摘要：新《档案法》是1988年施行以来的第一次修订，有助于发挥信息时代背景下档案及档案工作在国家治理体系和治理能力现代化建设中的基础性作用，也为新时代档案事业高质量发展提供了有力法治保障。其中新增设“档案信息化建设”一章，明确提出要把“档案信息化纳入信息化发展规划”，并从法律层面规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。信息技术的快速发展，为档案信息化建设提供强有力的技术支持，也为基建档案无纸化管理提供技术保障。在基本建设推进过程中产生大量具有保存价值的基建档案，例如勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料等，涵盖了基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程。新《档案法》的修订实施，对档案管理，尤其是档案信息化方面提出许多新要求、在档案管理过程中要认真抓好贯彻落实。

关键词：基建档案 无纸化管理 档案法

1 基建档案无纸化管理的必要性

近年来，随着信息技术的快速发展，基于信息化的发展逐步让各行各业的工作进入了无纸化时代[1]。为适应无纸化时代的到来，以及信息技术的发展对档案工作的影响，新修订的《档案法》专门设置了“档案信息化建设”一章，明确规定了电子档案与传统载体档案具有同等效力。

1.1 提升管理效率

档案“无纸化”管理所对应的便是“有纸化”。基建项目内容多、环节多，以纸质为载体的基建档案数量庞大，如可行性研究报告、工程地质勘察设计、征用土地批准文件及红线图、开工报告、建材试验报告、竣工图等。在传统纸质管理中，无论是资料的搜集、整理、存储，还是检索、查询、利用，操作起来既复杂又费时。在办公OA系统应用以及“无纸化”办公推广以来，基建档案资料的搜集、管理及利用变得更加的便捷、快速。在基建项目实施过程中即可实现项目档案的实时归档，项目完工后，资料员同步实现基建档案移交。基建档案存储及档案检索、利用“一键”操作即可实现，整个管理效率得到显著提升。

1.2 节约管理成本

近年来，在基建项目建设过程中产生了大量的基建项目档案，无论是档案数量、规模，还是基建档案的形态、种类都呈现出快速增长态势。传统纸质存储方式，不仅占用大量的档案存储空间，还需要添置密集架、铁皮柜等存储材料，在基建档案查询、检索、利用过程中需要耗费大量的人力、物力和财力。对基建档案施行无纸化管理，借助计算机、U盘、移动硬盘等，即可实现基建电子档案信息的搜集、整理、检索、利用以及电子档案的存储、传输，无需使用纸质档案及档案盒，后期档案鉴定、保管等也无需应用保护纸质档案的专门试剂，是对人力、物力、财力的有效节约，降低基建档案管理成本。

1.3 增强档案安全

传统纸质基建档案管理对档案存储的空间、温度、湿度以及档案用纸的安全保管都有着极高的要求。温度、湿度、强光、鼠患、水渍、虫蛀等都会破坏纸质材料，影响纸质基建档案保存的周期。纸质材料一旦受损，存储于其间的基建档案信息将难以恢复。推行档案无纸化不仅改变了基建档案存储形态，还借助现代信息技术，提升基建档案安全管理技术含量。例如，基建档案无纸化管理，将档案信息存储于U盘、光盘或磁盘，甚至是云盘、数据库，不受纸质载体因素影响，还可以利用区块链、数字加密、异地备份等先进技术，极大地增强了档案信息安全。

2 基建档案无纸化管理的可行性

新修订的《档案法》明确要求机关、团体、企事业单位加强档案信息化建设，并赋予电子档案与传统载体档案同等效力，而且还可以“以电子形式作为凭证使用”。并把“档案信息化建设”作为监督检查的重要内容。这些法律规定以及电子档案管理技术的应用，都为基建档案无纸化管理提供了有力保障。

2.1 法规制度层面的保障

《档案法》《档案法实施条例》等法律法规明确提出要加强档案信息化建设，赋予了电子档案与传统载体档案同等效力，还从档案移交、保管等方面明确规定电子档案的全过程管理内容及要求，这也为基建档案无纸化管理提供了根本法律遵循。除此之外，《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》《电子签名法》《纸质档案数字化技术规范》等行业标准和规范，也从制度机制上明确电子文件及电子签名的法律效力，为基建档案无纸化管理提供法律依据。此外，《招标投标电子文件归档规范》《电子档案证据效力维护规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等国家标准与行业标准，使基建档案无纸化管理有了统一的标准规范，基建档案无需再提供纸质资料。

