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数字经济背景下的档案信息化转型探讨
论文作者:童鞋论文网  论文来源:www.txlunwenw.com  发布时间:2024/9/27 9:30:15  

摘要:如今,各行各业都在迅猛发展。信息技术起到带动作用,档案信息化转型成为事业单位档案管理工作创新的关键点,而在数字经济背景下推动档案信息化转型,不仅能够实现档案信息数据共享,还能够服务于事业单位发展。

关键词: 数字经济  档案信息化  转型路径

随着现代管理制度的建立和竞争的加剧,档案信息化已具有举足轻重的作用,事业单位档案是记录事业单位运营管理活动的重要资源,在经营决策和提升核心竞争力方面扮演着重要角色。随着数字经济时代的到来,事业单位档案信息化面临新要求,事业单位档案信息化转型势在必行。

一、事业单位档案信息化的内涵

事业单位档案是在经营管理等职能活动中形成的具有参考凭证作用的档案材料,事业单位信息化则是利用先进技术手段优化配置内部生产经营信息,整合外部资源,实现管理流程信息化。档案信息化是指在档案部门的规划组织下,应用现代技术管理信息资源,将档案管理模式向数字化管理为主转变,并为社会提供有价值的档案信息,以电子化处理和存储,使档案资料能够更加便捷地被检索、共享和利用,将纸质档案转化为电子档案,实现档案信息的快速检索和共享,提高办公效率和工作质量。事业单位档案信息化还包括档案服务的网络化,建立档案服务平台,方便事业单位内部人员随时获取所需的档案资料,提供及时、准确的信息支持。

二、基于数字经济的档案信息化转型意义

1. 促进档案信息数据共享

促进档案管理信息化需重视信息技术的使用,信息技术能够提供高效、方便的方式来处理和管理档案资料,引入信息化系统将档案资料以电子形式存储和管理,使其更易于访问和使用。信息技术提供了多样化的功能,如智能搜索、数据分析等,突显档案资料在决策制定和业务开展中的重要性。传统的纸质档案需要耗费大量时间和精力调用和管理,借助信息化手段,档案资料的收集、整理、存储和利用更加迅速和高效。信息化系统将提供可靠的档案资料存储和备份机制,确保档案的安全和可持续性,实现档案数据的共享和网络查询,提高利用效率,事业单位内部也能更便捷地获取所需的档案资料,为决策制定和工作开展提供坚实的基础。

2. 提高档案管理工作效率

档案作为重要的信息资源,涉及内容繁多,需规范调用、科学管理,若档案管理人员运用传统的手工管理方式处理大量档案资料,很容易出现人为错误,进而影响档案管理工作质效,引入信息技术调用和管理档案成为必然趋势。档案信息化转型的意义在于提高档案管理工作的效率,引入信息技术后,许多烦琐的工作,如档案的分类、归档、检索等将得以自动化开展,减轻档案管理人员的工作负担。同时,档案信息化转型能够有效保留档案资料的安全、完整。在数字经济时代,档案信息的安全问题日益突出,传统的工作方式又容易出现档案资料被泄露或丢失,信息技术则运用加密与备份等方法来保障档案信息的安全。此外,档案信息化管理可以规范档案管理的流程和标准,实现档案管理工作的规范化管理,并对档案管理工作实时监控、评估,及时发现问题并实施整改,显著提高档案管理工作效率及水平。

3. 降低档案资料的管理成本

相对于纸质档案,采用电子档案管理系统能够显著降低成本。一方面,传统的纸质档案管理模式存在诸多弊端,其中最为突出的便是高昂的管理成本,由于纸质档案需占据大量存储空间,导致存储空间紧张,也增加了保管成本支出,且纸质档案的管理需耗费大量的人力、物力,从档案的整理、归档到检索工作都需要人工开展,增加了管理成本。相比之下,电子档案管理系统凭借其高效、便捷特点成为档案信息化转型的重要模式,只需较小的服务器空间,便能存储海量的档案信息数据,显著降低空间成本,且电子档案管理系统还能实现档案的自动化处理,从档案的录入、整理到检索都可以借助计算机程序自动完成,在提高工作效率的同时,降低了人力成本。此外,纸质档案容易受火灾、水灾、虫蛀等灾害的影响,需要档案管理部门采取相应的防护措施加以保护。

三、基于数字经济的档案信息化转型现存问题

1. 档案资源不集中

在数字化经济蓬勃发展的进程中,档案信息化转型成为众多企事业单位需要落实的重要任务,在这一过程中,现存档案资源不集中的问题逐渐凸显,给档案管理工作带来诸多挑战。其中,审批业务事项的繁多导致档案资料分散,使得档案的收集和整理工作困难重重,还增加了档案传输过程的复杂性。由于在档案传输的诸多环节需要历经从经办人的立卷归档到移交给档案管理部门的过程,每个步骤都存在档案信息被篡改或泄露的风险。更为严重的是,档案在传输过程中还容易出现丢失、备份密封不完整或者档案页面损坏的情况,无疑给后续的档案利用、管理工作带来巨大阻碍,影响管档工作的正常开展。档案资源的不集中使档案管理工作异常复杂,增加档案管理的成本和工作难度,使档案的价值得不到充分发挥。

