体的数字化过程中,需要利用数据压缩、扫描等技术手段,将传统载体的纸质图书和档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式(录音带、录像带)的录音、录像进行数字加工,在这个过程中,传统图书和档案载体的出库,档案的开盒、拆卷都有可能造成档案的遗漏、混淆,导致分装错误,这就需要加强各流程工作人员的风险意识。

3.1.2 图书馆和档案馆在数字化外包过程中的风险管理

就目前图书馆和档案馆数字化项目外包存在的风险较大,因此要细心做好项目风险识别和分析,要做到:建立伙伴关系;科学的伙伴选择机制;建立信任关系;共同承担风险。

3.2 建立风险管理制度

建立风险管理制度可以提升人们风险意识,[4]也是项目顺利实施的保障。完善的风险管理制度可以降低风险,同是也可以指导整个图书馆和档案馆在数字化建设项目中的风险管理进程。它可以提升人们的风险管理意识,更好地推动风险管理在图书馆和档案馆数字化建设项目中的开展,能够很好地推动风险管理在图书馆和档案馆数字化建设项目中的实施,从而推动图书馆和档案馆数字化建设的整个进程。

3.3 构建完善的风险管理体系框架

数字图书馆和数字档案馆风险管理体系框架如下图:[5]

3.4 加强评估制定项目风险管理应急预案

加强风险评估,制定科学、系统的评估标准,可以提前识别、着手处理并消除风险的源头,降低项目风险隐患。为了有效预防、及时处理和解决图书、档案工作中的突发事件,两馆在项目实施前必须成立风险评估小组。馆长是评估小组组长,技术能力强的管理人员和外聘请评估专家是成员,通过大家一起对识别出来的风险进行讨论、量化、分析、研究和比较风险的强弱,才能制定出一份科学、周密的应急预案,才能在事故或灾难等突发事件发生时及时对图书、档案及馆内软、硬件进行抢救,才能一定程度上规避数字图书馆和数字档案馆项目“全军覆没”,尽量使风险降到最低。

3.5 图书馆和档案馆建立标准规范体系

标准规范体系建设应严格遵照信息化、图书管理和档案管理等方面的法规和标准,是实现数字图书馆和数字档案馆各项功能的必要前提。同时,数字图书馆和数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

3.6 培养和引进相关人才

目前各级各类的图书馆和档案馆人员现状:年龄偏高,女性较多;知识比较单一,“复合型”人才较少;思想观念比较保守,创新意识不强;渴求新知识、新技能愿望不强。

根据风险管理的主要内容和数字图书馆和数字档案馆建设的需要风险管理人员必须具备如下能力:具备一定的图书和档案专业知识;了解风险管理理论、框架和方法;具备创新精神;具备较高的沟通和协调能力。因此各级各类的图书馆和档案馆要加强在职人员的培养,即可以通过办培训班、专家讲座、举办研讨会、调研等,也可以有针对性地引进急需人才,还可以通过与图书馆、档案馆等相关单位合作等各种方式。

4 图书馆和档案馆建设项目安全风险评估与应对

4.1 制定图书馆和档案馆建设项目安全风险评估指标

4.1.1 确定评估目标和范围

在图书馆和档案馆建设项目安全风险评估的准备阶段,首先要确定评估的目标和范围,这是关键的一步。风险评估的目的就是保证图书馆和档案馆安全、稳定、有效地为服务对象提供真实可靠的信息。

4.1.2 建立项目风险管理评估组织体系

数字图书馆和数字档案馆建设项目风险管理要有明确的组织体系。评估目标和范围确定好后评估组人员的组团也非常重要,只有好的团队才能制定出切实可行的有效评估方案[6]。团队人员最好馆内人员和外部专业人员的联合,同时做好与外聘人员签订评估保密协议。项目风险管理的总指挥应是馆长,主要负责整个项目的控制、监控和领导;经费管理负责人应该是分管信息化建设的副馆长,主要负责经费的预算、管理和控制;质量管理负责人应该是技术部的部主任负责,主要负责数字化的进程,质量的监督和控制以及安全;设备管理人员应该是分管设备的副馆长,主要负责设备的购置和管理;制度的制定应有办公室主任,主要负责制度的制定、实施以及整体的协调管理工作。

4.1.3 制定图书馆和档案馆建设项目安全风险评估指标

制定图书馆和档案馆建设项目安全风险评估指标,图书馆依据国际标准化组织的1SO27000系列标准,档案馆依据国家档案局2018年12月24日发布的《档案馆安全风险评估指标体系》,还有各类已经布的标准,例如:服务器的安全应遵循GBT21028-2007,数据库管理应遵循GB/T20273-2006标准,机房评估应参展GB50174-2008和GB50462-2008标准。同时,也应考虑本单位的特殊要求。

根据依据对安全风险进行系统的分析评价,确定图书馆和档案馆现在面临的各种风险,并根据风险的可能危害程度及防控条件确定风险隐患控制的优先顺序,制定出本项目评估指标。

4.2 建立图书馆和档案馆建设项目安全风险评估模型

信息安全的风险评估模型,就是信息安全风险值计算的具体实现手段,包括风险构成要素的赋值或计算及风险值的赋值或计算。换言之,风险评估方法与风险评估模型是基本方法与具体实现手段的关系,实际评估过程中缺一不可。

当前世界上图书馆领域普及率及认可度最高的信息安全管理为标准是国际标准化组织的1SO27000系列标准。ISO面27000的原则与评估方法、评估模型之间具有一定的独立性,因此,存在多种适用于它的评估模型。作为一个有广泛包容性的国际标准,ISO27000系列标准并未行规定应采用何种风险评估方法及具体的风险评估模型。一般情况都是利用定性、定量、半定量这3种风险评估模型。

5 结语

风险评估是建立信息安全管理体系的基础。高校数字图书馆和数字档案馆安全是一个集机构管理、环境要求、技术规范、各种制度综合应用为一体的复杂的系统工程[7]。而高校数字图书馆和数字档案馆建设项目安全是两个数字馆安全的一部分,它也是一项复杂的系统工程,它需要高校图书馆和档案馆各级主管部门、承包商等机构的协调和配合制定出科学、有效的项目风险管理措施和评估指标,才能有效减少项目在实施过程中的盲目性,有利于提高效率减少经济损失,使其数字图书馆和数字档案馆建设项目顺利开展以达到预期目的。

参考文献

[1] 余琦.数字档案馆建设项目风险管理策略研究[J].湖北师范大学学报(自然版),2018(01):42.

[2] 詹晓琳.识别与应对数字档案馆建设中的风险[J].兰台世界,2011(11):5.

[3] 潘辉.高校图书馆信息资源建设项目的风险管理[J].图书馆理论和实践,2011(3):66.

[4] 吴沅微.数字档案馆项目风险管理的理论及分析[J].档案与建设,2015(4):19.

[5] 颜祥林.数字档案馆项目风险管理:背景分析和框架构建[J].档案学通讯,2017(3):48.

[6] 韩凤勇.图书馆的信息安全风险评估和应对研究[J].内蒙古科技与经济,2017(10):134.

[7] 吴佳丽.我国数字图书馆信息安全管理现状及风险管理[J].福建电脑,2011(5):150.

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