摘要:突发公共卫生事件对疾控机构的档案资源利用模式产生深远影响,档案管理数字化进程加快,档案资源收集范围扩大以及档案利用效率提升,但在这些变革中也暴露出一些问题,包括档案数字化进程中的技术障碍、档案资源收集的全面性不足、多样化档案资源管理难度大。为了有效应对这些问题,建议提高档案管理技术水平、完善档案收集机制、加强多样化档案资源管理,以便进一步优化疾控机构档案资源的利用模式,提高公共卫生应急管理的能力。 关键词: 突发公共卫生事件 疾控机构 档案资源利用 模式变革 引言 突发公共卫生事件,重大传染病暴发、自然灾害、人为事故等,对公共卫生系统构成严峻挑战,揭示疾控机构在紧急情况下信息管理和资源利用的关键性。档案资源管理是应对突发公共卫生事件的重要保障,能为未来的公共卫生应急准备和响应提供宝贵的经验以及数据支持,但同时也面临着诸多问题。为了有效应对这些问题,须制定一系列详细的对策,来提高公共卫生应急管理的能力。因此,研究突发公共卫生事件对疾控机构档案资源利用模式的影响,不仅有助于了解当前档案管理的现状和问题,还能为优化档案管理策略提供科学依据,从而提升疾控机构在应对未来公共卫生危机中的整体应急能力。 1突发公共卫生事件对疾控机构档案资源利用模式变革的影响 1.1档案管理数字化进程加快 对于突发公共卫生事件,疾控机构需迅速应对,传统纸质档案管理难以满足紧急数据处理需求,数字化管理是必然趋势。数字化档案系统能高效录入、存储、检索海量数据,如政策文件、预案等,提升管理效率。其即时访问性打破时空限制,助力快速决策。同时,促进内部及跨机构信息共享与协同,避免信息孤岛。此外,数字化档案通过加密、权限控制及备份,确保数据安全,防止丢失与泄露[1]。 1.2档案资源收集范围扩大 突发公共卫生事件促使疾控机构档案收集显著变革,范围扩大以满足决策需求,助力未来研究。首先,收集涵盖国家至地方各类文件,全面掌握事件动态,支持科学决策。其次,多媒体资料如图片、音视频成重要资源,丰富档案形式,提升利用价值。最后,社会广泛参与扩大收集范围,政府部门、医疗机构等多方合作,为应急管理提供全面的数据支持。 1.3档案利用效率提升 突发公共卫生事件促使疾控机构革新档案利用,提升效率。建立专题数据库,整合资料,便捷检索。电子化网络化档案系统支持远程访问,助力应急决策。档案共享平台促进跨部门协作,避免信息孤岛现象。引入大数据、AI技术,深度挖掘档案,科学决策,提升利用价值,为疾控工作提供坚实支持[2]。 2突发公共卫生事件下疾控机构档案资源利用模式变革的问题 2.1档案数字化进程中的技术障碍 第一,档案数字化过程中,大量的纸质档案需要转换为电子档案,这需要高精度的扫描设备和技术,但现有的设备和技术水平在高效扫描和识别手写文字、表格等复杂内容时存在局限,导致录入的电子档案存在错误或信息丢失。第二,疾控机构在数字化过程中,常常使用多种不同的管理系统和软件,这些系统之间的数据格式、接口标准不统一,导致不同系统之间的数据难以互通,在实际操作中,需要额外的转换和调整工作,从而增加档案管理的复杂性和工作量[3]。第三,电子档案虽然在存储和访问上较为方便,但也面临着网络攻击、病毒感染、数据被泄露等安全风险,导致现有的档案管理系统在安全防护措施上不够完善,无法有效防止外部攻击和内部数据滥用。第四,档案数字化进程中的技术支持和培训不足。疾控机构的档案管理人员在传统的纸质档案管理上具有丰富经验,但在数字化档案管理方面的技术知识和操作技能相对欠缺。由于缺少系统的培训和指导,管理人员在使用新的数字化管理系统时,容易出现操作失误和管理漏洞,从而影响档案管理的质量。第五,档案数字化过程中存在着硬件设备的老化和更新问题。部分疾控机构的档案管理硬件设备老旧,无法满足数字化管理的高标准需求,尤其是在突发公共卫生事件时档案管理工作量剧增,老旧设备难以应对高强度的工作负荷,导致数字化进程受阻。 2.2档案资源收集的全面性不足 第一,在突发公共卫生事件初期,工作紧迫,许多重要文件和数据未能及时归档和整理,这些文件和数据在后续工作中被遗漏,导致档案资料不够完整,难以全面反映突发公共卫生事件的全貌。