2.2 技术应用层面的支持

无论是基建项目管理，还是电子档案管理，现代信息技术的应用都为基建档案无纸化管理提供了强有力的技术支持。设计软件AutoCAD、UGNX、CATIA等的应用，使工程设计过程实现无纸化、立体化。时间戳技术、数字签名技术、数字证书、PKI技术以及专门的档案管理软件的应用，使基建档案无纸化管理成为现实。例如《电子签名法》规定，网络电子文件一旦采用可靠技术手段，设计了规范的数据处理规则和流程，符合法律对数据电文和可靠电子签名的要求，就具有较强的凭证性[2]。目前，RSA、DSA、Hash等数字签名技术以及SSL/TLS协议、APK、Linux等软件应用，为数字签名技术提供了应用场景。总之，先进技术的应用，保障了电子档案信息的真实性、原始性和完整性，使基建档案无纸化管理成为现实。

2.3 实践经验层面的支撑

基建无纸化是一个循序渐进的过程，随着计算机技术、信息网络技术、数字签名技术的应用，基建电子文件已经逐步在取代传统的纸质文件。尤其是《档案法》《档案法实施条例》的颁布实施，鼓励实行单套制。《“十四五”全国档案事业发展规划》也明确提出要加快推进《电子档案单套制管理一般要求》等标准体系的完善工作，“逐步开展电子文件单套制归档”，积极推进“增量电子化”“存量数字化”等。在具体实践中，基建项目管理应用系统以及档案管理软件的应用，从馆藏纸质档案的数字化以及设计、施工、竣工验收、项目财务等资料管理实现了全过程电子化，这些都为基建档案无纸化管理奠定了扎实的数据基础，也积累了丰富的实践经验，为全面推动基建档案无纸化管理提供了经验支撑。

3 基建档案无纸化管理对策——基于《档案法》的实施

《档案法》是基建档案无纸化管理的根本遵循，积极推行基建档案无纸化管理，也是落实《档案法》精神实质的生动实践，基建档案无纸化管理是发展的现实需要，更是与时俱进，不断提升基建档案现代化水平的具体举措。

3.1 加强学习，掌握法规标准内容

当前，要组织基建项目设计、施工、竣工及验收等全过程参与人员、档案管理人员认真学习《档案法》《档案法实施条例》《电子签名法》《电子文件归档与管理规范》等法律法规、行业规范和标准的具体要求，吃透法律法规的内容以及行业规范标准的要求，严格按照法规标准，有力推进基建档案无纸化管理。一方面，基建档案管理部门要承担学习培训的主体责任，把无纸化等基建档案信息化建设方面的具体规定和要求作为培训的重点，实行“三同步”(档案工作与工程建设同步、工程建设过程与工程文件资料审定同步，工程交工验收与竣工档案验收同步)原则，将无纸化管理贯穿基建项目从设计、施工到竣工验收等全过程，积极建立基建档案搜集、整理、归档全生命周期无纸化管理。通过学习，进一步增强基建档案无纸化管理的思想自觉和行为自觉。另一方面，要丰富基建档案学习形式，强化学习成效。通过集体学习、个人自学、邀请专家授课、知识问答、业务竞赛等形式，加强《档案法》等法规制度的知识学习，让基建档案专兼职人员熟练掌握无纸化管理基本技能和要求。综上，积极开展《档案法》等专业知识的学习培训，熟练掌握法规标准，不断提升基建档案管理人员的综合业务素能，也是打牢基建档案无纸化管理的根基。