2. 档案管理体系不完善

现存档案管理体系的不完善正制约档案信息化转型的进程,办公空间和相关资金的限制,使档案管理部门引入的数字化设备设施难以与全流程网络办事相衔接,致使电子化服务系统在办事过程中不能充分发挥应有作用,办事效率和便利性大打折扣。同时,人员配置不足让档案管理部门难以应对繁重的工作任务,档案的整理、归档、检索等工作不能及时完成。此外,每个部门都有独特的管控职责和办事流程,使得档案管理中的职责和义务不够明确,致使档案资料混乱,给档案管理工作带来困难,再加上缺乏统一的规范标准,档案资料在格式、命名、存储等方面存在差异,档案管理工作更加混乱,以上问题相互交织,制约了档案信息化转型的步伐。

3. 档案信息缺乏安全保障

虽然现有的技术能够监测档案信息是否完整、准确,但在面对大规模的数据丢失或损坏时,系统的恢复能力却显得捉襟见肘,一旦发生严重的“数据灾难”,档案管理部门无法及时恢复档案信息,可能出现不可挽回的损失。具体而言,档案信息的权限和加密管理是保障其安全的关键所在,但目前尚未实现对档案信息的权限管理,使得未经授权人员能够轻易获取、篡改档案信息,再加上缺乏加密措施,档案信息易受黑客、病毒等安全威胁的侵袭。如果档案信息得不到充分保障,将对个人、组织乃至社会造成严重损失。例如,档案信息被泄露导致个人隐私的暴露,如其财务信息、医疗记录被泄露,可能会引发金融欺诈、身份盗窃等问题;若企业的商业机密、客户信息等被泄露,会导致该企业失去市场竞争力。从社会层面来看,档案信息的安全问题会影响社会的稳定和发展,如涉及国家安全、社会稳定等重要领域的档案信息被泄露,可能会引发难以预见的重大危机。

4. 缺乏档案信息化管理人才

现有的档案管理人员大多只熟悉传统的档案管理流程,对信息技术的了解和应用能力相对薄弱,面对数字经济时代对档案管理工作提出的新要求感到力不从心,在处理档案信息化工作时会遇到电子文件管理、数据库维护、信息安全等方面的挑战,但由于缺乏相关技术知识和经验,档案管理人员难以将这些问题充分解决。同时,选拔的档案管理人员并非档案管理专业出身的情况也较为普遍,其缺乏有关信息技术的相关知识,对档案信息化的内涵和意义理解不透彻,严重影响档案管理工作的质效。更令人担忧的是,非专业的管理人员对档案管理工作缺乏热情,在档案管理工作中不够积极主动,且对档案信息化转型的目标缺乏清晰的认识,难以推动转型工作的开展。此外,有些档案管理人员对前沿技术、最佳实践经验缺乏深入了解,档案管理工作难以与时俱进。缺乏专业的档案信息化管理人才,将导致档案信息资源的价值得不到充分发挥,解决档案信息化管理人才短缺的问题,是推动档案数字化转型的关键所在。

四、基于数字经济的档案信息化转型路径

1. 做好档案信息化定位

在数字经济背景下,推动事业单位档案管理向信息化转型是必要的,需要明确档案信息化转型的目标,并做好档案信息化的定位。档案管理人员需要了解有关档案管理的法律法规,包括档案保存期限、档案归档规范等内容,以制定合理的档案信息化方案,推动档案管理的数字化转型工作。档案管理人员需要分析各部门的档案需求,确定哪些档案需要数字化转型,并制定相应的数据采集和业务流程,确保档案信息的准确性和完整性。档案管理人员还需要制定统一的电子档案规范标准,使用户更方便地查找和利用档案信息。档案信息化转型需要积极定位,并为提升数字化经济背景下档案信息化管理的实效性奠定基础。因此,应认清当前数字经济的发展趋势,根据其特点和需求,合理规划和布局档案信息化转型的目标和路径,充分发挥数字化技术在档案管理中的优势。