第二,疾控机构的档案收集机制在实际操作中存在疏漏,虽然制定了详细的档案收集标准和流程,但在执行过程中由于人员配备不足、工作压力大等原因,未能严格按照标准收集和归档,导致部分重要的会议记录、决策文件和应急预案等资料未能及时收集,从而影响档案的全面性[4]。第三,在档案资源收集的过程中,存在对多样化资料重视不够的问题。突发公共卫生事件工作涉及的档案资料形式多样,但在实际收集过程中往往更侧重于文字文件的收集,而对照片、音视频等多媒体资料的收集重视不足,导致档案资料的多样性和全面性受到影响。第四,档案资源的跨部门协调不畅。突发公共卫生事件工作涉及多个部门和单位,各部门在信息和数据收集上存在各自的标准和流程,缺少统一的协调和管理机制,由于不同部门之间的信息孤岛现象严重,导致档案资料的收集范围受到限制,从而难以全面涵盖突发公共卫生事件的各个方面。第五,基层疾控机构在突发公共卫生事件中扮演着重要角色,却因资源和人力有限,档案收集工作常常得不到充分重视和支持,导致基层单位在收集突发公共卫生事件资料时缺少系统的指导和培训,从而使档案资料的收集质量不高,内容不够全面。第六,不同类型的档案资料在收集过程中往往缺少统一的数据格式和标准,导致资料在整合和归档时存在困难,不仅增加了档案管理的复杂性,还降低了档案资料的全面性和利用效率。 2.3多样化档案资源管理难度大 第一,在突发公共卫生事件中,除了传统的文字文件,还包括照片、音视频、实物等多种形式的档案资料,这些多样化的档案资料在收集、存储、管理上需要不同的技术和方法,但这会增加管理的复杂性。第二,不同类型档案资源的存储和保管要求不同,给管理工作带来了挑战。纸质文件需要适宜的温湿度环境保存,防止霉变和损坏,电子档案需要可靠的存储设备和备份机制,防止数据被泄露和丢失,但疾控机构在管理这些多样化的档案资源时,需要投入大量的资源和技术力量,才能保证各类档案的安全,这无疑给疾控中心带来了巨大的压力。第三,在多样化档案资源的分类和整理上存在困难。不同类型的档案资料在内容和形式上有很大差异,如何有效地分类和整理、保证查找和利用的便捷性是一大难题,从而导致档案管理的效率和准确性受到影响。第四,管理多样化档案资源不仅需要传统档案管理的知识和技能,还需要熟悉多媒体处理技术、数字化存储技术、信息安全管理等领域的专业知识,但疾控机构的档案管理人员在这方面的培训和提升相对滞后,无法完全满足多样化档案资源管理的需求,从而制约档案管理的质量和效率。第五,多样化的档案资源在利用过程中往往需要借助不同的技术和设备进行处理,但这种技术依赖性会增加档案资源利用的复杂性,从而影响档案资源的利用效果。第六,多媒体档案资源在长期保存中,存储照片和音视频的硬盘、磁带等设备随着时间推移会逐渐老化,数据读取困难,甚至会丢失,如何在技术快速发展的背景下,保证多样化档案资源的长期保存是疾控机构需要面对的重大挑战。 3突发公共卫生事件下疾控机构档案资源利用模式变革的策略 3.1提高档案管理技术水平 第一,疾控机构要投资引进先进的档案管理系统来保证档案数字化过程的高效。具体而言,可以采用高分辨率扫描仪和光学字符识别(OCR)技术,将大量纸质文件快速转换为电子档案,并保证文字识别的准确性,以便保证电子档案的数据存储安全和快速访问。第二,疾控机构为了解决不同系统之间的数据互通问题,要选用支持标准化数据接口的档案管理系统来保证不同类型的数据无缝整合,还要开发统一的数据格式标准让各级疾控机构和不同部门之间的档案数据可以顺利交换和共享[5]。第三,疾控机构在提高技术水平的过程中,数据的安全和隐私保护也是重点,需要建立包括数据加密、访问控制、防火墙和入侵检测等多层次的安全措施,对敏感档案数据进行严格的权限管理和访问控制,以便防止数据丢失以及信息被泄露。第四,疾控机构要定期组织专业培训,帮助档案管理人员掌握最新的档案管理技术和系统操作技能,还可以通过开展技术交流和经验分享来促进档案管理人员不断提高技术水平,适应档案管理数字化和信息化的发展要求。 3.2完善档案收集机制 疾控机构通过完善档案收集机制,保证档案资料的全面性和完整性,从而为突发公共卫生事件研究提供坚实的档案基础。第一,疾控机构要制定详细的档案收集标准,明确各类文件材料的收集范围、时间与责任人,并建立档案收集清单,涵盖所有与突发公共卫生事件相关的文件材料,以保证各类档案资料应收尽收。