3.2 加紧实施，推动管理模式转变

档案管理无纸化探索是复杂的系统工程，需要全方位统筹、分阶段试行、稳步推进[3]，基建档案无纸化管理要按照“增量电子化、存量数字化”原则，加紧部署、推动实施，坚持基建工作推进到哪里，基建档案无纸化管理就跟进到哪里。就“增量电子化”而言，首先是做好前期调研。根据基建档案无纸化管理现实需要，从基建档案管理流程、无纸化管理需求分析，评估基建档案无纸化管理的切入点。其次是要做好具体实施。根据前期调研情况，将《档案法》《档案法实施条例》中有关档案信息化建设以及电子档案管理的具体要求，落实到基建档案管理的全过程。制定基建档案无纸化管理方案，分布推进实施，明确项目实施进度。最后是要建立信息反馈机制。基建档案无纸化管理是一项复杂的系统性工程，需要基建项目各单位的支持和配合，在无纸化管理过程中要收集意见建议，不断优化无纸化档案管理系统及工作流程。就“存量数字化”而言，为全面做好基建档案无纸化管理，还需要进一步推进馆藏档案资源的数字化。针对馆藏基建档案数量大、类型多的现实情况，积极委托第三方、具有档案数字化专业资质的公司，协助做好馆藏纸质档案数字化，并将馆藏基建档案数字化与新增基建档案电子化有机结合起来，录入档案管理数据库，一体推进基建档案无纸化的管理进程。

3.3 加快设计，统一行业规范标准

现阶段，基建档案无纸化管理主要由业主方推动，同级档案行政主管部门、综合档案馆的参与度不高。根据《档案法》的相关规定，明确档案主管部门、档案馆等在档案信息化建设中的职责内容，这些都要求加快顶层规划设计，在《档案法》《电子签名法》《档案法实施条例》的基础上，进一步健全和完善基建档案无纸化管理的行业规范和标准，统一基建档案无纸化管理标尺。考虑到各地经济社会发展的实际以及行业发展特点，由国家档案局牵头制定基建领域电子档案移交模式、电子转档技术标准以及档案管理信息系统建设等。此外，医院等要加强与同级档案主管部门、综合档案馆沟通，细化基建档案无纸化管理实施细则[4]。按照《档案法》监督检查的相关要求，进一步完善档案无纸化管理责任制的落实，把基建档案无纸化管理作为档案主管部门对医疗机构档案信息化建设监督检查的重要内容，将责任落实到人、落实到部门。

3.4 加大投入，搭建应用系统平台

从人财物等方面持续加大基建档案无纸化管理的投入力度，构建统一的信息系统平台。根据《档案法》规定，要积极推进“电子档案管理信息系统建设”“与办公自动化系统”“业务系统”等相互衔接。基建档案无纸化管理作为医院对原有档案管理系统和基建项目管理系统提出的更高要求，采用基建档案无纸化管理的电子卷宗系统应具备电子材料收集、智能编目、全程流转、电子签名和安全认证等功能，系统平台既要能够支持电子基建档案数据采集、电子签名图形转化，以及生成归档数据并按照流程要求实时向电子档案管理系统实现自动化归档[5]。此外，从电子档案数据以及电子档案管理系统的安全性角度来看，统一的平台管理系统还要具有相对的独立性，能够与基建等业务管理中的归档接口程序相联，具备在线移交归档功能。此外，还要能够与属地综合档案馆之间的数据标准格式一致。真正实现一键接收、一键归档。此外，系统平台要做好安全防范，利用区块链、数字签名、访问日志等，做好基建档案的安全存储，操作留痕可溯。依靠时间戳、Hash算法、分布存储等支撑在线数据全生命周期的真实可信[6]。

结语

《档案法》的修订实施为基建档案无纸化管理提供了根本法律遵循。近年来，随着信息技术的快速发展，基于信息化的发展使基建档案管理迈入了无纸化时代。为适应无纸化时代的到来以及信息技术的发展对基建档案管理工作的影响，要加强学习，加紧实施，做好顶层设计和平台系统搭建，推动《档案法》在基建档案管理领域的深入实施，不断提升基建档案无纸化管理的法治化、现代化水平。

参考文献

[1]王雅娟.无纸化办公环境下事业单位电子档案安全管理探讨[J].黑龙江史志，2024(3):116-118.

[2]邓晓艳.税务档案无纸化管理初探[J].北京档案，2016(5):29-30.

[3]刘晴.医院档案管理无纸化探索[J].上海节能，2024(10):1719-1722.

[4]赵颖.信息化背景下文书档案无纸化管理和应用研究[J].办公室业务，2021(18):154-155.

[5]李琼严.“互联网+”时代的高校基建档案管理模式研究[J].山西档案，2015(6):100-102.

[6]高忠伟.上海法院：电子卷宗登场解放司法生产力[J].中国档案，2022(5):24-25.