2. 完善档案管理机制

推动档案管理信息化转型,需要完善档案信息化转型制度,并建立健全档案管理机制。档案管理部门需要依托先进的档案信息管理系统,建立统一的业务平台,将各个业务部门的系统整合到一起,实现数据的互通共享,以推动档案信息化转型工作,提高档案管理的效率和质量,减少冗余操作和信息丢失的风险。革新传统的条块分割式档案管理模式需要形成统一的档案管理工作凭据,并推行无纸化档案管理。借助信息技术设立档案管理服务平台,研究电子档案单套制归档方法,实现电子档案的无纸化闭环管理,以节约资源、提高工作效率,并确保档案的安全性和可追溯性。运用高速扫描、数据库等技术生成电子档案,并存储到档案信息库中,实现长久保存和共享利用,节省大量的物理空间,方便档案的查阅和管理,严格按照规定推进档案信息化转型,确保档案管理工作的规范性和可持续性。

3. 树立档案信息化发展战略思维

促进档案的数字化转型,需要树立超前的档案信息化发展战略思维,并科学地指导和推进档案数字化转型工作。档案管理人员需要具备跨学科知识背景,深入理解档案信息化转型的重要性和影响,积极参与相关学习培训,并将其落实到实际工作中。打造档案信息化系统工程是形成部门协同合力的关键,不同部门之间应当密切合作,建立档案信息的共享机制,确保各个环节的无缝衔接,实现档案管理的整体优化和提升。推动档案管理信息化转型需要有顶层设计和高层推动,并将其融入信息化的宏观发展战略中,因此,应明确档案信息化建设的方向性和目的性,避免出现“信息沙漠”的现象,建设系统且全面的信息化档案管理体系,并指定专门人员负责档案信息化建设工作,实现档案信息的共享与应用。

4. 健全档案管理系统

健全档案管理系统不只是数字经济时代发展的要求,还是提高行政管理效率和服务质量的必然选择。第一,在数字化时代,电子档案已经成为主流,针对其归档与移交过程中的问题,必须减少手动操作,引入自动化流程减少人为因素对档案管理过程的干扰,保证档案资源的准确性和可靠性。第二,加大信息化建设力度,健全档案管理系统,开发相应的归档模块,实现业务数据的一键归档,引入现代设备,使用功能齐全的信息化档案管理系统,实现电子档案的存储、检索和传输等环节的自动化与智能化处理。第三,在数字化时代,数据的流通和共享日益频繁,不同部门、系统间的数据整合需要统一的数据规范标准为支撑,以促进信息的流通共享。

5. 培养档案信息化管理人才

毋庸置疑,档案信息化转型并非一蹴而就,其中关键在于如何培养具备专业素养的档案信息化管理人才。处于数字经济时代,档案管理的方式发生剧变,也对档案管理人员提出更高要求,其需要熟悉档案管理的基本流程和方法,更要具备扎实的信息技术知识和实际应用能力。为推动档案信息化转型,需要高度重视档案管理人员的选拔和聘用,在选拔过程中,要着重考察候选人的信息技术素养、学习能力及对档案管理工作的热情程度,明确岗位职责和工作要求,保证招聘的人员能够胜任档案信息化管理工作。同时,组织现有档案管理人员参与专业的信息化知识培训,采取“线上+线下”的培训模式,线上培训提供丰富的学习资源,让档案管理人员随时随地学习新理念、新知识与新技术;线下培训则以面对面的交流和实践操作为主,使其将线上所学知识用于实际工作。培训内容应囊括档案管理系统的使用、数据分析和处理技巧等,全面提升档案管理人员的综合素质。除了技术培训,档案管理人员还要学习档案信息化转型的内容和方法,深刻理解档案信息化的内涵和意义,推动档案信息化转型目标的落实。为此,档案管理人员要积极参与相关的学习交流活动,深入研究档案信息化管理的前沿技术和最佳实践经验,以提高专业水平。

五、结束语

综上所述,档案信息化转型是事业单位适应数字化经济时代的必然选择,在此背景下,档案信息化转型具有促进档案信息数据共享,提高档案管理工作效率,降低档案资料管理成本的重要意义。在转型过程中,事业单位面对档案资源不集中、管理体系不完善、信息缺乏安全保障及缺乏专业人才的问题,需要开展档案信息化建设定位,完善档案管理机制,树立发展战略思维,健全档案管理系统,培养档案信息化管理人才,以充分发挥档案信息化的优势,提高档案管理水平和服务质量。未来,事业单位仍需不断探索、持续创新,真正推进档案信息化转型目标的落实,为自身可持续发展提供有力支持。

参考文献

[1]于海洋.基于数字化经济的企业档案信息化转型策略[J].黑龙江档案,2021(6):286-287.

[2]刘梦婷.基于数字化经济的事业企业档案信息化转型策略[J].电脑采购,2022(34):7-9.

[3]马卓敏.自然资源档案信息化建设及数字化管理探讨[J].兰台内外,2022(27):31-33.

[4]赵常婷.信息化环境下中医院综合档案数字化管理的运用探讨[J].兰台内外,2022(35):13-15.

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