第二,疾控机构可以在各部门和单位设立专门的档案收集负责人,负责日常文件材料的收集和整理工作,并通过建立信息共享平台来实现各部门之间的无缝对接,保证档案资料的统一管理。第三,疾控机构可以制定基层档案收集指南,提供详细的操作步骤来帮助基层单位规范档案收集工作,还要及时加强对基层档案收集人员的培训,以便保证基层档案管理工作的质量。第四,疾控机构要建立档案收集监督机制,定期检查各部门和单位的档案收集情况,以便保证档案资料的完整和规范,还要将档案收集工作纳入各部门的绩效考核,从而更好地激励档案收集责任人积极参与档案工作。 3.3加强多样化档案资源管理 第一,疾控机构要建立多样化档案资源管理的标准化体系,明确不同类型档案资料的分类标准、存储要求及管理流程,以便更好地提高档案资料的管理水平。第二,疾控机构在档案资源管理过程中,要重视多媒体档案的数字化和网络化处理,通过高分辨率扫描和数字化处理技术,将照片、音视频等多媒体档案转化为数字格式,并存储在安全的数据库中[6]。第三,疾控机构为保障多样化档案资源的长期保存和利用,还需要建立全面的档案修复机制,定期对照片、音视频等多媒体档案进行维护,防止因存储设备老化或技术更新带来的数据丢失。第四,疾控机构要建立统一的档案资源管理平台,实现不同类型档案资料的集中管理和统一调度,并鼓励各部门和单位之间的档案资源共享,避免信息孤岛现象和重复建设,从而提高档案资源的利用效率。第五,疾控机构要加强多样化档案资源的宣传和推广,提升档案资源的社会认知,为实现这一目标,可以通过举办档案展览、制作档案专题片等方式来展示突发公共卫生事件的成就,从而更好地增强公众对疾控工作的了解。 4突发公共卫生事件下疾控机构档案资源应用的可行方向 突发公共卫生事件档案是研究各类突发问题的第一手资料,是卫生行业专家全面准确地分析各类疾病的规律和特点,更有效地做好各类疾病等预防工作的参考,也为政府制定相关卫生政策提供规律性、科学性的依据。在突发公共卫生事件中,档案发挥着不可磨灭的作用。相关业务部门可以利用突发公共卫生事件档案进行分析总结,果断采取相应措施开展工作。据悉,武汉火神山医院仅用10天就顺利建成并投入使用,除了建设者的辛勤付出,更离不开档案的重要作用。应急项目设计团队参考抗击“非典”时小汤山医院的设计图纸,不到24小时就绘制出了武汉火神山医院的设计图。此外,丰富、完备的档案资料,为疾控中心扩大宣传、凝聚斗志提供源源不断的动力和激情。积极发掘现有的档案资料,建成历史展馆,将中心的历史沿革、珍贵的工作照片和影像资料在展馆展示,成为中心一张特别的文化名片。再者,各地疾控中心通过建某信公众号的方式,开展健康知识普及,回应群众关注的热点、焦点问题,解疑释惑,助力社会稳定,留下翔实可靠的文字档案、影像档案,为疾控文化建设提供充足、丰富的素材。 结束语 突发公共卫生事件为疾控机构的档案资源管理带来了前所未有的挑战,也促使其在管理模式上深刻变革,其中通过提高档案管理技术水平、完善档案收集机制、加强多样化档案资源管理,不仅可以提高档案管理的效率和质量,还为未来的公共卫生应急管理奠定了坚实基础。未来,疾控机构要继续优化管理策略,适应不断变化的公共卫生环境,保证档案资源能充分发挥其在预防传染病、支持决策、公共卫生教育等方面的关键作用,只有这样才能更加高效地履行自身职责,保障公共健康安全。 参考文献 [1]马征,万剑飞,钟晖.突发公共卫生事件对疾控机构实验室废液管理的影响[J].中国医院建筑与装备,2022,23(07):72-76. [2]陈莉.突发公共卫生事件疾控机构应急能力研究[D].西华师范大学,2022. [3]王青.新形势下疾控机构档案管理的实践作用[J].办公自动化,2022,27(05):46-48. [4]赵宇婷.重大疫情事件中县级疾控档案管理能力研究[J].黑龙江档案,2022(01):126-128. [5]王晶.疾控中心档案管理存在的问题与应对措施[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(09):111-114. [6]于明.加强疾控机构突发公共卫生事件档案管理的探讨[J].山东档案,2020(03):71-72. |